TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) PSYKIATRISEN PALVELUASUMISEN HANKINTA Hankinnan kohde ja kuvaus Puitejärjestely Sopimuskausi Espoon kaupunki pyytää tarjousta psykiatrisesta palveluasumisesta Espoon ja Kauniaisten kaupungeille, pääsääntöisesti palveluntuottajan hankkimissa tiloissa. Espoon/Kauniaisten kaupunki hankkii psykiatrista palveluasumista silloin, kun asiakas on hoidon ja tuen tarpeessa eikä selviydy omassa kodissaan avopalveluiden turvin. Espoon/Kauniaisten kaupunki ostaa palveluja yksityisiltä palveluntuottajilta (= jatkossa asumisyksikkö) palveluntuottajien hankkimissa tiloissa. Asumisyksikössä asuminen ja palvelut tukevat omatoimisuutta ja takaavat riittävän kuntoutumisen ja huolenpidon. Kaupunki ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Paikkamäärät sovitaan vuosittain. Kauniaisten kaupunki tekee tämän kilpailutuksen perusteella asiasta oman päätöksen ja sopimuksen. Kilpailutuksen perusteella valitaan myös varatoimittaja, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana. Kilpailutuksen perusteella muodostetaan puitejärjestely useamman toimittajan kanssa. Toimittajia valitaan riittävä määrä täyttämään kaupungin tarpeet. Valituilta toimittajilta hankitaan palveluasumista tarpeen mukaan vuosittain. Palveluasumista tarvitsevalle henkilölle valitaan henkilökohtaisesti hänelle parhaiten soveltuva asumisyksikkö. Kaupungin edustaja ilmoittaa vuosineuvottelussa kulloinkin tarvittavan asukaspaikkamäärän. Sopimus on määräaikainen 1.11.2013-31.12.2015. Optioehto 1 + 1 vuotta.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) Espoon kaupunki tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Kaupunki ilmoittaa option käyttämisestä kuusi kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Espoon kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiovuotta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa. Kauniaisten kaupunki tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Kaupunki ilmoittaa option käyttämisestä kuusi kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Kauniaisten kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiovuotta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskevat kirjalliset sopimukset. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi. Hankintamenettely Kyseessä on kynnysarvot ylittävä liitteen B:n mukainen toissijainen palveluhankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Julkiset Hankinnat -lehdessä, Hilma-tietokannassa ja Espoon internetsivuilla. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 4.9.2013 klo 12:00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena (Hintalomake suljettuna erilliseen kirjekuoreen tarjousasiakirjojen sisään) on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1 02070 Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Psykiatrinen palveluasuminen.
Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen hylkääminen Tarjousten käsittely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) Tarjouksen voi jättää myös sähköisenä CD- ROM -levyllä tai muistitikulla kirjaamoon. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Osatarjoukset otetaan huomioon. Tarjoaja voi tarjota joko 1, Palveluasumista tai 2, Tehostettua palveluasumista, tai molempia. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjottavan palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.3.2014 saakka. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 3 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen hintatiedot Tarjousten vertailu Verkkolasku Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 6. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 5. Hintaliitteelle ei ole sallittua lisätä, eikä siitä poistaa rivejä. Solukokoa voi tarvittaessa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa vähintään 31.12.2014 asti. Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä (kattaen kaikki tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta aiheutuvat kustannukset) - muu kuin kiinteä hinta (esim. ehdollinen tarjoushinta) johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena. Valintaperusteena on halvin hinta. Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Kauniaisten kaupunki vastaanottaa ainoastaan verkkolaskuja. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Lisätietoja Kauniaisten verkkolaskusta löytyy osoitteesta http://www.kauniainen.fi/tietoa_kaupungista/talous/laskujen_lahett aminen_kaupungille
TARJOUSPYYNTÖ 5 (6) Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 8 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT (http://www.vm.fi) Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Mikäli tarjous toimitetaan sähköpostitse, on tarjoajan otettava lisäksi huomioon laki sähköisestä asioinnista hallinnossa, jonka 3 luvun 8 :n mukaan sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan
TARJOUSPYYNTÖ 6 (6) asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 23.8.2013 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.sotet@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 28.8.2013. Mikäli kysymyksiä tulee yksitellen ennen 23.8.2013, niihin pyritään vastaamaan mahdollisuuksien mukaan jo ennen vastausten määräaikaa. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Perusturvajohtajan estyneenä ollessa Espoossa 8.7.2013 Marja Dahl aikuisten sosiaalipalvelujen päällikkö Liitteet 1. Hankinnan kuvaus 2. Palvelukonsepti 3. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet 4. Hinnoitteluperiaatteet 5. Hintaliite (palautettava tarjouksen mukana) 6. Henkilöstölomake (palautettava tarjouksen mukana) 7. Tilojen kartoitus (palautettava tarjouksen mukana) 8. Sopimusehdot 9. Laskutusehdot