Fiksu kasvu Lean ajattelu osana tehokasta projektijohtamista

Transkriptio

1 Fiksu kasvu Lean ajattelu osana tehokasta projektijohtamista Projektipäivät Lean workshop Talent Vectia

2 Agenda Miten tuoda Lean ajattelu osaksi projektijohtamista? Miten luoda fiksua kasvua tukeva ketterän kehityksen toimintamalli? Mitä projektijohtajalta vaaditaan ja mitä Lean työkaluja voit hyödyntää päivittäisessä työssäsi? Tilaisuuden jälkeen kaikilla osallistujilla on mahdollisuus osallistua kyselyyn Ovatko yrityksesi toimintatavat Lean ajattelun mukaisia? Talent Vectia 2

3

4 Miten tuoda Lean ajattelu osaksi projektijohtamista?

5 Jokaisen asiakaskohtaamisen tulisi tuottaa arvoa asiakkaalle Jokaisesta kohtaamisesta jää aina jälki Talent Vectia 9

6 Miten luoda merkittävää hyötyä jokaisessa asiakaskokemuksessa? Talent Vectia 10

7 Digi Tuote Tila Ihmiset

8 Asiakaskohtaamisen tuoma arvo asiakkaalle tulee lunastaa ja ylläpitää TOIMIVUUS FUNCTIONAL KOKEMUS EXPERIENTAL MIELIKUVA SYMBOLIC KUSTANNUS/ UHRAUS COST/ SACRIFICE

9 Projektipäällikön kysymykset? Kuka on asiakas? Lunastanko lupaukseni? Talent Vectia 13

10 Hyvä asiakaskokemus vaatii toimivan toteutuksen Talent Vectia

11 Leanin keskeiset periaatteet ja hyvä asiakaskokemus kohtaavat PULL Positiiviset käsitykset johtavat asiakaslähtöiseen kysyntään VALUE Tulee luoda edellytykset hyvälle asiakaskokemukselle WASTE Turha työ ja hukka estää hyvää työntekijäja asiakaskokemusta FLOW Virtaustehokkuus saavutetaan poistamalla pullonkaulat ja ratkaisemalla niiden juurisyyt Talent Vectia 15

12 Projektipäällikön kysymykset? Ymmärränkö koko arvoketjun mihin projekti vaikuttaa? Mikä on kriittinen polku? Miten poistan hukkaa ja turhaa työtä? Talent Vectia 16

13 Leanin kymmenen käskyä 1 Inspiroidu itse ensin 6 Visualisoi! 2 Kehitys on kaikkien vastuulla 7 Ollaan yhtä mieltä ongelmasta 3 Prosessi on rikki, ei ihmiset 8 Ongelmat ratkaistaan yhdessä 4 Ymmärrä missä kipu on 9 Poista hukat 5 Kuuntele asiakkaan, liiketoiminnan ja työntekijän ääntä 10 Ainoa varma asia on muutos Talent Vectia 17

14 Keskustele ryhmässä 1 2 Kokemukset Lean ajattelun hyödyntämisestä projektityössä mikä on toiminut hyvin, mikä ei ole toiminut? Miksi? Mitä ja missä Lean ja ketterien menetelmien työkaluja tulisi soveltaa projektityön osalta enemmän? Talent Vectia 18

15 Ryhmätöiden purku Talent Vectia 19

16 Miten luoda Fiksua kasvua tukeva ketterän kehityksen toimintamalli? 20 Talent Vectia

17 21 Talent Vectia

18 Fiksu kasvu ajatusmalli Fiksu kasvu lähtee asiakastarpeen ymmärryksestä ja asiakaskokemuksen parantamisesta Mikä todella tuottaa asiakkaalle arvoa ja missä on mahdollisia kipupisteitä ja ongelmia. Tämän pitäisi ohjata sekä tuotekehitystä että palveluprosessien muotoilua. Sekä toimia myös projektitoiminnan ohjaavana mallina. Talent Vectia 22

19 Tehottomuus on opittua Tehottomat toimintatavat ovat pitkän opettelun tulos. Usein vaatii työtä ja tuskaa, että pystyy noudattamaan edes oppimaansa. Pitkään opitun haastaminen vaatii rohkeutta. Se vaatii mahdollisuutta pysähtyä ja ajatella asiat uudestaan. Talent Vectia 23

20 Paranna jatkuvasti Talent Vectia 24

21 Muuttuva asiakasrajapinta ja markkina Miten ohjaat tänään - mitä tarvitaan huomenna? < Avoin ja rehellinen arvio tilanteesta Oman roolin ja vastuun ymmärrys Talent Vectia 25

22 Projektipäällikön kysymykset? Haastatko käyttämiäsi projektijohtamisen malleja? Mikä toimii ja mikä ei missäkin yhteyksissä? Mitä muutit viimeksi omassa projektijohtamismallissasi ja miksi? Talent Vectia 26

23 Mitä projektijohtajalta vaaditaan ja mitä Lean työkaluja voit hyödyntää päivittäisessä työssäsi?

24 Projektipäällikön kysymykset? Mitä Lean- ja ketteriä metodeja olette käyttäneet projektijohtamisessa? Onnistumisia ja oppeja? Talent Vectia 28

25 Visuaalinen projektisuunnittelu ja -johtaminen METHOD Projektiportfolion hallinta Projektiseinät Visuaalinen suunnittelu Pystypalaverit ODOTTAA TEE TEHTY Viikko palaverit projektipäälliköiden ja esimiesten kanssa Vastuiden jako toimenpiteistä Läpinäkyvyys ja visuaalisuus Viimeisin informaatio esillä projektista Projektihuoneen tai siirrettävien seinien hyödyntäminen Kanban jatkuva tehtävien hallinta Eri projektitasojen visuaalinen suunnittelu tavoitteista tekemiseen Tiheät ja lyhyet yhteiset pystypalaverit tilanteen päivitykseen Mahdollistaa jatkuvan suunnittelun, nopean päätöksenteon ja ongelmien ratkaisemisen Talent Vectia 29

26 Visuaalinen projektihallinta Miksi? Olennaista on luoda ja ymmärtää suunnitelma yhdessä Itseohjautuvuus, tehokkuus ja reagointinopeus Resurssien hallinta Sitoutuminen Päätöksenteko tehostuu Läpinäkyvyys Reflektio Kommunikaatio Ketterät parannukset Talent Vectia 30

27 Visuaalinen projektihallinta Luodaan virtaus ja imu Visualisoidaan Osallistetaan Talent Vectia 31

28 Esimerkki: projektiohjauksen tasot ja synkronointi CASE 1 Pääsuunnittelu 1 krt / 3 kk Nyt 2 kk Visuaalinen hankesuunnitelma, työpajat ja War Room > 1 vuosi 2 2 vko Rullaava projektisuunnittelu Visuaaliset suunnittelutyöpajat, projektisuunnitelma ja reflektio 3 kk 1 krt / 4 vko Lopputulos Lopputulokset 3 Iteratiivinen projektien työohjaus Tiimin visuaalinen Kanban-ohjaus ja pikapalaverit 2 vko 1 krt / 2 vko 1 n lopputuotokset Lopputulos Osallistava suunnittelu + tiimin yhteistyö + imu + fokus nopeissa toimenpiteissä maksimoiden lyhyen ja pitkän tähtäimen hyödyt

29 Visuaalista projektijohtamista CASE Talent Vectia 33

30 Projektipäällikön kysymykset? Mitä visuaalisia keinoja olette käyttäneet projektijohtamisessa? Mitä on lean projektiohjaus ja ohjausryhmätyöskentely? Talent Vectia 34

31 Päivittäisen johtamisen ja ongelmanratkaisun välineitä Suunnittele, toteuta, seuraa, toimi varmista jatkuva muutos Tunnista ja määritä ongelma Vie tulokset arkeen ja toimintaan Gemba-kokoukset Visuaalinen johtaminen Kerää havaintoja Gembakeskustelut Varjostus & havainnointi 5S Suunnittele toimenpiteet, toteuta ja seuraa Analysoi ja ymmärrä aito ongelma Kalanruoto 5 x Miksi Hukkien tunnistaminen Talent Vectia 35

32 Mitä A3 on ja mitä se ei ole? A3 Kyse ei ole A3-työpohjasta vaan ajattelumallista, ihmisten valmentamisesta systemaattiseen ongelmien ratkaisuun ja jatkuvan oppimisen prosessista Talent Vectia 36

33 A3 ongelmanratkaisu Ei rakettitiedettä 1. Identifioi ongelma tai tarve 2. Ymmärrä nykytila 3. Määritä tavoitetila 4. Tee juurisyyanalyysi ongelmalle 5. Ideoi ja määritä tarvittavat toimenpiteet 6. Tee toimenpidesuunnitelma 7. Tarkista tulokset ja vahvista vaikutukset 8. Standardoi ja varmista pysyvyys A3-työpohja ohjaa tiimiä systemaattiseen ongelman ratkaisuun Talent Vectia 37

34 A3 työpohja Esimerkkipohja Koko projekti/parannus yhdellä A3- paperilla Visuaalinen ja tiivis Kertoo helposti ymmärrettävän tarinan vasemmasta yläkulmasta oikeaan alakulmaan Formaatti ei ole olennaista vaan tähän liittyvä työstö- ja ajatusprosessi Aikaansaa keskustelua Kehittää organisaation systemaattista ongelman ratkaisukykyä Talent Vectia 38

35 Ongelmanratkaisutarina, Toyota-esimerkki Talent Vectia 39

36 Asenteet luovat kulttuurin ASENNE KÄYTÖSMALLI KULTTUURI Fixed vai Growth mindset? Ajattelu-, yhteistyö-, tiedonjako- ja oppimismallit Kuinka nälkäisiä olemme kokeilemaan uutta, oppimaan ja parantamaan? MITÄ OPIT TÄNÄÄN? Talent Vectia

37 Tee päivittäisestä parantamisesta pysyvää KATA JATKUVAN PARANTAMISEN SYKLI PARANTAMISEN JUURRUTTAMINEN YHTEISÖT KATA-valmennus tiimin itsenäisen ongelman ratkaisukyvyn kasvattamiselle ja kulttuurin vahvistamiselle PDCA -sykli Jatkuva parantaminen kokeiluin Systemaattinen visuaalinen parantamisen seuranta A3 Yhteisöt uutena normina jatkuvalle oppimiselle ja parantamiselle Visuaaliset jatkuvan parantamisen suunnitelmat ja kalenteri Lean Café Talent Vectia 41

38 Projektipäällikön kysymykset? Mitä päivittäisen parantamisen työkaluja voisit hyödyntää projektissasi ja miksi? Voit pohtia A3-menetelmää hyödyntäen: 1. Identifioi ongelma tai tarve 2. Ymmärrä nykytila 3. Määritä tavoitetila 4. Tee juurisyyanalyysi ongelmalle 5. Ideoi ja määritä tarvittavat toimenpiteet 6. Tee toimenpidesuunnitelma 7. Tarkista tulokset ja vahvista vaikutukset 8. Standardoi ja varmista pysyvyys ja sitten auttaa naapuriasi KATA-menetelmällä Talent Vectia 42

39 Ryhmätöiden purku Talent Vectia 43

40 Osallistu ja testaa ovatko yrityksenne toimintatavat Lean ajattelun mukaisia? Tutustu Smart Growth Indexiin 44 Talent Vectia

41