M2-Matkalaskujärjestelmä lyhyet käyttöohjeet. Yleistä. Laatija: Arja Luoto M2-käyttöohjeet versio 1.0 Hyväksyjä: Tuula McKee 17.9.

Transkriptio

1 M2-Matkalaskujärjestelmä lyhyet käyttöohjeet Yleistä Matkustusten hallinta jakaantuu M2- järjestelmässä kolmeen eri ryhmään 1) päivärahamatkustamiseen, 2) kilometrikorvaukseen (jossa on suppea päivärahaosuus) ja 3) kuluveloitukseen. Ennen matkalle lähtöä voidaan laatia matkasuunnitelma. Matkasuunnitelmalla voi ilmoittaa matkakohteet, yöpymis- sekä matkakulutiedot ja ennakkotarpeet. "Matkalaskut ja suunnitelmat"-näytöllä olevasta kalenterista voi valita päivän, jolloin kyseisen päivän suunnitelman tai matkalaskun tiedot näytetään kalenterin alapuolella olevassa osiossa. Mikäli kalenterista valitsee päivän, jolle ei ole tallennettu suunnitelmaa eikä matkalaskua, avautuu uusi matkalasku- tai suunnitelmapohja, jolle voi syöttää uuden matkan tiedot. Jos valittu päivä on tulevaisuudessa avataan suunnitelmapohja ja jos valittu päivä on kuluva päivä tai aikaisempi, avataan matkalaskupohja. Uuden matkalaskun tai suunnitelman tekemisen voi aina aloittaa myös Uusi suunnitelma ja Uusi matkalasku -painikkeilla. ( M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmän käyttöohjeet v ) Käyttöohjeet Jokaisella sivulla on oma käyttöohjeensa sivulla oleviin toimintoihin. Sen saa klikkaamalla auki sivun alareunassa olevaa Käyttöohje tekstiä. Esim. alla olevasta käyttöohjeesta voi nähdä kalenterin käyttöohjeen. 1

2 Sisäänkirjautuminen Sisäänkirjautuminen tapahtuu Meritaidon pääsivulla olevasta linkistä Syötä käyttäjätunnus, salasana sekä yritystunnus seuraavasti: Käyttäjätunnus: etunimi.sukunimi Salasana: ensimmäisen kerran salasana on meritaito123! Yritystunnus: Meritaito Sisäänkirjautumisen jälkeen aukeaa ns. info-sivu. Sivulta näet keskeneräiset, uusimmat matkalaskusi, kilometriveloituksesi tai kuluveloituksesi. Tästä voit aloittaa uuden laskun tekemisen valitsemalla Uusi matkalasku, Uusi kilometriveloitus tai Uusi kuluveloitus painonapin tai valitsemalla Matkalaskut - välilehden. 2

3 Matkalaskun kirjaaminen Matkalasku tehdään, kun kirjataan päivärahoja, km-korvauksia ja mahdollisesti myös kuluja. Jos kirjataan VAIN km-korvauksia, käytetään Kilometriveloitukset toimintoa. Kun kirjataan VAIN kuluja käytetään Kuluveloitukset toimintoa. Aloita valitsemalla Matkalaskut-välilehti ja Uusi matkalasku Aloita uuden matkalaskun teko tästä. Matkalaskua tehtäessä lomakkeelle täytetään: Matkakohde valitaan matkatyyppi: onko kotimaan tai ulkomaan matka annetaan lähtöaika: pvm ja lähtöaika sekä paluupäivä ja paluuaika sen jälkeen merkitään ilmaisten aterioiden lukumäärä selite on pakollinen, kirjoita matkan tarkoitus maa valitaan ulkomaan matkan ollessa kyseessä. paina Jatka. 3

4 Jos kaikki tarvittavat tiedot on täytetty, niin ylhäällä näkyy vihreä teksti: Tiedot tallennettu Muussa tapauksessa punainen teksti, joka kertoo vielä täydennettävät tiedot. Tämän jälkeen voit tarvittaessa lisätä matkalaskulle toisen matkan, seuraavaan maahan saapumisen (vain ulkomaan matkalaskuilla), kuluja, km-korvauksia, ilmaisia aterioita tai muita tietoja käyttäen komentopalkkia. Kilometrikorvausten lisääminen tapahtuu keskeltä olevesta km-korvaus napista. 4

5 Syötetään matkakohde, matkatyyppi, maksutapa ja selite, jonka jälkeen esim. tallennetaan tai lähetetään hyväksyttäväksi. 5

6 Laskun lähettäminen hyväksyttäväksi. Valitse hyväksyjä ja paina Lähetä nappia. Kuittien liittäminen tapahtuu klikkaamalla paperiliittimen kuvaketta ja siitä avautuu alla oleva ikkuna. Liite lisätään valitsemalla tiedosto Browse komennolla. 6

7 7

8 Matkalaskun tiliöinti Oletuksena kustannuspaikka tulee henkilön takaa. Jos halutaan muuttaa kustannuspaikkaa tai projektia tai jakaa matkalasku useammalle kustannuspaikalle tai projektille, voidaan se tehdään seuraavasti. 8

9 Valitse seuraavaksi haluamasi kustannuspaikka ja/tai projekti. Halutessasi voit jakaa tiliöinnin useammalle kustannuspaikalle klikkaamalla Jaa tiliöinti. Klikkaamalla Jaa tiliöinti avautuu seuraava ikkuna, johon voidaan syöttää ja valita kuinka lasku jaetaan. 9

10 10

11 Kilometriveloituksien kirjaaminen Kun kirjataan ainoastaan kilometrikorvauksia, niin käytetään Uusi kilometriveloitus nappia. Kirjataan kilometrit aloittaen valitsemalla maksutapa ja kulkuneuvo. Jonka jälkeen jatketaan aloittamalla täyttäminen vasemmalta päivämäärästä ja jatkamalla matkan alkamis kellonaikaan ja siitä oikealle rivin loppuun saakka. 11

12 Näytä lisätiedot napista saadaan auki ikkuna, jossa voi syöttää auton mittarilukemat ajopäiväkirjaa varten. Tallenna rivitiedot. Ajopäiväkirjan saa auki Ajopäiväkirja -painikkeesta. 12

13 Kuluveloitusten kirjaaminen Kuluveloituksia tehdään, kun kirjataan ainoastaan kuluja. Aloita valitsemalla vasemmalta valikosta Kuluveloitukset. 13

14 Valitse ensin maksutapa ja sen jälkeen täytä tarvittavat tiedot. Huom! On tärkeää valita oikea kululaji, esim. hotellikulujen kululaji on Hotellikulu 8 %. Muista valita onko kulu kotimaan vai ulkomaan kulu tiliöinnin oikeellisuuden takia. Lopuksi tallenna tai lähetä hyväksyttäväksi. Ostotapahtumat, ennakot ja kuluveloitusluettelon saa samannimisistä painikkeista. 14

15 OSTOTAPAHTU MIEN KÄSITTELY Aloita uusi kuluveloitus. Paina Ostotapahtumapainiketta 15

16 Voit valita kaikki ostotapahtumat kerralla laittamalla ruksin ja painamalla kohdista valitut kotimaan/ulkomaan kuluiksi (huom. joko tai kotimaa/ulkomaa). Kun ostotapahtumat valittu, palaa edelliselle näytölle palaa -painikkeella. Jos valinta meni väärin, siirtyvät valitut ostotapahtumat Luottokortti- ja matkatoimisto-ostojen sivun yläosaan. Valitse virheellinen tapahtuma ja paina vapauta valitut. 16

17 Paina Palaa-painikkeesta. 17

18 Kuluveloituksella on nyt siirrettynä ostotapahtumat, mutta osasta niistä saattaa puuttua kululajit. Valitse rivi kerrallan ostotapahtuma, jolloin ne aukeavat ylempänä kulun tiedot kohdassa. Valitse tapahtumalle oikea kululaji ja tallenna. Liitteet ostotaphtumalle saat lisättyä klemmarin-kuvasta rivin oikeassa reunassa. 18

19 M2 ULKOMAAN MATKAN KULUJEN KÄSITTELY Matkatyypiksi valitaan Ulkomaan matka. 19

20 Kun ulkomaan matkalaskuun lisätään kuluja, on ohjelmassa oletuksena, että kulut ovat ulkomailla muodostuneita. Tällöin niistä ei voi vähentää arvonlisäveroa Suomessa. 20

21 Kulut, jotka muodostuvat Suomessa joko ennen tai jälkeen ulkomaan matkan, ovat normaalisti arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoisia. Tällaisia ovat esim. taksikulut lentokentälle, pysäköinti lentokentällä, juna-/bussimatka lentokentälle yms. Näiden kulujen osalta MUISTA valita Kotimaan kulu, kun tallennat kulua M2:ssa. 21