Matka- ja kululaskut Procountorissa

Transkriptio

1 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 1/18 Procountorissa Tämä ohje opastaa, kuinka joukkueenjohtaja, valmentaja tai muu PEP:in joukkueelta korvaukseen oikeutettu voi tehdä laskun seuran Procountor-järjestelmään. Tyypillisesti näillä laskuilla maksetaan esimerkiksi erotuomaripalkkioita, joukkueen tilaisuuksien kuluja tai valmentajien matkalaskuja. Kun lasku on merkitty valmiiksi, seuran vastuuhenkilöt hyväksyvät laskut järjestelmässä ja laittavat maksuun vapaaehtoistoimijan pankkitilille. Yleensä näissä veloitetaan joukkueen omaa kustannuspaikkaa. Sisällys 1 Perustiedot ja käyttöönotto Matkalaskut Matkalaskuri Haetaan laskutettavat matkakulut tuoterekisteristä Kululaskut Hyväksyttävät tositteet Matka/kululaskun merkitseminen valmiiksi Perustiedot ja käyttöönotto Laskuttajan on tehtävä lasku henkilökohtaisesti ja haettava käyttöoikeus seuran Procountor-järjestelmään. Käyttöoikeus myönnetään sellaisilla oikeuksilla, joilla henkilö voi ainoastaan tehdä matka- ja kululaskuja sekä muokata omia tietojaan (ellei ole tarvetta antaa muita oikeuksia). Käyttöoikeuksien hakemus tehdään sähköpostilla Valmennuspäällikkö Elina Kuroselle. Tietoina tarvitaan vähintään henkilötunnus, pankkitilin numero, sähköposti ja matkapuhelinnumero. Kun käyttöoikeus on luotu, järjestelmä lähettää uudelle käyttäjälle käyttäjätunnuksen sähköpostilla ja salasanan tekstiviestillä ja hän voi kirjautua Procountoriin sähköpostiin saamansa ohjeen mukaan. Oletuksena Procountorin käyttäjätunnus on muotoa etunimi.sukunimi.

2 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 2/18 Sähköposti Procountorista ja tekstiviestillä tullut salasana. Monimutkaisen salasanan voi myöhemmin vaihtaa toiseksi. Kirjautuminen Procountoriin

3 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 3/18 Tietojen tarkistus.

4 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 4/18 Tässä voi valita kirjautumistavan. Mikäli käytät ohjelmaa usein, suosittelemme mobiilivahvistusta, joka toimii ios-, Android- tai Windows Phone -laitteilla. Tarkempia ohjeita siitä löydät täältä: Mikäli valitset salasanalistan, saat ladattua sen seuraavalta näytöltä:

5 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 5/18 Nyt voit kirjautua sisään. Järjestelmä opastaa hieman itsensä käyttöä.

6 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 6/18 2 Matkalaskut Kirjaudu Procountoriin tunnuksillasi. Valitse valikosta Uusi matka- tai kululasku. Valitse Tositelaji=Matkalasku. Kerro Lisätietoja-kentässä mikä matkalasku on kyseessä. Valitse Laskun tuoterivit-kohtaan näistä vaihtoehdoista: Käytetään matkalaskuria: jokainen erillinen matka tai sen osa syötetään Procountoriin, joka laskee päivärahat ja km-korvaukset Haetaan tuoterekisteristä: jos annat vain yhteenlasketun km-määrän ja sinulla on esimerkiksi matkalaskulomake jo täytettynä, jonka voi laittaa liitteeksi. Lopuksi paina ylhäältä Luo uusi lasku.

7 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 7/ Matkalaskuri Ohjelma kysyy yksittäisen matkan tietoja. Täytä kaikki vaadittavat tiedot, ja paina Jatka. Matkalaskurissa antamasi tiedot siirtyvät Rivitiedoksi ensimmäiselle riville ja rivikommentiksi tulee matkan päivämäärä. Km-korvaus lasketaan voimassaolevan verottajan taksan mukaan. Voit syöttää seuraavan matkan/osan tiedot valitsemalla Matkalaskuri.

8 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 8/18 Kun kaikki rivit on syötetty paina ylhäältä Tallenna (tai Ctrl+S). Lasku on nyt syötetty järjestelmään, mutta sitä ei vielä lähetetä tarkastukseen. Voit myöhemmin palata ja lisätä laskulle uusia matkoja. Pääset helposti keskeneräisiin laskuihin suoraan Procountorin etusivulla olevasta linkistä.

9 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 9/ Haetaan laskutettavat matkakulut tuoterekisteristä Jos sinulla on jo valmiiksi täytetty PEPin matkalaskulomake, voit liittää sen matkalaskun liitteeksi ja merkitä laskulle riveiksi yhteenlasketut km-kustannukset ja mahdolliset päivärahat ja muut matkakulut. Tallenna ensin matkalaskulomake PDF-muodossa omalle tietokoneellesi. Lomakkeessa ei tarvita allekirjoituksia. Kirjaudu Procountoriin, valitse Uusi matka- tai kululasku. Aukeavalla lomakkeella, valitse Laskun tuoterivit: Haetaan tuoterekisteristä. Klikkaa ylhäältä Hae tuotteet. Voit nyt valita matkalaskulle ensimmäisen tuotteen, joka yleensä on Kilometrikorvaus (v2017). Valitse se klikkaamalla tekstiä. Paina nyt ylhäältä Luo uusi lasku.

10 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 10/18 Kilometrikorvaus näkyy laskulla ainoana rivitietona. Mene nyt Määrä-sarakkeen kohdalle ja muuta kmmääräksi matkalaskullasi oleva kokonaiskilometrimäärä. Paina Enter, ja laskulle päivittyy kilometrimäärien kokonaismäärä ja kokonaishinta. Paina nyt Tallenna ylhäältä. Seuraavaksi laskulle tulee liittää PDF-muotoinen matkalasku liitteeksi. Valitse Liitteet[0] valikon alta Liitteet.

11 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 11/18 Valitse Lisää liitetiedostoja. Valitse matkalaskutiedosto. Paina Jatka.

12 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 12/18 Valitse ylhäältä Tallenna. Matkalasku on nyt tallennettu Kesken tilaisena.

13 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 13/18 3 Kululaskut Kululaskut tehdään samaan tapaan kuin matkalaskut. Ennen kululaskun tekemistä, varmistu että sinulla on tietokoneellasi PDF-muotoinen kuitti, joka yleensä tulee liittää laskuun mukaan. Luodaksesi laskun kirjaudu Procountoriin tunnuksillasi. Valitse valikosta Uusi matka- tai kululasku. Aukeavaan lomakkeeseen, valitse Tositelaji: Kululasku. Kirjoita Lisätietoja-kenttään, mitä on ostettu, ja klikkaa ylhäällä Luo uusi lasku.

14 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 14/18 Kun kululasku aukeaa, sinne voidaan hakea tuotteita tuoterekisteristä, jonne on koottu tyypillisiä tuotteita ja verokantoja. Yleensä on kuitenkin yksinkertaisinta kirjoittaa tuoteriville suoraan kuitin perusteella mitä on hankittu. Paina Lisää rivi ja kirjoita ostettu tuote, kuitin loppusumma hinta-sarakkeeseen ja ALV% (0) vastaavaan sarakkeeseen. Lisää rivejä voidaan luoda painamalla uudestaan Lisää rivi. Ohjelma laskee laskun loppusumman automaattisesti. Kun tiedot, ovat valmiit laskulla, klikkaa Tallenna. Koska seura ei ole ALV-verovelvollinen, ei kululaskulle tarvitse määritellä ALVia, vaikka kuitissa sitä olisikin. Oleellista, että laskuttamasi summa täsmää tositteisiin. Seuraavaksi tulee liittää laskulle kopiot kuiteista.

15 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 15/18 Klikkaa toimintovalikosta Liitteet[0] / Liitteet. Liitteiden lataamisikkuna aukeaa. Lataa kuitit sovellukseen ja klikkaa Jatka.

16 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 16/18 Lasku on nyt valmis tallennettavaksi. Klikkaa toimintovalikosta Tallenna.

17 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 17/ Hyväksyttävät tositteet Kun teet hankintoja seuralle/joukkueelle, varmista että saat kunnollisen kuitin! Ilman asiallista tositetta tulleet kululaskut voidaan hylätä. Mikäli teit hankinnan elinkeinonharjoittajalta, kuitissa on oltava seuraavat tiedot: Elinkeinonharjoittajan nimi, yhteystiedot ja y-tunnus kuitin antamispäivä kuitin tunnistenumero tai muu yksilöivä tieto myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji tavaroista tai palveluista suoritettu maksu ja suoritettavan arvonlisäveron määrä verokannoittain taikka arvonlisäveron peruste verokannoittain. Kauppias on velvollinen tarjoamaan asiakkaalle kuittia myös käteiskaupasta lain (658/2013) nojalla. Kuitti voi olla paperilla tai sähköinen. Sähköinen kuitti on helppo liittää kululaskuun suoraan, Mikäli tiedot ovat suoraan sähköpostiviestissä, tulosta viesti pdf-muotoon. Paperikuitit tulee skannata, kunnollinen tasoskanneri on suositeltavin. Mikäli käytät matkapuhelimen kameraa, varmista, että kuva on niin selvä, että siitä saa luettua kaikki tiedot ja kuitti on siinä kokonaisuudessaan. Tulosta kuva vielä pdf-tulostinajurilla, niin saat sen pdf-muotoon. Huomaa vielä seuraavat seikat: Korttimaksutosite tai verkkopankin tosite maksusta ei yksinään ole kuitti. Se osoittaa maksun tiedot, muttei mitä on ostettu. Mikäli maksat erotuomarilaskuja käteisellä, varmista että tositteessa on tuomarin henkilötunnus. Erotuomaripalkkio on tuomarille veronalaista tuloa ja seura on velvollinen ilmoittamaan nämä palkkiot. Ilman hetua kuluja ei voida maksaa. Lisätietoa verottajan sivuilla:

18 Pohjois-Espoon Ponsi Ry 18/18 4 Matka/kululaskun merkitseminen valmiiksi Kun lasku on valmis lähetettäväksi maksatukseen, se tulee vielä merkitä valmiiksi. Etusivun pikalinkistä saat helposti listauksen keskeneräisistä matka- ja kululaskuista. Avaa lasku Procountoriin. Klikkaa toimintopalkista Merkitse valmiiksi. Saat vahvistuksen, että lasku lähtee kiertoon määritellyille asiatarkastajille ja hyväksyjille. Tänne voi olla määritelty toinen henkilö joukkueestasi tai seuran talousasioista vastaavat. Laskun tilaksi muuttuu nyt Vastaanotettu ja siitä on lähtenyt tieto asiatarkastajalle tai hyväksyjälle. Voit seurata laskun hyväksyntää ja maksatusta ylläolevan haun avulla. Lasku käy läpi seuraavat tilat: