M2 Mobiili -käyttöohje (v1.2)

Transkriptio

1 M2 MOBIILI KÄYTTÖOHJE (1/9) M2 Mobiili -käyttöohje (v1.2)

2 M2 MOBIILI KÄYTTÖOHJE (2/9) 1 Käyttöönotto Ennen M2 Mobiili -ohjelmiston asentamista varmista, että puhelimessasi on: jokin seuraavista käyttöjärjestelmän versioista: Käyttöjärjestelmä ios (iphone ja ipad) Android Windows Phone Tuetut versiot 7.0 ja uudemmat 2.2 ja uudemmat 8.0 ja uudemmat kamera GPS-paikannin toimiva datayhteys Mikäli yllä luetellut vaatimukset eivät täyty, järjestelmä toimii puhelimessasi vain osittain tai ei lainkaan. Käyttöönotto edellyttää myös, että organisaatiosi on tilannut palvelun M2-järjestelmätoimittajalta. Sovelluksen lataaminen on ilmaista. Huomioithan kuitenkin, että sovelluksen lataamisesta ja käyttämisestä aiheutuu tiedonsiirtoa, josta matkapuhelinoperaattori veloittaa liittymän omistajaa operaattorin kanssa sovituin ehdoin. Lataa sovellus sovelluskaupasta: Käyttöjärjestelmä ios (iphone ja ipad) Android Windows Phone Sovelluskauppa App Store Google Play Microsoft Marketplace Etsi sovellus sovelluskaupan hakutoiminnolla nimellä M2 Mobiili. Asenna sovellus sovelluskaupan ja puhelimen ohjeiden mukaisesti. 2 Sovelluksen käyttö Sovelluksessa on neljä erillistä välilehteä: Liitteet Ajot Asetukset Info

3 M2 MOBIILI KÄYTTÖOHJE (3/9) 2.1 Asetukset Kirjaudu ensin normaalisti M2:n web-käyttöliittymään. Valitse sieltä Asetukset välilehdeltä Käyttäjän asetukset toiminto. Paina Kirjaudu QR-koodilla M2 Mobiiliin painiketta. Lue näytölle generoitu QR-koodi M2 Mobiililla näytöllä näkyvien ohjeiden mukaisesti. Vaihtoehtoisesti voit kirjautua M2 Mobiiliin myös käyttäjätunnuksen avulla seuraavasti. Anna Asetukset-välilehdellä käyttäjätunnus, salasana, yritystunnus sekä palvelin, ja paina Kirjaudu sisään -painiketta. Valitse palvelimeksi joko Visma1, Visma2 tai Muu sen mukaan, miten organisaatiosi on ohjeistanut. Antamiesi tietojen perusteella sovellus tarkistaa M2-palvelimelta käyttöoikeutesi. Kun olet kerran kirjautunut, ei sinun tarvitse jatkossa kirjautua uudelleen ellet kirjaudu ulos painamalla Kirjaudu ulos -painiketta. Myös kirjautumistietojen vanheneminen tai asetusten muutos M2-palvelimella voi edellyttää uudelleenkirjautumista. M2 Mobiilia voi joiltain osin käyttää myös ilman sisäänkirjautumista. Ajojen seuranta ja kuittien kuvaaminen on mahdollista, mutta kuittien liittäminen laskuille ja tietojen lähettäminen eivät ole mahdollisia. Kuva: Asetukset

4 M2 MOBIILI KÄYTTÖOHJE (4/9) 2.2 Liitteet Liitteet-toiminnolla voit ottaa puhelimesi kameralla kuvia kuiteista ja liittää ne matkalaskuusi, jotta hyväksyjä voi hyväksyä laskusi sähköisesti. Kuvat voi lähettää myös avoimina liitteinä, jolloin voit tehdä laskuun tai kuluun liittämisen M2:ssa ennen kuin lähetät laskusi hyväksyttäväksi. Huomioi oman organisaatiosi matkustusohjeistus, joissakin tapauksissa alkuperäiset kuitit pitää säilyttää skannattujen lisäksi. Aloita liitteiden kuvaaminen painamalla (käyttöjärjestelmästä riippuen) +- tai Uusi - painiketta. Kamera käynnistyy ja voit tarkentaa kuittiin ja ottaa kuvan välittömästi. Mikäli kuva ei ole onnistunut, voit ottaa kuvan uudestaan. Kuvan ottamisen jälkeen voi tallentaa liitteelle selitteen (näkyy M2:ssa) sekä valita mille laskulle haluat liitteesi liittää. Kumpikaan tieto ei ole pakollinen. Voit liittää liitteen joko keskeneräiselle tai hyväksyttäväksi lähetetylle matkalaskulle tai kuluveloitukselle. Jos sinulla on useita kuitteja, jotka haluat kuvata samalla kertaa, voit painaa Tallenna + uusi kuva -painiketta. Jos et halua kuvata useampia kuitteja, paina Tallenna-painiketta (Android) tai Valmis-painiketta (ios). Kuva: Liitteen kuvaaminen

5 M2 MOBIILI KÄYTTÖOHJE (5/9) Kuva: Liitteet Lähetä kuvaamasi liitteet painamalla Lähetä kaikki liitteet -painiketta. Huomioithan kuvaa ottaessasi, että heijastukset ja varjot sekä huono valaistus vaikeuttavat kuitin tietojen lukemista. Myös laitteen kameralla on vaikutusta kuvan laatuun. Tarkista itse esikatselussa ennen kuvan tallentamista, että kuitista saa selvää. Voit tarkistaa kuvan luettavuuden myös M2:ssa ja tarvittaessa kuvata ja liittää kuitin uudelleen. 2.3 Ajot Ajot -toiminnolla voit seurata ja lähettää ajamiesi ajojen tiedot M2:een. Aloita uuden ajon seuranta painamalla (käyttöjärjestelmästä riippuen) +- tai Uusi -painiketta. Voit tallentaa matkalle selitteen (esim. asiakas, reitti tms.), joka näkyy tietojen lähetyksen jälkeen M2:ssa kyseisen ajon Selite -kentässä. Selite ei ole pakollinen M2 Mobiilissa. Kun lähdet liikkeelle, kytke Ajossa -tila päälle. Tällöin GPS ja ajotietojen tallennus käynnistyvät. Näytöllä näet ajamasi matkan sekä reitin. Ajon seurannan aikana et voi käyttää M2 Mobiili -sovelluksen muita toimintoja (esim. liittää kuitteja). Voit kuitenkin jättää M2 Mobiilin taustalle ja käyttää puhelinta muuten normaalisti.

6 M2 MOBIILI KÄYTTÖOHJE (6/9) Perille päästyäsi tai pitäessäsi taukoa kytke Ajossa -tila pois päältä (GPS kytkeytyy pois päältä). Kuva: Ajossa Tallenna ajo lopuksi painamalla palaa painiketta (Android) tai Valmis-painiketta (ios). Valitse haluatko sulkea ajon kokonaan tai jättää sen avoimeksi, jolloin voit jatkaa samaa ajoa myöhemmin (esim. paluumatka). Tietojen lähetyksen jälkeen jokaisesta ajosta tallentuu M2:een oma kilometriveloituksen rivi.

7 M2 MOBIILI KÄYTTÖOHJE (7/9) Kuva: Ajot Lähetä kaikki suljetut matkat painalla Lähetä suljetut ajot -painiketta. Huomioitavaa Laite tulee sijoittaa kulkuneuvossa niin, että laite saa mahdollisimman hyvän GPSsignaalin. Huomioi myös, että GPS ja ajon seuranta kuluttavat akkua normaalia enemmän, joten laite on hyvä, varsinkin pidemmällä matkalla, kytkeä latauslaitteeseen ajon ajaksi. Mikäli laite toimitetaan huoltoon korjattavaksi tai muuta vastaavaa toimenpidettä varten, lähetä valmiit tiedostot ensin M2-palvelimelle. 2.4 Info Infosivulta näkee omaa organisaatiota koskevat tiedotteet, omat laskut statuksen mukaan ryhmiteltynä, kohdistamattomat ostotapahtumat sekä sijaisuudet. Sijaisuudet näkymästä voi myös päättää olemassa olevan sijaisuuden.

8 M2 MOBIILI KÄYTTÖOHJE (8/9) Kuva: Infosivu 3 Usein kysytyt kysymykset 1. Lähettääkö M2 Mobiili paikkatietoa johonkin ja voiko joku muu henkilö nähdä, missä liikun? Ei lähetä, eikä kukaan muu voi nähdä, missä henkilö kulloinkin liikkuu. M2 Mobiili käyttää Ajossa -tilassa GPS:ää laskeakseen matkaan kuluvan matkan. Samoin M2 Mobiili kerää matkaan kuluneen ajan. Matkatiedot tallentuvat puhelimen muistiin, josta käyttäjä erikseen lähettää ne M2-palvelimelle. Matkustaja voi tarkistaa matkat M2:ssa. Matkustaja näkee karttakuvana vain alku-, pääte- ja pysähdyspisteet sekä ajetun matkan. Mitään muuta tietoa matkustaja tai kukaan muukaan ei pysty näkemään. Matkustaja voi joko poistaa matkan tai lähettää sen edelleen hyväksyttäväksi. Vasta kun matkatieto on lähetetty hyväksyttäväksi, hyväksyjä pääsee näkemään matkatiedot aivan samoin kuin M2:ssa yleisestikin.

9 M2 MOBIILI KÄYTTÖOHJE (9/9) 2. Voiko M2 Mobiilin ajot -toiminnon kanssa samaan aikaan puhua puhelimessa tai kirjoittaa viestiä? Kyllä voi. M2 Mobiili ei millään tavoin rajoita puhelimen muuta käyttöä. Voit käyttää myös puhelimen muita karttatoimintoja samanaikaisesti ajon seurannan kanssa. 3. Miksi M2 Mobiilin mittaama ajomatka poikkeaa auton trippimittarin lukemasta? M2 Mobiili laskee todelliset matkaan kuluneet kilometrit GPS:n avulla. Auton trippimittari voi automallista ja renkaista riippuen poiketa joitakin prosentteja todellisesta matkasta. Myös laitteen sijainti autossa sekä laitteen tekniset ominaisuudet voivat vaikuttaa M2 Mobiilin mittaustarkkuuteen. Erot ovat käytännössä yleensä pieniä. 4. Kuinka paljon M2 Mobiili tarvitsee muistia käytön aikana? M2 Mobiilin keräämä matkadata on alle 20 kt tunnissa. Yhden liitteen (valokuvan) tallentamiseen kuluu muistia noin kt. Kun tiedot lähettää onnistuneesti M2-palvelimelle, ne poistuvat samalla puhelimen muistista. Mikäli lähetys ei onnistu, data jää ei lähetetty -tilaan. Epäonnistunut lähetys johtuu puutteellisesta operaattoriyhteydestä. Kun yhteys jälleen toimii, voi matkan lähettää uudelleen. 5. Mitä teen, jos M2 Mobiiliin tulee käyttöhäiriö? Jos huomaat sovelluksessa käyttöhäiriön, kokeile käynnistää sovellus uudestaan. Myös puhelimen uudelleenkäynnistys voi auttaa. Mikäli käyttöhäiriö jatkuu, ole yhteydessä organisaatiosi M2-pääkäyttäjään. Jos käyttöhäiriö ilmenee ajon aikana, pyri laittamaan matkan aika- ja kilometritiedot ylös, jotta voit tallentaa ne M2:een manuaalisesti.