Helsingin yliopisto. SAP käyttöopas: Matkustajan ohje Matkapyynnön ja matkalaskun tekeminen

Transkriptio

1 Helsingin yliopisto SAP käyttöopas: Matkustajan ohje Matkapyynnön ja matkalaskun tekeminen

2 Sisältö 1 Yleistä Matkojen haku ja listaus Uuden matkapyynnön luonti Uusi matkapyyntö Matkapyynnön yleiset tiedot Matkakulut Kulujen kohdistus Yhteenveto Matkapyynnön hyväksyntä ja muutospyynnöt Matkalaskun luonti matkapyynnöstä Luottokorttitapahtumien liittäminen matkalaskulle Liitteiden lisääminen matkalaskulle Oikeus oman auton käyttöön Oman auton käyttöoikeus pyyntö Oman auton käyttöoikeus matkalasku Area Online Siirtyminen Area Online - palveluun Versio päivitetty 03/2012 2

3 1 Yleistä SAPin matkanhallintaohjelmaa käytetään Helsingin yliopistossa matkapyyntöjen ja matkalaskujen tekemiseen. Matkapyyntö tehdään aina ennen matkan alkua ja matkalasku matkapyynnön pohjalta matkan jälkeen. Lisäksi matkustaja pääsee suoraan varaamaan matkatoimistosta matkaan liittyvät matkustuspalvelut Area Pro Onlinejärjestelmän kautta. SAP portaalin osoite: (yllä oleva osoite ohjautuu osoitteeseen SAPin käyttökielen voi vaihtaa osoitteessa: Kieli päivittyy täältä SAPiin viimeistään seuraavana päivänä. 2 Matkojen haku ja listaus Matkustaja voi listata omat matkansa portaalissa Matkahallinta-sivulla. - Valitaan Matkahallinta. - Järjestelmä tunnistaa henkilön käyttäjätietojen perusteella ja näyttää henkilönumeron Hae Matkoja / Henkilönumero kentässä. - Järjestelmä näyttää oletuksena listan matkapyynnöistä ja matkalaskuista 6 kuukauden ajalta (- 3kk ennen ja 3 kk jälkeen tämän päivän). Matkustaja voi hakea matkoja valitsemalla toisen alku- tai loppupäivämäärän. Lisäksi voi myös valita, haluaako katsella matkapyyntöjä vai matkalaskuja tai molempia. - Kun hakuparametrit on muutettu, painetaan Hae -painiketta. 3

4 - Valitaan matka, jota halutaan tarkastella. Järjestelmä näyttää listan yläpuolella toimintopainikkeita riippuen matka tilasta. Jos matka on esimerkiksi pyyntö hyväksytty tilassa, järjestelmä näyttää eri toimintopainikkeet, kuin matka on pyyntö rekisteröity tilassa. Toiminnot on listattu seuraavaan tauluun. Matkan tila Pyyntö rekisteröity Pyyntö hyväksytty Matkalasku välitallennettu Matka tehty Toiminnot Näytä matkapyyntö Muuta matkaa Näytä matkapyyntö Tee matkapyynnöstä matkalasku Näytä matkapyyntö Näytä matkalasku Muuta matkaa Liitteet Näytä matkapyyntö 4

5 Matka hyväksytty Näytä matkalasku Muuta matkaa Liitteet Näytä matkapyyntö Näytä matkalasku Matkustaja näkee matkahallinnan päänäytöltä kenellä matkapyyntö tai matkalasku on tarkastuksessa tai hyväksyttävänä. 3 Uuden matkapyynnön luonti 3.1 Uusi matkapyyntö Uusi matkapyyntö painiketta painamalla aloitetaan uuden matkapyynnön tekeminen. Samalle aikavälille voi tehdä useamman matkapyynnön, mutta järjestelmä varoittaa siitä. Matkapyyntöjä ei voi tehdä menneisyyteen. Matkapyyntöä ei voi välillä tallentaa, eli se on tehtävä kerralla loppuun saakka valmiiksi. 5

6 Järjestelmä avaa matkapyynnön luomiseen tarkoitetun lomakkeen. Lomakkeen yläreunassa olevasta prosessikartasta voi seurata lomakkeen täytön edistymistä. 6

7 3.2 Matkapyynnön yleiset tiedot Yleiset tiedot - Matkan ja matkustajan tiedot Ensin lisätään matkan alkupäivämäärä ja kellonaika, sekä matkan loppupäivämäärä ja kellonaika. Kellonaika syötetään ilman välimerkkejä tai kaksoispistettä käyttäen (esim. 7 tai 7:15). 7

8 Seuraavaksi täytetään kohdepaikkakunta kenttä, sekä valitaan kohdemaa alasvetovalikosta. Huomaa, että joissakin maissa eri alueilla on eri päiväraha, jolloin ne ovat erillisenä rivinä alasvetovalikossa (esim. USA New York). Täytä lisäksi matkan aihe esim. kongressi New Yorkissa tai muuten matkan tarkoitusta kuvaava selite. Huomautukset kenttään voi lisätä matkan tarkoitusta kuvaavaa tekstiä tai rahoitukseen liittyvää lisätietoa tms. Järjestelmä käyttää kohdemaa kenttää päivärahan laskennan perusteena. Tietoja voi täydentää matkalasku vaiheessa matkan tekemisen jälkeen. Pakolliset kentät on merkitty pienellä punaisella tähdellä (*). Yleiset tiedot matkan kohteet Jos samalla työmatkalla on menossa useampaan kohteeseen, ne lisätään kohtaan matkan kohteet. Valitaan painike Lisää muu kohde ja annetaan sen jälkeen toisen matkakohteen tiedot (alkupäivämäärä ja kellon aika, kohdepaikkakunta ja kohdemaa, sekä syy). Kun tallennetaan toisen matka kohde, järjestelmä näyttää sekä alkuperäisen matkakohteen että lisätyn matkakohteen taulukossa. Jos matkalla palataan takaisin ensimmäiseen varsinaiseen matkakohteeseen, lisätään se myös kohdelistalle. Muuten järjestelmä olettaa, että palataan uudesta matkakohteesta ja päiväraha lasketaan sen mukaan. Matkakohde lisätään yleensä vain silloin, kun maa vaihtuu, ei siis saman maan sisällä kaupungin 8

9 muutos, koska tällä on vaikutusta vain päivärahan laskentaan. (poikkeuksena esim. muutamat kaupungit USA:ssa tai Venäjällä) Yleiset tiedot Kilometrikorvaukset Jos matkustetaan omalla autolla, ajokilometrit lisätään kohtaan Kilometrikorvaukset. Valitaan painike Lisää kilometrit ja syötetään tiedot: Päivämäärä, jolloin kilometrit ajetaan (oletuksena matkan alkupäivämäärä) Lähtöpaikka ja Loppupaikka, eli reitti Ajettavat kilometrit syötetään km yhteensä kenttään Jos samalla työmatkalla on muita siihen osallistuvia henkilöitä, lisätään lisäkorvaus kenttään näiden lukumäärä. Samaan kenttää merkitään 1, jos oman auton lisäksi on käytössä peräkärry. Ajoneuvolaji (henkilöauto, moottoripyörä, jne.) Huomautus-kenttään kirjoitetaan selite, miksi käytetään omaa autoa. Kun kaikki kentät on täytetty, painetaan tallenna-painiketta. Järjestelmä siirtää kilometrit taulukkoon, jonka jälkeen rivejä voi lisätä. Kun kaikki tiedot on täytetty, siirrytään seuraavalle sivulle sivun alareunassa olevasta painikkeesta seuraava. 9

10 3.3 Matkakulut Matkakulut sivulla määritellään matkaan kohdistuvat päivärahat, niiden vähennykset sekä matkakulut. Matkakulut - Päivärahat Päivärahat kohdassa järjestelmä listaa matkaan kuuluvat päivät. Oletuksena on, että päivärahat maksetaan. Jos tiedät, että matkasi aikana sinulle tullaan tarjoamaan ruokaa, merkitse lounas tarjottu ja/päivällinen tarjottu niiden päivien kohdalle, jolloin tarjoilua on. Matkakulut - Matkakulut Matkakulut kohdassa määritellään muut matkaan kohdistuvat kulut, kuten matkaliput ja hotellikulut. Matkapyynnöllä tehdään näistä arvio ja ne korjataan matkalaskulle. Matkalaskulla voi muuttaa kuluille oikeat päivämäärät, jolloin kulu on syntynyt. 10

11 Valitaan Lisää kulu -painike ja syötetään matkakulun tiedot: - Päivämäärä, jolloin kustannus on syntynyt (matkapyynnölle arvio) - Kululaji alasvetovalikosta - Kulun ALV prosentti (Kotimaan matkoilla käytetään pääasiassa ostot 9-23% alv koodeja. Ulkomaan matkoilla kulu on aina veroton.) - Kustannuksen summa - Kustannuksen valuutta (oletuksena EUR) - Kulun kuvaus, eli mistä kustannus syntyy esim. majoitus, junaliput Hki-Tre-Hki tms. Jos valuutta on joku muu kuin euro, niin summa näkyy euromääräisenä summa (eur)-kentässä. Jokainen matkaan liittyvä kulu syötetään ja tallennetaan erikseen. Kun tallennetaan kulu, järjestelmä siirtää sen taulukkoon ja voidaan syöttää seuraavan kulu. Tietoja voi täydentää ja muuttaa matkalaskun tekemisen yhteydessä. Kun kaikki kulut on lisätty, siirrytään seuraavalle sivulle sivun alareunassa olevalla painikkeella seuraava. 11

12 3.4 Kulujen kohdistus Kulujen kohdistus sivulla kohdistetaan matkan kustannukset oikealle projektille (=wbs) ja anotaan matkaennakko. Jokaisen henkilön takana on oletusprojekti, jonka voi muuttaa. Matkapyyntö lähtee hyväksyttäväksi projektin vastuuhenkilölle. Matkustaja näkee hyväksyjän tiedon projektin vastuuhenkilö kentässä. Tällä sivulla kaikki kulut kohdassa järjestelmä summaa syötettyjen tietojen perusteella kaikki matkan kustannukset ja kääntää kustannukset euroiksi, jos on käytetty muita valuuttoja kuin euroa. Kulujen kohdistus Matkaennakko Matkaennakko kenttään syötetään euroina matkaennakon summa. Matkaennakkoa saa korkeintaan 80 % matkan suunnitelluista kustannuksista. 12

13 Kulujen kohdistus Kulujen kohdistus Kulujen kohdistus kohdassa annetaan projekti (=wbs), jolle matkan kustannukset kirjataan. Oletusarvona wbs-kentässä on matkustajan oma projekti, joka on tallennettu järjestelmään henkilötietojen taakse. Jos kohdistusta ei ole syytä muuttaa, voi siirtyä seuraavalle sivulle. Kulujen kohdistuksessa näkyy WBS eli projekti ja vastuuhenkilön kohdalla näkyy sen henkilön nimi, jolle matkapyyntö on lähdössä hyväksyttäväksi. Jos projektin muuttaa, niin myös hyväksyjä vaihtuu. Jos wbs halutaan vaihtaa tai lisätä useampi wbs, niin valitaan Lisää kohdistus painike. - Kustannusten kohdistus %-osuus-kenttään täytetään prosenttiluku, joka määrää, kuinka monta prosenttia matkan kokonaiskustannuksista kohdistetaan annetulle wbs:lle. - Wbs-kenttään täytetään WBS numero. Kulut voi kohdistaa myös wbs toimintoalue yhdistelmälle, mutta tätä käytetään vain EU-projektien kanssa. Kulut voidaan jakaa eri WBS:lle prosentin tai summan perustella. 13

14 Haluttaessa jakaa kustannukset eri WBS:lle eurojen perustella, lisätään valitaan tämä, SAP laskee summan myös prosentteina. Jos kuluja kohdistetaan vähemmän kuin 100% uudelle projektille, järjestelmä kohdistaa loput matkan kustannuksista matkustajan oletusprojektille. Tallennetaan kohdistukset ja siirrytään seuraavalle sivulle sivun alareunassa olevalla painikkeella seuraava. 3.5 Yhteenveto Yhteenveto sivulla järjestelmä näyttää kaikki matkapyynnölle syötetyt tiedot. Tiedot voi tarkastaa ja palata muuttamaan matkapyyntöä, jos huomaa virheitä. Kun tiedot ovat oikein, valitaan Tallenna ja lähetä hyväksyttäväksi painike. Järjestelmä tallentaa matkapyynnön ja lähettää sen hyväksyntään projektin vas- 14

15 tuuhenkilölle. Projektin vastuuhenkilön tieto näkyy yhteenvetosivulla ja sitä voi vielä tarvittaessa muuttaa. Matkapyyntöä voi vielä muuttaa niin kauan, kunnes matkapyyntö on hyväksytty. Tallennuksen jälkeen järjestelmä näyttää matkapyynnön numeron. Matkahallinnan pääsivulle palataan painamalla Palaa matkahallintaanpainiketta. 15

16 Matkapyynnön voi tulostaa näytölle pdf-muodossa, josta sen voi tarvittaessa tulostaa paperille. (tulosta matka-painike) Hyväksyjän vaihtaminen Matkapyynnön hyväksyjää ei voi muuttaa kuin silloin, kun itse on sen projektin vastuuhenkilö, jolle matkapyyntöä on tekemässä. Omia matkapyyntöjä ei voi hyväksyjä. Eli hyväksyjä pitää aina vaihtaa, jos on itse kyseisen WBSn vastuuhenkilö. SAP ilmoittaa alla olevan ilmoituksen kyseisessä tapauksessa. Paina HAE-painiketta. Avautuu alla oleva valikko. 16

17 Kirjoitetaan valkoiseen avoimeen kenttään halutun hyväksyjän sukunimi ja tähti ja painetaan HAE HYVÄKSYJÄT-painiketta. Hyväksyjä tulee alla olevaan valikkoon, josta sen voi valita (rivi tulee keltaiseksi). Tämän jälkeen painetaan OK-painiketta. 17

18 Hyväksyjän nimi tulee matkapyynnölle näkyviin ja tämän jälkeen painetaan TALLENNA JA LÄHETÄ HYVÄKSYJÄLLE-painiketta. WBSn eli projektin voi kaikki matkustajat muuttaa, jolloin myös vastuuhenkilö eli hyväksyjä vaihtuu. 4 Matkapyynnön hyväksyntä ja muutospyynnöt Hyväksyjät saavat hyväksyttävistä matkapyynnöistä tiedon sähköpostiinsa. Matkapyynnöt hyväksytään suoraan järjestelmässä. Hyväksyjä voi hyväksyä tai hylätä matkapyynnöt, lähettää sen edelleen toiselle hyväksyjälle tai lähettää sen takaisin matkustajalle muutospyynnön kera. Matkustaja saa tiedon hyväksynnästä tarkastelemalla matkojaan portaalissa. Kun matkapyyntö on hyväksytty, sen tila muuttuu Pyyntö hyväksytty tilaan. Jos matka on hylätty tai se palautetaan matkustajalle muutoksia varten, siitä saa tiedon sähköpostilla sekä keskitetylle työlistalle. Muutettava matka ilmestyy portaalissa keskitetylle työlistallesi ylimmäksi. Matkustaja voi myös tarvittaessa päivittää työlistan. Kun valitsee tehtävärivin, järjestelmä näyttää hyväksyjän kirjoittaman viestin sivun alareunassa. Matkustaja voi 18

19 tehdä pyydetyt muutokset matkapyyntöön valitsemalla Muuta matkapyyntöä painikkeen. Järjestelmä avaa matkapyynnön uuteen ikkunaan. Kun on tehnyt tarvittavat muutokset ja tallentanut matkapyynnön uudelleen, se menee takaisin hyväksyjälle hyväksyttäväksi. 5 Matkalaskun luonti matkapyynnöstä Kun matka on tehty, tehdään matkalasku olemassa olevan matkapyynnön pohjalta. Hae matkapyyntö matkahallinnan sivulla ja valitse oikea rivi. Matkapyyntö pitää olla tilassa hyväksytty, jotta matkalaskun voi tehdä. Valitse sen jälkeen Tee matkapyynnöstä matkalasku. 19

20 Järjestelmä avaa matkalomakkeen, jonka jälkeen voi muokata matkapyynnölle syötettyjä tietoja toteutuneen mukaan. Samalla voi tarkastaa esimerkiksi matkaajat, kilometrit, tarjotut ateriat ja muut kulut. Matkalaskulle voi lisätä kuluja vastaavalla tavalla kuin matkapyynnölle (ohjeet kohdassa matkapyyntö). 20

21 Lopuksi matkalasku tallennetaan. Matkalaskun voi välitallentaa ja täydentää tietoja myöhemmin. Tällöin painetaan Matkustaja voi vielä muoka- tallenna lähettämättä painiketta. ta matkalaskua tämän jälkeen. Matka näkyy matkustajalla tilassa matkalasku välitallennettu. 21

22 Kun välitallennettua matkalaskun halutaan jatkaa, valitaan kyseinen rivi ja painetaan muuta matkaa painiketta. Kun matkalasku on valmis ja se halutaan lähettää eteenpäin tarkastajalle, painetaan tallenna ja lähetä hyväksyttäväksi painiketta. Matkustaja näkee tarkastajan, jolle matkalasku on lähdössä yhteenvetosivulla. Matkustajan tulee lähettää matkakuluihin liittyvät kuitit postissa tai viedä ne tarkastajalle. Jos tarkastaja lähettää matkalaskun matkustajalle takaisin muokattavaksi, saa siitä tiedon sähköpostiin. Lisäksi muutettava matkalasku löytyy keskitetyltä työlistalta, kuten edellä matkapyynnön kohdalla. 5.1 Luottokorttitapahtumien liittäminen matkalaskulle 22

23 First Card toimittaa luottokorttitapahtumat matkanhallintaan sitä mukaa, kun ne toimittajilta tulevat. Matkustaja voi poimia ne matkalaskulleen kuluiksi. Kun matkustaja tekee matkalaskun matkapyynnöstä, jossa on korttitapahtumia, niin matkustaja valitsee matkakulut-osiossa Näytä luottokorttitositteet, poimii ne luottokorttitositteet, jotka kuuluvat matkalaskulle ja valitsee Lisää kuluihin. Ne luottokorttikulut, joita ei kuulu laskuttaa matkalaskulla, esimerkiksi henkilökohtainen ostos, voi poistaa valitsemalla Poista. Kun luottokorttikulu on valittu matkalaskulle, voi kululajia vielä muuttaa. (Mitä tahansa luottokorttikuluja ei voi muuttaa miksi tahansa kululajiksi. Esimerkiksi luottokortti kulun AIR voi muuttaa vain matkalipuiksi, ei esimerkiksi kopiointikuluiksi.) 23

24 Luottokorttitositteiden poiminnan jälkeen edetään matkalaskun tekemisessä kuten normaalistikin. Matkustajan tulee lähettää paperikuitit asianumerotarkastajalle. 5.2 Liitteiden lisääminen matkalaskulle Matkustaja toimittaa matkalaskun liitteet asiatarkastajalle, joka liittää ne matkalaskuun (skannaamalla). Matkustaja voi myös itse lisätä liitteitä matkapyynnölle ja matkalaskulle. Kun matkapyyntö tai lasku on tallennettu palataan matkahallinnon päänäytölle, valitaan oikean matkapyynnön tai laskun rivi ja painetaan 24

25 liitteet -painiketta. Tämän jälkeen voi liitettävät dokumentit hakea omista kansioista. Valitse ensin browse, hae oikeat dokumentit ja paina sitten uploadpainiketta. Virheellisesti valitut dokumentit voidaan poistaa valitsemalla rivi ja sen jälkeen poista. 6 Oikeus oman auton käyttöön 6.1 Oman auton käyttöoikeus pyyntö Oman auton käyttöoikeutta anotaan matkahallinnan päänäytöllä olevalta erilliseltä välilehdeltä Oman auton käyttöoikeus. Valitaan uusi pyyntö painike. 25

26 Annetaan aikaväli, jolle oman auton käyttöoikeutta haetaan, arvioidaan ajettavat kilometrit ja lisätään lyhyt kuvaus, miksi tarvitaan oman auton käyttöoikeutta. Tallennetaan ja matkapyyntö lähtee hyväksyttäväksi henkilön oletusprojektin vastuuhenkilölle. 26

27 Hyväksyjä hyväksyy oman auton käyttöoikeuspyynnön samalla tavalla kuin muutkin matkapyynnöt keskitetyltä työlistalta. Hyväksyjä on matkustajan oletusprojektin (=wbs) vastuuhenkilö. 6.2 Oman auton käyttöoikeus matkalasku Kun kilometrit laskutetaan, valitaan oman auton käyttöoikeus välilehdeltä hyväksytty matkapyyntö ja sen jälkeen painetaan tee matkalasku painiketta. Korjataan matkalaskulla alkupäivämäärä, kohdepaikkakunta ja lyhyt selitysteksti. Yleisiin tietoihin merkitään vain alkupäivämäärä, koska matkustajalla ei voi olla useita samanaikaisia matkoja. Ajettujen kilometrien päivämääräväli lisätään kilometrikorvaukset kenttään. Kun yleiset tiedot on täytetty, lisätään kilometrit eri matkoista ja tallennetaan jokainen rivi erikseen. Tämän jälkeen siirrytään seuraavalle sivulle. 27

28 HUOM. Yhdellä ajankohdalla voi olla vain yksi matkalasku. Jos siis välillä tehdään työmatka, joka ei kuulu oman auton käyttöoikeuden piiriin (normaalin matkalaskun), pitää tehdä oman auton käyttöoikeus matkalaskut eri ajankohdalle. Päivämääräväli kenttään merkitään aika, jolta kilometrejä veloitetaan. Kulujen kohdistusta voi muuttaa koko matkalaskulle, jos ajetut kilometrit korvaa jokin muu projekti kuin oletusprojekti. Tämän jälkeen siirrytään seuraavalle sivulle. 28

29 Tallenna ja matkalasku lähtee tarkastajalle. Matkalasku tarkastetaan ja hyväksytään kuten muutkin matkalaskut. 29

30 7 Area Online 7.1 Siirtyminen Area Online - palveluun SAPin matkahallinnan kautta pääsee suoraan Arean Pro Online palveluun tekemään matkavarauksia. Palvelu on erillinen matkatoimisto Arean palvelu, eivätkä tiedot varauksista siirry matkalaskulle tai pyynnölle. Palveluun pääsee SAPin matkahallinnon pääsivun kautta valitsemalla matkojen varaus -välilehden. Siellä painamalla kuvaketta Area Pro Online, siirtyy suoraan Arean järjestelmään ilman erillistä kirjautumista. Palvelu avautuu uuteen ikkunaan. Arean Pro Online palvelun kautta voi tehdä matkaan liittyviä lento, hotelli ja autovarauksia. Area Pro Hotel palvelun kautta voi varata kotimaan hotelleja. Area Pro Deskin kautta saa Helsingin yliopiston matkustustietoa. Kun ensimmäisen kerran käyttää Arean Pro Online järjestelmää, kannattaa käydä tarkastamassa oman profiilin tiedot ja päivittää se. Sinne kannattaa lisätä oma matkapuhelimen numero sekä esim. USAn matkoja varten tarvittavat tiedot. Näihin saa ohjeita yliopiston Arean palvelutiimistä numerosta tai sähköpostilla yliopisto@area.fi. 30

31 Oman Arean online matkustajaprofiilin päivittäminen Jos matkustajalla ei ole profiilia Area Pro Online palvelussa, Area Pro Online linkki ei näy matkustajalle. Matkojen varaus välilehdellä on tällöin vain Pro Hotel ja Pro Desk palvelut. Yliopiston työntekijöiden profiilitiedot päivitetään järjestelmään automaattisesti, jos henkilö ei ole kieltänyt omien tietojen siirtämistä. Ota tällöin yhteyttä kvestuuriin Satu Lerssiin 31