M2 MATKALASKUOHJE KANSALAISOPISTON TUNTIOPETTAJALLE

Transkriptio

1 M2 MATKALASKUOHJE KANSALAISOPISTON TUNTIOPETTAJALLE Matkalaskut maksetaan kerran viikossa suoraan matkustajan pankkitilille. Matka- ja kuluveloituksiin liittyvät tositteet liitetään sähköisinä liitteinä matkalaskulle. Suositellaan tehtäväksi mahdollisimman monta matkalaskua samalle laskulle. KIRJAUTUMINEN JÄRJESTELMÄÄN Käyttäjätunnus: (saat tunnuksen sähköpostiisi täytettyäsi ja lähetettyäsi M2- matkahallinta perustietolomakkeen osoitteeseen ) Yritystunnus: 1111 Salasana: Ensimmäisellä kirjautumisella painetaan Unohtuiko salasana? Sähköpostiin tulee linkki, josta päästään järjestelmään vaihtamaan salasana (8 merkkiä). Ensimmäisellä kirjautumiskerralla järjestelmä pyytää vaihtamaan salasanan.

2 JÄRJESTELMÄN ALOITUSNÄKYMÄ Päänäkymässä näkyy keskeneräiset matkasuunnitelmat (ei käytössä) ja keskeneräiset matkalaskut. Tästä näkymästä voi lähteä suoraan tekemään matkalaskua Uusi matkalasku painikkeella tai uusi ajopäiväkirja/kilometriveloitus valitsemalla Uusi kilometriveloitus. KALENTERINÄYTTÖ Kun valitaan ylävalikosta Matkalaskut avautuu kalenterinäyttö, jota kautta voidaan tehdä uusia matkalaskuja, muokata vanhoja matkalaskuja, tulostaa matkalaskuja ja lähettää hyväksyttäväksi. Kalenterinäytössä näkyvät kaikki matkustajan matkalaskut. Matkalaskut näkyvät erivärisinä riippuen siitä missä tilassa matkalaskut ovat.

3 KILOMETRIVELOITUKSEN SYÖTTÄMINEN Valitse toiminto Uusi kilometriveloitus. Kulkuneuvo tulee oletuksena henkilön perustiedoista, tarvittaessa kulkuneuvo valitaan valintalistasta. Syötä ajon perustiedot: Päivä Ajetut kilometrit. Ajetut kilometrit voi jättää tyhjäksi, mikäli annetaan mittarilukema alussa ja lopussa, jolloin ohjelma laskee ajetut kilometrit. Painikkeen Näytä lisätiedot kautta pääset mm. vaihtamaan kulkuneuvotyyppiä ja tallentamaan halutessasi mittarilukemat. Mahdollisten lisähenkilöiden määrä ja kilometrit Selite (kyydissäsi matkustaneiden lisähenkilöiden nimet) Ajoreitti Mikäli kyseessä on ns. päiväraha-ajo, rastita Pvr ruutu, jolloin järjestelmä laskee kellonaikojen perusteella mahdollisen kotimaan päivärahan. Ateriakorvaus veloitetaan päiväkohtaisesti rastittamalla joko A1 (1 ateriakorvaus) tai A2 (2 ateriakorvausta). Mikäli hyödynnät reittirekisteriäsi, voit syöttää kenttään Ajoreitti/koodi käyttämäsi koodin ko. reitille tai valita reitin saman kentän oikeassa laidassa olevan pienen ikkunan kautta.

4 Kilometriveloitusten yhteenveto Painikkeen Ajopäiväkirja kautta pääset tarkastelemaan kaikkia kilometriveloituksiasi, on ne sitten syötetty matkalasku- tai kilometriveloituspuolella.

5

6 TULOSTAMINEN Lasku tulostetaan painamalla Tulosta painiketta ja valitsemalla kirjoitin, jolle lasku tulostetaan. Laskun voi tulostaa myös myöhemmin esim. Kalenterinäytöltä.

7 LASKUN LÄHETTÄMINEN ASIATARKASTETTAVAKSI/HYVÄKSKYTTÄVÄKSI Matkalasku ei ole valmis ennen kuin siihen on lisätty myös kaikki mahdolliset liitteet kuten esimerkiksi matkalippukuitti, pysäköintikuitti. Kun laskusi on valmis paina Lähetä hyväksyttäväksi painiketta; oletushyväksyjäsi näkyy laskun hyväksyjänä. Tai voit valita toisen hyväksyjän pudotusvalikosta. Hyväksyjälle menee sähköposti ja voit lisätä halutessasi kommenttisi Selite kohtaan