Projektien matkasuunnitelmien ja matkalaskujen tiliöintitietojen muuttaminen Travelissa

Transkriptio

1 Projektien matkasuunnitelmien ja matkalaskujen tiliöintitietojen muuttaminen Travelissa Katso yleisohjeet matkasuunnitelman ja matkalaskun tekemiseen Loorasta Travelin Matkustajan ohjeesta; Yhdellä laskulla voi laskuttaa vain yhden projektin matkakuluja, eli esimerkiksi eri projektien kilometrikuluja ei voi laskuttaa samalla matkalaskulla. I. Virka-/Virantoimitusmatkan matkasuunnitelma ja -lasku (ei kululasku) 1. Kun olet syöttänyt matkasuunnitelmaan/matkalaskuun kaikki tarvittavat matkan tiedot ja kulut, tarkista ja tarvittaessa muuta matkan oletustiliöinnit. Avaa harmaasta +-merkistä rivi Matkat, ja valitse painike Muuta matkan oletustiliöintejä. 1

2 2. Avautuu ikkuna Oletustiliöinnit. Oletuksena on kustannuspaikka, johon sinut on organisaatiossa kiinnitetty. Tiedot tulee vaihtaa projektin tiliöintitiedoiksi. Muutettaessa matkasuunnitelmaa matkalaskuksi tiliöinnit ovat suunnitelman mukaiset, joten kun vaihdat oikeat tiliöinnit jo matkasuunnitelmaan, helpottaa se myös matkalaskun tekoa. Tarkista kuitenkin aina, että myös matkalaskun tiliöinneissä on projektin kustannuspaikka ja matkakulujen PRR-osa. Tiedot muutetaan valitsemalla Päivitetään kaikki matkaan liittyvät tiliöinnit (kulut, km ja päivärahat). Klikkaa sen jälkeen painiketta Muuta rivin tietoja (paina kynän kuvasta). 3. Seuraavaksi pääset muuttamaan tiliöinnit. Valitse listalta projektin kustannuspaikka ja hae hakutoiminnolla projektin matkakulujen PRR-osa (painamalla suurennuslasin kuvaa). Jos PRR-osan tallentamisessa ilmenee ongelmia, katso lisätietoa tämän ohjeen sivulta 7. Kun tiedot on muutettu, klikkaa painiketta Tallenna tiliöinnin rivi (vihreä ruksi). Klikkaa Päivitä-painiketta, jolloin ikkuna sulkeutuu. 2

3 4. Ennen matkasuunnitelman/matkalaskun lähettämistä hyväksyntään, tarkista vielä esikatselusta, että jokaisen kulurivin tiliöinnit ovat oikein. Klikkaa Esikatselupainiketta, ja tarkista tiliöinnit avautuvalta tositteelta kohdasta Erittelyt. 3

4 II. Kululasku Kululaskulla kaikkia tiliöintejä kuluihin ei voi päivittää samalla tavalla kerralla, kuin virka-/virantoimitusmatkan matkasuunnitelmassa ja -laskussa ( Päivitetään kaikki matkaan liittyvät tiliöinnit -kohtaa ei ole kululaskulla). Itse tiliöintien tekninen päivitys tapahtuu kuitenkin vastaavalla tavalla. 1. Ennen kuin tallennat kululaskulle kuluja tai kilometrejä, muuta laskun tiliöintitiedot Perustiedot-rivin Muuta oletustiliöintejä -kuvakkeesta. 2. Avautuu ikkuna Oletustiliöinnit. Oletuksena on kustannuspaikka, johon sinut on organisaatiossa kiinnitetty. Tiedot tulee vaihtaa projektin tiliöintitiedoiksi. Klikkaa painiketta Muuta rivin tietoja (paina kynän kuvasta). 4

5 3. Seuraavaksi pääset muuttamaan tiliöinnit. Valitse listalta projektin kustannuspaikka ja hae hakutoiminnolla projektin matkakulujen PRR-osa (painamalla suurennuslasin kuvaa). Jos PRR-osan tallentamisessa ilmenee ongelmia, katso lisätietoa tämän ohjeen luvusta sivulta 7. Kun tiedot on muutettu, klikkaa painiketta Tallenna tiliöinnin rivi (vihreä ruksi). Klikkaa Päivitä-painiketta, jolloin ikkuna sulkeutuu. 4. Lisätessäsi laskulle tämän jälkeen kuluja ja kilometrejä, tiliöinnit tulevat kuluriveille oikein laskun oletustiliöinneistä. Mikäli kuitenkin sinun tarvitsee vaihtaa tiliöintejä rivikohtaisesti, voit tehdä sen ko. rivin painikkeesta Muuta kilometrikorvausten tiliöintejä/muuta kulun tiliöintejä. 5

6 5. Ennen kululaskun lähettämistä hyväksyntään, tarkista vielä esikatselusta, että jokaisen kulurivin tiliöinnit ovat oikein. Klikkaa Esikatselu-painiketta, ja tarkista tiliöinnit avautuvalta tositteelta kohdasta Erittelyt. 6

7 III. Huomioithan seuraavat asiat tallentaessasi PRR-osaa Traveliin: - Varmistathan, että tiliöintiin tallentamasi PRR-osa on ko. projektin matkakulujen PRR-osa. Jos käytössäsi on vajaa tai vääränmuotoinen PRR-osa, Travel ei hyväksy tunnistetta, vaan ilmoittaa, ettei kyseistä PRR-osaa ole olemassa. Ota tässä tapauksessa yhteys projektipäällikköön, ja tarkista häneltä oikea PRR-osa. - Matkojen tiliöinnissä ei koskaan käytetä EP-alkuista PRR-osaa, kuten palkoissa, vaan matkakulujen PRR-osa on aina H1340/E1340-alkuinen. - Mikäli sinulla on käytössä oikea projektin matkakulujen PRR-osa, mutta PRR-osaa ei silti löydy Travelista, ota yhteys projektipäällikköön. Projektin PRR-osaa ei ole tässä tapauksessa todennäköisesti tallennettu Traveliin, joten taloussihteerin tulee ilmoittaa PRR-osa Travelin pääkäyttäjälle. 7