MUSTALINJA II KÄYTTÖOHJE MUSTALINJA.FI

Transkriptio

1 MUSTALINJA II KÄYTTÖOHJE

2 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. PUHELIMEN PERUSNÄYTTÖ JA KUVAKKEIDEN MERKITYKSET SISÄÄNKIRJAUTUMINEN ASETUKSET ULOSPÄIN NÄKYVÄN NUMERON VALINTA ASETUKSET JONOJEN HALLINTA, JONOIHIN LIITTYMINEN/POISTUMINEN & JONOSSA OLEVIEN VAPAA- LÄSNÄOLOTILASSA OLEVIEN KÄYTTÄJIEN MÄÄRÄ SOITTAMINEN: PUHELUN SOITTAMINEN JA YHDISTÄMINEN LÄSNÄOLOTILAN VALINTA... 11

3 3 1. PUHELIMEN PERUSNÄYTTÖ JA KUVAKKEIDEN MERKITYKSET Kuva 1. Perusnäytön valikoiden ja kuvakkeiden selitteet. Asetukset -valikko. Täältä valitaan esimerkiksi ulospäin näkyvä numero sekä ne jonot, joissa käyttäjä on mukana. Yrityksen puheluliikenteen raportiikka. Valittu läsnäolotila-valinta näkyy tästä. Lisäksi tästä päästään vaihtamaan läsnäolotilasta toiseen. Tästä valikosta näet jonoittain joko koko yrityksen puhelinliikenteen tai kaikki käsittelemättömät puhelut jonoittain. Omat -valikko näyttää vain käyttäjän puhelut. Vihreä ympyrä merkitsee sitä, että puheluun on vastattu. X-merkki tarkoittaa ohisoittoa. Ohisoitettu puhelu on käsitelty, sillä soittaja on tavoittanut henkilön Check-merkki tarkoittaa käsiteltyä puhelua. Puhelu on käsitelty, mikäli esim. soittaja on soittanut useita puhelua yrityksen kutsunumeroon Tällöin soittamalla takaisin Mustalinjan kautta, Punainen ympyrä merkitsee sitä, että puheluun ei ole vastattu eikä sitä ole ehditty käsitelemään. Soittaminen Mustalinja-sovelluksella tapahtuu tämän kuvakkeen kautta. Sieltä voit myös tarkastaa yrityksen muiden käyttäjien läsnäolotilat.

4 4 2. SISÄÄNKIRJAUTUMINEN Mustalinja-sovellus pyytää kirjautumaan sisälle mm. seuraavissa tapauksissa: -kun avaat Mustalinja-sovelluksen ensimmäistä kertaa latauksen jälkeen -mikäli olet kirjautunut sovelluksesta ulos edellisen käyttökerran päätteeksi -uuden puhelimen tai mobiililaitteen käyttöönoton yhteydessä Sisäänkirjautuminen tapahtuu omalla puhelinnumerolla, et tarvitse muita tunnuksia tai salasanoja. Kuva 2. PIN-koodin pyytäminen. Kuva 3. PIN-koodin syöttäminen.

5 5 Sisäänkirjautuminen: 1. Syötä puhelinnumerosi sille annettuun kenttään ja paina nappia Lähetä minulle pinkoodi 2. Odota, että saat pin-koodin tekstiviestinä puhelimeesi. Syötä viestissä oleva kuusinumeroinen pin-koodi sille annettuun kenttään. 3. Paina lopuksi Valmis Ongelmatilanteissa ota yhteyttä asiakaspalveluumme. Asiakaspalvelumme on avoinna arkisin klo , p tai 3. ASETUKSET ULOSPÄIN NÄKYVÄN NUMERON VALINTA Tästä ohjeesta lisätietoja Asetukset-valikosta sekä aiheista: a) Ulospäin näkyvän numeron valinta (gsm- vai yritysnumero) b) Ulospäin näkyvän yritysnumeron valinta c) Mustalinja-sovelluksen lisätiedot, esimerkiksi versionumero Asetukset -valikko löytyy Puheluloki-näkymän vasemmasta yläkulmasta, hammasrataskuvaketta painamalla. Avautuvassa näkymässä on neljä (4) kohtaa; numerotyyppi, yritysnumero, jonojen hallinta ja tietoja. Lisäksi näkymän alareunassa on Kirjaudu ulos -valikko.

6 6 Kuva 4. Asetukset. Asetuksia voi tarkastella tai muuttaa napauttamalla oikeaa kohtaa Asetukset -valikossa. a)numerotyyppi / ulospäin näkyvän numeron valinta (gsm- vai yritysnumero) Tämä valinta määrittää, näkyykö Mustalinja-sovelluksen kautta ulospäin soittaessa gsm-numero vai yritysnumero. Ulospäin näkyvä numero valitaan: - paina Numerotyyppi -kohtaa asetuksissa - valitse joko gsm-numero tai yritysnumero. b) Yritysnumero / Ulospäin näkyvän yritysnumeron valinta Yritysnumero-valikossa määritetään, mikä yritysnumero näkyy ulospäin Mustalinjasovelluksen kautta soitettaessa.

7 7 Ulospäin näkyvä yritysnumero valitaan: - paina Yritysnumero -kohtaa asetuksissa - valitaan haluttu yritysnumero avautuvasta valikosta painamalla sitä. Esimerkiksi: Valikkoon avautuu huolto, myynti ja asiakaspalvelu. Käyttäjä on asiakaspalvelun jonossa jolloin ulospäin soitettaessa käytetään asiakaspalvelun numeroa. Käyttäjä painaa asiakaspalvelu -kohtaa, jolloin ulospäin näkyvä yritysnumero on valittu. Huom! Tämä valinta tulee tehdä aina ennen puhelun aloittamista c) Tietoja -valikosta näet lisätietoja Mustalinja-sovelluksesta, esimerkiksi tiedon mikä versio Mustalinja-sovelluksesta on käytössä kyseisessä mobiililaitteissa. 4. ASETUKSET JONOJEN HALLINTA, JONOIHIN LIITTYMINEN/POISTUMINEN & JONOSSA OLEVIEN VAPAA-LÄSNÄOLOTILASSA OLEVIEN KÄYTTÄJIEN MÄÄRÄ Jonojen hallinta -valikossa voi Mustalinja-käyttäjä liittyä tai poistua yrityksen puhelujonoista. Jonoon liittyminen Puhelujonoon voi liittyä jonon nimen kohdalla olevalla, oikeassa reunassa sijaitsevalla valitsimella. Jonossa mukana: valitsimen osoitin oikealla ja sen väri vihreä Jonosta pois: valitsimen osoitin vasemmalla ja sen väri harmaa Yrityksen puhelujonot Jonojen hallinta -valikossa on listattu kaikki yrityksen puhelujonot, esimerkiksi myynti, huolto ja asiakaspalvelu. Mikäli jonon nimen perässä lukee sana Ylivuoto, siirtyy saapuva puhelu ko. jonoon vain, mikäli ensisijaisessa jonossa olevat käyttäjät eivät ehdi vastaamaan puheluun. Esimerkiksi asiakas soittaa yrityksen Myynti-numeroon, jolloin puhelu soi Myyntijonossa. Jos Myynti-jonossa mukana olevat käyttäjät eivät ehdi vastaamaan, siirtyy puhelu soimaan ennalta määritetyn ajan jälkeen Myynti Ylivuoto -jonoon. Mikäli puheluun ei ehditä lainkaan vastaamaan, saa soittaja takaisinsoitto-tiedotteen ja puhelu näkyy punaisella merkittynä Mustalinja-puhelulokeissa. Puhelujonoissa Vapaana-läsnäolotilassa olevien käyttäjien määrä Jonojen hallinta -valikon vasemmassa reunassa lukee jonon nimi, esimerkiksi Huolto. Puhelujonon nimen on nähtävissä reaaliajassa ko. puhelujonossa olevien käyttäjien lukumäärä. Jos yrityksessä on 20 Mustalinja-käyttäjää, joista 4 on vapaaläsnäolotilassa ja mukana Myynti-jonossa, rivillä näkyy: Myynti 4/20.

8 8 Mustalinja-mobiilivaihteeseen määritellään ennen käyttöönottoa kaikille käyttäjille mm. seuraavat asiat: -missä yrityksen numerossa puhelu ensimmäisenä soi -kuinka kauan saapuva puhelu soi ennen kuin soittaja saa takaisinsoitto-tiedotteen tai puhelu siirtyy seuraavaan jonoon -yrityksen aukioloajan mukaan määritetyt puheluohjaukset Mikäli haluat muuttaa näitä asetuksia, niin olethan yhteydessä joko yrityksesi yhteyshenkilöön tai Mustalinja-asiakaspalveluun

9 9 5. SOITTAMINEN: PUHELUN SOITTAMINEN JA YHDISTÄMINEN Mustalinja-sovellus avautuu puheluloki-näyttöön, joka on sovelluksen perusnäyttö. Puheluloki -näytössä on nähtävissä käyttäjän läsnäolotila (yläreuna) sekä Mustalinjapuheluloki. Mustalinja-puhelulokiin käyttäjä voi eritellä näkyviin joko yrityksen puhelut, vain käsittelemättömät puhelut tai ainoastaan omat puhelut. Näytön alareunassa olevan painikkeen kautta avataan valikko puhelun soittamista varten, lisäksi valikosta pääsee näkemään oman organisaation läsnäolotila-valinnat. Kuva 5. Perusnäyttö. Kuva 6. Kontaktien / näppäimien valinta. Kuva 7. Näppäimet. Puhelun soittaminen Mustalinja-sovelluksella - avaa Mustalinja-sovellus puheluloki- eli perusnäyttöön - paina pyöreää, näppäin-kuvaketta näytön alareunassa - avautuvan näkymän yläreunassa on a) Kontaktit- ja b) Näppäimet-valikko

10 10 a) Kontaktit -valikossa: Voi hakea yhteystietoa hakutoiminnolla tai käyttää Jaettuja tai Osoitekirjassa olevia, tallennettuja kontakteja. Jaetut kontaktit ovat yrityksen Mustalinja-käyttäjiä. Lisäksi tässä valikossa on nähtävillä muiden käyttäjien reaaliaikainen läsnäolotila. Osoitekirjan yhteystiedot ovat käyttäjän mobiililaitteen osoitekirjaan/sim-kortille tallennettuja yhteystietoja. Puhelu aloitetaan Kontaktit-valikossa: 1.Klikkaa joko Mustalinja-käyttäjää (Jaetut) tai yhteystietoa (Osoitekirja). 2.Näytön alareunaan avautuu valikko, josta valitaan soittotapa. Soittotavaksi valitaan joko gsm-numero tai yritysnumero. Lisäksi valikosta voi lähettää tekstiviestin. 3.Klikkaa haluttua soittotapaa. Mustalinja kysyy vielä vahvistuksen, jonka jälkeen puhelu alkaa. b) Näppäimet -valikossa: Näppäimet -valikossa puhelu tehdään vastaavalla tavalla kuin puhelimen omalla puhelin-sovelluksella. Näppäin -valikkoon näppäillään haluttu puhelinnumero, jonka jälkeen painetaan alareunan vihreää luuri-kuvaketta. Puhelun yhdistäminen Mustalinja-sovelluksessa yhdistetään puhelu avaamalla Mustalinja-sovellus puhelun aikana. Mustalinja-sovellus avataan seuraavasti: 1. paina mobiililaitteen koti-näppäintä (yleensä sijoitettu puhelimen alareunaan keskelle) 2. siirry puhelimen sovellus-valikkoon 3. Paina Mustalinja-sovelluksen kuvaketta, jolloin sovellus aukeaa 4. Mustalinja-sovellus aukeaa joko a) suoraan Yhdistä-näkymään puhelun ollessa käynnissä (näkymän yläreunassa on Siirto-painike) tai b) Mustalinja-sovellus avautuu viimeisimpään avoinna olleeseen näkymään. Esimerkiksi: jos avautuu kontaktit-näkymä, poistu ensin rastia painamalla. Sovellus siirtyy perusnäyttöön, jolloin näet Yhdistä-näkymän sekä Siirto-painikkeen. Siirto-painiketta klikkaamalla voit yhdistää puhelun valitsemalla yhteystiedon joko jaetuista (yrityksen Mustalinjakäyttäjät) tai osoitekirjasta.

11 11 6. LÄSNÄOLOTILAN VALINTA Kuva 8. Läsnäolotilan valinta. Mustalinja-mobiilivaihteessa on olennaista, että käyttäjällä on valittuna tilanteen mukainen läsnäolotila, sillä puhelut ohjautuvat läsnäolotilojen perusteella käyttäjille. Käyttäjän läsnäolotila näkyy Mustalinja-sovelluksen puheluloki- eli perusnäytön yläreunassa. Läsnäolotilaa kuvaa pyöreä kuvake sekä teksti, esim. vihreä kuvake ja teksti: VAPAA. Valittua läsnäolotilaa voi muuttaa läsnäolotilan kuvaketta napauttamalla. Tällöin avautuu valikko, josta käyttäjä voi valita tilanteeseen sopivan läsnäolotilan. Oma tila -kohtaan käyttäjä voi kirjoittaa vapaamuotoisen tilapäivityksen.

12 12 Läsnäolotilalle voi asettaa valmiiksi sen keston. Keston voi valita joko valmiiksi annetuista vaihtoehdoista tai määrittää sen vapaasti valikkoa rullaamalla (päivä ja kellonaika). Mustalinja-mobiilivaihteeseen määritellään ennen käyttöönottoa kaikille käyttäjille, kuinka puhelut ohjautuvat, mikäli käyttäjä valitsee läsnäolotilaksi Lomalla. Mikäli haluat tarkistaa tai muuttaa näitä asetuksia, niin olethan yhteydessä joko yrityksesi yhteyshenkilöön tai Mustalinja-asiakaspalveluun MUSTALINJA ASIAKASPALVELU arkisin klo p