M2-MATKALASKUN KÄYTTÖOHJEET KOULUTUSMATKALLE

Transkriptio

1 M2-MATKALASKUN KÄYTTÖOHJEET KOULUTUSMATKALLE KIRJAUTUMINEN 1. KERRALLA Yleinen käyttäjätunnus: kertamatkustaja Yleinen salasana: 12345M2 Yritystunnus: OAJ MATKALASKU Täytä henkilötiedot Täytä kurssitiedot valitse koulutusmatka Täytä matkatiedot Lähetä käsiteltäväksi Pyydä henkilökohtaista käyttäjätunnusta (jos teet matkalaskuja useammin kuin kerran) HYVÄKSYNTÄKETJU Kurssisihteerin asiatarkastus Talousosaston hyväksyntä ja maksatus Henkilökohtainen käyttäjätunnus aktivoidaan ja salasana lähetetään kurssilaisen sähköpostiin Kurssilainen voi seurata matkalaskujensa tilaa

2 2 KIRJAUTUMINEN 1. KERRALLA (= KERTAMATKUSTAJANA) Mene osoitteeseen Yleinen käyttäjätunnus: kertamatkustaja Yleinen salasana: 12345M2 Yritystunnus: OAJ Näytölle avautuu Kertamatkustajan tiedot ikkuna. Yleistä kertamatkustajatoiminnosta Kertamatkustajatoimintoa käytetään silloin, kun henkilöllä on tarve veloittaa järjestöltä matka- tai muita kuluja. Kertamatkustajat voivat tehdä järjestelmässä oletusarvoisesti yhden matkalaskun kerrallaan ja lähettää sen hyväksyttäväksi. Käyttäjätunnus (kertamatkustaja) ja salasana (12345M2) ovat oletuksena kaikille kertamatkustajille samat. Kertamatkustaja kirjautuu järjestelmään yleisellä tunnuksella, jonka jälkeen hän tallentaa henkilötietonsa, syöttää matkalaskun tiedot sekä lähettää sen hyväksyttäväksi. Tämän jälkeen kertamatkustaja ei enää voi käsitellä laskua ja seuraavan kerran sisään kirjautuessaan hän aloittaa jälleen henkilötietojen syötöllä, täyttää uuden laskun tiedot ja lähettää sen hyväksyttäväksi. Kertamatkustajan on tehtävä lasku kerralla loppuun asti. Jos laskun teko syystä tai toisesta keskeytyy, kertamatkustaja ei voi korjata eikä poistaa keskeneräistä laskua ei voi tehdä uutta laskua samalle päivämäärälle Jos lasku jää kesken, ota yhteys kurssisihteeriin! Lähetettyään matkalaskunsa hyväksyttäväksi kertamatkustaja voi pyytää järjestelmää luomaan henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen (lisätietoa viimeisellä sivulla). HENKILÖTIEDOT Kirjoita henkilötietosi huolellisesti. Etu- ja sukunimi täytyy kirjoittaa isoilla alkukirjaimilla Ilmoita sellainen sähköpostiosoite, joka on vain henkilökohtaisessa käytössäsi ja joka ei tiettävästi tule vaihtumaan. Tästä sähköpostiosoitteesta tulee henkilökohtainen käyttäjätunnuksesi sen jälkeen, kun olet rekisteröitynyt M2-käyttäjäksi. Pankkitilin numero kirjoitetaan mieluiten IBAN-muodossa ilman välilyöntejä (esim. FI20xxxxxxxxxxxxxx). Tarkista, että henkilötietosi ja tilinumerosi ovat varmasti oikein kirjoitettu, ennen kuin klikkaat Tallenna Näytölle avautuu Matkalaskut ja suunnitelmat ikkuna. Voit aloittaa varsinaisen matkalaskun tekemisen MATKALASKU Täytä Matkakohde (= koulutuspaikkakunta) Matkatyyppi: Koulutusmatka Maksutapa automaattisesti Pankki, Pankkitili automaattisesti sama kuin etusivulle tallentamasi pankkitili. Ilmaisia aterioita on koulutusmatkoilla aina nolla, älä muuta näitä tietoja. Selite: Koulutustilaisuuden nimi ja päivämäärä. Voit kirjoittaa siihen myös muita tietoja, esim. perusteluja oman auton tai taksin käytölle. MATKAN TIEDOT Lähtöaika-sarakkeeseen päivämäärä ja kellonaika, kun lähdit kotoa Paluuaika-sarakkeeseen päivämäärä ja kellonaika, kun saavuit koulutuspaikalle

3 3 Selite: kirjoita Menomatka sekä mistä minne olet matkustanut (esim. Jyväskylä-Helsinki) Jatka Lisää >matka Lähtöaika-sarakkeeseen päivämäärä ja kellonaika, kun kotimatkasi alkoi Paluuaika-sarakkeeseen päivämäärä ja kellonaika, kun saavuit kotiin Selite: Kirjoita Paluumatka sekä mistä minne olet matkustanut (esim. Helsinki-Jyväskylä) Tallenna. Järjestelmä laskee maksettavan päivärahan määrän. OAJ:n koulutustilaisuuksissa päivärahaan oikeuttavaksi ajaksi lasketaan vain matkustukseen käytetty aika. Yli 6 tunnin matkustus oikeuttaa osapäivärahaan ja yli 10 tunnin matkustus kokopäivärahaan. Laskua ei voi tehdä etukäteen, vaan vasta tilaisuutta seuraavasta päivästä alkaen. ITSE MAKSETUT KULUT Jos olet maksanut itse matkakuluja, valitse Lisää >Kulu. Älä lisää OAJ:n laskuun tilattuja matkalippuja Kulun tiedot Täytä kulun tiedot: päivämäärä, kululaji (esim. bussilippu) ja summa. Summan täytyy täsmätä kuitin loppusumman kanssa. Maksuväline on oletuksena käteinen, valuutta euro ja kurssin kohdalla numero 1. Älä muuta näitä tietoja! Kirjoita selitteeseen, mikä ko. kulu on ollut. Matkalippujen ja taksien osalta kirjoita matkareitti ja taksissa mukana matkustaneiden henkilöiden nimet. Perustelu taksin käytölle pakollinen Tallenna Tositteet Matkalaskuun on liitettävä alkuperäiset kuitit taksi- ja parkkikuluista sekä itse maksetuista lentolipuista. Älä lähetä kuitteja OAJ:n laskuun tilatuista matkalipuista! Sähköinen kuitti (suositeltavin tapa) Skannaa tai valokuvaa kuitit (kaikki samalle arkille, jos mahdollista) ja talleta koneellesi. Tee se ennen kuin aloitat laskun teon, ettet joudu keskeyttämään laskun tekemistä kuvauksen ajaksi! Liitä tosite klemmarin kuvasta avautuu uusi ikkuna. Selaa ja valitse skannaamasi tiedosto. Avaa liitä tiedosto sulje ikkuna. Säästä alkuperäiset kuitit siihen asti, kunnes matkalasku on hyväksytty ja maksettu. Paperikuitti (jos et voi skannata/kuvata) Lähetä kuitit OAJ:lle palautuskuoressa. Kuittien mukana on oltava tieto, kenen kuitit ovat ja mihin matkalaskuun ne liittyvät. Tulosta sitä varten matkalaskun viivakoodillinen etusivu. Kts. Laskun tiliöinti ja lähettäminen käsiteltäväksi, 5. kohta. Jos ei ole tulostinta, kirjoita tarvittavat tiedot erilliselle paperille (nimi, henkilötunnus, mihin tilaisuuteen kuitit liittyvät). Jos kuitit lähetetään ilman tunnistetietoja, niitä ei osata yhdistää oikeaan laskuun. Laskua ei makseta, ennen kuin vaaditut kuitit ovat saapuneet. KILOMETRIKORVAUKSET Jos olet matkustanut omalla autolla, valitse Lisää >Km-korvaus Ajotiedot Täytä ajotiedot: päivämäärä, kulkuneuvo (oma auto), ajetut kilometrit.

4 4 Perustelu oman auton käytölle on pakollinen Ohjelma hyväksyy vain täysiä kilometrejä, pyöristä tarvittaessa. Ajoreitti/Koodi: kirjoita tarkat lähtö- ja kurssipaikan katuosoitteet (pelkät paikkakunnat eivät riitä) Jos kyydissäsi on ollut muita matkakorvaukseen oikeutettuja, lisää lisähenkilöiden määrä sekä lisähenkilöiden kilometrit. Kirjoita Selite-kenttään lisämatkustajien nimet. Huom. Lisämatkustajien kilometrimäärä ei saa ylittää sinun kilometrimäärääsi. Jos lisämatkustajia on ollut useampi kuin yksi ja kilometrimäärä ylittyy, tee seuraavasti: Laske lisämatkustajien kilometrit yhteen ja jaa summa lisämatkustajien lukumäärällä. Esimerkki: Ajomatka on 45 km ja sinulla on ollut kaksi lisämatkustajaa. Lisämatkustaja1 on ollut kyydissä 45 km ja Lisämatkustaja2 on ollut kyydissä 32 km. Laske = 77 77/2 = 38,5. Laita lisämatkustajien määräksi 2 ja lisähenkilöiden kilometreiksi 38,5 (= pyöristys 39 km). Ohjelma hakee koulutustilaisuudelle oikean kustannuspaikan, älä yritä muuttaa sitä! Palaa Lähetä käsiteltäväksi avautuu uusi ikkuna. Tässä vaiheessa voit tulostaa laskun etusivun kuittien liitteeksi. Valitse kurssisihteeri alasvetovalikosta Lähetä HENKILÖKOHTAINEN KÄYTTÄJÄTUNNUS Kun lähetät kertamatkustajana laskua hyväksyttäväksi, aukeaa näytölle ikkuna, jossa voit tilata henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen. Tallenna MATKALASKUN TARKASTAMINEN Tarkista, että kaikki tiedot ovat laskulla oikein. Tee tarvittavat muutokset tässä vaiheessa. LASKUN TILIÖINTI JA LÄHETTÄMINEN KÄSITELTÄVÄKSI Jokainen matkalasku kohdistetaan kurssikohtaisesti oikealle kustannuspaikalle. Matkustajan tulee itse valita luettelosta oikea koulutustilaisuus. Tiliöinnit Muokkaa valitse ensimmäisestä alasvetovalikosta oikea koulutustilaisuus ja Tallenna Sivun yläreunaan tulee teksti Lasku on lähetetty hyväksyttäväksi. Henkilökohtaisen käyttäjätunnuksenasi toimii se sähköpostiosoite, jonka olet syöttänyt perustietoihisi. Matkalaskun hyväksymisen jälkeen järjestelmä lähettää matkustajan sähköpostiin henkilökohtaisen salasanalinkin ja viestin: Antamasi sähköpostiosoite on nyt rekisteröity M2-käyttäjätunnukseksi. Ohessa on siihen liitetty aloitussalasana, jolla pääset kirjautumaan järjestelmään. Salasana pyydetään vaihtamaan heti ensimmäisen sisäänkirjauksen jälkeen. Säilytä vaihdettu salasanasi huolellisesti, se on henkilökohtainen. Miksi henkilökohtainen käyttäjätunnus kannattaa pyytää?

5 5 Perustietoja ei tarvitse syöttää enää uudelleen, mutta ne kuitenkin näytetään jokaisella sisäänkirjautumiskerralla tarkastusta/päivitystä varten. Tilinumeron voi päivittää Asetukset käyttäjän asetukset Tilinumero. Huom. Henkilötieto-sivu pitää tallentaa, ennen kuin pääsee Asetuksetkohtaan. Voit katsella aiemmin tekemiäsi laskuja ja tarkistaa niiden tilan (onko käsitelty, maksettu jne.) Voit muokata tekemääsi laskua, jollei sitä ole vielä käsitelty Voit kopioida vanhan laskun uuden pohjaksi Laskujen tekeminen ja käsitteleminen nopeutuu ja helpottuu Unohtunut salasana Uuden salasanan voi tilata sisäänkirjautumisnäytöltä: anna käyttäjätunnus: -osoite jätä salasanakenttä tyhjäksi yritystunnus: OAJ klikkaa Unohtuiko salasana Uusi salasanalinkki tulee sähköpostiin. LISÄTIETOA SAAT KURSSISIHTEEREILTÄ,