SISÄLLYSLUETTELO KOULUTUSMATERIAALI HUOLTO-OSIOON ILMOITUSOSIOON ASUKASHALLINTAAN KULUTUSSEURANTAAN 1. SISÄÄNKIRJAUTUMINEN 2. KOHDETIETOJEN KÄYTTÖ

Transkriptio

1 KOULUTUSMATERIAALI HUOLTO-OSIOON ILMOITUSOSIOON ASUKASHALLINTAAN KULUTUSSEURANTAAN SISÄLLYSLUETTELO 1. SISÄÄNKIRJAUTUMINEN 2. KOHDETIETOJEN KÄYTTÖ 3. TEKEMÄTTÖMIEN TÖIDEN TYÖLISTA JA KUITTAUS 4. KÄYTTÖPÄIVÄKIRJA 5. ILMOITUS-OSION KÄYTTÖ 6. ASUKASHALLINTA 7. KULUTUSSEURANTA JA LUKEMIEN SYÖTTÖ

2 1. SISÄÄNKIRJAUTUMINEN -Kirjoita osoitteeksi -Kirjoita oma käyttäjätunnuksesi ja salasanasi ja klikkaa Kirjaudu Aukeaa seuraavanlainen näkymä. Tästä näkymästä voit alkaa käsitellä tietoja. Yläosassa on eri välilehtiä, joita klikkaamalla ne avaavat uuden sivun, kaikissa sivuissa on erilainen vasemmanpuoleinen valikko. 2. KOHDETIETOJEN KÄYTTÖ Klikkaamalla kohdetiedot linkkiä aukeaa erillinen ikkuna, jonka sisällä on eri kohteiden kaikki tiedot. Valitse haluamasi kiinteistö alasvetovalikosta. Valittuasi kiinteistön näkymäksi tulee kiinteistön perustiedot. -voit tarkentaa katseluasi kiinteistötiedoista välilehdistä, esim. Tekniset tiedot Vasemmalla puolella olevista linkeistä voit katsella kohteen eri tietoja.

3 -Huoltotyölista aukeaa klikkaamalla työlista 3. TEKEMÄTTÖMIEN TÖIDEN TYÖLISTA JA KUITTAUS Työlistassa aukeaa avaushetken työt. Jos työlistassa ei ole töitä niin: -kohteen huoltokalenteria ei ole vielä otettu käyttöön, eli ei ensimmäistäkään kuittausta tehty, kuitattavat kuluvan kuukauden tehtävät ovat näkyvissä vain alkukuukaudesta, jonka jälkeen järjestelmä olettaa, ettei huoltokirjaa oteta käyttöön vielä tämän kuun aikana, tämän näkee Huoltokalenterista. -kyseiselle viikolle tai päivälle ei ole tehtäviä, eikä myöskään ole myöhässä olevia. Tehtävien kuittaus tapahtuu valitsemalla hiiren osoittimella valkoinen neliö tehtävän edessä ja klikkaamalla sen päällä, tällöin ruutuun pitäisi ilmestyä v väkänen, -nyt olet valinnut tehtävän, jonka olet suorittanut kiinteistön työtehtävistä. Kuittaamisen jatko tapahtuu seuraavasti, kun olet valinnut kaikki kuitattavat kohteet klikkaat yläosassa olevaa v väkästä, jolloin lähdet kuittaustoimintoon, tämä aukaisee ponnahdusikkunan, jos Teillä on ponnahdusikkunan esto päällä kyseinen ikkuna ei pääse aukeamaan, ettekä voi kuitata tehtäviä, sallikaa tämän sivuston ponnahdusikkunat. Ponnahdusikkunassa voidaan vielä vaihtaa päivämäärää, koska toimenpide tehty, työnsuorittajaa sekä kirjoittaa huomautus JOS kuitattavassa kohteessa on jotain vikaa, ei siis kunnossa olevasta mitään huomautuksia. Ponnahdusikkunan alalaidassa on Kuittaa painike klikkaamalla siitä tehtävät kuittaantuvat tehdyiksi, tämän jälkeen voit poistua ponnahdusikkunasta klikkaamalla Sulje painiketta. Kuitattu kohde tulee näkyviin näin, vihreä pallo tehtävän edessä tarkoittaa, että kyseinen tehtävä on kuitattu suoritetuksi.

4 4. KÄYTTÖPÄIVÄKIRJA Klikkaa kohdesivun vasemman laidan Käyttöpäiväkirja linkkiä. Aukeavan näymän yläreunassa on linkki, lisää uusi käyttöpäiväkirjamerkintä Merkitse käyttöpäiväkirjamerkintäsi Kuvaus kenttään. Valitse Toimenpideluokka alasvetovalikosta, huoneisto ja järjestelmä mihin kohdistuu nuolesta klikkaamalla ja valitsemalla ponnahdusikkunasta. Tallenna kohde klikkaamalla disketin kuvaa. Kohde näkyy tallennuksen jälkeen seuraavanlaisena.

5 5. ILMOITUS-OSION KÄYTTÖ Ilmoituksen lisäämisen voi tehdä muutamalla tavalla: -Yksi tapa on mennä kohdetietojen ilmoitusosion sisään ja klikata lisää uusi painiketta. Lisää uusi ilmoitus klikkaamalla kuvakkeesta Klikkaa päästäksesi tähän sivulle -Toinen tapa on käyttää aloitussivun hakukenttää, hakea kiinteistö ja klikata kiinteistön edessä olevaa ilmoitussymbolia. Kirjoita hakusanaksi kiinteistön tai asukkaan nimi. Klikkaa kohteen edessä olevaa kuvaketta. Ilmoitusosio aukeaa syöttämistä varten kohteeseen osoitettuna.

6 Jos valitset kiinteistön edessä olevan väkäsen ilmoitukseen tulee vain kiinteistö ja osoitetiedot. Jos taas valitsen tilaajan henkilön mukaan, niin tilaajakenttään tulee myös asukkaan tai muun osapuolen tiedot valinnastasi riippuen. Tilaajan tiedot täyttyy kohtaan Tilaaja. Välilehtiä on kuitenkin lisäksi vielä Ilmoittaja sekä Maksaja. Muista täyttää kaikki tarvittavat tiedot. Lisää tähän selkeästi haluttu työtehtävä. Täysin ulkopuolisenkin täytyy saada selvää. Tehtävästä tarvitaan myös seuraavia tarkennustietoja: -Sisäänpääsy, alasvetovalikosta voit valita oikean vaihtoehdon. -Kotieläimet, II Kiireellisyys, II Vikaluokka, II , pitää määrittää aina. -Suorituspäivä, määritetään kalenterista ja kellosta ajankohta jos halutaan suoritettavaksi tiettyyn ajankohtaan. -Työnsuorittaja, määritetään aina kun mahdollista, työnsuorittaja valitaan joko oikealla puolella olevista vasara/jakoavain kuvakkeista tai Työnsuorittaja kohdan oikealla puolella olevasta nuolesta, jolloin joudutaan hakemaan listasta. -Järjestelmä, ei käytetä ilmoitusosiossa.

7 Työnsuorittajan hakukentän käyttö, ensin haetaan yritys, jonka alta löytyy yrityksen henkilöt, klikataan henkilön edessä olevaa OK painiketta, henkilö siirtyy työnsuorittajaksi. Työnsuorittaja kohtaan ilmestyy valittu työnsuorittaja. Kun olette käyneet läpi kaikki kohdat tallentakaa ilmoitus disketin kuvaa klikkaamalla. Disketti löytyy ilmoitussivun vasemmasta yläreunasta. Kun tallensit ilmoituksen yläreunaan tulee ilmoitus onnistuneesta lisäyksestä. Tässä vaiheessa voit lähettää ilmoituksen myös sähköpostilla työnsuorittajalle klikkaamalla kiinni olevan kirjekuoren kuvaa. Voit nyt myös lisätä ilmoitukseen liitteitä Liitteet välilehden alla. Liitteiden lisäämiskuvake on klemmarin näköinen, klikkaa siitä. Hae Selaa painikkeella omalta tietokoneeltasi haluamasi liite ja klikkaa Lisää painiketta. Liite näkyy seuraavasti; Uusin tiedosto kohdasta voi klikata aina liitteet auki.

8 Voit lähettää vikailmoituksen myös useammalle henkilölle yhdellä kertaa klikkaamalla vasemmassa yläreunassa olevaa kuvaketta. OSAPUOLET VÄLILEHTI Valitse osapuolet, joille haluat vikailmoituksen lähettää sähköpostilla. Valinta tehdään klikkaamalla hiiren osoittimella valkoiseen neliöön, jolloin siihen tulee väkänen valinnan merkiksi. PERUSTIEDOT VÄLILEHTI LIITTEET VÄLILEHTI Valitse kaikki liitteet mitkä haluat sähköpostin mukaan. Kun olet valinnut kaikki osapuolet ja liitteet klikkaa valmis painiketta.

9 ILMOITUKSEN VASTAANOTTAMINEN JA KUITTAUS: Ilmoitus voidaan ottaa vastaan aloitussivun Huolto välilehdellä olevasta ilmoitus osasta tai kohdetietojen ilmoitus osasta, eroavaisuus näissä on se, että kohdetietojen kautta näkyvä ilmoitusosio näyttää vain valitun kohteen ilmoitukset ja Huolto välilehden alta löytyvä ilmoituslinkki näyttää kaikkien kohteiden ilmoitukset kerralla. HUOLTOVÄLILEHTI Klikkaa Huolto välilehden kuvaketta. ILMOITUKSET sivuvalikko Klikkaa Ilmoitukset sivuvalikon linkkiä, saat auki alla olevan näkymän. Näkymään tulee näkyviin niiden kohteiden ilmoitukset mihin kirjautujalla on oikeudet. Yksitellen Sarjassa Ilmoitukset voi vastaanottaa joko yksitellen tai useamman kerrallaan. Jos haluat vastaanottaa kaikki kerrallaan, niin klikkaa suoraan tällä aukeamalla olevaa Vastaanota painiketta. Jos taas haluat vastaanottaa yhden kerrallaan, niin klikkaa ensin ilmoitusnumerosta 44 ilmoitus auki, jonka vasemmassa yläkulmassa on vastaanota ilmoitus kuvake. Jos haluat kuitata kaikki kerrallaan tehdyiksi, niin klikkaa suoraan tällä aukeamalla olevaa kuittaa painiketta. Jos taas haluat kuitata yhden kerrallaan, niin klikkaa ensin ilmoitusnumerosta ilmoitus auki, jonka vasemmassa yläkulmassa on kuittaa tehdyksi kuvake.

10 Kun vastaanotat sarjassa näkymä Kun kuittaat sarjassa ilmoitukset suoritetuiksi näkymä. Päivämäärä kohdasta klikatessa aukeaa erillinen päivän valitsin ikkuna, klikkaa oikean päivän päällä hiirellä. Kun olet täyttänyt kaikki kohdat klikkaa hiirellä valmis painiketta. VASTAANOTA JA KUITTAA YKSITELLEN Jos haluat käsitellä ilmoituksia yksitellen klikkaa ilmoitusnumeroa, tässä tapauksessa 44 Sivun vasemmassa yläreunassa on vastaavat kuvakkeet kuin sarjakuittauksessakin. Vastaanotettaessa sivun alalaidassa on Vastaanota painike sekä painikkeen yläpuolella valintakohdat tulostamisesta ja sähköpostilähetyksestä. Kuitatessa sivun alalaidassa on seuraavat täytettävät kentät. Täytä aina selkeästi toimenpiteet mitä olet tehnyt, päivämäärä koska olet tehnyt sekä varmista, että työnsuorittajan nimi on oikein.

11 Muista, että myös asiasta tietämättömän henkilön myös pitää saada selvää tehdyistä toimenpiteistä ja myöskin kohteesta missä toimenpiteet on tehty. Kirjaa tähän myös käytetyt tarvikkeet. 6. ASUKASHALLINTA 6.1 Asukashallintaan pääset käsiksi aloitussivun työpöydällä, hakemalla asukasta nimellä hakukentässä. - Klikkaamalla sivun vasemmassa reunassa olevaa linkkiä Asukashallinta. - Klikkaamalla sivun vasemmassa reunassa olevaa linkkiä Kohdetiedot, josta klikataan linkkiä Asukashallinta. Haettaessa hakukentällä, henkilön nimi tulee näkyviin Osapuoli kohdan alle, - klikkaamalla osapuolen nimeä, aukeaa uusi ikkuna jossa voit muokata henkilön yhteystietoja ja antaa kommentteja henkilöstä. - Klikkaamalla asunnosta, aukeaa kohteen ikkuna, josta ikkunan vasemmalla puolella olevasta linkistä Huoneiston asukkaat klikkaamalla linkkiä, >>> >>> saat auki kohteen asukkaiden tiedot, voit lisätä asuntoon henkilöitä ja tehdä huoneistosta poismuuton sekä ottaa talonkirjaote tulosteen.

12 Sisäänmuutto Poismuutto Talonkirja Asukashistoria Klikkaamalla sisäänmuutto kohtaa, klikkaa kalenteri kuvaketta ja valitse päivävalitsimesta muuttopäivä. PAKOLLINEN KENTTÄ Kirjoita muuttajien tiedot kenttiin ja klikkaa sivun yläosan diskettiä tallentaaksesi tiedot. Lisääntyneet asukkaat tulevat näkyviin asunnon tietoihin. 6.2 Aloitussivun Asukashallintalinkin käyttö Klikkaa Asukashallinta linkkiä, - kirjoita kiinteistön nimen alkua tai hae alasvetovalikosta oikea kiinteistö - silloin aukeaa kiinteistön kaikki asunnot alekkain, näkymässä näkyy myös asukkaiden määrät - klikkaa huoneiston edessä olevaa kuvaketta, silloin saat saman kohdan auki kuin edellisessä tapauksessa ja voit hoitaa sisään ja poismuutot

13 7. KULUTUSSEURANTA JA LUKEMIEN SYÖTTÖ 7.1 Lukemien syöttö Klikkaa Lukemien syöttö linkistä, - hae hakukenttä välilehdeltä kiinteistön nimellä tai - kansioista klikkaamalla kansion edessä olevasta + merkistä saat aina alakansiot auki - kun näkyviin tulee oikea kiinteistö, niin klikkaa sitä - silloin aukeaa oikeanpuoleinen näkymä, jossa linkkeinä Lukemien syöttö, klikkaa sitä Kirjoita lukemat Lukema kenttään. Kun olet kirjoittanut kaikki lukemat niin klikkaa Laske ja tulosta raportti painiketta.

14 7.2 Mittarinvaihto (lisäys ) Syötä mittarinvaihtopäivämäärä vanhalle mittarille (loppu)lukema ja valitse lukematyypiksi loppulukema (peruslukeman sijaan). Paina Laske painiketta, jolloin tulee ilmoitus mittarinvaihto ja ikkunassa kysytään uuden mittarin tietoja ja alkulukemaa. Syötä ko. tiedot ja painamalla lopuksi Laske painiketta on uusi mittari perustettu ja toiminta jatkuu normaalisti. 7.3 Raportointi ja tulosteet Klikkaa valikosta Raportointi linkkiä. Valitse tästä valikosta kiinteistöt, joiden raportit haluat saada. Valitse listalta Kulutusseurantaraportti tai muu haluamasi raportti. Valitse aikaväli jonka jälkeen klikkaa kuvaketta Muodosta raportti Saat seuraavanlaisen raportin kulutuksesta.

15