Apteekkitarvikkeet ja lääkeaineet (3)

Transkriptio

1 LAPPICA OY Apteekkitarvikkeet ja lääkeaineet (3) Toimitusjohtaja Anne Kunnari Sivu 1/14

2 Sisältö 1 Tilaaja Hankinnan kohde Sopimuskausi Ilmoitus- ja hankintamenettely Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Vaatimus yhteiskunnallisten velvollisuuksien täyttämisestä Vaatimus alihankintasuhteista Tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet Vaatimus tarjoajan vakavaraisuudesta Hankinnan kuvaus ja ehdottomat vaatimukset Hinnat ja hinnoitteluperusteet Hintojen sitovuus Laskutus- ja maksuehdot Toimitusaika ja -ehto Raportointi Sopimusehdot Hankinnan erityisehdot Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjouksen voimassaoloaika Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Tarjouksen sisältö Tarjousten käsittely Hankinnan valintaperuste Hankintapäätöksen täytäntöönpano Lisätietojen pyytäminen Tarjousten jättäminen Allekirjoitus Liitteet Sivu 2/14

3 1 TILAAJA Työterveys Lappica Oy Y-tunnus: Postiosoite: ROVANIEMI 2 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat Tilaajan itse omassa potilastyössä tarvitsemat apteekkitarvikkeet ja lääkeaineet. 3 SOPIMUSKAUSI Hankinnan sopimuskausi on Sopimuskausi alkaa aikaisintaan , kuitenkin vasta hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja sopimuksen allekirjoittamisesta. Tilaaja varaa oikeuden yhteen (1) yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen ajalla Option käyttömahdollisuudesta sovitaan erikseen tilaajan toimesta vähintään neljä (4) kuukautta ennen mahdollisen optiovuoden käyttöönottoa. Optiossa on kyse tilaajien oikeudesta, ei velvollisuudesta. 4 ILMOITUS- JA HANKINTAMENETTELY Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassaolevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on hankintalain mukainen kansallisen kynnysarvon ylittävä tavarahankinta. Hankinta suoritetaan käyttämällä avointa hankintamenettelyä. Sivu 3/14

4 Hankinnasta on tehty hankintailmoitus HILMA -palvelussa osoitteessa Hankintailmoitus on julkaistu myös Lappica Oy:n verkkosivuilla osoitteessa 5 TARJOAJAN SOVELTUVUUTTA KOSKEVAT VAATIMUKSET 5.1 Vaatimus yhteiskunnallisten velvollisuuksien täyttämisestä Tarjoaja on huolehtinut Suomen tai sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisten verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta ja on merkitty ammatti- tai elinkeinorekisteriin (Suomessa kaupparekisteriin), ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Mikäli tarjoaja on säännöllinen palkanmaksaja, tarjoajan tulee olla merkittynä työnantajarekisteriin. Lisäksi tarjoajaa ei koske hankintalain 80 :n mukainen poissulkemisperuste. Vaatimukseen annettava selvitys: Tarjoajan tulee allekirjoittaa ja liittää tarjouksensa liitteeksi Vakuutus yhteiskunnallisten velvollisuuksien täyttämisestä (LIITE1). Valitun tavarantoimittajan on ennen sopimusneuvottelujen aloittamista esitettävä ne todistukset, jotka vakuutus korvaa. 5.2 Vaatimus alihankintasuhteista Tarjoajan tulee sitoutua vastuulliseksi tavarantoimittajaksi. Toimittajalla on oikeus käyttää hankinnan kohteen toimittamisessa alihankkijoita, mutta ei kuitenkaan siirtää toimittajan vastuuta alihankkijoille. Alihankkijoita koskevat samat tässä tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset kuin toimittajaa ja alihankkijoiden työn tulee olla tarjouspyynnössä kuvatun laatutason mukaista. Tarjoajan tulee erikseen pyydettäessä kyetä osoittamaan, että tarjouksessaan nimeämänsä alihankkijat ovat sitoutuneet toimimaan kyseisen tarjoajan alihankkijana hankinnan kohteen toimittamisessa tarjouspyynnössä esitetyin ehdoin. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Vaatimukseen annettava selvitys: Sivu 4/14

5 Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, tarjouksessa tulee ilmoittaa alihankkijoiden tiedot sekä mikä osuus hankinnan kohteen toimittamisesta tullaan teettämään alihankintana. Alihankintaa koskevat tiedot tulee ilmoittaa ja liittää tarjouksen liitteeksi (LIITE 2). 5.3 Tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet Tarjoaja sitoutuu siihen, että se täyttää tilaajavastuulaissa palveluntuottajalle asetetut vaatimukset koko sopimuskauden ajan. Palveluntuottajan on annettava tilaajalle vähintään kahdentoista (12) kuukauden välein sopimuskauden aikana tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset omasta toiminnastaan ja mahdollisista aliurakoitsijoista. Tiedot on toimitettava tilaajalle pyytämättä. Tarjoaja voi ladata Liitteen 1 sijasta tarjoukseen liitteeksi Tilaajavastuu-raportin, josta selviää kaikkien edellä mainittujen vaatimusten täyttyminen. 5.4 Vaatimus tarjoajan vakavaraisuudesta Tarjoajan on omattava riittävät taloudelliset edellytykset ja oltava taloudellisesti vakavarainen hankinnan kohteen toimittamiseksi. Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n riskimittarin riskiluokituksessa on 1 4 tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava. Vaatimukseen annettava selvitys: Tilaaja tarkistaa tarjoajan tiedot Suomen Asiakastieto Oy:stä. Jos tarjoajan tietoja ei ole Suomen Asiakastieto Oy:n rekisterissä, tarjoajan tilanne arvioidaan pyydettäessä toimitettavien tilinpäätöstietojen ja/tai muun vastaavan selvityksen perusteella. Tarjoajat, joiden riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on 5 tai muiden selvitysten perusteella arvioidaan vastaavan kyseistä riskiluokitustasoa, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjoajat, joiden riskiluokitus on 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos tarjoaja ei kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt vakavaraisuuden parantamiseksi. Sivu 5/14

6 6 HANKINNAN KUVAUS JA EHDOTTOMAT VAATIMUKSET Hankinnan kohteena on Tilaajan päivittäisessä potilastyössään tarvitsemat apteekkitarvikkeet ja lääkeaineet. Tarjouspyyntö koskee tarjouspyynnön liitteessä 3 mainittuja lääkeaineita ja rokotteita sekä hoitotarvikkeita. Tarjottavien tuotteiden vähimmäisvaatimukset on ilmoitettu liitteessä. Liitteessä mainituille lääkeaineille ja hoitotarvikkeille on ilmoitettava hinta, lisäksi tarjouksesta on käytävä ilmi alennusprosentti kaikille muille, listan ulkopuolisille tuotteille. Tilaaja tekee hankinnan kohdetta koskevat tilauksensa tarpeen mukaan, yleensä viikoittain osoitteeseen, ROVANIEMI, jonne tuotteet on toimitettava tarjoajan toimesta erikseen sovittuna ajankohtana 8:00 16:00 välillä. Tarjouksessa on kuvattava, miten tarjottavien tuotteiden tilauskäytäntö hoidetaan ja miten neuvontapalvelut toimivat. Tarjouksessa tulee kuvata vanhentuneiden lääkeaineiden poiskuljettaminen. Tuotteen tarjoaja vastaa siitä, että liitelomakkeisiin annetut tiedot vastaavat tuotteiden ominaisuuksia. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. 7 HINNAT JA HINNOITTELUPERUSTEET Tarjouksen hintatiedot on ilmoitettava liitteessä 3, muualla tarjouksessa ilmoitettuja hintatietoja ei huomioida. Tarjoajan on esitettävä tarjouksensa hinnat edullisimman tuotteen mukaisesti arvonlisäverottomina (alv 0 %) nettohintoina. Hinnat tulee esittää euromääräisenä kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Tarjouksessa esitettyihin hintatietoihin on sisällytettävä kaikki tilaajalle hankinnasta kohdistuvat kustannukset. Toimittajalla ei ole oikeutta periä mitään muita kustannuksia kuten pientoimitus- tai laskutuslisiä. Sivu 6/14

7 Sopimustoimittajan tulee sitoutua siihen, että sopimushinta ei missään tilanteessa ole korkeampi kuin mahdollisesti samaan aikaan voimassa oleva julkinen kampanjahinta. 8 HINTOJEN SITOVUUS Hintojen ja alennusprosenttien tulee olla sitovina voimassa Mahdolliselle optiokaudelle palveluntuottajan on mahdollista neuvotella hintojen tarkistamisesta. Kaikista mahdollisista hintojen muutoksista tulee tehdä kirjallinen esitys hankintasopimuksen yhteyshenkilölle, josta ilmenee hinnanmuutostarpeen perustelut. Palveluntuottajan on tehtävä esitys mahdollisen optiokauden hinnanmuutoksista viimeistään mennessä. Hintojen tarkistamisperusteiksi hyväksytään viranomaisten määräämät uudet julkiset maksut tai olemassa olevien maksujen korotuksesta aiheutuvat kohtuulliset välittömät kustannukset, raaka-aineiden hintojen muutokset ja maahantuojan, valmistajan tai muun vastaajan toimijan hinnaston muutokset. Tilaajan niin vaatiessa on tavarantoimittajan esitettävä tilaajalle asianmukainen selvitys kustannusten kehityksestä. Mikäli muutoksista ei päästä yksimielisyyteen, tilaaja varaa oikeuden irtisanoa sopimus päättymään siten, että hankinnan kohteesta ehditään järjestää uusi tarjouskilpailu ja saada lainvoimainen hankintapäätös. Irtisanomisaikana noudatetaan ennen hinnantarkistamisehdotusta voimassa olleita hintoja. 9 LASKUTUS- JA MAKSUEHDOT Tarjouksen maksuehdon on oltava 21 pv netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskutus suoritetaan jälkikäteen ja laskun maksamisen edellytyksenä on, että tilaus tai sen osa on hyväksytysti toimitettu ja tilaaja on vastaanottanut laskun. Laskutusvaluutta on euro. Laskutuslisää, toimisto- tai käsittelykuluja ei hyväksytä. Työterveys Lappica Oy ottaa laskut vastaan ensisijaisesti verkkolaskuna osoitteeseen: VERKKOLASKUTUSOSOITE Lappica Oy TeliaSonera Finland Oyj (verkkolaskuoperaattori) (välittäjätunnus) Sivu 7/14

8 PAPERILASKUTUSOSOITE Lappica Oy PL DOCUSCAN 10 TOIMITUSAIKA JA -EHTO Toimitusaika saa olla enintään kaksi (2) päivää kirjallisen tilauksen lähettämisestä. Hankinnan kohde on toimitettava rahtivapaasti perille tilaajan ilmoittamaan osoitteeseen. Hankinnan kohde on toimitettava sisätiloihin tilaajan osoittamaan paikkaan. Hankinnan kohde on toimitettava lähettäjän lukuun vakuutettuna. Kiireellisiä tilauksia on pystyttävä toimittamaan tilaajalle saman työpäivän kuluessa. Kiireellisissä tapauksissa tuote on oltava myös tarjoajan toimipisteestä vapaasti noudettavissa. Toimittajan on huolehdittava kustannuksellaan ja tarvittaessa vanhojen lääkeaineiden pois vieminen sekä kierrättäminen asianmukaisesti. 11 RAPORTOINTI Valittu toimittaja sitoutuu toimittamaan tilaajalle raportin, josta ilmenee tilaajalle sopimuskaudella hankittujen tavaroiden hankintamäärät sekä hankinnan kokonaisarvo (alv 0 %) 12 SOPIMUSEHDOT Hankinnassa sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Tavarat ja Palvelut) siltä osin kuin tarjouspyynnössä ei toisin mainita. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Tavarantoimittajan tulee noudattaa kaikkien työntekijöiden työsuhteissa voimassa olevaa alan valtakunnallista työehtosopimusta sekä työturvallisuutta koskevia säännöksiä. Sivu 8/14

9 Tarjouksen antaja on sopimusoikeudellisten periaatteiden nojalla vastuussa siitä, että se kykenee toimimaan tarjouksensa mukaisesti. Tilaaja varaa oikeuden purkaa hankintasopimuksen kohtuullisessa ajassa kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla Lappica Oy:n reklamaatio-ohjeen mukaisen kirjallisen reklamaation jälkeen. 13 HANKINNAN ERITYISEHDOT Kaikki tavarantoimittamiseen liittyvät palvelut on toimitettava suomen kielellä. Tarjous ja sen liitetiedot on laadittava suomen kielellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada tilaajalta korvausta tarjouksen tekemisestä aiheutuneista kustannuksista. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista, mikäli tarjoukset ovat liian kalliita tai muusta syystä epäedullisia tai hankinta osoittautuu tarpeettomaksi. 14 OSATARJOUKSET JA VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 15 TARJOUKSEN VOIMASSAOLOAIKA Tarjouksen on oltava voimassa kaksi (2) kuukautta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä laskettuna. Sivu 9/14

10 16 TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA- ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tähän hankintaan ja sitä koskeviin asiakirjoihin sovelletaan hankintalainsäädännön ohella lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjousasiakirjat tulevat pääsääntöisesti julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asianosaisilla on kuitenkin oikeus saada tieto tarjousasiakirjoista, kun hankintapäätös on tehty. Salassa pidettäviä asiakirjoja ovat muun muassa asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisistä liike- ja ammattisalaisuudesta, samoin kuin sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja muusta vastaavasta yksityisen elinkeinotoimintaa koskevasta seikasta, jos tiedon antaminen niistä aiheuttaisi elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa. Jos jokin osa tarjouksen materiaalista sisältää tarjoajan käsityksen mukaan liike- tai ammattisalaisuuden johdosta luottamuksellista materiaalia, tulee tällainen materiaali toimittaa erillisellä liitteellä ja merkitä liite merkinnällä LIIKESALAISUUS. Vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjoajan ilmoitus tarjouksen tietyn osan kuulumisesta liikesalaisuuden piirin ei kuitenkaan sido tilaajaa, vaan tilaaja joutuu harkitsemaan tämän em. lakien perusteella. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 17 TARJOUKSEN SISÄLTÖ 1. Tarjoajan esittely Tarjoajan lyhyt yleiskuvaus / toiminta-ajatus Tarjouksen yhteyshenkilö yhteystietoineen Tavarantoimittajan vastuuhenkilö yhteystietoineen 2. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat tiedot Sivu 10/14

11 Tarjouspyynnön kohta 5.1, Vakuutus yhteiskunnallisten velvollisuuksien täyttämisestä Tarjouspyynnön kohta 5.2, Tarjoajan alihankkijat 3. Tavarantoimittamiselle asetettujen ehdottomien vaatimusten täyttyminen Selvitys tilauskanavista ja neuvontapalveluista Selvitys vanhentuneiden lääkkeiden pois viemisestä 4. Tarjouksen hintatiedot Hintatiedot ilmoitetaan tarjouspyynnön kohdan 7 mukaisesti liitteessä 3 Hintojen sitovuuden hyväksyminen tarjouspyynnön kohdan 8 mukaisesti 5. Sitoutuminen tarjouspyynnön kohdissa 9-14 esitettyihin ehtoihin ja ehdoissa pyydettyjen tietojen ilmoittaminen 6. Mahdollisten liike- tai ammattisalaisuuksien ilmoittaminen Tarjouspyynnön kohdan 16 mukaisesti ilmoitettuna 7. Muu mahdollinen informaatio 8. Tarjouksen päiväys ja allekirjoitus 18 TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen 3. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen 4. Tarjousten vertailu 5. Voittanutta tarjoajaa koskevien todistusten ja selvitysten tarkastaminen 6. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 7. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sivu 11/14

12 19 HANKINNAN VALINTAPERUSTE Tarjousten valintaperuste on halvin hinta. Hintavertailu suoritetaan tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 3) mukaisesti. Hintavertailuun pääsee, kun tarjoaa kaikkia pyydettyjä tuotteita. Hintavertailu suoritetaan siten, että liitteessä 3 tarjottujen, vaatimukset täyttävien lääkeaineiden hinnat alennusprosentin jälkeen lasketaan yhteen. 20 HANKINTAPÄÄTÖKSEN TÄYTÄNTÖÖNPANO Hankintapäätös lähetetään sähköisesti tarjoajan sähköpostiosoitteeseen, joka tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi, sähköpostin lähettämispäivänä. Tarjoaja on vastuussa siitä, että antamansa yhteystieto on oikea ja virheetön ja sitä luetaan säännöllisesti koko hankintaprosessin ajan. Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Hankinnasta solmitaan kirjallinen hankintasopimus valitun palveluntuottajan kanssa. Hankintasopimus tulee voimaan, kun se on allekirjoitettu molempien sopimuskumppaneiden toimesta ja ilmoitettu hankinnan sopimuskausi on alkanut. 21 LISÄTIETOJEN PYYTÄMINEN Mahdolliset tarjouspyyntöä ja hankintaa koskevat yksilöidyt tiedustelut tulee toimittaa mennessä sähköpostiosoitteeseen laskutus@lappica.fi. Tiedusteluihin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite TIEDUSTELU 3/2017. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Tilaaja julkaisee vastaukset esitettyihin kysymyksiin keskitetysti yhdellä kertaa viimeistään Internet-osoitteessa: meista/avoimet tarjouspyynnot. Sivu 12/14

13 Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme vastaa tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin puhelimitse. 22 TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Tarjousasiakirjojen tulee olla perillä sähköisesti viimeistään osoitteessa: Otsikko merkinnällä: TARJOUS 3 sekä tarjoavan yrityksen nimi ja osoite. Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. Sivu 13/14

14 23 ALLEKIRJOITUS Lappica Oy Anne Kunnari Toimitusjohtaja LIITTEET LIITE 1: Vakuutus yhteiskunnallisten velvollisuuksien täyttämisestä LIITE 2: Tarjoajan alihankkijat LIITE 3: Tarjous lääkeaineet ja rokotteet Sivu 14/14