TARJOUSPYYNTÖ. Sähköinen itsepalvelujärjestelmä

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö 1(7) Itsepalvelujärjestelmä Dno 4168/ / TARJOUSPYYNTÖ Sähköinen itsepalvelujärjestelmä Oulun kaupungin hyvinvointipalvelut (jäljempänä tilaaja ) pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti sähköisestä itsepalvelujärjestelmästä ja siihen liittyvistä laitteistoista sekä palveluista. 1. TARJOUSPYYNNÖN KOHDE Tavoitteena on hankkia sähköinen itsepalvelujärjestelmä, joka sisältää reaaliaikaisen asiakkaan itseilmoittautumisen ja kulunohjauksen. Ensivaiheessa järjestelmä käyttöönotetaan Kontinkankaan hyvinvointikeskuksessa , mutta järjestelmä on oltava laajennettavissa myös muihin Oulun kaupungin hyvinvointipalveluiden toimintoihin. Hankinta sisältää järjestelmätoimituksen lisäksi järjestelmän käyttöönottoon, tukeen ja ylläpitoon sekä edelleen kehittämiseen liittyvät palvelut sekä tarvittavat laitteistot. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset sekä kehittämistarpeet on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteessä 1. Vertailuhinnan laskennassa käytettävät määrät on ilmoitettu hinnoittelulomakkeessa liitteessä 4. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. Vertailuhinnan laskennassa käytetään hankintamäärinä 26 itseilmoittautumispistettä ja 44 info-tv:tä. Ohjelmisto tulee hinnoitella itseilmoittautumispiste ja info-tv piste kohtaisesti (kertaluonteinen käyttöoikeuden hankinta) sekä erikseen ohjelmiston toimitusprojekti koulutuksineen sekä ohjelmiston vuotuinen tuki- ja ylläpitomaksu. Järjestelmähankintaan kuuluvat laitteistot tulee tarjota kertahankintana ja asennettuna toimintakuntoon saatettuna vapaasti tilaajan ilmoittamiin paikkoihin. Lisäksi tulee ilmoittaa erikseen laitteiden vuotuiset tuki-, ylläpito- ja huoltomaksut. Mahdolliset laitteistolaajennukset tulee tarjota optiona. Tilaaja varaa oikeuden käyttää em. optiota kahden vuoden ajan sopimuksen teosta, mutta varaa oikeuden myös halutessaan kilpailuttaa laitteistot ko. aikana tai sen jälkeen. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivätkä osatarjoukset ole sallittuja. Vain liitteen 3 ehdottamat vähimmäisvaatimukset täyttävät tarjoukset otetaan huomioon. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. 2. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007).

2 Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tilaajalla on oikeus hylätä kaikki tarjoukset perustellusta syystä esim. silloin, mikäli tarjoukset ylittävät hankinnalle varatut määrärahat. Tilaaja voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen siten kuin hankintalain 63 :ssä säädetään. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat tulee esittää suomen kielellä. Tarjouspyyntö on julkaistu Oulun kaupungin internetsivuilla osoitteessa ja Hilma palvelussa osoitteessa 3. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tämän tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Tilaajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. Liiteluettelo: Liite 1: Prosessikuvaus Liite 2: Tarjoajaa koskevat soveltuvuus vaatimukset Tilaaja hyväksyy soveltuvuusvaatimuksen ilmoituksen liitteenä olevilla lomakkeilla tai vaihtoehtoisesti palvelun kautta. Liite 3: Pakolliset vaatimukset Liite 4: Hinnoittelulomake Liite 5: Kansilehti Kansilehdellä on lueteltu kaikki tarjouksen pakolliset liitteet ja tarjoajan tulee merkitä kansilehdelle lueteltujen liitteiden numerot ja sijainti tarjouksessaan. Liite 6: Vaadittavat palvelutasot Liite 7: Vaadittavat selvitykset Liite 8: Effica integraatio Liite 9: Laitteistovaatimukset Liite A: Kuittitulostusmalli 4. ALIHANKKIJAT Alihankkijoiden käyttö on sallittua. Tarjoajan tulee vastata alihankkijoiden tekemästä työstä kuin omastaan. Alihankkijasta on liitettävä tarjoukseen vastaavat selonteot ja muut selvitykset kuin itse tarjoajalta vaaditaan (liite 2). 5. HINNAT 2(7)

3 Tarjoushinnat on esitettävä arvonlisäverottomina (alv 0 %) kiinteinä euromääräisinä nettohintoina, joista kaikki myönnettävät alennukset on vähennetty. Ohjelmistot, palvelut sekä laitteet on hinnoiteltava liitteen 3 mukaisesti. Testi- ja koulutusympäristö sekä laitteiden mahdollisesti vaatimat varusohjelmistot tulee sisältyä hintaan. Tarjouksessa annetut hinnat ovat kiinteät kahdenkymmenenneljän (24) kuukauden ajan sopimuksen voimaantulopäivästä eikä toimittajalla ole oikeutta korottaa niitä. Em. kahdenkymmenenneljän (24) kuukauden jälkeen toimittaja voi sopimuskauden aikana, kalenterivuosittain, muuttaa toistuvaismaksujen suuruutta todellista yleistä kustannuskehitystä vastaavasti. Näin voi tehdä kuitenkin vain siltä osin kuin toistuvaismaksujen suuruutta ei ole sovittu kiinteäksi. Korotus ei kuitenkaan voi ylittää 2 prosenttia. Mikäli tuotteiden ja palvelujen yleinen hintataso laskee, toimittajan on huomioitava tämä hinnoissa. Toimittajan on ilmoitettava tilaajalle toistuvaismaksun korottamisesta kirjallisesti vähintään 2 kuukautta ennen sen laskutuskauden alkamista, jona muutos tulee voimaan. Tilaajan niin vaatiessa toimittajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen selvitys kustannusten kehityksestä. Mikäli hintojen muutoksesta ei päästä yksimielisyyteen, tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus kyseisen tuotteen tai palvelun osalta päättymään valitsemanaan ajankohtana. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti ennen uusien hintojen voimaantuloa. Tilaajalla on myös oikeus päättää sopimus niiden muiden tuotteiden ja palveluiden osalta, joita ei voida edellä mainitun irtisanomisen johdosta oleellisilta osin enää käyttää sovittuun tarkoitukseen. Jos tilaaja irtisanoo sopimuksen, toimittaja on velvollinen soveltamaan muuttamattomia hintoja kuuden kuukauden ajan irtisanomisilmoituksen tekemisestä. 6. TOIMITUSEHDOT Järjestelmätoimituksesta (ohjelmisto, laitteet) ja jatkuvista palveluista sovitaan erillisellä sopimuksella, joka solmitaan, kun hankintapäätös on lainvoimainen. Mahdolliset matkakustannukset on sisällytettävä hintoihin, eikä erillisiä matka-, majoitus-, päiväraha- ja ylityökorvauksia makseta. Laitteiden ja tarvikkeiden toimitusehto on tilaajan osoittamaan paikkaan (TOP OULU, Finnterms2001). Koulutus pääkäyttäjille sisältyy toimitusprojektiin. Tilaaja kouluttaa oman henkilökuntansa (loppukäyttäjät). 7. MAKSUEHDOT Maksuehto on 30 päivää netto. Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Laskutuslisiä tai muita vastaavia maksuja ei hyväksytä. Mahdollinen viivästyskorkoehto tulee mainita tarjouksessa ja rajoittaa kulloinkin voimassa olevaan korkolain mukaiseen viivästyskorkoon ja Suomen Pankin korkolain perusteella vahvistamaan viitekorkoon. 8. AIKATAULU JA MAKSUPOSTI 3(7)

4 Aikataulu: Toimitus 1: Vaihe 1, : Järjestelmä on toimitettu koulutus- ja/tai testiympäristöön toimittajan testaamana ja tarjouspyynnön liitteen 3 mukaiset Heti ja 2014 vaatimukset toteutettuna. Vaihe 2, Tilaajan suorittama hyväksymistestaus koulutus- ja/tai testiympäristössä vaiheen 1 osalta on tehty Vaihe 3, : Järjestelmä on toimitettu tuotantoympäristöön testattuna ja käyttövalmiina (liitteen 3 mukaiset Heti ja 2014 vaatimukset toteutettuna). Vaihe 4, Tilaajan suorittama hyväksymistestaus tuotantoympäristössä on tehty Vaihe 5, : Järjestelmän tuotantokäyttö alkaa Toimitus 2: Vaihe 6, : Järjestelmä on toimitettu tuotantoympäristöön testattuna ja käyttövalmiina (liitteen 3 mukaiset 2015 vaatimukset toteutettuna). Vaihe 7, : Tilaajan suorittama hyväksymistestaus tuotantoympäristössä on tehty Käyttöönottomaksun sekä toimitus- ja käyttöönottoprojektin maksupostit ovat seuraavat: - 25 % käyttöoikeusmaksusta sopimuksen allekirjoituksen jälkeen - 25 % käyttöoikeusmaksusta vaiheen 2 hyväksymisen jälkeen (aikaisintaan jälkeen) - 25 % käyttöoikeusmaksusta vaiheen 4 hyväksymisen jälkeen (aikaisintaan jälkeen) - 15 % käyttöoikeusmaksusta vaiheen 4 vastaanottotarkastuksessa ja sen takuuaikana (3 kk) havaittujen mahdollisten virheiden korjausten jälkeen - 10 % käyttöoikeusmaksusta vaiheen 7 hyväksymisen jälkeen ja sen takuuaikana (3 kk) havaittujen mahdollisten virheiden korjausten jälkeen Toimitus- ja käyttöönottoprojekti sekä asennukset: - toimittaja laskuttaa kiinteähintaiset palvelut kuukausittain jälkikäteen ja aika- ja kustannusperusteiset palvelut toteutuneen mukaan kuukausittain jälkikäteen. Ohjelmiston tuki- ja ylläpitomaksut - ohjelmiston tuki- ja ylläpitomaksut alkavat toimituksen hyväksymisestä (vaihe 4) ja ovat takuuaikana 50% (3kk). Laitteistojen maksupostit ovat seuraavat: - kunkin laitteen osalta, kun laite on asennettu, testattu ja toimitus hyväksytty - tuki-, ylläpito- ja huoltopalveluiden maksut alkavat hyväksytystä toimituksesta Hyväksyminen tapahtuu suorittamalla vaiheen mukainen vastaanottotarkastus. Vastaanottotarkastuksella tarkoitetaan, että kyseisen maksupostin edellyttämän toimituserän hyväksymistestaus on suoritettu ja sopijapuolet ovat allekirjoittaneet vastaanottopöytäkirjan. Pöytäkirjassa vahvistetaan, että toimituserä on toimitettu ja kaikki toimii sopimuksen mukaisesti. 4(7)

5 Vaihe 1 ( ): Viivästyssakko on viisituhatta (5.000) euroa jokaiselta viivästysviikolta, jolla vaiheen toimitus ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko on kunkin vaiheen ja järjestelmän osan osalta kuitenkin yhteensä enintään kaksisataaviisikymmentätuhatta ( ) euroa. Tilaajalla on oikeus vähentää viivästyssakko toimittajalle tehtävistä maksusuorituksista. Vaihe 3 ( ): Viivästyssakko on viisituhatta (5.000) euroa jokaiselta viivästysviikolta, jolla koko järjestelmän hyväksytty toimitus ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko on kunkin vaiheen ja järjestelmän osan osalta kuitenkin yhteensä enintään kaksisataaviisikymmentätuhatta ( ) euroa. Tilaajalla on oikeus vähentää viivästyssakko toimittajalle tehtävistä maksusuorituksista. Vaihe 6 ( ): Viivästyssakko on viisituhatta (5.000) euroa jokaiselta viivästysviikolta, jolla koko järjestelmän hyväksytty toimitus ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko on kunkin vaiheen ja järjestelmän osan osalta kuitenkin yhteensä enintään kaksisataaviisikymmentätuhatta ( ) euroa. Tilaajalla on oikeus vähentää viivästyssakko toimittajalle tehtävistä maksusuorituksista. Viivästyssakon lisäksi tilaajalla on oikeus saada täysimääräinen korvaus sille viivästyksen seurauksena aiheutuneista vahingoista siltä osin, kuin ne ylittävän toimittajan maksamat viivästyssakot. Toimituksen vaiheen viivästyksen perusteella mahdollisesti suoritettavat viivästyssakot eivät vaikuta vähentävästi toimittajan velvollisuuteen suorittaa viivästyssakkoa toimituksen myöhempien vaiheiden tai koko järjestelmän hyväksymisen viivästymisestä. 9. LASKUTUS Maksut suoritetaan laskua vasten, Oulun kaupunki vastaanottaa vain verkkolaskuja. Operaattorina toimii BasWare Einvoices Oy, jonka välittäjätunnus on BWEI. 10. MUUT EHDOT Muilta osin noudatetaan Julkishallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT yleiset ehdot) sekä erityisehtoja palveluista, valmisohjelmista ja laitteista. Sopimusehdot ja -mallit ovat ladattavissa osoitteessa Mikäli tarjous johtaa sopimuksen syntymiseen, käytetään sopimuspohjana soveltaen JHS 166 mukaista sopimusmallia valmisohjelmien, palveluiden ja laitteiden toimittamisesta. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Hankinta-, tuki- ja ylläpitosopimus 2. Sopimuksen muut liitteet kuin julkishallinnon IT-hankintojen sopimusehdot. Mikäli nämä liitteet ovat keskenään ristiriitaisia, sovelletaan liitteitä tältä osin niiden numerojärjestyksessä pienemmästä suurempaan. 2.1 Palvelun ehdottomat vähimmäisvaatimukset (tarjouspyyntö Liite 3) 2.2 Palvelut ja palvelutasot (SLA) (tarjouspyyntö Liite 6) 2.3 Hinnat (tarjouspyyntö Liite 4) 3. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen 4. Erityisehtoja valmisohjelmistohankinnoista (JIT2007 valmisohjelmistot), liite 6 5. Erityisehtoja palveluista (JIT palvelut), liite 4 6. Erityisehtoja laitehankinnoista (JIT laitteet), liite 7 5(7)

6 7. Yleiset sopimusehdot (JIT Yleiset sopimusehdot), liite 2 8. Tarjousasiakirjat Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijapuolten kesken kolmen (3) kuukauden kuluessa erimielisyyden toteamisesta, ratkaisee ensiasteena Oulun käräjäoikeus. 11. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liiketai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 12. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen marko.kelha@ouka.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Sähköinen itsepalvelujärjestelmä Oulun kaupungille. Kysymykset on lähetettävä suomeksi kello mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kysymykset ja vastaukset lähetään samansisältöisenä kaikille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen mennessä. Tarjoaja on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 13. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Tarjous jätetään paperisena ja sähköisenä (muistitikulla) suljetussa kirjekuoressa viimeistään kello Tarjousmerkintä: Tarjous Sähköinen itsepalvelujärjestelmä Oulun kaupungille. Dno 4168/ /2014 on mainittava kirjekuoressa. Tarjouksen on oltava sitovana voimassa vähintään neljä kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. Postiosoite: Oulun kaupungin kirjaamo Torikatu 10, 1. krs PL 27, Oulun kaupunki Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 6(7)

7 14. VALINTAPERUSTEET Tarjousten valintaperuste on halvin hinta. Hintavertailu suoritetaan tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 4) mukaisesti. 15. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden ja vähimmäisvaatimusten tarkistaminen. o Liitteen 3 heti ominaisuudet on oltava valmiit ja todennettavissa välisenä aikana. 4. Tarjousten hintavertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Toimittajan on todennettava tarjouksen pyytäjälle vaaditut tarjouspyynnön liitteen 3 Heti-valmiit ominaisuudet välisenä aikana. Esittelyn on tapahduttava Oulussa tai muulla tilaajan hyväksymällä tavalla tarjotussa laitteisto- ja järjestelmäympäristössä. Liitteen ominaisuudet on oltava valmiit ja todennettavissa koulutus- ja testiympäristössä Liitteen ominaisuudet on oltava valmiit ja todennettavissa koulutus- ja testiympäristössä PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Oulussa Hyvinvointijohtaja 7(7)