Tuottavuushankkeiden toteutumisen seuranta kaupunginjohtajan navigoinneissa. Patrik Marjamaa va. talousjohtaja

Transkriptio

1 Tuottavuushankkeiden toteutumisen seuranta kaupunginjohtajan navigoinneissa Patrik Marjamaa va. talousjohtaja

2 Vantaan tuottavuusohjelma Vantaa-sopimus antoi pohjan myös tuottavuusohjelmalle, jota valmisteltiin tuottavuustyöryhmän toimesta rinnan talousarvion 2010 ja taloussuunnitelman kanssa Tuottavuustavoitteet Toimialojen tuottavuushankkeet Tulosalueittaiset tunnusluvut taloussuunnitelmaan (tarveindikaattorit, toiminnan volyymi, laatu ja vaikuttavuus, tuottavuus ja tehokkuus, henkilöstö, toimitilat) Tuottavuuden ohjeistus, seuranta ja raportointi osana taloussuunnittelua, ei erillistä toimintaa Toimialat esittävät taloussuunnitelman käyttötalousosassa keskeiset toimialan tuottavuutta parantavat toimenpiteet ja -hankkeet. (Taloussuunnitelman laadintaohjeet) Vantaan kaupunki, Patrik Marjamaa 2

3 Esimerkkinä VanVan-hanke: SAPjärjestelmät parantaneet tuottavuutta Talouspalvelukeskus Ostolaskujen käsittely (kpl/htv vs. edellinen vuosi) on tehostunut Rondon käyttöönoton jälkeen, alkaen syksy 2009 tuottavuuden parantuminen 34 % v Verkkolaskuja on jo n. 63 %:a saapuneista ulkoisista ostolaskuista Sisäiset ostolaskut ovat 100 %:sesti sähköisessä muodossa Laskutusliittymien kautta tapahtuva keskitetty laskutus on ratkaisevasti parantanut tuottavuutta keväästä 2010 alkaen. Myyntilaskujen käsittelyn (kpl/ htv vs. edellinen vuosi) tuottavuus on parantunut yli 400 % v Hankinta SAP SRM hankintajärjestelmän käyttöönotto on kasvattanut sopimustoimittajien käyttöä sekä keskittänyt logistiikka-, hoitotarvike- ja lääkevarastotilaukset yhteen järjestelmään. SAP SRM järjestelmä kehittänyt hankintojen raportointia ja analysointia Vantaan kaupunki, Patrik Marjamaa 3

4 Esimerkkinä sähköisten palveluiden kehittäminen Sähköiset palvelut luovat mahdollisuuksia ajasta ja paikasta riippumattomaan palvelun järjestämiseen ja työnjakoon. Sähköisten palveluiden kehittämisen kärkihankkeita ovat: 1. Internetin kautta kerättävä palaute ja sen raportointi 2. KtWeb verkon yli tarjottava kuntalaispalvelu sähköisen asioinnin lain mukaisesti 3. Kanta-hanke 4. Suun terveydenhuollon sähköiset ajanvarauspalvelut sekä asiakkaan ilmoittautumis- ja tunnistamispääte 5. Avustus- ja muiden hakemusten sähköinen käsittely 6. Pääkaupunkiseudun palvelukartta 7. Katutapahtuma- ja lupajärjestelmä 8. Karttapohjainen asiakaspalautejärjestelmä 9. Rakennus- ja muiden teknisten piirustusten myyntipalvelu 10. Asiointitili ja pilotti päivähoidon päätöksen esittämisestä Vantaan kaupunki, Patrik Marjamaa 4

5 Dokumentinhallintajärjestelmä tehostaa tiedonhallintaa 1. Järjestelmään tallennetaan kaikki kaupungissa syntyvät dokumentit ja asiakirjat 2. Ohjelmiston käyttöönotto helpottaa ja parantaa tiedonhallintaa 3. Ryhmätyöominaisuudet tukevat asiakirjojen valmistelua 4. Laajat hakuominaisuudet nopeuttavat asiakirjojen löytymistä organisaatiossa 5. Järjestelmä mahdollistaa sekä omien että organisaatiotason dokumenttien ja asiakirjojen hallinnan niiden koko elinkaaren ajan 6. Järjestelmään tallennettavat malliasiakirjat ja valmispohjat tehostavat työtä ja yhtenäistävät käytettäviä asiakirjoja Vantaan kaupunki, Patrik Marjamaa 5

6 Mitä on navigointi Vantaalla Navigoinnilla tarkoitetaan yleisesti suunnistamista merellä Navigointiin liittyy reitin suunnittelu, merikorttien tutkiminen, karikkojen välttäminen ja oman paikan selvittäminen eri menetelmillä Kaupunginjohtajan navigoinneissa on mukana toimialojen johto ja kaupunginjohtajan esikunta Navigoinnit järjestetään toimialoittain kolme kertaa vuodessa Vantaan kaupunki, Patrik Marjamaa 6

7 Kaupunginjohtajan navigoinnit Vuorovaikutteisen keskustelun käyminen, yhteinen sitoutuminen kaupungin strategiatyöhön, tavoitteiden edistymisen seuranta ja yhteinen näkemys kokonaistaloudellisesta tilanteesta Navigointi 1 (huhtikuu) Toimintaympäristöanalyysin tulokset, keskustelu uuden TS:n suuntaviivoista, tuottavuushankkeet, toimialan esitykset painotuksiksi kaupunkistrategiaan ja näkemys määrärahatarpeesta Navigointi 2 (syyskuu) KJ:n budjettiesityksen valmistelu, resurssien ja tavoitteiden tasapainotus, pohjana lautakuntien TS-esitykset ja valtuustoryhmien kannanotot Navigointi 3 (marraskuu) Varmistetaan KV:n tahdon toteutuminen toimialan strategiassa: toimialan tuloskortti tavoitteineen, TA- ja TS-tavoitteiden mittarointi ja vastuutus Vantaan kaupunki, Patrik Marjamaa 7

8 Huhtikuun 2011 navigoinnit ja tuottavuushankkeet Jokainen toimiala oli koonnut navigointiaineistoon keskeisimmät tuottavuushankkeet (etenemisen seuranta, vaikutukset) Lisäksi toimialoilta oli pyydetty esityksiä uusiksi hankkeiksi Esimerkiksi maankäytössä Ypa-verkostoprojekti Rakennuslupaprosessin kehittäminen: luvat ja poikkeamispäätökset Sähköisen asioinnin projektit Leinelän kumppanuusmalli Esimerkiksi sosiaali- ja terveystoimessa Mobiiliteknologian käyttöönotto vanhusten kotihoidossa TuottavuusTalkoot 2 projekti Tiedolla johtamisen kehittämisstrategia (tietovarasto, tuotteistus, kustannuslaskenta, Läpinäkyvät potilasvirrat hanke) Kaupunkitason näkökulmasta keskeisimmät tuottavuushankkeet esitetään seuraavassa taloussuunnitelmassa Vantaan kaupunki, Patrik Marjamaa 8

9 Haasteita tuottavuuskehitykselle Vantaalla Väestönkasvu 1,0 1,5 % Väestön ikääntyminen Kustannustason nousu 2,5 3,5 % Peruspalvelujen hintaindeksi v noussut 17,6 %, vuositasolle muutettuna 2,7 % per vuosi Taantuman johdosta inflaatio ollut aikajaksolla poikkeuksellisen alhaisella tasolla Segregaation kustannukset Laadulliset standardit ja vaatimukset Lainsäädännön muutokset ja uuudet velvoitteet Investointipaineiden vaikutukset korkokuluihin ja käyttötalouteen Kaupungin investointien tulorahoituksen kasvattaminen ja lainamäärän kasvun hillitseminen Vantaan kaupunki, Patrik Marjamaa 9

10 Yhteenlaskettu kokonaistuottavuuden kehitys vuosina Vantaan kaupunki, Patrik Marjamaa 10

11 Kaupungin ulkoisten menojen jakautuminen (tilinpäätös 2010) 7 % 4 % 1 % 2 % Henkilöstökulut 40 % Palvelujen ostot Aineet, tarvikkeet ja tavarat Avustukset Muut toimintakulut Rahoituskulut 46 % Vantaan kaupunki, Patrik Marjamaa 11

12 Kaupungin käyttötalousmenot toimialoittain (tilinpäätös 2010) 5 % 2 % 3 % 9 % 7 % Yleishallinto Keskushallinto Sosiaali- ja terveystoimi Sivistystoimi 44 % Maankäyttö- ja ympäristö Tilakeskus Vapaa-aika- ja asukaspalvelut 30 % Vantaan kaupunki, Patrik Marjamaa 12

13 Tuottavuuden parantaminen pysyvä osa kuntien johtamista ja kehittämistyötä Valtion ja 20 suuren tuottavuushanke Kärkihankkeet, loppuraportit ja ehdotukset Yhteiset tuottavuusmittarit keskeisille palveluille KL/VATT hanke uuden tuottavuusmittarin laatimiseksi Peruspalveluohjelma : Kuntien ja kuntayhtymien tulee laatia suunnitelma tuottavuutta parantavista toimenpiteistä vuoden 2011 aikana Peruspalveluohjelman valtakunnalliset tuottavuustavoitteet kunnille VM:ltä tulossa opas kuntien ja kuntayhtymien tuottavuustyöhön Vantaan kaupunki, Patrik Marjamaa 13

14 Näkökohtia tuottavuuden kehittämisestä Henkilöstön osaaminen ja sen kehittäminen Tuottavuuden kehittämisestä palkitseminen Rakenteiden ja organisaatiokulttuurin mahdollistettava muutos, innovatiivisuus ja tuottavuuden kehittäminen Vrt. esim. henkilöstö ja resurssien allokointi sekä talouden ohjausjärjestelmät valinnanvapauden kasvaessa Prosessien kehittäminen Kokonaisuuden näkeminen ja ymmärtäminen Toimintatapojen kyseenalaistaminen Asiakasvaikutusten ja kustannusten muodostumisen hahmottaminen Muutoksen aikaansaaminen Toiminnan ja päätöksenteon ekologisuusvaatimukset vs. tuottavuus Tuottavuuskäsitteen laaja ymmärtäminen, myös arvioinnissa Hyvien käytänteiden jakaminen Vantaan kaupunki, Patrik Marjamaa 14