Hankkeen toiminnot työsuunnitelman laatiminen

Transkriptio

1 Hankkeen toiminnot työsuunnitelman laatiminen Hanketyöpaja LLP-ohjelman keskitettyjä hankkeita (Leonardo & Poikittaisohjelma) valmisteleville Työsuunnitelma Vastaa kysymykseen mitä projektissa tehdään, jotta tuotokset valmistuvat. Kuvaus siitä, millaisia toimintoja hankkeen eri vaiheissa on, miten työt on järjestetty. Mikä partneriorganisaatio on vastuussa? Mitkä partneriorganisaatiot osallistuvat? Vaiheiden kestot (aloitus ja lopetus) Resurssit: palkat/työpäivät, matkat, alihankinnat, atk Vaiheiden selkeät ja mitattavat tulokset seuranta ja arviointi Pohjautuu projektin tuotteisiin ja tuloksiin Linkittyy budjettiin

2 Työsuunnitelma hakemuksessa Summary of the project B.1. Lyhyt kuvaus hankkeessa syntyvistä tuloksista Part G. Work plan and work packages Työpaketit (work package) Tehtävät (tasks) Välitavoitteet (milestones) Tulokset (Deliverables outputs / products / results) Budjetti/työsuunnitelma Excel (Gantt chart) Aikataulu tai aikajana (myös kokousten ja raportointien ajankohdat) Työpaketit ja tehtävät Työsuunnitelma Työpaketti 1 Tehtävä 1.1 Tehtävä 1.2 Tehtävä 1.3 Tehtävä 1.4 Työpaketti 2 Tehtävä 2.1 Tehtävä 2.2 Tehtävä 2.3 Tehtävä 2.4 Työpaketti 3 Tehtävä 3.1 Tehtävä 3.2 Tehtävä 3.3 Tehtävä 3.4 Työpaketti 4 Tehtävä 4.1 Tehtävä 4.2 Tehtävä 4.3 Tehtävä 4.4 Työpaketti 5 Tehtävä 5.1 Tehtävä 5.2 Tehtävä 5.3 Tehtävä 5.4

3 Pakolliset työpaketit There are 5 types of work packages: 1. Management, 2. Implementation (the substance of the work planned including production, testing etc), 3. Quality Assurance (quality plan), 4. Dissemination, 5. Exploitation of results. At least one work package must be elaborated for each of the 5 work package types listed above. Applications that fail to present this minimum cannot be considered further. [Instructions for completing the application form and its attachments, page 48] Aikataulu (Ghantt chart) Selkeä ja realistinen, ei liian yksityiskohtainen (tarkentuu projektin käynnistyessä) Sisältää projektin päävaiheet: työpakettien kestot välitavoitteet (milestones) ja aikataulut kokoukset raportointi arviointi Työpakettien keskinäinen järjestys ja linkittyminen toisiinsa -> mitä oltava valmis ennen seuraavaa vaihetta?

4 Työsuunnitelman linkki budjettiin Budjetti rakennetaan työsuunnitelmasta käsin: tuotteet toiminnot vastuut resurssit Työsuunnitelman ja budjetin linkittäminen tukee seurantaa hankkeen aikana Hyvä myös pohtia, mitä työpaketit maksavat Tyypillisiä virheitä työsuunnitelmissa (TOI) Työpakettien sisältöä ei ole avattu, työsuunnitelma jättää huomattavia aukkoja hankkeen eri vaiheisiin eikä kuvaa selkeästi miten tuotteisiin päästään; suunnitelmaa ei pilkottu tarkempiin tehtäviin, välitavoitteita ei mainittu Yksittäisen työpaketin tavoitteet ja sisältö epäselvät: työsuunnitelmasta ei käy ilmi mitä hankkeessa tuotetaan (linkki tuotteisiin!) Partnerien roolit ja tehtävät eivät käy ilmi työpakettitasolla; työnjako partnerien kesken lähinnä tekninen tai puuttuu täysin Kaikki partnerit vastaavat työpaketeista, mutta ei kuvattu tarkemmin miten toteutetaan Yhdellä partnerilla (koordinaattorilla) päävastuu melkein kaikista tehtävistä Työpaketit ja niiden resurssointi (budjetti) epätasapainossa (esim. hallintotyöpaketti: henkilöstökulut yliresurssoitu)

5 Harjoitus 1. Tutustukaa hakemuslomakkeen työsuunnitelmaan 2. Hahmottakaa oman hankkeenne päävaiheet ja nimeä työpaketit 3. Tämän jälkeen kirjatkaa hankkeellenne alustava työsuunnitelma: - päävaiheet/työpaketit - niihin liittyvät tehtävät - tuotteet - alustava työnjako (päävastuullinen ja osallistuvat) Useful tips Respond to the policy priorities. All communications are sent to the co-ordinator s address: make sure you indicate the correct person and the correct address (both and postal) on the application form. Strong proposal is:coherent(problems, solutions, target groups, activities, budget, ambitions/resources/competence); Simple(objectives, approach); Evidence based(ex-ante needs analysis, state of art); Clear(identifying the need for such a proposal, the solutions, and the outputs) Rigorous in its planning(what activities, when, for how long, and with what resources); Explicit(if it is not in the application it cannot be taken into account, don t assume); Circumscribed(a proposal is not about solving the worlds' problems, but about solving a specific issue however complex this might be).