Sisäinen auditointi osa Oamkin ympäristöohjelmatyötä

Transkriptio

1 Sisäinen auditointi osa Oamkin ympäristöohjelmatyötä Päivä Sisäinen auditointi Luovassa (1.6.09) Etätehtävien purku Auditoinnin suunnittelu ja menetelmät Poikkeamat Auditoinnin raportointi Hyvän auditoijan ominaisuudet Harjoituksia

2 Auditoinnin suunnittelu Auditointi on Järjestelmällinen suoritetaan ohjeiden mukaisesti Dokumentoitu tehdään auditointiraportti Säännöllinen suoritetaan sovitun aikataulun mukaisesti Objektiivinen riippumaton, puolueeton auditoija Todentava tutkitaan, noudatetaanko vaatimuksia

3 Objektiivinen tarkastelu Todennetaan, että standardin vaatimukset täyttyvät Miten sovitut toimintatavat ja sitoumukset käytännössä toteutuvat? Kirjatut ohjeet, menettelyt Ympäristöpolitiikka, päämäärät, tavoitteet, ympäristöohjelma Ympäristövastuut Lait, asetukset, viranomaismääräykset, lupaehdot

4 Kehittämisnäkökulma - 1 Auditoija antaa palautetta toiminnan vahvuuksista ja kehittämiskohteista Auditoijien tulisi saada selville organisaation toiminnan kehityksen esteitä

5 Kehittämisnäkökulma - 2 Selvitetään, miten hyvin Päämäärät ja tavoitteet on saavutettu Ympäristöpolitiikan merkitys on sisäistetty omassa toiminnassa Ongelmiin on etsitty tehokkaita ratkaisuja Tiedonkulku toimii Ennakoiva reagointi toimii Ongelmat ja puutteet on kerralla eliminoitu

6 Auditointivaiheet Auditoinnin valmistelu Auditointitoiminnot Auditoinnin jälkeiset toiminnot

7 Auditoinnin valmistelu sovitaan soveltamisala luodaan arviointimenetelmät valitaan auditoijat katselmoidaan lyhyesti dokumentoitu ympäristöjärjestelmä ja muut taustatiedot suunnitellaan auditointi (tarkastuslistat ym.)

8 Auditointisuunnitelma arvioinnin kohde arvioinnin laajuus arvioinnin tavoitteet arviointiperusteet aikataulu arvioijien työnjako arvioinnin kohteen edustajat

9 Auditointitoiminnot Avauskokous Dokumenttien katselmointi Haastattelut Näyttöjen kerääminen / toimipaikan tarkastus Raportin valmistelu Päätöskokous

10 Tarkastuslistat ja ohjelma Ohjaa auditoijaa varmistaa kattavuuden ja painopisteen Lisää auditoitavan luottamusta looginen eteneminen Varmistaa perusteellisuuden auttaa muistamaan kaikki aiheet Avustaa ajan hallinnassa tehtävien koordinointi arvioijien kesken Helpottaa raportointia sisältää tietoa tuloksista ja alueista

11 Todentamisen tapoja Dokumentti Ks. Standardin vaatimukset Haastattelu Ennakolta sovittavat, satunnaisesti valitut Havainnointi Tee muistiinpanoja

12 Milloin voi kirjata poikkeaman? Poikkeama = vaatimuksen jääminen täyttämättä Huomioi ennen kirjaamista vaatimus vaatimuksen täyttymättä jääminen objektiivinen todisteaineisto

13 Milloin voi kirjata poikkeaman? Vaatimus voi tulla eri lähteistä, esim. lainsäädäntö ja asetukset sovellettu ympäristöjärjestelmästandardi ympäristökäsikirja menettelyohje työohje

14 Milloin voi kirjata poikkeaman? Objektiivisena todisteaineistona voi toimia esim. auditoijan tekemät selkeät näköhavainnot kohteen asiakirjojen ja tallenteiden tiedot vastuuhenkilöiden antamat lausunnot

15 Poikkeamien luokittelu Vakava poikkeama jokin arviointiperusteiden vaatima toimintatapa puuttuu tai ei toimi lainkaan myös useat havainnot yhdessä voivat osoittaa, että ei toimita vaatimusten mukaisesti

16 Poikkeamien luokittelu Lievä poikkeama toimintatapa tms. ei joltakin osin ole arviointiperusteiden vaatimusten mukainen toimintatapa tms. ei ole käytössä niin laajasti kuin arviointiperusteet ja/tai toiminnan kuvaukset sitä edellyttävät

17 Kommentit Kehut, kehitysideat ja havainnot, jotka eivät vaadi välittömiä toimenpiteitä Havainto Parannusmahdollisuus Positiivinen havainto

18 Poikkeamien käsittely arvioinnissa tehtyjen poikkeamahavaintojen on johdettava korjaaviin toimenpiteisiin korjaukset pitää todentaa, esim.: yksitellen erikseen sovitun aikataulun mukaan seuranta-auditoinnilla kohteen seuraavan arvioinnin yhteydessä

19 Päätöskokouksen asiat Yleisarvio kohteen ympäristöjärjestelmästä Yhteenveto arvioinnissa havaituista puutteista Kohteen edustajien kysymykset Yhteenvedon allekirjoitus Korjaavien toimien aikataulu Seuranta-arvioinnin tarve ja aikataulu

20 Auditoinnin raportointi Arvioinnin tavoitteet Arvioinnin kohteet ja laajuus Arvioinnin toimeksiantaja, pääarvioija ja arvioijat Arvioinnin päivämäärät ja suorituspaikat Käytetyt arviointiperusteet Yleisarvio kohteen ympäristöjärjestelmästä

21 Auditoinnin raportointi Havainnon kirjaaminen raporttiin Kirjoita täsmällinen kuvaus havainnostasi kokonaisena lauseena Perustele, miksi olet luokitellut havainnon vahvuudeksi/poikkeamaksi jne. Jos kirjaat poikkeaman, viittaa siihen arviointiperusteen kohtaan, jota vastaan poikkeama on

22 Poikkeamaraportti -1 Poikkeamat voidaan dokumentoida joko arviointiraporttiin tai erillisiin poikkeamaraportteihin, joissa yleensä raportin tunnistetiedot ja arviointiperusteiden kohta, josta poikettu (arvioija kirjaa) poikkeaman kuvaus ja mahdollinen luokittelu (arvioija kirjaa)

23 Poikkeamaraportti - 2 korjaavat toimenpiteet (arvioitava laatii) arvioidun kohteen / toiminnan vastuuhenkilön kuvaus korjaavista ja ehkäisevistä toimenpiteistä arvioijan vahvistus toimenpiteen toteuttamisesta

24 Onnistunut auditointi Hyvin suunniteltu ja valmisteltu Keskittyy oleellisiin asioihin On vuorovaikutteista On oppimista ja toiminnan kehittämistä Edistää hyvien käytäntöjen jakamista