Kuulovammaisten, kuulonäkövammaisten ja puhevammaisten henkilöiden tulkkauspalvelun tuottamista koskeva hankinta puitesopimusten tekemiseksi

Transkriptio

1 Kansaneläkelaitos Terveysosasto Vammaisten henkilöiden tulkkauspalvelu Kela 48/331/2013 Kuulovammaisten, kuulonäkövammaisten ja puhevammaisten henkilöiden tulkkauspalvelun tuottamista koskeva hankinta puitesopimusten tekemiseksi Kansaneläkelaitos (Kela) pyytää tarjousta kuulovammaisten, kuulonäkövammaisten ja puhevammaisten henkilöiden tulkkauspalvelun tuottamiseksi tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintayksikkö on Kelan terveysosasto (jäljempänä Kela) Höyläämötie 1 a B, Helsinki. 1. Hankintamenettely ja hankintailmoitus Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankintailmoitus on julkaistu HIL- MA- palvelussa internet-osoitteessa Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). 2. Hankinnan tausta ja tavoitteet 3. Hankittava palvelu voimaan tullut laki vammaisten henkilöiden tulkkauspalvelusta (133/2010) velvoittaa Kelan järjestämään tulkkauspalvelun siihen oikeutetuille henkilöille. Kela voi järjestää tulkkauspalvelun itse tai hankkia sen muilta palveluntuottajilta. Hankinnan tavoitteena on valtakunnallisesti järjestetty yhdenmukainen tulkkauspalvelu, jota tuottavat ammattitaitoiset palveluntuottajat. Hankinnan kohteena on tulkkauspalvelun tuottaminen kuulovammaisille, kuulonäkövammaisille ja puhevammaisille henkilöille. Hankittavaa palvelua tuotetaan tulkkauspalvelusta annetun lain (133 /2010) mukaan oikeutetuille henkilöille. Hankittavien tulkkauspalveluiden määrä riippuu tulkkauspalveluun oikeutettujen henkilöiden määrästä ja heidän tulkkauspalvelun tarpeestaan. Myös lainsäädännössä tapahtuvat muutokset tai muut Kelasta riippumattomat seikat voivat vaikuttaa siihen, paljonko palvelua hankitaan. Hankittavat tulkkauspalvelutuotteet on kuvattu Tarjouspyynnön liitteessä 1 Hankittavan palvelun kuvaus. Hankittava palvelu kattaa suomalaisen ja suomenruotsalaisen viittomakielen, ruotsalaisen viittomakielen, viitotun puheen, kirjoitustulkkauksen sekä muut kuulo- ja kuulonäkövammaisille henkilöille järjestettävässä tulkkauksessa käytettävät kielet ja menetelmät. Puhevammaisten tulkkausta tuotettaessa hankittava palvelu kattaa käytettävät kommunikaatiomenetelmät, tulkkaustilanteeseen liittyvän vähäisen kommunikaatiomateriaalin valmistamisen ja uuden asiakkaan kommunikaatiokeinoon ja apuvälineisiin perehtymisen. Postiosoite Käyntiosoite 1 (8) PL 78 Höyläämötie 1a B Helsinki Helsinki Puhelin Faksi etunimi.sukunimi@kela.fi

2 Tarjouskilpailussa valitaan palveluntuottajat hankintalain (348/2007) mukaiseen puitejärjestelyyn alueellisesti siten, että kilpailutusalueet muodostuvat Kelan vakuutusalueista seuraavasti: - Itä- ja Pohjois- Suomen vakuutusalue muodostaa yhden kilpailutusalueen - Etelä- ja Länsi-Suomen vakuutusalueet muodostavat toisen kilpailutusalueen. Tarkempaa tietoa Kelan vakuutusalueista (Ks. Tarjouspyynnön liite 2 Tilastoja) Hankittava palvelu toteutetaan asiakkaiden tulkkaustilausten perusteella. Tulkkien välittäminen asiakkaille tapahtuu Kelan välityskeskuksen kautta. Välityskeskuksella on käytössään Kelan hankkima välitysjärjestelmä, johon tulkkaustilausten lisäksi raportoidaan myös tulkkaustapahtumat ja tulkkauksen tuottamisesta aiheutuneet kustannukset. Kela tarjoaa palveluntuottajan käyttöön Kelan omistaman välitysjärjestelmän. Hankittavan palvelun kuvaus on Tarjouspyynnön liitteessä 1 ja hankittavaan palveluun liittyviä tilastotietoja on Tarjouspyynnön liitteessä 2. Tulkkauspalvelun välittäminen on kuvattu Tarjouspyynnön liitteessä 3 Prosessikuvaus. 4. Tarjouksia koskevat vaatimukset Tarjouksen voi tehdä ennakkoperintärekisterissä oleva ammatinharjoittaja tai muu yksityinen tai julkinen palveluntuottaja. Tarjouksen voi tehdä myös hankintalain 61 :n mukainen ryhmittymä. Jokaisen ryhmittymässä mukana olevan osapuolen tulee toimittaa kaikki tarjouksessa edellytetyt tiedot ja selvitykset sekä allekirjoittaa tarjous. Uusilta yrityksiltä vaaditaan, että ne tulevat rekisteröitymään kauppa- tai säätiörekisteriin, ennakkoperintärekisteriin, ja työnantajarekisteriin, mikäli tulevat valituksi tuottajiksi. Työnantajarekisteriin rekisteröitymistä edellytetään vain, jos perustettava liiketoiminta edellyttää tarjoajaa ilmoittautumaan kyseiseen rekisteriin. Selvyyden vuoksi todetaan, että uusien yritysten osalta sopimukset voidaan allekirjoittaa vasta, kun Kela on saanut kaikki palveluntuottajaa koskevat kelpoisuusehtoa todentavat asiakirjat ja tarkistanut ne. Tarjouksen poissulkemisperusteet Hankintalain mukaan Hankintayksikön tulee sulkea pois tarjouskilpailusta palveluntarjoaja, joka tai jonka tarjoama henkilöstö on saanut ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta lainvoimaisen tuomion hankintalain 53 :ssä säädettyihin rikoksiin tai palveluntarjoajaa koskee hankintalain 54 :n tarkoittama poissulkemisperuste. Tarjoajien soveltuvuusvaatimukset ja tarjouksen vähimmäisvaatimukset Palveluntuottajaa ja palvelua koskevat kelpoisuusehdot ja niiden täyttyminen ilmoitetaan Tarjouspyynnön liitteessä 9. Kelpoisuusehdot ja selvitetään siinä pyydetyin liiteselvityksin. Jos kelpoisuusehdot eivät täyty, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta Palveluntuottajaa koskevat ehdottomat kelpoisuusehdot A) Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen Palveluntuottajan tulee olla suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa, eläkemaksunsa 2 (8)

3 ja muut lakisääteiset maksut. Palveluntuottajan tulee hankkia vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin. Selvitys velvoitteiden täyttämisestä tulee antaa Tarjouspyynnön liitteellä 9 ja siinä yksilöidyin liiteselvityksin. Palveluntuottajan tulee olla rekisteröitynyt kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin. B) Taloudellisten edellytysten täyttyminen Palveluntuottajan on toimitettava tarjousasiakirjojen liitteenä viimeisimmän tilinpäätöksen tiedot. Uuden yrityksen pitää toimittaa yksityiskohtainen liiketoimintasuunnitelma, josta käy ilmi palveluntuottajan tekniset, taloudelliset ja muut edellytykset tuottaa palvelua Palvelua koskevat kelpoisuusehdot A) Ammattitaitovaatimukset Kela edellyttää, että 1) Palveluntuottajan tarjoamat tulkit täyttävät Henkilöstölomakkeella (liite 5) esitetyt ammattitaitovaatimukset. 2) Palveluntuottajan tarjoamat tulkit sitoutuvat Viittomakielen tulkin ammattisäännöstön (liite 10 a) noudattamiseen tai 3) Palveluntuottajan tarjoamat tulkit sitoutuvat Puhevammaisten tulkkauspalvelun eettisten periaatteiden (liite 10 b) noudattamiseen. B) Palvelun saatavuus ja toimitusvarmuus Tulkkauspalvelun saatavuus ja toimintavarmuus tulee tarjoajan varmistaa Tarjouspyynnön liitteissä 8a ja 8b kuvatulla tavalla. C) Tekniset vaatimukset Tulkkauspalvelun tekninen toimivuus ja resurssien/ laitteiden yhteensopivuus tulee tarjoajan varmistaa Tarjouspyynnön liitteessä 1 Hankittavan palvelun kuvaus kerrotulla tavalla. D) Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely Tarjoja sitoutuu noudattamaan tietojen käsittelyssä yksityisyyden suojaa ja henkilörekisteriä koskevia säännöksiä ja määräyksiä sekä solmimaan Kelan kanssa edellä mainittujen velvoitteiden täyttämistä koskevan sopimuksen ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. E) Toimintasuunnitelma Palveluntuottajalta edellytetään Tarjouspyynnön liitteen 9 edellytysten mukaisesti palvelun laadun ja toimivuuden varmistamiseksi, että palveluntuottajalla tulee olla toimintasuunnitel- 3 (8)

4 ma, joka sisältää kuvauksen vähintään seuraavista seikoista. - Tarjottava palvelu ja sen sisältö (mm. keskeiset toimintatavat, erityisosaaminen ja menetelmät) - kuvaus yrityksen laskutusprosessista - Henkilöstön käyttö - työvuorosuunnittelun periaatteet - sijaisjärjestelyt - jos tuottaa opiskelutulkkausta, miten tuottaminen on organisoitu - Henkilöstön osaamisen kehittäminen ja täydennyskoulutus - Yhteistyö Kelan ja asiakkaiden kanssa - Laadunvalvonta - kuvaus asiakaspalautteen keräämisestä ja sen hyödyntämisestä palvelun kehittämisessä (pakollinen) - kuvaus laatujärjestelmästä, käsikirjasta, -suunnitelmasta tai vastaavasta, mikäli sellainen on laadittu F) Palveluntuottajan sitoutuminen sopimusaikaisen toiminnan ehtoihin Tarjouksen hyväksyminen edellyttää, että palveluntuottaja sitoutuu Kelan asettamiin sopimus aikaista toimintaa koskeviin ehtoihin. Sopimusmalli on Tarjouspyynnön liitteenä (liite 11). Sopimusluonnos muodostaa yksinomaiset sopimusehdot. Palveluntuottaja ei saa esittää tarjouksessaan mitään muutoksia, lisäyksiä, tarkennuksia tai poistoja sopimusluonnoksen mukaisiin sopimusehtoihin Hinnoittelua koskevat vaatimukset ja hintojen esittäminen Palveluntuottajan tulee tehdä hintatarjous ajalle Hinnat tarjotaan samansuuruisena koko sopimuskaudeksi. Hintoja ei saa ilmoittaa indekseistä, valuuttakursseista tai muista vastaavista riippuvaisina. Hinnat ilmoitetaan Hintalomakkeen mukaisesti eriteltynä (liite 6). Hintalomaketta ei saa millään tavoin muuttaa. Hintojen tarjoamisen perusteet on kuvattu Tarjouspyynnön liitteessä 7 Hinnoittelun perusteet. Tarjousten hintavertailu tehdään Tarjouspyynnön kohdan 5 mukaisesti Tarjouksen antaminen muodostuu tästä tarjouspyynnöstä ja sen liitteistä 4 (8)

5 Tarjoukset on laadittava suomen tai ruotsin kielellä. Tarjousten tulee olla voimassa asti. Palveluntuottaja voi tehdä tarjouksen yhdelle kilpailutusalueelle tai molemmille kilpailutusalueille. Jos palveluntuottaja tarjoaa tulkkauspalvelua molemmille kilpailutusalueille, pitää tällöin tehdä molemmille kilpailutusalueille omat tarjoukset. Jos palveluntuottaja tarjoaa tulkkauspalvelua esim. vain Itä- ja Pohjois-Suomen kilpailutusalueelle, ja tuottaja tarjoaa sekä kuulo- ja kuulonäkövammaisten että puhevammaisten tulkkauspalvelua, tehdään yksi tarjous. Palveluntuottajan on ilmoitettava Tarjouspyynnön liitteessä 8 a/b, missä kilpailutusalueen kunnista se tarjoaa hintalomakkeella (liite 6) ilmoittamaansa palvelua. Tarjousten käsittelyssä käytetään vain niitä tietoja, joita tarjouksessa ja tarjouslomakkeissa on annettu. Lisäselvityksiä ei pyydetä kuin poikkeuksellisesti ja ne voivat olla vain täsmennyksiä tarjouksessa annettuihin tietoihin. Tarjousten jälkikäteinen täydentäminen tai muuttaminen ei ole mahdollista. Tarjouspyynnön vastainen tarjous, epäselvä hinta tai muu olennainen puute on peruste tarjouksen hylkäämiseen. Palveluntuottaja ei voi yksipuolisesti perua tarjoustaan tarjousten jättämiselle ilmoitetun määräajan jälkeen. Tarjous tulee antaa tämän tarjouspyynnön liitteenä olevilla seuraavilla lomakkeilla ja tarjouksen liitteeksi tulee jättää niissä mainitut selvitykset vähimmäisvaatimusten täyttymisestä: Liite 4. Tarjouslomake Liite 5. a/b/c/d Henkilöstölomake - 5a Yhteenveto tulkkauspalveluntuottajan henkilöstöstä - 5b Tulkin tiedot: kuulo- ja kuulo-näkövammaisten tulkkauspalvelu - 5c Tulkin tiedot: puhevammaisten tulkkauspalvelu - 5 d Tulkin työskentelyalue Liite 6. Hintalomake Liite 8. a/b Tulkkauksen saatavuus, kilpailutusaluekohtainen lomake Liite 9. Kelpoisuusehdot Tarjouksen yhteydessä tulee lisäksi toimittaa palveluntuottajan toimintasuunnitelma, jonka vähimmäissisältö on kerrottu Tarjouspyynnön kohdassa 4.2.kohta D Toimintasuunnitelma. Tarjoukseen tulee liittää henkilöstölomakkeilla (5b/c) ilmoitetut tutkintotodistuskopiot. liitteineen on saatavissa Internetissä Kelan sivustoilla kohdassa Yhteistyökumppanit >Tulkkauspalvelut > Tulkkauspalveluiden kilpailutus Tietojen luottamuksellisuus Kelalle toimitettavien tarjousasiakirjojen ja niihin sisällytettävien tietojen salassapitoon 5 (8)

6 sekä oikeuteen saada niistä tietoja sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) säännöksiä. Palveluntuottajaa pyydetään selvästi merkitsemään Kelalle toimitettavaan aineistoon se materiaali, jonka tämä katsoo sisältävän tietoja liike- tai ammattisalaisuudesta samoin kuin muu sellainen materiaali, joka mahdollisesti sisältää tietoja muusta vastaavasta elinkeinotoimintaa koskevasta seikasta, jos tiedon antaminen niistä saattaisi aiheuttaa tietojen luovuttajalle taloudellista vahinkoa tai joka muulla kuin edellä mainitussa laissa tarkoitetulla perusteella tulee pitää salassa. 5. Tarjousten vertailu Tarjousten vertailuperusteena on halvin hinta. Palveluntuottajaksi voidaan valita vähimmäisvaatimukset ja kelpoisuusehdot täyttävä Palveluntuottaja hinnan mukaan määräytyvässä etusijajärjestyksessä. Jos kaksi (2) tai useampi tarjoaja on tarjonnut samansuuruista hintaa samasta tulkkaustuotteesta samalla kilpailutusalueella, ratkaistaan etusijajärjestys arvalla. 6. Hankintapäätös ja sopimus sekä sopimuskausi Saatujen tarjousten perusteella Kela tekee hankintapäätöksen ja solmii Tarjouspyynnön liitteen 11 mukaisen hankintasopimuksen hyväksyttyjen Palveluntuottajien kanssa. Sopimus on voimassa ajalla , jonka jälkeen se päättyy ilman irtisanomista. Kela varaa option ajalle ja hankittaviin palveluihin. Jos Kela käyttää option vuodelle 2016, se ostaa tämän sopimuksen tarkoittaman tulkkauspalvelun sopimuskauden ehdoilla, kuitenkin niin, että hintaa voidaan tarkistaa enintään yleisen kustannustason (ansiotasoindeksi 85 %, kuluttajaindeksi 15 %) muutoksen mukaisesti. Kela ilmoittaa mahdollisesta option käytöstä tarjouskilpailussa hyväksytyille palveluntuottajille toukokuussa Jos Kela käyttää option vuodelle 2017, se ostaa tämän sopimuksen tarkoittaman tulkkauspalvelun sopimuskauden ehdoilla, kuitenkin niin, että hintaa voidaan tarkistaa enintään yleisen kustannustason (ansiotasoindeksi 85 %, kuluttajaindeksi 15 %) muutoksen mukaisesti. Kela ilmoittaa mahdollisesta option käytöstä tarjouskilpailussa hyväksytyille palveluntuottajille toukokuussa Muut tarjoukseen liittyvät ohjeet 7.1. Tarjousten jättäminen Tarjous on toimitettava kolmena kappaleena, joista yksi alkuperäinen, suljetussa kirjekuoressa joko - tuotuna Kansaneläkelaitoksen terveysosaston postituspisteeseen osoite Höyläämötie 1a B, Helsinki tai 6 (8)

7 - postitse osoitteella Kansaneläkelaitos, terveysosasto, PL 78, Helsinki. Tarjouksen tulee olla perillä viimeistään kello 16 mennessä. Jos palveluntuottaja osallistuu kummankin kilpailutusalueen tarjouskilpailuun, pitää molemmille kilpailutusalueille toimittaa omat kappaleet tarjousasiakirjoista erillisissä suljetuissa kirjekuorissa. Tarjouksen sisältävään kirjekuoreen tulee merkitä Tulkkauspalvelut/alue, jota tarjous koskee. Tarjoajan on varmistauduttava siitä, että tarjousasiakirjat ovat ajoissa perillä. Myöhässä saapuneet tarjoukset hylätään. Sähköpostilla tai faksilla toimitettua tai muuten kohdan 4 vastaisesti annettua tarjousta ei hyväksytä. Tarjousta ei voi toimittaa muuhun kuin edellä mainittuun Kelan osoitteeseen / toimipisteeseen. Hankintapäätöksen tiedoksiantoa varten tarjouksessa on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan lähettää tiedoksi tarjoajalle. Kela toimittaa hankintapäätöksen hankintalain 75 :n nojalla sähköisesti tiedoksi tarjoajalle kyseiseen tarjouksessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Tarjoajan katsotaan hyväksyneen hankintapäätöksen sähköisen tiedoksiannon sähköisen yhteystiedon antamisella. 7.2 Tarjouksen tekemisen korvaaminen Tarjouksen tekemisestä ei makseta korvausta 7.3 Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tarjoukset, rinnakkaiset tarjoukset tai ehdolliset tarjoukset 7.4 Alihankinta 8. Tiedustelut Vaihtoehtoisia tarjouksia, ehdollisia tarjouksia tai rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Osatarjoukset hyväksytään siten, että kaikkia tulkkaustuotteita ja vaativuustasoja ei tarvitse tarjota. Palveluntuottaja voi tarjota esimerkiksi pelkästään perustason yleistulkkausta. Hinta merkitään vain niille tuotteille, joita tarjotaan. Hankittavaa palvelua ei voi tuottaa alihankintana. ä koskevat tiedustelut/kysymykset voi lähettää sähköpostilla osoitteeseen tulkkauspalvelukilpailut@kela.fi klo 10 mennessä. Kysymykseen tulee merkitä, mitä tarjouspyynnön liitettä kysymys koskee. Sähköpostin osoitekentässä tulee ilmoittaa viite Tulkkauspalvelujen hankinta. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi hankintayksikkö ei vastaa puhelimitse esitettyihin kysymyksiin. Kysymykset ja vastaukset löytyvät mennessä Kelan 7 (8)

8 verkkosivuilta kilpailutus 2013 Elise Kivimäki Etuusjohtaja Pasi Pajula Etuuspäällikkö Liitteet ja lomakkeet Liite 1. Hankittavan palvelun kuvaus Liite 2. Tilastot Liite 3. Prosessikuvaus Liite 4. Tarjouslomake (palautettava) Liite 5. Henkilöstölomake (palautettava) 5 a Yhteenveto tulkkauspalveluntuottajan henkilöstöstä 5 b Tulkin tiedot: Kuulo- ja kuulo-näkövammaisten tulkkauspalvelu 5 c Tulkin tiedot: Puhevammaisten tulkkauspalvelu 5 d Tulkin työskentelyalue Liite 6. Hintalomake (palautettava) Liite 7. Hinnoittelun perusteet Liite 8. a/b: Tulkkauspalvelun saatavuus, kilpailutusaluekohtainen lomake (palautettava) 8. a Etelä- ja Länsi- Suomen kilpailutusalue 8. b Pohjois- ja Itä-Suomen kilpailutusalue Liite 9. Kelpoisuusehdot (palautettava) Liite 10 a/b: Tulkkien ammattisäännöstö 10. a Viittomakielentulkin ammattisäännöstö 10. b Puhevammaisten tulkkauspalvelun eettiset periaatteet Liite 11. Sopimusmalli 8 (8)