Laskujenvälityksen uusi sopimuskausi

Transkriptio

1 Haltiokonttori Ohje 1 (12) Dnro VK 417/03/2012 Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot Laskujenvälityksen uusi sopimuskausi Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/92) 40 :n (1786/2009) mukaan Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä kirjanpitoyksikköjen maksuliikkeen hoitamisesta ja antaa tarvittavat määräykset ja ohjeet maksuliikkeessä ja palkan laskennassa käytettävistä järjestelmistä. Valtiokonttori on tänään päättänyt antaa ohjeen valtion laskujen välityspalvelusta alkaen. Voimaantulo Tämä ohje tulee voimaan välittömästi. Lisätiedot Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin Hallinnon ohjauksesta puh tai sähköpostitse osoitteesta verkkolaskutus (at) valtiokonttori.fi. Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta Apulaisjohtaja Maileena Tervaportti Liite 1: Liite 2: Liite 3: Liite 4: Liite 5: Liite 6: Liite 7: Liite 8: Liite 9: Liite 10: Liite 11: Liite 12: Liityntäsopimusmalli Ostolaskujen käsittely, palvelukuvaus Muun aineiston skannaus, palvelukuvaus Myyntilaskut, peruspalvelu, palvelukuvaus Myyntilaskut, laajennettu palvelu, palvelukuvaus Muun aineiston välitys sähköisesti, palvelukuvaus Neuvontapalvelu, palvelukuvaus Raportointi Palvelutasokuvaus Optiopalvelut, palvelukuvaus ipost-palvelun (optiopalvelu) tarkempi kuvaus Yhteyshenkilöiden ilmoittaminen, lomakepohja Tiedoksi: Valtiontalouden tarkastusvirasto Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 18, VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) ,

2 Valtiokonttori Ohje 2 (12) Laskujenvälityksen uusi sopimuskausi Sisällysluettelo 1 Yleistä Sopimusrakenne ja nykyisten sopimusten siirto Sopimusrakenne Nykyisten sopimusten uusiminen Uuden sopimuskauden palvelut ja muutokset nykyisiin palveluihin Ostolaskujen käsittely Skannauksessa tulkittavat tiedot Skannauspalvelun siirto Viroon Skannauspalvelun postilokero-osoitteet Muun aineiston skannaus Myyntilaskut, peruspalvelu Myyntilaskut, laajennettu palvelu Uusien myyntilaskuprojektien käynnistäminen Kuluttajaverkkolasku, suoramaksu ja passiivinen hyväksyntä Kuluttajaverkkolasku Jakajapankin vaihtuminen kuluttajaverkkolaskuaineiston välityksessä Suoramaksu Passiivinen hyväksyntä Muun sähköisessä muodossa olevan aineiston välitys Laskutusportaali kirjanpitoyksiköille Osoitteiden ylläpitopalvelu (myyntilaskut) Raportointi ja palvelutason seuranta Palveluiden hinnoittelu Optiopalvelut Uuden sopimuskauden käynnistäminen Palvelukäsikirja Liitteiden välitys pankkiverkossa Uusien palveluiden käyttöönotto Yhteyshenkilöiden ja pääkäyttäjän ilmoittaminen Valtiokonttoriin Laskujenvälityksen yhteyshenkilöt Pääkäyttäjä Itellan neuvontapalvelun yhteydenottoihin Yhteyshenkilöiden ja pääkäyttäjien ilmoittaminen Tunnukset laskujenvälityksen ekstranettiin Yhteystiedot... 12

3 Valtiokonttori Ohje 3 (12) 1 Yleistä Valtiokonttori on valtiovarainministeriön toimeksiannosta kilpailuttanut valtion maksuliikenteen ja laskujen välityspalvelujen hoidon. Valtiovarainministeriö päätti Valtiokonttorin esityksestä valita laskujen välityspalvelujen toimittajaksi Itella Information Oy:n (jäljempänä Itella) ja maksuliikennepalvelujen päävälittäjäksi Pohjola Pankki Oyj:n (jäljempänä Pohjola) sekä sivuvälittäjiksi Nordea Pankki Suomi Oyj:n (jäljempänä Nordea) ja Sampo Pankki Oyj:n (jäljempänä Sampo). Sopimuskausi alkaa ja sen kesto on seitsemän vuotta sekä yksi optiovuosi. Laskujen välityspalvelu sisältää osto- ja myyntilaskujen sekä laskujen välitykseen läheisesti liittyvien muiden sähköisessä muodossa olevien dokumenttien välittämisen. Palvelut kuvataan tarkemmin ohjeen kohdassa 3 Uuden sopimuskauden palvelut ja muutokset nykyisiin palveluihin. Maksuliikepankkien laskujenvälitykseen liittyvät palvelut sisältävät kuluttajaverkkolaskun ja siihen liittyvän passiivisen hyväksynnän ja suoramaksun. 2 Sopimusrakenne ja nykyisten sopimusten siirto 2.1 Sopimusrakenne Laskujenvälityspalvelusta on allekirjoitettu seuraavat sopimukset: Puitesopimus Valtiovarainministeriön ja Itellan välillä laskujenvälityspalvelusta. Puitesopimuksessa on sovittu myös sopimusmenettelyt, sopimusasiakirjat sekä niiden tulkintajärjestys. Sopimus on allekirjoitettu Palvelusopimus Valtiokonttorin ja Itellan välillä. Palvelusopimuksessa on kuvattu tarkemmin tarjottavat palvelut sekä palvelujen hallintaan, palvelutasoon ja raportointiin liittyvät asiat. Sopimus on allekirjoitettu Lisäksi Puitesopimukset valtiovarainministeriön ja Pohjolan, Sammon sekä Nordean välillä maksuliikkeen hoitamisesta, joka laskujenvälityksen osalta sisältää kuluttajaverkkolaskun ja suoramaksun. Sopimukset on allekirjoitettu Kaikki palvelut on auditoitu ennen sopimusten allekirjoitusta. Palveluiden käyttöönotoista kirjanpitoyksikkö tai Palkeet tekevät liityntäsopimukset Itellan kanssa. Palkeet tekee kirjanpitoyksikön puolesta liityntäsopimukset kaikista niistä palveluista, jotka se tuottaa kirjanpitoyksikölle. Muista palveluista kirjanpitoyksikkö solmii suoraan liityntäsopimukset Itellaan kanssa.

4 Valtiokonttori Ohje 4 (12) 2.2 Nykyisten sopimusten uusiminen Kirjanpitoyksikkö tai Palkeet tekevät kuluttajaverkkolaskuun, suoramaksuun ja passiiviseen hyväksyntään liittyvät liityntäsopimukset valtion maksuliikepankkien kanssa palveluiden käyttöönottojen yhteydessä. Itella Itellan kanssa tehdyt nykyiset liityntäsopimukset uusitaan mennessä. Itella on yhteydessä Palkeisiin ja kirjanpitoyksiköihin syksyn 2012 aikana sopimusten uusimisien osalta. Jos kirjanpitoyksikön kaikki laskujen välityspalvelut hoidetaan Palkeissa, ei kirjanpitoyksikölle tule sopimusten uusimiseen liittyvää yhteydenottoa Itellasta. Liitteenä 1 on liityntäsopimusmalli. Pankit Nykyiset Pohjolan, Nordean ja Sammon kanssa tehdyt e-laskun lähetyssopimukset siirtyvät automaattisesti uudelle sopimuskaudelle. Uudelle sopimuskaudelle siirtyvät sopimukset käsittävät jatkossa myös suoramaksun ja passiivisen hyväksynnän, jos kirjanpitoyksikkö ottaa sen käyttöön ja pankki sitä tarjoaa. 3 Uuden sopimuskauden palvelut ja muutokset nykyisiin palveluihin 3.1 Ostolaskujen käsittely Skannauksessa tulkittavat tiedot Laskujenvälityksen kilpailutuksessa huomioitiin kirjanpitoyksiköiden tarpeet tuotannossa olevien palveluiden turvaamiseksi uudella sopimuskaudella sekä kehityspiirteet, joita tuli esiin kilpailuttamista varten perustetussa asiakastyöryhmässä sekä suoraan kirjanpitoyksiköiltä. Uudelle sopimuskaudelle siirryttäessä kehitetään laskujen välityspalveluita edelleen yhteistyössä Itellan, Palkeiden ja kirjanpitoyksiköiden kanssa. Itella panostaa uudella sopimuskaudella erityisesti seurantaraportointiin ja palvelutasoon. Valtiokonttori perustaa laskujen välityspalveluille oman ekstranet maksuliikkeen ekstranetin yhteyteen omana sivustonaan. Ekstranetissä julkaistaan laskujenvälitykseen liittyvät puite- ja palvelusopimukset liitteineen, hinnastot, ohjeistus, lomakkeisto, palvelukäsikirja, yhteystiedot ja tiedotus. Laskujenvälityksen ekstranet otetaan käyttöön lokakuun 2012 lopussa. Käyttöoikeuksien hankkimisesta ekstranettiin kerrotaan tarkemmin kohdassa 5 Laskujen välityspalvelun yhteyshenkilöiden ilmoittaminen Valtiokonttoriin. Ostolaskujen käsittely sisältää verkkolaskujen vastaanoton ja skannauspalvelun. Itella muuntaa tulevat laskuaineistot Finvoice-formaattiin Rondoa varten. Jos laskun mukana tulee liitteitä, välittää Itella ne laskun pdf-kuvan lisäsivuina. Ostolaskujen käsittely on kuvattu tarkemmin liitteessä 2. Skannauspalvelussa otetaan käyttöön kaksi uutta tulkittavaa tietoa: sopimusnumero ja viitteenne. Muutosten toteutuksen aikataulusta ja kustannuksista Rondoon tiedotetaan kirjapitoyksiköitä ja Palkeita erikseen.

5 Valtiokonttori Ohje 5 (12) Skannauspalvelun siirto Viroon Skannauspalvelun postilokero-osoitteet Itella siirtää laskujen skannauksen tuotettavaksi kokonaisuudessaan Itellan Virossa olevaan skannausyksikköön. Skannattavat aineistot toimitetaan Suomesta Viroon kerran vuorokaudessa (aamuisin klo 8.20). Aineistot kuljetetaan lukituissa ja sinetöidyissä kuljetuslaatikoissa. Laatikoiden lukumäärä tarkistetaan lähtö- ja vastaanottomaassa. Kuljetuksissa käytetään ajoneuvoja ja laivaa. KPMG on tietoturva-auditoinut Valtiokonttorin toimeksiannosta Viron skannauspalvelun ja sen on todettu täyttävän tietoturvalle asetetut vaatimukset. Mikäli kirjanpitoyksikkö on sitä mieltä, että skannauspalvelua ei voi tuottaa Virossa, pitää kirjanpitoyksikön hakea Valtiokonttorilta poikkeuslupa palvelun tuottamiseen Suomessa. Vapaamuotoinen poikkeuslupa-anomus toimitetaan Valtiokonttorille mennessä sähköpostitse osoitteeseen verkkolaskutus (at) valtiokonttori.fi. Sähköpostiviestin aihekenttään merkitään Poikkeuslupa-anomus, skannauspalvelu. Anomuksessa tulee olla kirjanpitoyksikön perustelu sille, miksi palvelu tulisi tuottaa Suomessa. Valtiokonttori käsittelee poikkeuslupa-anomukset viikon 45 aikana ja ilmoittaa päätökset kirjanpitoyksikölle sekä Itellalle mennessä. Valtiokonttorin lähettämässä ohjeessa Valtionhallinnon ostolaskut verkkolaskuiksi (Dnro VK 66/03/2012) on ilmoitettu, että skannauspalvelun postilokero-osoitteet ostolaskujen osalta suljetaan vuoden 2012 lopussa. Kirjanpitoyksikölle jää kuitenkin edelleen käyttöön nykyiset postilokero-osoitteet niille paperilaskuille, joiden vastaanottamiselle Valtiokonttori on myöntänyt luvan. Nämä postilokero-osoitteet säilyvät myös varaosoitteina paperilaskuille, jos toimittajan verkkolaskun lähetyksessä on ongelmia. Mikäli kirjanpitoyksiköllä on käytössä useita postilokero-osoitteita, tulee niiden käyttöä seurata aktiivisesti ja poistaa käytöstä postilokerot, joihin ei tule enää aineistoja. Kirjanpitoyksikkö voi ottaa käyttöön myös uusia postilokero-osoitteita esimerkiksi organisaatiomuutosten seurauksena poikkeusluvalla myönnetyille paperilaskuille. Kirjanpitoyksikkö ilmoittaa postilokero-osoitteiden muutoksista (poisto tai uuden avaaminen) seuraavasti: Palkeiden asiakkaat Palkeille AT-järjestelmän kautta, tai mikäli AT ei ole käytössä sähköpostilla, osoite: menot.jarjestelmapalvelut(at)palkeet.fi Sähköpostin aihekenttään merkitään VK postilokeromuutos. Ei Palkeiden asiakkaat Itellaan sähköpostilla, osoite: information.fi(at)itella.com. Sähköpostin aihekenttään merkitään VK postilokeromuutos.

6 Valtiokonttori Ohje 6 (12) 3.2 Muun aineiston skannaus 3.3 Myyntilaskut, peruspalvelu 3.4 Myyntilaskut, laajennettu palvelu ELY-keskukset ovat käyttäneet nykyisellä sopimuskaudella Itellan skannauspalvelua hakemusten skannaamiseen. Palvelu siirtyy uudella liityntäsopimuksella nykyisen sisältöisenä ja käytössä olevine postilokero-osoitteineen uudelle sopimuskaudelle. Itella tarjoaa uudella sopimuskaudella muun aineiston skannausta myös muille kirjanpitoyksiköille. Käyttöönotto tapahtuu kirjanpitoyksikkökohtaisesti ja käyttöönotossa määritellään erikseen skannattavat lomaketyypit ja niistä tulkittavat tiedot. Muun aineiston skannaus on kuvattu tarkemmin liitteessä 3. Skannauspalvelu tullaan tuottamaan uudella sopimuskaudella Itellan Viron skannausyksikössä yhdessä ostolaskujen skannauksen kanssa (ks. kohta Skannauspalvelun siirto Viroon). Myyntilaskun peruspalvelu käsittää laskuaineiston välittämisen Itellan kautta vastaanottajille verkkolaskuina tai tulostuspalveluun. Laskun ulkoasuna käytetään yhtenäistä valtion laskukehystä ja tiedonsiirtotapaa. Valtion laskukehys on ollut käytössä jo nykyisellä sopimuskaudella, mutta sitä päivitetään uudelle sopimuskaudelle siirryttäessä. Laskut tulostetaan mustavalkoisina. Tuetut laskutyypit ovat lasku, hyvityslasku, korkolasku ja maksumuistutus. Tuetut kieliversiot ovat suomi, ruotsi ja englanti. Laskujen mukana voi lähettää myös liitteitä. Palvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 4. Myyntilaskun laajennettu palvelu sisältää uuden sopimuskauden alussa Viestintäviraston radiotaajuusmaksut, televisioluvat (vuoden 2012 loppuun), Liikenteen turvallisuusviraston ajoneuvoverot sekä uutena laskutyyppinä vuoden 2013 puolella Verohallinnon kiinteistöverot. Laajennetussa palvelussa laskuaineistot välitetään Itellan kautta yritys- ja kuluttaja-asiakkaille verkkolaskuina tai tulostuspalveluun. Laskun ulkoasuna voidaan käyttää valtion laskukehyksen lisäksi kirjanpitoyksikön omaa laskukehystä. Aineistojen siirrossa käytetään kirjanpitoyksikkökohtaisia ratkaisuja. Laskut tuotetaan joko mustavalkoisina tai värillisinä ja niihin voidaan liittää mukaan oheismateriaalia (esim. asiakaskirjeitä tai markkinointiaineistoa). Palvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä Uusien myyntilaskuprojektien käynnistäminen Mikäli kirjanpitoyksikkö ottaa käyttöön uusia laskutusjärjestelmiä, päätetään käyttöönottoprojektin yhteydessä toteutetaanko liittymä peruspalveluna vai laajennettuna palveluna.

7 Valtiokonttori Ohje 7 (12) 3.6 Kuluttajaverkkolasku, suoramaksu ja passiivinen hyväksyntä Kuluttajaverkkolasku Tulevalla sopimuskaudella myyntilaskun peruspalvelu sisältää mahdollisuuden lähettää verkkolaskuja myös kuluttajille sekä ottaa käyttöön suoramaksun ja passiivisen hyväksynnän. Vastaavat toiminnallisuudet pitää olla määriteltynä myös laskutusjärjestelmään. Myyntilaskun laajennettua palvelua käyttävillä kirjanpitoyksiköillä on jo käytössä kuluttajaverkkolasku-toiminnallisuus ja sitä laajennetaan suoramaksulla siltä osin, kun kirjanpitoyksikkö tarjoaa kyseessä olevaa palvelua asiakkailleen Jakajapankin vaihtuminen kuluttajaverkkolaskuaineiston välityksessä Suoramaksu Kuluttajaverkkolaskujen välittämisessä pankeille käytetään jakajapankkitoimintamallia, jossa muille kuin valtion maksuliikepankeille menevät aineistot toimitetaan päävälittäjäpankille. Päävälittäjäpankin vaihtuessa Nordeasta Pohjolaksi pitää kirjanpitoyksikön toimittaa ilmoitus jakajapankin vaihtumisesta pankeille. Ilmoitus tehdään laskuttajailmoituksen muutossanomana (sanomaversio 1.0) ja se toimitetaan vanhan jakajapankin eli Nordean kautta perjantaina Kansallinen suoraveloitus päättyy ja se korvataan kuluttajaverkkolaskulla ja suoramaksulla. Kummassakin tapauksessa kuluttajan laskun lähetystapaan liittyvät tiedot ovat laskuttajan asiakasrekisterissä ja aineistot välitetään laskutusjärjestelmästä muun laskuaineiston mukana Itellaan, joka välittää ne edelleen pankeille. Pankit tarjoavat kansallisen suoraveloituksen valtakirjatiedoille konversiopalvelua, jossa pankissa olevista valtakirjatiedoista muodostetaan kuluttajista verkkolaskun vastaanottajia (e-lasku) jos kuluttajalla on käytössä verkkopankki. Jos kuluttajalla ei ole verkkopankkia, muodostetaan asiakkaasta suoramaksuasiakas. Pankki välittää konversiotiedot laskuttajalle, joka tallentaa tiedot omaan järjestelmään. Maksutavaksi konversiossa muodostetaan kummallekin vastaanottajaryhmälle automaattisesti tililtä menevä maksu. Verkkopankkia käyttävä kuluttaja voi muuttaa halutessaan maksutapaa siten, että maksu ei mene tililtä ilman kuluttajan hyväksyntää. Suoramaksuasiakkaille lähetetään kansallisen suoraveloituksen tapaan paperilla ennakkoilmoitus tililtä menevästä maksusta. Laskuttajan tulee lähettää suoraveloitusta käyttäville asiakkaille kirje suoraveloituspalvelussa tapahtuvasta muutoksesta. Kirje lähetetään kaksi kuukautta ennen valtakirjatietojen konversiota (ns. kahden kuukauden hiljaisen hyväksynnän aika). Mikäli asiakas hyväksyy muutoksen, hänen ei tarvitse olla yhteydessä pankkiin tai laskuttajaan. Kuluttajaverkkolaskuun ja suoramaksuun ei liity valtakirjatietoja, joita pankki ylläpitäisi omassa järjestelmässään.

8 Valtiokonttori Ohje 8 (12) Passiivinen hyväksyntä Pankki ja laskuttaja voivat tarjota suoramaksua myös uusille asiakkaille, jos asiakas ei ota käyttöön kuluttajan verkkolaskua. Mikäli laskuttaja on tarjonnut suoraveloitusta yritysasiakkaille, ei näitä asiakkaita siirretä kuluttajaverkkolaskun tai suoramaksun piiriin. Näiden asiakkaiden kanssa tulee neuvotella maksutavan siirtämisestä normaaliksi yrityksen verkkolaskuksi. Kaikki pankit tarjoavat jo kuluttajaverkkolasku-toiminnallisuutta. Suoramaksun käyttöönottoaikataulu on pankkikohtainen. Valtionhallinnon osalta suoramaksun käyttöönoton suunnittelu on käynnistetty Liikenteen turvallisuusviraston Trafin, Viestintäviraston ja Verohallinnon kanssa. Passiivinen hyväksyntä on pankkien tarjoama kuluttajaverkkolaskuun liittyvä lisäpalvelu. Palvelun kautta kuluttajalle paperilla tulleesta verkkopankissa maksettavasta laskusta muodostuu automaattisesti seuraavien kyseiseltä laskuttajalta tulevien laskujen vastaanottomuodoksi kuluttajaverkkolasku. Kuluttaja voi halutessaan hylätä verkkopankin ehdottaman laskun vastaanottotavan muutoksen. Kirjanpitoyksikkö sopii passiivisen hyväksynnän käyttöönotosta erikseen pankin kanssa. Passiivista hyväksyntää tarjoavat tässä vaiheessa Pohjola ja Sampo. Palvelun käytön edellytyksenä on, että laskun yksilöivänä tietona käytetään viitenumeroa. Kuluttajan verkkopankissa tekemää maksutapahtumaa ei muulla tunnisteella pystytä kohdistamaan oikeaan laskuun. 3.7 Muun sähköisessä muodossa olevan aineiston välitys 3.8 Laskutusportaali kirjanpitoyksiköille Valtiokonttorin Rahoitus-toimialalla, Pirkanmaan ELY-keskuksella ja Oikeusrekisterikeskuksella on nykyisellä sopimuskaudella käytössä Itellan ipostpalvelu muun sähköisessä muodossa olevan aineiston välittämisessä. Käytössä olevat palvelut siirtyvät uusilla liityntäsopimuksilla uudelle sopimuskaudelle. Uudella sopimuskaudella myös muilla kirjanpitoyksiköllä on mahdollisuus ottaa käyttöön ipost-palvelu muun sähköisessä muodossa olevan aineiston välittämiseen siltä osin, kun Itellan tarjoama palvelu täyttää kirjanpitoyksikön aineiston välittämiselle asettamat edellytykset. Käyttöönotossa määritellään erikseen välitettävät dokumentit ja niiden muodot. Palvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 6. Verkosto-palvelu on Itellan kirjanpitoyksiköille tarjoama portaaliratkaisu verkkolaskujen tekemistä ja lähettämistä varten, jos kirjanpitoyksikön oma laskutusjärjestelmä ei tue verkkolaskun lähettämistä. Verkosto-palvelusta ei ole liittymää kirjanpitoyksikön omaan taloushallinnon järjestelmään. Verkosto-

9 Valtiokonttori Ohje 9 (12) palvelu on käyttöönotettavissa vuoden 2013 alkupuolella. Valtiokonttori tiedottaa erikseen palvelun käyttöönotosta. 3.9 Osoitteiden ylläpitopalvelu (myyntilaskut) 3.10 Raportointi ja palvelutason seuranta 3.11 Palveluiden hinnoittelu 3.12 Optiopalvelut Osoitteiden ylläpitopalvelu on tarkoitettu yritysasiakkaiden osoitteiden hallintaan siten, että osoitetietoja ylläpidetään Itellan rekisterissä. Kirjanpitoyksikön ei näin ollen tarvitse tallentaa vastaanottajien verkkolaskuosoitteita erikseen laskutusjärjestelmään. Jos kirjanpitoyksiköllä on myös kuluttaja-asiakkaita ja kirjanpitoyksiköllä on kuluttajaverkkolasku-toiminnallisuus tai kirjanpitoyksikkö on ottamassa sitä käyttöön, voi osoitteiden ylläpitopalvelun rinnalle ottaa käyttöön myös Itellan optiopalveluna tarjoaman kuluttajien verkkolasku- ja suoramaksuosoitteiden ylläpitopalvelun (ks. kohta 3.12 Optiopalvelut ja liite 10 Optiopalvelut, palvelukuvaus/iadress-palvelun). Uudella sopimuskaudella Itella panostaa erityisesti palvelutasoon ja sen seurantaan, palvelun laadun mittaamiseen sekä seurantaraportointiin. Raportit julkaistaan kuukausittain laskujenvälityksen ekstranetissä. Palvelut on kuvattu tarkemmin liitteissä 7: Neuvontapalvelu, 8: Raportointi ja, 9: Palvelutasokuvaus. Laskujenvälityksen ekstranetissä julkaistaan Itellan ja pankkien (kuluttajaverkkolasku) palveluhinnasto ohjeen kohdissa mainituille palveluille. Edellä kohdissa mainittujen palveluiden lisäksi Itellan puitesopimus sisältää erikseen hinnoiteltavia optiopalveluita, joita kirjanpitoyksikkö voi tarvittaessa ottaa käyttöön. Tarjottavat optiopalvelut ovat seuraavat: ipost-palvelu Kirjeiden ja laskujen tulostus- ja lähetyspalvelu, jossa palvelun transaktiohinta sisältää tulostuksen ja postimaksun. ipost-palvelua voi käyttää esimerkiksi myyntilaskujen, tiedotteiden ja päätösten tulostuksessa ja postituksessa. Rivitietojen tallennus skannattaville laskuille Laskulta voidaan tulkita ostolaskujen skannauksesta sovittujen perustietojen lisäksi myös kirjanpitoyksikön erikseen määrittelemiä rivitietoja. Uusien tietojen tulkinta laskulta edellyttää muutoksia myös Rondon tietojen sisäänlukuun.

10 Valtiokonttori Ohje 10 (12) Sanomarajapinta uusille laskuformaateille Uusien sanomaformaattien liittäminen laskujen lähetysratkaisuun. Itella ja Valtiokonttori sopivat keskenään mahdollisten uusien sanomaformaattien käyttöönotosta. Laskun kieliversiot Tuettujen kieliversioiden suomi, suotsi, englanti lisäksi on mahdollisuus ottaa käyttöön myös muita kieliversioita. Advoice-personointipalvelu Laskun kuvien kohdentaminen ja markkinointimateriaalin liittäminen eri kohderyhmille. BtoC verkkolaskujen vastaanottajaosoitteiden hallinta (iaddress) Kuluttajien verkkolasku- ja suoramaksuosoitteiden ylläpito Itellan tarjoamassa palvelussa. Itella Console Selainkäyttöinen palvelu, jossa kirjanpitoyksikkö voi hakea Itellan tietovarastossa olevia laskuja. NetPosti kuluttajille palvelu Palvelukanava kuluttajaverkkolaskuja lähettäville kirjanpitoyksiköille. Kirjanpitoyksikkö voi lähettää NetPostia käyttäville henkilöasiakkaalle verkkolaskuja ja muuta aineistoa näiden NetPosteihin tulostuspalvelun sijasta. Palveluiden yleinen sisältö on kuvattu tarkemmin liitteessä 10 Optiopalveluiden palvelukuvaus ja ipost-palvelun tarkempi kuvaus liitteessä 11 (kuvaus ei sisällä vielä hintataulukkoa). Muista optiopalveluista julkaistaan tarkemmat palvelukohtaiset kuvaukset ja hinnoittelu sekä ipost-palvelun hintataulukko laskujenvälityksen ekstranetissä mennessä Uuden sopimuskauden käynnistäminen 3.14 Palvelukäsikirja 3.15 Liitteiden välitys pankkiverkossa Valtiokonttori, Itella ja Palkeet tekevät laskujen välityspalveluiden käyttöönotosta erillisen käyttöönottosuunnitelman, joka toimitetaan kirjanpitoyksiköille syksyn 2012 aikana. Käyttöönottosuunnitelma sisältää käyttöönottojen aikataulut sekä kustannukset. Itella ja Valtiokonttori tuottavat kirjanpitoyksiköiden ja Palkeiden käyttöön Palvelukäsikirjan, jossa kuvataan tuotannonaikaisen palvelun ylläpito sekä uusien palveluiden käyttöönotto. Palvelukäsikirja julkaistaan laskujenvälityksen eksranetissä vuoden 2012 loppuun mennessä. Valtion päävälittäjäpankki Pohjola tarjoaa Pohjolan omaa pankkiyhteysohjelmaa ja Web Services kanavaa käyttäville toimittajille (laskuttajille) mahdollisuuden lähettää verkkolaskun mukana liitteitä alkaen. Itellalla on

11 Valtiokonttori Ohje 11 (12) valmius välittää liitteet edelleen Rondoon alkaen. Valtion muut maksuliikepankit sekä muut Suomessa toimivat pankit tarjoavat liitteiden välitysominaisuuden omien aikataulujensa mukaisesti. Myyntilaskujen osalta kirjanpitoyksikkö voi lähettää liitteellisiä verkkolaskuja Pohjolaa välittäjänä käyttäville yritysasiakkaille alkaen. Tämä edellyttää, että laskutusjärjestelmään on päivitetty Finvoicesta 2.0 versio ja sen käyttöönotto on testattu Itellan ja Pohjolan kanssa. Kuluttajaverkkolaskujen liitekäsittelyssä käytetään edelleen esilläpitoarkistoratkaisua. 4 Uusien palveluiden käyttöönotto Uusien palveluiden käyttöönotoista sovitaan aina Valtiokonttorin kanssa ennen käyttöönotto- tai muutosprojektin käynnistymistä. Palveluiden käyttöönoton toimintamalli ja käytettävä lomakkeisto ohjeistetaan tarkemmin Palvelukäsikirjassa. 5 Yhteyshenkilöiden ja pääkäyttäjän ilmoittaminen Valtiokonttoriin 5.1 Laskujenvälityksen yhteyshenkilöt Valtiokonttorilla ei ole kootusti tietoa kirjanpitoyksiköiden laskujen välityspalveluun liittyvistä yhteyshenkilöistä. Tästä johtuen kirjanpitoyksikön tulee ilmoittaa Valtiokonttorille näiden henkilöiden yhteystiedot. Kirjanpitoyksikön tulee ilmoittaa yhteyshenkilöt silloinkin kun kyseessä oleva palvelu hoidetaan Palkeissa. 5.2 Pääkäyttäjä Itellan neuvontapalvelun yhteydenottoihin Itella ottaa uudella sopimuskaudella käyttöön neuvontapalvelussa käyttöoikeushallinnan neuvontapalvelun yhteydenottoja varten. Kirjanpitoyksikön tulee nimetä pääkäyttäjä ja tälle varahenkilö neuvontapalvelun käyttöoikeushallintaa varten. Pääkäyttäjä luo käyttäjätunnukset niille kirjanpitoyksikön käyttäjille, jotka voivat olla tuotannossa olevien palveluiden osalta yhteydessä Itellan neuvontapalveluun ongelmatilanteissa sekä tilatessaan muutoksia palveluihin. Itella kouluttaa pääkäyttäjät tunnusten luomisessa. Mikäli Palkeet vastaa kaikista kirjanpitoyksikön laskujen välityspalveluiden tuottamisesta, ei kirjanpitoyksikön tarvitse nimetä pääkäyttäjää. 5.3 Yhteyshenkilöiden ja pääkäyttäjien ilmoittaminen Laskujenvälityksen yhteyshenkilöt sekä neuvontapalvelun pääkäyttäjä ja tämän varahenkilö ilmoitetaan liitteenä 12 olevalla lomakkeella. Lomake toimitetaan sähköpostilla osoitteeseen verkkolaskutus (at) valtiokonttori.fi mennessä. Viestin aihekenttään tulee laittaa merkintä Laskujenvälityksen yhteyshenkilöt. Lomakkeelle merkitään kirjanpitoyksikkö, yhteyshenkilön nimi ja sekä tiedot mitä palvelua kyseessä oleva henkilö kirjanpitoyksikössä edustaa (sopimukset, ostolaskut, myyntilaskut, muun aineiston skannaus, muun aineiston välitys sähköisesti, optiopalvelu, muut palvelu ja yksilöinti tästä palvelusta). Pää-

12 Valtiokonttori Ohje 12 (12) käyttäjän ja hänen varahenkilönsä yhteystiedot ilmoitetaan lomakkeella niille erikseen varatuissa kohdissa. 5.4 Tunnukset laskujenvälityksen ekstranettiin 6 Yhteystiedot Valtiokonttori luo laskujevälityksen yhteyshenkilölle ja pääkäyttäjälle tunnukset laskujenvälityksen ekstranettiin, jos yhteyshenkilöllä ei ole ennestään tunnuksia maksuliikkeen ekstranettiin. Samoilla tunnuksilla pääsee jatkossa maksuliikkeen ja laskujenvälityksen ekstranet-sivustoille. Kirjanpitoyksiköt ovat ilmoittaneet Valtiokonttorille Baswaren laskutusportaalin pääkäyttäjät Valtiokonttorin ohjeen Dnro VK 66/03/2012 mukaisesti. Valtiokonttori luo portaalin pääkäyttäjille tunnukset laskujenvälityksen ekstranettiin mennessä, jos pääkäyttäjällä ei ole tunnuksia maksuliikkeen ekstranettiin. Itella Palvelupäällikkö Tuulia Timonen, puh Itella: sopimukset Asiakkuusjohtaja Jukka Miiluvaara, puh Palvelupäällikkö Tuulia Timonen, puh Itellan sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi(at)itella.com Valtiokonttori Maksuliikepäällikkö Keijo Kettunen, puh Maksuliikeasiantuntija Kristiina Seppälä, puh Sähköposti: verkkolaskutus(at)valtiokonttori.fi Palkeet: menojenkäsittely Palvelupäällikkö Mia Räikkönen, puh Palvelukoordinaattori Päivi Kanth, puh Palkeet: tulojenkäsittely Palvelupäällikkö Pia Lehto, puh Palkeiden sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi(at)palkeet.fi