Mitä ja miten Vantaa hankkii? Miten mukaan hankintoihin?

Transkriptio

1 Mitä ja miten Vantaa hankkii? Miten mukaan hankintoihin? Julkiset hankinnat Vantaalla tilaisuus Tiina Ekholm Hankintajohtaja

2 Sisältö Mitä Vantaan kaupunki hankkii? Hankintojen organisointi kaupungilla Sähköiset kilpailuttamisjärjestelmät ja muut tietojärjestelmät Miten saa tietoa kaupungin tarjouskilpailuista? Uusia tuulia hankinnoissa Yhteistyö toimittajien kanssa Kysymyksiä ja keskustelua

3 Mitä Vantaan kaupunki hankkii? Kaikkea tavaraa ja palvelua neuvolakorteista hautauspalveluihin Vuoden 2015 talousarvion mukaan Asiakaspalveluiden ostot noin 384 M Muiden palveluiden ostot noin 288 M Palvelut yht. 672 M (45 % kaupungin toimintamenoista) Materiaalihankinnat n. 45 M Sosiaali- ja terveystoimen palvelut suurin ryhmä Materiaalihankinnoista pääosa epäsuoraa hankintaa Vantti Oy:n elintarvikehankinnat suoraa hankintaa

4 Hankintojen organisointi Vantaalla

5 Hankintojen organisointi Vantaalla PALVELUHANKINNAT TAVARAHANKINNAT URAKAT Tietotekniikan laiteet ja tietojärjestelmät sekä niihin liittyvät palvelut Päätösvalta ja kilpailuttaminen Toimialoilla Pienhankinnat toimialoilla Muut päätösvalta ja kilpailuttaminen hankintakeskuksessa Päätösvalta ja kilpailuttaminen Matossa Päätosvalta tietohallintojohtajalla Kilpailuttaminen hankintakeskuksessa

6 Hankintakeskukseen keskitettyjä hankintoja Kaikki kansallisen kynnysarvon ( euroa) ylittävät materiaalihankinnat (ei lääkkeet, eikä sähkö) Tavara- ja henkilökuljetuspalvelut Kilpailutus ja osittain myös päätösvalta Sosterissa oma hankintatiimi, joka hoitaa sosterin palveluhankinnat Palveluhankintojen kilpailuttamisen keskittäminen Myös liikelaitosten ja yhtiöiden hankintoja

7 Sähköiset kilpailuttamisjärjestelmät

8 Sähköinen kilpailuttamisjärjestelmä Cloudia KL-Kuntahankintojen kilpailuttama palvelu Palvelu automatisoi ja tehostaa hankintaprosessin eri vaiheita Kilpailutusjärjestelmä tukee yleisimmin käytettyjä hankintamenettelyjä ja soveltuu hyvin erityyppisiin kilpailutuksiin. Selainkäyttöinen palvelu Palvelu mahdollistaa tarjouspyyntöjen, tarjousten, tarjousvertailujen ja hankintapäätösten tekemisen sähköisesti. Tarjouksia tekeville yrityksille palvelun käyttö on maksutonta. Sähköinen huutokauppa Sähköinen sopimushallinta suunnitteilla

9 Sähköinen pienhankintajärjestelmä HankintaSampo Otettu käyttöön keväällä 2014 n. 40 kilpailutusta tehty n. 500 rekisteröitynyttä yritystä Liikuntalaitos, kuntatekniikka ja pelastuslaitos innokkaimmat käyttäjät Hankinnat laidasta laitaan, ehkä eniten laitehankintoja Uusi käyttäjäystävällisempi käyttöliittymä otettu käyttöön Panostetaan käytön lisäämiseen

10 Muut hankinnan tietojärjestelmät ASTA asiakirjojen ja asioiden sähköinen hallintajärjestelmä Viranhaltijapäätökset Asioidendiariointi Sähköinen arkistointi SAP toiminnanohjausjärjestelmä SRM-tilausjärjestelmä + BOS tuoteluettelot SAP BI hankinnan raportointi IMS (Integrated Management System, toimintajärjestelmä) prossienkuvaus

11 Miten saa tietoa kaupungin tarjouskilpailuista?

12 Tiedottaminen Vantaan kaupungin tarjouskilpailuista Meneillään olevat hankinnat kansallisen kynnysarvon ja EU-kynnysarvon ylittävät HILMAssa kaikki hankintailmoitukset www. hankintailmoitukset.fi tilattavissa sähköpostiin herätepalvelu yrityksen oman alan tuotteista ja palveluista (maksullinen) HILMAssa linkki Cloudiaan Myös tulossa olevia hankintoja Vantaan kaupungin internet-sivuilla >> Yrityksille >> Hankinnat >> kilpailutussuunnitelmat Hankintakeskuksen, henkilöstökeskuksen, tietohallinnon palvelukeskuksen ja sosiaali- ja terveydenhuollon hankinnat

13 Tiedottaminen Vantaan kaupungin tarjouskilpailuista

14 Tiedottaminen Vantaan kaupungin tarjouskilpailuista

15 Pienhankinnat

16 Kansallisen kynnysarvon alittavat materiaalihankinnat - Jos ei ole olemassa sopimustoimittajaa, on kilpailutettava kaupungin yleisten hankintaohjeiden mukaisesti - kevyemmät menettelytavat prosessikulujen säästämiseksi - Kansallisen kynnysarvon alittavat tavarahankinnat (alle alv 0) jäävät kunkin tulosaluejohtajan tai määräämänsä tulosalueellaan toimivaltaan - Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia, mutta oikeuskäytännössä on katsottu, että niidenkin osalta tulee noudattaa vastaavantyyppisiä periaatteita kilpailumahdollisuuksien hyödyntäminen, tasapuolisuus - Käytännössä tehdään HankintaSammon kautta

17 Tilaukset sopimustoimittajilta: Aina ensin tarkistetaan, onko tarvittava tavara tai palvelu saatavissa kaupungin sopimustoimittajilta esim. tavarahankinnoissa noin 230 kilpailutettua sopimusta kaupungin sisäisestä intrasta tuotetta/palvelua tarvitsevat löytävät ns. osto-ohjeet hankinnan kohteen mukaan sisältävät tiedot mm. ostopaikoista, hinnoista ja muista hankinnan ehdoista Siis jos on olemassa kilpailutettu sopimustoimittaja, ei järjestetä tarjouskilpailua

18 Tavara- ja palveluhankinnat alle Hankinnan voi suorittaa parhaaksi katsomaltaan taholta - ellei siis ole hankintakeskuksen tai muun toimialan kilpailuttamaa sopimustoimittajaa - Ei tehdä erillistä hankintapäätöstä

19 Tavara- ja palveluhankinnat (alv 0) - Lähetetään tarjouspyyntö HankintaSammon kautta toimittajalle - Valinnassa voi käyttää paitsi hintaa, myös muita asiallisia perusteita, kuten toimitusaikaa - Päätöksestä ei tarvitse tehdä erillistä kirjallista päätöstä, jos kilpailutus on tehty HankintaSammon kautta - Ilmoitetaan ratkaisusta HankintaSammon kautta toimittajille

20 Tavara- ja palveluhankinnat (alv 0) - Lähetetään tarjouspyyntö HankintaSammon kautta toimittajille - Voi käyttää myös muita asiallisia vertailuperusteita, kuten toimitusaikaa. - Tehdään Astassa kirjallinen hankintapäätös - Hankintapäätökseen liitettävä muutoksenhakuohjeistukset - Hankintapäätös annetaan tiedoksi HankintaSammon kautta

21 Uusia tuulia hankinnoissa

22 Uudenlaisia hankintoja Mietitään hankintoja uudenlaisista näkökulmista ei enää ainoastaan uusita vanhaa kilpailutusta Esim. Aurinkokiven kalustamisprojekti, jos yhdessä mietitään kaikkien toimijoiden kanssa tulevia kalustamistarpeita ja toteutusmalleja Aurinkokiven kokonaispalvelukonsepti = ateria-, puhtaus- ja kiinteistöhoitopalvelut samalta toimittajalta Yhä enemmän siirrytään pelkästä tavarahankinnasta palveluhankintaan, joka sisältää myös materiaalit esim. tulostuspalvelut

23 Julkisten hankintojen tavoitteet Enää ei hankinta kokonaistaloudellisia tuotteita ja palveluja vaan hankinnoilla pyritään vaikuttamaan ympäristön suojeluun ja ilmastonmuutoksiin sosiaalisiin haasteisiin esim. työllistämisvaatimukset mahdollistamaan PK-yrityksille referenssejä kansanvälisiä markkinoita varten (innovatiiviset hankinnat)

24 Yhteistyö yritysten kanssa

25 Yhteistyö yritysten kanssa Markkinakartoitus Vuoropuhelut Tapaamiset ennen tarjouskilpailun alkamista Tarjouspyyntöjen kommentointi Yhteiset tilaisuudet Palautteen antaminen tarjouskilpailuista

26 Kun teette tarjouksia Lukekaa tarjouspyynnöt ja kaikki sen liitteet TODELLA huolella huom. suuri osa keskeisistä ehdoista on tarjouspyynnön liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa Toimittakaa kaikki tarjoajan kelpoisuusehdoissa vaaditut asiakirjat Vastatkaa kaikkiin kysymyksiin, joihin vastausta pyydetään Älkää muuttako annettuja pohjia, esim. hintataulukkoja Jos huomaatte tarjouspyynnössä jotakin virhettä tehkää kysymys hankintayksikölle tarjouspyynnössä pyydetyllä tavalla tai ottakaa yhteyttä suoraan hankinnan yhteyshenkilöön ennen tarjousajan päättymistä tarjouspyyntöä voidaan vielä korjata! Hyödyntäkää muutoinkin kysymys/vastaus -mahdollisuutta Osallistukaa mahdollisiin infotilaisuuksiin

27 KIITOS!