Toyota Kata - työpaja. Teemu Toivonen -

Transkriptio

1 Toyota Kata - työpaja Teemu Toivonen - Teemu.Toivonen@leanex.fi

2 Esittely - Teemu Toivonen Perustaja, konsultti Leanex Oy Koulutus: DI (TKK) > 15 vuotta kokemusta IT-alalla monessa eri roolissa (asiantuntija, tiiminvetäjä, projektipäällikkö, linjapäällikkö, konsultti) > 10 vuotta kokemusta Leanista ja ketteristä menetelmistä Edelläkävijä Toyota Kata - mallin tuomisessa IT-alueelle ja Suomeen Julkaisuja Leanin soveltamisesta ohjelmistokehitykseen ja systemaattisesta innovoinnista Viimevuosien painotus ollut ketterässä portfoliohallinnassa, laajoissa hankkeissa ja organisaatioiden ketterissä transformaatiossa

3 Agenda Ihminen, oppiminen, motivaatio ja rutiinit Toyota Kata - Parannus Kata Toyota Kata Valmennus Kata Yhteenveto

4 Työskentely tapa Vuorovaikutteisuus Tavoitteena on keskusteleva tilaisuus Ideat, kommentit ja kysymykset ovat tervetulleita missä kohtaa tahansa Oppiminen Oppiminen ei tapahdu kuuntelemalla, vaan ajattelemalla ja tekemällä Teidän oma tekeminen ja tiedon rakentelu on keskeisessä roolissa työpajassa Omien muistiinpanojen tekeminen on enemmän kuin suotavaa koko tilaisuuden ajan!!!

6 Millainen ihminen on? Kumpi pitää teidän mielestä paikkansa? Kaksi teoriaa Teoria X Ihminen on laiska ja välttelee työtä Johdon täytyy valvoa ja kontrolloida Työntekijöitä voidaan kannustaa palkkioilla ja rangaistuksilla Johtaja motivoi alaisia Ongelmiin etsitään syylliset Teoria Y Ihmiset ovat itsemotivoituvia ja kunnianhimoisia Työ on luonnillista kuten leikki Ihmiset ovat luovia ongelmaratkaisijoita kun saavat tilaisuuden Johdon tehtävä on mahdollistaa työnteko

7 Mikä motivoi ihmistä? Toyota Kata tukee erittäin hyvin meitä motivoivia tekijöitä Merkityksellinen päämäärä Onnistumiset ja edistymisen tunne Osaaminen ja oppiminen Yhteenkuuluvuuden tunne Autonomia Hygienia tekijät. Esimerkiksi palkka ja turvallisuus

8 Miltä autolla ajaminen tuntui: - Ensimmäisen kerran autokoulussa? - 10 vuoden ajamisen jälkeen?

9 Kokeilu 1. Laittakaa kädet ristiin rinnan päälle 2. Laittakaa kädet ristiin siten, että vaihdatte käsien paikkoja Tuntuiko jälkimmäinen vaihtoehto erilaiselta? Miksi? Lähde: Mike Rother

10 Tavat ja rutiinit ovat tehokkaan toiminnan perusta Tavat ja rutiinit ovat tehokkaan toiminnan perusta, joita ilman emme pärjää. Kysymys onkin, onko meillä oikeat tavat? Lähde: We are what we repeatedly do. Excellence, then, is not an act but a habit. - Aristoteles

11 Toistot tekevät pysyväksi Voimme rakentaa toistojen avulla uusia rutiineja ja taitoja Riittävän monen toiston jälkeen aivot oppivat tekemään uuden asian automaattisesti ja pienellä energian käytöllä Muista: Kun olemme kerran oppineet jonkin tavan, niin pois oppiminen on hyvin vaikeaa Välitön korjaava palaute oppimisen aikana auttaa meitä oppimaan uuden taidon oikein

12 Motivation gets you started Habit keeps you going! - Jim Rohn

13 Miten ihmisen aivot toimivat? Systeemi 1 = nopea ajattelu Vaatii vähän energiaa Nopeaa Kognitiiviset vääristymät Suurin osa ajattelusta sijoittuu tänne Tavat ja rutiinit, voimme myös luoda uusia Systeemi 2 = hidas ajattelu Vaatii paljon energiaa Hidasta Tuottaa uutta tietoa ja ratkaisee ongelmia Rajallinen luonnonvara, teemme vähän Tietoinen uusien rutiinien luonti

14 Tietämyksen rajat 1. Miten uskomme 2. Todellisuus Aloitus piste Hyvä suunnitelma ja onnistunut toteutus Haastava tavoite Aloitus piste Hyvä suunnitelma ja onnistunut toteutus Tietämyksen raja Haastava tavoite Kokeilu ja oppiminen

15 Visualisoinnin merkitys Näköaistin merkitys on ollut ihmisen kehittymisen aikana erittäin tärkeä ja tämän vuoksi, jopa 70 prosenttia aivojen laskentatehosta menee näköhavaintojen käsittelyyn. Hyödyntämällä työnteossa hyvää visualisointia tekeminen tehostuu ja muuttuu miellyttävämmäksi.

16 Epävarmuuden käsittely on taito! Ihmisten kasvaminen Toyota Kata malli tukee tätä prosessia Vaara-alue Vaara-alue Epämukavuusalue Mukavuusalue Mukavuus aluev Epämukavuus Mukavuus aluev

17 Harjoitus 1. Käy läpi omat muistiinpanot edellisestä osuudesta 2. Kirjoita paperille miten voisit hyödyntää jotain asioita käytännössä 3. Ota pari jota et tunne ennestään 4. Keskustele parin kanssa muutamista keskeisistä ajatuksistasi

19 Mikä on Kata? Tavat ovat tehokkaan toiminnan perusta! Kata on rutiini tai toistuva liike/tapahtumasarja jonkin asian tekemiseen.

20 We are what we repeatedly do. Excellence, then, is not an act but a habit. - Aristoteles

21 Toyota Kata Filosofia: - Paranna jatkuvasti osana jokapäiväistä työtä ja taistele entropiaa vastaan - Kasvata ihmisiä ja auta heitä saavuttamaan potentiaalinsa päivittäisen jatkuvan parantamisen avulla Toyota Kata tarjoaa kaksi käyttäytymisrutiinia näiden tavoitteiden saavuttamiseen Parannus Kata Valmennus Kata Oppija Valmentaja

22 Parannus Kata PDCA kokeilu 1. Hypoteesi 2. Koe 3. Tulos 4. Oppiminen Hyvä tavoitetila on noin kuukauden päässä Haaste Pitkän aikavälin visio Pohjantähti Seuraava tavoitetila Nykytila Etsi reitti PDCA kokeiden avulla Ymmärrä syvällisesti 1. Ymmärrä suunta 2. Ymmärrä nykytila 3. Määritä seuraava tavoitetila 4. Löydä reitti PDCA kokeiden avulla 5. Aloita alusta

23 Visio Tunnetaan myös nimillä pohjan tähti Antaa suunnan lyhyen ja keskipitkän aikavälin suunnitelmille On lyhyt ja ytimekäs Kuvaa lopputulosta ja prosessia Esimerkki Toyota tehtaalta yhden kappaleen virtaus, ei yhtään virhettä ja 100 % arvoa tuottavaa työtä (ei hukkaa) Vision ei tarvitse olla realistisesti saavutettavissa Visio voi sisältää ristiriitoja Valitkaa huolella!

24 == Tehtävä Tämä vaikuttaa mielenkiintoiselta! Tämä on tärkeää! Tekemistä on aina liikaa ja satunnaiset valinnat eivät vie eteenpäin Tiimi ilman pohjantähteä

25 Asiat jotka täytyy tehdä Asioita joita voi tehdä Pohjantähti Asioita joita voi tehdä Tiimi jolla on pohjantähti

26 Haaste Haastava, mutta ei mahdoton tavoite Aikaväli 6 kk 3 vuotta Kannattaa lähteä liikkeelle 6 kk haasteista Yhdistää ja ohjaa tekemistä yli tiimi rajojen Esimerkki haasteesta: Tuottavuuden parantaminen 50 % ja työtapaturmien määrän tiputtaminen alle kolmasosaan Toimii puuttuvana linkkinä tavoitetilan ja vision välillä, jotta oikea suunta on helpompi hahmottaa seuraavan tavoitetilan muodostamista varten

27 Ymmärrä nykytilanne Nykytilanteen ymmärtäminen syvällisesti on pohja, jota ilman seuraavaa tavoitetilaa ei voi asettaa luotettavasti Nykytilanteen täytyy katsoa prosessi- ja systeeminäkökulmista Mene ja katso ( go and see ) Gemba On paljon vaikeampaa oikeasti nähdä kuin luulisi

28 Aseta tavoitetila Tavoitetila tila kuvaa sekä lopputulosta, että prosessia Tavoitetila voidaan saavuttaa 1-3 kuukauden aika jänteellä Tavoitetilan saavuttamisella on selkeä päivämäärä (DL) Aluksi kannattaa käyttää oppimisen vuoksi yhden kuukauden tavoitetiloja Hyvä tavoitetila on haastava Juuri sopiva, ei liian helppo tai vaikea Aluksi voi lähteä liikkeelle karkeasta tavoitetilasta, johon lisätään matkan varrella yksityiskohtia Hyvä tavoitetila on juuri sen rajan takana, jonka näkee selvästi

29 Mitkä ovat esteet? Osana nykytilanteen ymmärtämistä ja tavoitetilan asettamista syntyy ymmärrystä ja tietoa siitä, mikä ovat esteet tavoitetilan saavuttamiseen Valitse yksi (mikä vaikuttaa tärkeimmältä) ja ala etsimään reittiä sen ohi Yksi askel kerrallaan PDCA kokeiden avulla

30 4. PDCA kokeilut Uusi suunnitelma! tai Miten ylläpidän ja skaalaan tuloksia? Mikä on sinun hypoteesi Suunnittele nopea koe Mitä odotat tulokseksi? Mikä oli todellinen lopputulos? Poikkesiko se odotuksestasi? Mitä opit? Suorita koe kevyt ja nopea Keskity näihin asioihin Nopeat syklit Mene ja katso Keskity oppimiseen

31 Suunnista kohti tavoitetilaa kokeiden avulla Löydä reitti tavoitetilaan oppimalla kokeiluista ja suunnittelemalla seuraava askel oppimiseen pohjautuen

32 Esimerkki: painonpudotus Painonpudottaminen on hyvä tapa havainnollistaa esiteltyjä ideoita ja ajatuksia

33 Painonpudotus: Visio (pohjantähti) Tarpeeksi liikuntaa, että pysyy hyvässä kunnossa ja rentoutuu Syö terveellistä ja hyvää ruokaa Viettää tarpeeksi laatuaikaa perheen kanssa Tarpeeksi lepoa ja rauhallista ajanviettoa

34 Nykytilanne: painonpudotus Ruuan laatu on huonoa ja kaloreita tulee liikaa Erityisesti hiilareita, rasvaa ja sokeria Ei tarpeeksi liikuntaa Punttiksella kerran viikossa Koripalloa kerran viikossa Paino109 kiloa

35 Tavoitetila: painonpudotus Säännölliset ruokailut ja välipalat Vähemmän kaloreita ja enemmän salaattia jokaisella aterialla Liikunta Kuntosali 2 kertaa viikossa Koripalloa 2 kertaa viikossa Pudota piano 5 kiloa kolmessa kuukaudessa

36 Esteet: painonpudotus Annoskoko aterioissa liian iso: ruoka on hyvää ja syöminen kivaa Liian väsynyt ja kiireinen liikumaan tarpeeksi Enemmän tunne kuin fakta

37 Kokeiluja: painonpudotus Kokeilu Odotettu lopputulos Todellinen lopputulos Oppiminen Syö pienempiä aterioita Lounas Illallinen Vähemmän kaloreita per päivä Lisää epäterveellisiä välipaloja Pienempien aterioiden syöminen lisää valipalinen syöntiä Lounas: puolet salaattia ja puolet proteiinia Vähemmän kaloreita per päivä ja proteiini pitää nälän loitolla Toimii muuten hyvin, paitsi jos tarjolla on hyvää jälkiruokaa Salaatin ja proteenin syöminen tekee laihduttamisesta helpompaa Lisää liikuntaa sopimalla kavereiden kanssa, että osallistuu aina maanantain ja torstain korisvuoroille Sosiaalinen paine auttaa saamaan lisää liikuntaan Alku oli vaikeaa, mutta kun siitä alkoi muodostua tapa, niin se muuttui helpommaksi Sosiaalinen paine motivoi. Uusien tapojen modostaminen on aluksi vaikeaa.

38 Parannus Kata PDCA kokeilu 1. Hypoteesi 2. Koe 3. Tulos 4. Oppiminen Hyvä tavoitetila on noin kuukauden päässä Kysymyksiä ennen harjoitusta? Seuraava tavoitetila Haaste Pitkän aikavälin visio Pohjantähti Muista nämä Lyhyet syklit Mene ja katso Etsi reitti PDCA kokeiden avulla Keskity oppimiseen Nykytila Ymmärrä syvällisesti 1. Ymmärrä suunta 2. Ymmärrä nykytila 3. Määritä seuraava tavoitetila 4. Löydä reitti PDCA kokeiden avulla 5. Aloita alusta

39 Parannus Katan harjoitus 15 min Onhan sinulla kynä ja paperia? Kirjoita vastaukset jaettuun paperiin 1. Valitse aihe henkilökohtaisesta tai työelämästä Kirjoita aihe paperille 2. Kuvaa pitkän aikavälin tavoite (visio ja/tai haaste) Missä haluaisit olla parin vuoden päästä? Muista kuvata prosessi ja lopputulos 3. Kuvaa nykytilanne Millainen on tilanne nyt? Kuvaa prosessi ja lopputulos 4. Kuvaa tavoitetilanne 1-3 kuukauden aikajänne Millainen on seuraava tavoitetilanne (1-3 kk päästä) Kuvaa prosessi ja lopputulos 5. Suunnittele ensimmäinen askel/kokeilu Kokeilu Odotettu lopputulos Missä ja miten toteutat kokeilun

41 Valmennus Kata Valmennus Katan tarkoitus on opettaa ja valmentaa Parannus Kataa käyttäen oikeita ongelmia harjoittelemiseen. Parannus Kata Valmennus Kata Oppija Valmentaja

42 Koska tarvitse valmentajaa/mentoria? Tarve ei koskaan katoa. Voit käyttää koko elämäsi parannus Katan opetteluun ja sinulla on silti varaa parantaa. Valmentajan tehtävä on auttaa sinua oppimaan ja pääsemään mahdollisimman lähelle potentiaaliasi. Kukan ei kyseenalaista sitä, että huippu urheilijat tarvitsevat valmentajan. Miksi työelämän pitäisi olla erilaista?

43 Valmentajan vastuut 1. Opettaa parannus Katan perusteet valmennettavalle 2. Kehittää oppijan kykyjä valmentamalla häntä parannus Katan käytössä käyttäen oikeita ongelmia harjoitteluun 3. Valmentaja ei voi antaa vastauksia valmennettavalle mutta on vastuussa tuloksista

44 Mitä valmennus on? Ymmärrä miten valmennettava ajattelee havainnoimalla hänen toimintaansa ja keskustelemalla hänen kanssaan Tunnista ero haluttuun toiminta ja ajattelumalliin. Tämä edellyttää hyvää asiantuntemusta ja kokemusta halutusta toiminta/ajatusmallista Auta valmennettavaa korjaamaan omaa toimintaansa kohti haluttua suuntaan valmennuskeskustelujen, harjoitusten ja tietoisen harjoittelun avulla.

45 Valmennus Kata Ennen kuin tavoitetila on asetettu Tavoitetilan asettamisen jälkeen Varmista, että oppija ymmärtää suunnan (visio ja haaste), sekä nykytilanteen syvällisesti. Tämän pohjalta voidaan asettaa hyvä tavoitetila. Pidä tavoitetila kirkkaana valmennettavan mielessä samalla kun keskitytään seuraavaan askeleeseen kohti tavoitetilaa. Kokeilun ja oppimisen mielentila on tärkeä.

46 Valmentaminen kun tavoitetila on asetettu 1. Mikä seuraava tavoitetila? 2. Mikä on todellinen tilanne nyt? 3. Mikä oli suunnittelemasi edellinen askel (koe)? Mitä odotit? Mitä tapahtui ja mitkä olivat tulokset? Mitä opit? 4. Mitkä esteet ovat sinun ja tavoitetilan välissä? Mitä yhtä estettä työstät juuri nyt? 5. Mikä on sinun seuraava askel (PDCA kokeilu) 6. Koska voimme mennä katsomaan mitä olet oppinut tästä askeleesta?

47 Seuraava askel Tärkein tehtävä valmentajalla on pitää huolta siitä, että seuraava askel on oppijalle selvä ja kirkkaana mielessä. On parempi, jos oppija itse keksii seuraavan askeleen, mutta jos tilanne vaatii, niin valmentaja voi päättää sen -> mene ja katso XYZ

48 Muista, että rutiinit ovat tärkeitä jopa valmentamisessa!

49 Valmennus Kata Muista nämä Valmennus Katan tarkoitus on opettaa ja valmentaa Parannus Kataa käyttäen oikeita ongelmia harjoittelemiseen. Valmennus kysymyksiä Keskity opettamaan parannus Kata rutiinia Kysy kysymyksiä, älä anna vastauksia Epäselvissä tilanteissa: mene ja katso Muistuta valmennettavaa parannus Katan avain kohdista Lyhyitä valmennuskeskusteluita ja usein Onko seuraava askel selvä? Ennen kuin tavoitetila on asetettu Kun tavoitetila on asetettu 1. Mikä on pohjantähti ja haaste? 2. Mikä on todellinen tilanne nyt? 3. Mikä on hyvä seuraava tavoitetila? 4. Mikä on seuraava askel? 1. Mikä on tavoitetila? 2. Mikä on todellinen tilanne nyt? 3. Mitä estettä työstät? 4. Mikä on seuraava askel? 5. Koska voimme mennä katsomaan?

50 Toyota Kata Filosofia: - Paranna jatkuvasti osana jokapäiväistä työtä ja taistele entropiaa vastaan - Kasvata ihmisiä ja auta heitä saavuttamaan potentiaalinsa päivittäisen jatkuvan parantamisen avulla Toyota Kata tarjoaa kaksi käyttäytymisrutiinia näiden tavoitteiden saavuttamiseen Parannus Kata Valmennus Kata Oppija Valmentaja

51 Harjoitus: Mitä teen huomenna toisella tavalla? Yksin: Kirjoita ylös yksi tai kaksi konkreettista asiaa jota aiot kokeilla Koska aloitat? Parin kanssa: Jaa kokeilusi parin kanssa (uusi pari)

52