Tikon ostolaskujen käsittely

Transkriptio

1 Toukokuu (8)

2 Toukokuu (8) Sisällysluettelo 1. Käyttäjäasetukset Yleiset parametrit Kierrätysasetukset palvelimen tiedot lähetyksen aktivointi Eräajot sähköpostin lähettäjä Ostolaskujen sähköpostiviestit... 8

3 Toukokuu (8) 1. Käyttäjäasetukset Jokaisella laskun käsittelijällä sekä mahdollisella tilitoimiston yhteyshenkilöllä tulee olla käyttäjätiedoissa annettuna sähköpostiosoite, johon järjestelmän lähettämät sähköpostiviestit saapuvat. Uusi ylläpito => Asetukset => Järjestelmäasetukset => Käyttäjät Käyttökieli-kenttä: valinta vaikuttaa järjestelmän lähettämien sähköpostiviestien kieleen (FI/ENG/SWE). -kenttä: sähköpostiosoite, johon viestit lähetetään. Kenttä tulee jättää tyhjäksi, mikäli ko. käyttäjä ei halua sovelluksen lähettämiä sähköposteja käsiteltävistä laskuista. 2. Yleiset parametrit Järjestelmän lähettämiin sähköpostiviesteihin on lisätty linkki, jota seuraamalla laskun käsittelijä pääsee suoraan Tikon Web-sovellusten sisäänkirjautumissivulle. Uusi ylläpito =>Asetukset => Järjestelmäasetukset => Yleiset parametrit Tikon Web-sovellusten WEB-osoite-kenttä: Tikon Web-sovellusten URL-osoite. 3. Kierrätysasetukset Ostolaskujen käsittelyn oletustyönkulku määritellään uudessa ylläpidossa polussa Asetukset => Yritysasetukset => Yrityksen kierrätysasetukset. Näytöllä on seuraavat sähköposteihin liittyvät asetukset ja tiedot: n aikaväli kierrätyksessä-kenttä: annetaan haluttu sähköpostin lähetysväli 3 minuutin kerrannaisina eli 1 = 3 min, 2 =6 min, 3 = 9 min jne. n aikaväli maksatuksessa-kenttä: annetaan haluttu sähköpostin lähetysväli 3 minuutin kerrannaisina eli 1 = 3 min, 2 =6 min, 3 = 9 min jne. Ajoaika kierrätyksessä-kenttä: en lähetyksen viimeinen ajoaika kierrätyksessä, kentän arvo päivittyy automaattisesti sähköpostiajon jälkeen. Ajoaika maksatuksessa-kenttä: en lähetyksen viimeinen ajoaika maksatuksessa, kentän arvo päivittyy automaattisesti sähköpostiajon jälkeen.

4 4. palvelimen tiedot Toukokuu (8). Käytettävän sähköpostipalvelimen tiedot tulee antaa uudessa ylläpidossa polussa Asetukset => Järjestelmäasetukset => palvelimen tiedot. Tällä näytöllä asetetaan sähköpostipalvelimen tiedot silloin kun sähköposti lähetetään SMTP-protokollalla. Tätä tapaa käytetään Tikonin ostolaskujen käsittelyssä, kun käyttäjille lähetetään sähköpostia esim. valmistuneista laskuista. lähetyksen hoitaa tausta-ajona Aditro Tikon Worker-palvelun yksi työ. Myös perinteinen Tikon pystyy käyttämään näitä tietoja sähköpostilähetyksessä, kun käyttäjä valitsee Käytä SMTP sähköpostin lähetystä" niillä näytöillä, joissa lähetetään sähköpostia. palvelin-kenttä: sähköpostipalvelimen nimi tai IP-osoite. Arvo on kysyttävä sähköpostipalvelimen ylläpitäjältä. Lähettäjän sähköpostiosoite-kenttä: sähköpostiosoite, joka näkyy sähköpostissa lähettäjänä sähköpostiviesteille ostolaskujen käsittelyn sähköposteissa. palvelin määrää sen pitääkö tämä olla todellinen olemassa oleva sähköpostiosoite vai voiko tämä olla joku tuntematon keinotekoisesti keksitty sähköpostiosoite. Suositeltavaa on laittaa olemassa oleva sähköpostiosoite, jos ei tiedä tarkistaako sähköpostipalvelin osoitteen. Lähettäjän nimi-kenttä: kenttä näkyy sähköpostiviesteissä lähettäjän nimenä ostolaskujen käsittelyn sähköposteissa. Laita kuvaava teksti tai sähköpostiosoitteen oikea nimi. Jos käytetään keinotekoista sähköpostiosoitetta, niin nimenä voi olla esim. "Ostolaskujen käsittelyn automaattinen viesti". Käyttäjätunnus-kenttä: jos sähköpostipalvelin on konfiguroitu niin, että TCP/IP portin 25 kautta tapahtuva kytkeytyminen vaatii oman käyttäjätunnuksen ja salasanan, niin käyttäjätunnus laitetaan tähän. Muutoin voi laittaa mitä tahansa kenttään esim. mailbox1. Se vaatiiko portin 25 käyttö oman salasanan ja käyttäjätunnuksen saa selville sähköpostipalvelimen ylläpitäjältä (yleensä tätä ei käytetä). Salasana-kenttä: jos sähköpostipalvelin on konfiguroitu niin, että TCP/IP portin 25 kautta tapahtuva kytkeytyminen vaatii oman käyttäjätunnuksen ja salasanan, niin salasana laitetaan tähän. Muutoin voi laittaa mitä tahansa kenttään. Se vaatiiko portin 25 käyttö oman salasanan ja käyttäjätunnuksen saa selville sähköpostipalvelimen ylläpitäjältä (Yleensä tätä ei käytetä). n lähetys edellyttää, että Aditro Tikon Worker-palvelun käyttämästä palvelimesta on suora yhteys sähköpostipalvelimeen TCP/IP portin 25 kautta. Tämä portti 25 on siten avattava mahdollisesta palomuurista sähköpostia lähettävän koneen ja sähköpostipalvelimen väliltä. Tässä vaiheessa on myös hyvä tarkistaa, että Aditro Worker-service on asennettu ja Started -tilassa.

5 Toukokuu (8) 5. lähetyksen aktivointi asetusten määrittelyn jälkeen tulee käynnistää automaattinen sähköpostin lähettäjä-palvelu polusta Uusi ylläpito => Ostoreskontra => Ostolaskujen käsittely => lähetyksen aktivointi. Prosessin käynnistäminen tapahtuu painamalla näytöllä olevaa Luo ja käynnistä sähköpostilähetyspainiketta. lähetyksen pysäyttäminen voidaan suorittaa palaamalla lähetyksen aktivointi-näytölle ja painamalla Pysäytä sähköpostilähetys-painiketta. Automaattinen sähköpostin lähetys voidaan pysäyttää myös eräajoista, kts. kappale Eräajot sähköpostin lähettäjä Kun käyttäjä luo ja käynnistää sähköpostilähetyksen Eräajot-taulukkonäkymään polussa Asetukset => Eräajotiedot => Eräajot, syntyy uusi rivi tyyppiä 4 n lähettäjä. Tämä eräajo käy halutuin välein tietokannasta tutkimassa, onko järjestelmään saapunut uusia laskuja käsiteltäväksi tai onko jo järjestelmässä olevien laskujen tila muuttunut. Näiden em. mainittujen tietojen perusteella n lähettäjä välittää ilmoituksia käsittelyä vaativista laskuista käsittelyprosessin eri osapuolille. Taulukkonäkymästä voidaan nopeasti selailla n lähettäjän tilaa, ajotietoja, ajon tulosta yms. Käyttäjä voi myös pysäyttää, käynnistää tai suorittaa heti sähköpostin lähettäjän käyttämällä työkalurivin painikkeita: - pysäyttää työn - vapauttaa pysäytetyn työn - luo ja käynnistää työn uudelleen. Painike aktiivinen vain jos työ jäänyt virheen takia tilaan 1 ajossa tai 3 jonossa ja työn seuraavasta ajoajasta on kulunut yli kaksi tuntia. - työn suorittaminen heti

6 Toukokuu (8) Avattaessa eräajon 4 n lähettäjä ylläpito-näytölle, avautuu Perustiedot-välilehdellä eräajoon liittyviä teknisiä tietoja. Huomaa, että yrityksen kierrätysasetuksissa (kts. kappale 3) annettu arvo kenttään n aikaväli kierrätyksessä/ n aikaväli maksatuksessa on aina 3 minuutin kerrannaisina. Tätä arvoa ei voida lyhentää käyttämällä lyhempää aikaväliä kohdassa Päivittäinen toistuminen.

7 Toukokuu (8) Lokitiedot-välilehdelle kertyy tietoa suoritetuista sähköpostiajoista sekä mahdollisista ajon aikaisista virheistä.

8 Toukokuu (8) 7. Ostolaskujen sähköpostiviestit Polussa Ostoreskontra => Ostolaskujen käsittely => Ostolaskun sähköpostiviestit on listattu ko. hetkellä lähetysjonossa olevat sähköpostiviestit. Sarakkeesta Käyttäjätunnus näkee sen, kenelle sähköpostiviesti on lähdössä. Kun sähköpostiviesti on lähtenyt eteenpäin, ko. rivi poistetaan taulukosta.