ALVin käyttöohjeet. Kuvaus, rajaus ja tallennus puhelimella ALVin -mobiilisovelluksen avulla dokumentit kuvataan, rajataan ja tallennetaan palveluun.

Transkriptio

1 ALVin käyttöohjeet Nämä käyttöohjeet sisältävät hyödyllisiä vinkkejä palvelun käyttöön. Ne kannattaa lukea ennen palvelun käyttöä. Jos kuitenkin kohtaat ongelmia etkä löydä niihin ratkaisua näistä käyttöohjeista niin ota yhteyttä asiakaspalveluumme. Yhteystiedot löydät jokaisen sivun alareunasta. Dokumenttien lähettäminen ja tallentaminen palveluun Tuetut tiedostomuodot Tuetut tiedostomuodot ovat JPEG- ja PNG-muotoiset kuvat sekä PDF-muotoiset dokumentit. Tiedostojen nimillä ei ole merkitystä vaan ne tunnistetaan sisällön perusteella. Kuvaus, rajaus ja tallennus puhelimella ALVin -mobiilisovelluksen avulla dokumentit kuvataan, rajataan ja tallennetaan palveluun.

2 Lähetys sähköpostilla Voit lisätä sähköpostin liitteenä saamasi PDF-muotoisen laskun helposti ALVin:iin lähettämällä sähköpostin edelleen osoitteeseen Palvelu tunnistaa lähettäjän ja lisää sähköpostin liitteet tilillesi. Käytä tätä tapaa kun saat kirjanpitoon vietävän tositteen sähköpostiisi. Huomaa että sinun tulee lähettää sähköposti samasta sähköpostiosoitteesta, jolla olet rekisteröitynyt palvelun käyttäjäksi. Sähköpostin tekstisisällöllä ei ole merkitystä eikä sitä lueta tai tallenneta palveluun. Tallennus selaimella Voit tallentaa jo olemassa olevia tiedostoja tietokoneelta tai tabletilta palveluun. Valitse oikean yläkulman päävalikosta kohta Lataa dokumentteja. Voit ladata kerralla yhden tai useamman dokumentin. Käytä tätä tapaa jos tietokoneellasi on tositteita, jotka haluat siirtää palveluun. Päänäkymä Päänäkymä aukeaa kun kirjaudut palveluun. Päänäkymässä näet lataamasi dokumentit. Dokumentin esikatselukuvaa napauttamalla aukeaa näkymä, jossa voit täydentää ja muokata dokumentin lisätietoja kuten hintatietoja, luokitusta ja maksutapaa. Pääset koska tahansa takaisin päänäkymään napauttamalla vasemmassa yläkulmassa näkyvää ALVin kuvaketta.

3 Kuva päävalikosta Ylhäällä oikealla näkyy nimesi, jota napauttamalla aukeaa päävalikko. Päävalikosta pääset asetuksiin, raportteihin ja dokumenttien lataukseen sekä järjestelmästä uloskirjautumiseen. Ylhäällä keskellä sijaitsee hakukenttä. Kirjoittamalla hakukenttään hakusanan, palvelu etsii ne dokumentit, joissa hakusana esiintyy joissakin tekstikentissä. Yläreunan hakukenttä Dokumentit näytetään päävalikossa siinä järjestyksessä, jonka olet valinnut oikealla sijaitsevasta pudotusvalikosta. Dokumentin tarkastelu Päänäkymässä dokumenteista näytetään pieni esikatselukuva. Napauttamalla kuvaa aukeaa näkymä, jossa dokumentin lisätietoja voi tarkastella ja muokata. Tässä näkymässä dokumentille voidaan antaa mm. hintatiedot sekä päiväys. Valitsemalla Tallenna kaikki muutokset tallennetaan ja palaat päänäkymään. Jos et halua tallentaa muutoksia niin napauta vasemman yläkulman ALVin -kuvaketta ja palaat päänäkymään.

4 Pikavalikko ja ylävalikko Pikavalikko Dokumentin päällä näytetään pikavalikko joka sisältää työkalut dokumentin hallintaan. Voit valita, ladata, jakaa tai poistaa yksittäisen dokumentin valitsemalla toiminnon pikavalikosta. Ylävalikko Ylävalikko näytetään vain jos on valittu yksi tai useampi dokumentti. Nimensä mukaisesti ylävalikko tulee esiin sivun yläreunasta. Voit poistaa, jakaa tai ladata useita dokumentteja PDFtiedostona valitsemalla halutun toiminnon ylävalikosta. Kun olet valinnut yhden tai useamman dokumentin niin yksittäisen dokumentin pikavalikkoa ei voi käyttää paitsi Valitse toiminnon osalta. Jakaminen sähköpostilla Jakamisessa, yhdestä tai useammasta dokumentista, luodaan yksi monisivuinen PDF-tiedosto, joka lähetetään valitulle vastaanottajalle. Vastaanottajat määritellään Asetuksissa Vastaanottajat -välilehdellä. Vastaanottaja voi olla esimerkiksi asiakasyritys tai jokin muu taho jolla on sähköpostiosoite. Voit jakaa kerralla myös useita dokumentteja. Dokumentteja ei lähetetä sähköpostin liitetiedostoina vaan vastaanottaja saa linkin, jota seuraamalla dokumentit voi ladata. Tämä linkki poistetaan automaattisesti viikon kuluttua jakamisesta, mutta dokumentit pysyvät edelleen tililläsi. Roskakori Kun poistat dokumentin, se siirretään roskakoriin. Pääset tarkastelemaan roskakorin sisältöä valitsemalla päävalikosta Asetukset ja sieltä Hallinta välilehti. Roskakori tyhjennetään automaattisesti niin, että kaikki yli viikon roskakorissa olleet dokumentit poistetaan pysyvästi. Jos dokumentti on siirretty roskakoriin vahingossa, se voidaan palauttaa valitsemalla poistetun dokumentin pikavalikosta Palauta toiminto. Sinun ei tarvitse itse huolehtia roskakorin tyhjentämisestä vaan se tapahtuu täysin automaattisesti.

5 Usean dokumentit valitseminen Voit valita useita dokumentteja pikavalikon Valitse kuvakkeesta tai pitämällä CTRL-näppäintä pohjassa ja napauttamalla esikatselukuvia yksi kerrallaan. Valittujen dokumenttien reuna korostetaan sinisellä värisävyllä. Raportit Voit luoda ja tulostaa alv-ja tuloslaskelmaraportin haluamaltasi ajanjaksolta päävalikon Raportit -kohdasta. Molemmat raportit perustuvat tilikauden aikana tallentamiisi tositteisiin.