Visman SEPA-ratkaisu Tilaus ja rekisteröinti. Käyttöönotto-opas

Transkriptio

1 Visman SEPA-ratkaisu Tilaus ja rekisteröinti Käyttöönotto-opas

2 Oppaan päiväys: Asiakaspalvelu: Helpdesk: Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software Oy,

3 Sisällysluettelo 1 Johdanto Oppaasta Käyttöönoton vaiheet Tilaus ja rekisteröinnit Visma Monipankin tai konversioliittymän tilaus Visma Bankingin rekisteröinti Rekisteröinti OnDemand Platform (ODP) -alustalle... 8 Tilaus ja rekisteröinti Sisällysluettelo - i

4 1 Johdanto Tässä osassa kerrotaan lyhyesti oppaan sisällöstä. 1.1 Oppaasta Tässä ohjeessa kuvataan SEPA:n käyttöönotto Visma Monipankin sekä Visma Econet- ja Visma Nova -tuotteiden osalta. Kaikki vaiheet eivät koske kaikkia asiakkaita. Ohjeissa mainitaan erikseen, ketä kyseinen ohje koskee. 1.2 Käyttöönoton vaiheet Käyttöönotossa on seuraavat vaiheet, joiden tarkoitus kuvataan tässä lyhyesti; tarkemmat käyttöohjeet tämän jälkeen. Vaiheita on monta ja niissä käytetään monia sähköposteja ja lomakkeita. Tämä saattaa vaikuttaa vaikealta ja turhalta. Taustalla tässä on kuitenkin äärimmäisen tarkka tietoturva, jotta ulkopuoliset eivät saa haltuunsa tietoja pankkiyhteydestä. 1. Tilauslomake Tilauslomakkeella tilaat oman SEPA-ratkaisunne. Yleensä se on Visma Monipankin tilaus tai päivitys. Visma Nova 8 - ja Econet Pro -tuotteiden yhteydessä se voi olla ns. SEPAkonversioliittymä. Tilauksen avulla Visma voi määritellä yrityksellesi tarpeelliset tiedot Visman omaan tilaustietokantaan. Kun Visman Tilaustoimisto on käsitellyt tilauksen, saat sähköpostin, jossa on linkki yrityskohtaiseen Visman Banking Centralin rekisteröintilomakkeeseen. Tilaus tarvitaan tietojen rekisteröintiä varten, vaikka SEPA-ratkaisu kuuluisi ylläpitomaksuun. Tilauksen summa on silloin nolla. 2. Rekisteröinti Visman Bankingin käyttäjäksi Rekisteröintilomakkeella rekisteröit asiakkuutesi Visma Bankingiin. Visma Banking on etäpalvelimella toimiva palvelu, joka tekee maksuliikenteestä SEPA:n mukaista: 1. konvertoi maksusanomat 2. lähettää tarvittaessa maksusanomat WebServices-kanavaa pitkin pankkiin 3. vastaanottaa pankista tulevat tiliotteet, tapahtumaluettelot, verkkolaskut ym. aineiston Näiden palvelujen tarkka sisältö on riippuvainen omista määrityksistäsi ja aikatauluistasi sekä pankeista, ja ne voivat vaihdella paljonkin. Tärkeintä tässä on se, että yrityksesi rekisteröidään palveluun ja Vismalle ilmoitetaan pääkäyttäjä. 3. Rekisteröinti OnDemand-alustan käyttäjäksi Kun rekisteröinti Visma Bankingia varten on tehty, pääkäyttäjä saa sähköpostilla linkin, jonka avulla pääkäyttäjä käy määrittämässä oman salasanansa. 4. Kun tilaus ja rekisteröintitoimet on tehty, sinun on tehtävä seuraavat asennukset: 1. OnPremises Gateway yhdyskäytävän asennus Visma Updater-ohjelman avulla 2. OnDemand-alustan ja Visma Bankingin määritykset 3. Visma Monipankin asennus tai Visma konversioliittymän asennus 4. Visma Monipankin SEPA-määritykset Näihin vaiheisiin on oma erillinen ohjeensa Tilaus ja rekisteröinti Johdanto - 1

5 2 Tilaus ja rekisteröinnit Tässä luvussa käydään läpi tarvittavien ohjelmien tilaaminen ja niihin liittyvät rekisteröinnit. 2.1 Visma Monipankin tai konversioliittymän tilaus 1. Visma Monipankin tilauslomake Tilauslomake on Internetissä osoitteessa: &linkpage=tailor_sepa1.html 2. Lomakkeen tiedot Tilauslomake. Tilaus ja rekisteröinti Tilaus ja rekisteröinnit - 1

6 Punaiset kohdat ovat pakollisia, myös nykyisille asiakkaille sekä pelkän konversiopalvelun tilaajille. i. Asiakastiedot Täytä tähän asiakastietosi. Jos sinulla jo on asiakasnumero (löytyy mm. laskulta), syötä se ensimmäiseen kohtaan ja y-tunnus sen jälkeen, jonka jälkeen lomakkeelle haetaan tietosi. (Ks. alempana Nykyisten asiakkaiden lisälomake ) Jos yrityksellänne ei ole y-tunnusta (esim. vain henkilötunnus), ottakaa yhteys Visman Tilaustoimistoon (orderoffice@visma.com). ii. Yhteyshenkilö Täytä sen yhteyshenkilön tiedot, jolle haluatte Visman lähettävän jatko-ohjeet. iii. Partneritiedot Jos lomakkeen täyttää Visman partneri, pitää partneritiedot luonnollisesti täyttää. Nykyisille asiakkaille partneritieto tulee automaattisesti. HUOM! Jos partneri hyväksyy tilauksen asiakkaan puolesta, on partnerilla oltava valtakirja. Valtakirjan voi tulostaa KanavaExtran SEPA-sivuilta. iv. Tilausmäärät Tärkeimmät tiedot ovat tilausmäärät. Tilausmäärien jälkeen voit laskea tilauksen kokonaissumman Laske/Calculate-painikkeella. Jos sinulla jo on Monipankki, laita tähän ne yritys ja käyttäjämäärät, mitä sinulla on nykyisessä lisenssissä. Jos tilaat vain konversiopalvelun täytä lomake niin, että yrityksiä on yksi ja käyttäjiä yksi. Tilaus ja rekisteröinti Tilaus ja rekisteröinnit - 2

7 3. Nykyisten asiakkaiden lisälomake Jos olet jo Visma Nova tai Visma Econet asiakas, muuttuu tilauslomake asiakasnumeron ja y-tunnuksen syötön jälkeen. (Jos sinulla on tiedossa vain lisenssinumero (erp-key), lomake päivittää sen automaattisesti asiakasnumeroksi). Myös tällä lomakkeella punaiset kentät ovat pakollisia Jos tilaat ERP-ohjelmasi ylläpitoon kuuluvan konversiopalvelun, täytä lomake niin, että yrityksiä on yksi ja käyttäjiä yksi. Muuten täytä oikeat määrät. HUOM! Tällä lomakkeella on samalla mahdollista ja helppoa tilata Visma Monipankki. Visma Nova ja Visma Econet asiakkaiden tilauslomake. 4. Sopimusehtojen hyväksyminen Ennen tilauksen tallentamista ja lähettämistä tilausehdot pitää hyväksyä. Lue tästä/click to read -linkistä aukeaa Visman Internet-sivu, josta pääset lukemaan sopimusehdot. Sopimusehdot. Tilaus ja rekisteröinti Tilaus ja rekisteröinnit - 3

8 Hyväksy ehdot valitsemalla Hyväksyn sopimusehdot/accept terms of delivery -ruutu. 5. Tilauksen tallentaminen Kun olet painanut Tallenna ja lähetä tilaus, lomake lähettää tilauksen Visman Tilaustoimistoon ja kiittää tilauksesta. Ilmoitus tilauksen vastaanottamisesta. Kun suljet tämän ilmoituksen, tulee näyttöön teksti: Istuntosi on päättynyt. / Your session has ended. Tämän jälkeen voit sulkea selaimen 6. Tilausvahvistus Kun tilaus on vastaanotettu ja kirjattu Visman järjestelmiin, sinulle lähetetään tilausvahvistus. Tilausvahvistus. Tilausvahvistuksessa on yrityskohtainen linkki, josta pääset rekisteröimään Visma Bankingin ja sen OnDemand alustan (ODP) tarvitsemat tiedot. Tilaus ja rekisteröinti Tilaus ja rekisteröinnit - 4

9 2.2 Visma Bankingin rekisteröinti 1. Rekisteröintilomake Kun avaat tilausvahvistuksen rekisteröintilinkin, aukeaa lomake, jolla suoritat rekisteröinnin. Lomakkeen yläreunassa on yrityksesi perustiedot. Rekisteröintilomake. 2. Pääkäyttäjän tiedot Pääkäyttäjällä on oikeudet perustaa käyttäjiä ja antaa käyttäjille oikeuksia Visman OnDemand alustalla. Suosittelemme, että pääkäyttäjälle perustetaan tätä käyttöä ja vain ja ainoastaan tätä käyttöä varten oma sähköpostilaatikko. Sähköpostin nimen pitäisi olla sellainen, että ulkopuolinen ei heti arvaa sitä. Sähköpostin tiedot on tallennettava hyvin, esimerkiksi samaan kassakaappiin, missä yrityksen muita tärkeitä salasanoja säilytetään. Pääkäyttäjä voidaan vaihtaa myöhemmin, mutta vain asiakastuen kautta. Vaihtoon on varattava aikaa noin kaksi viikkoa. 3. Yritystiedot Jos yrityksesi maksaa myös muiden yritysten maksuja (esim. tili- tai isännöintitoimisto), näiden yritysten nimet ja y-tunnukset on listattava tällä lomakkeella. Voit tallentaa tiedot syöttämällä ensin tiedot kenttiin ja painamalla sitten Lisää-Add -painiketta. Voit lisätä niin monta yritystä, kun tilauslomakkeella tilasit. Konversiopalvelun rekisteröijän tarvitsee ja voi syöttää tässä vain pääyrityksen tiedot. Tilaus ja rekisteröinti Tilaus ja rekisteröinnit - 5

10 Jos yrityksellä ei ole y-tunnusta (yleensä ulkomaalainen yritys, yhdistys tms.), valitse ensin ruutu Ulkomaalainen y-tunnus/business ID, jolloin suomalaisen y-tunnuksen oikeellisuustarkistus ei ole käytössä. Jos yritystunnusta ei lainkaan ole, voidaan käyttää asiakasnumeroa ja juoksevaa tunnusta. Esim , ja seuraava yritys jne. Myös silloin on valittava ruutu Ulkomaalainen y-tunnus/business ID, jolloin suomalaisen y-tunnuksen oikeellisuustarkistus ei ole käytössä. Jos yrityksiä on paljon, voit tehdä syötön myös leikepöytäsiirron avulla. Tiedot on mahdollista kerätä esim. Exceliin niin, että ensimmäisessä sarakkeessa on yrityksen nimi ja toisessa yrityksen y-tunnus. Yritystiedot leikepöydältä. Valinnassa ei saa olla mukana otsikoita tai muuta ylimäärästä tietoa. Määrittele y- tunnuskentän solut tekstikentiksi, jolloin etunollat säilyvät. Voit sen jälkeen tallentaa työkirjan.csv muotoon, jolloin etunollat säilyvät. Kun tallennus kysyy Vastaa Kyllä Avaa sitten.csv tiedosto Muisti/Notepad ohjelmalla. Kopioi tiedot ja tallenna ne lomakkeen Yritykset-kohtaan. HUOM! Leikepöytäsiirtoa voi käyttää vain yrityksille, joilla on suomalainen y-tunnus. Muut on syötettävä edellä kerrotulla tavalla yksitellen. Tilaus ja rekisteröinti Tilaus ja rekisteröinnit - 6

11 4. Sopimusehtojen hyväksyminen Aivan samoin kuin tilauslomakkeella, myös tällä lomakkeella sopimusehdot pitää hyväksyä ennen kuin voit tallentaa tiedot. 5. Tallentaminen Kun olet painanut Tallenna, lähettää lomake tilauksen Visman OnDemand-alustalle ja kiittää rekisteröinnistä: Kuittaus rekisteröinnistä. Kun suljet tämän ilmoituksen, tulee näyttöön teksti: Istuntosi on päättynyt. / Your session has ended. Tämän jälkeen voit sulkea selaimen Tilaus ja rekisteröinti Tilaus ja rekisteröinnit - 7

12 2.3 Rekisteröinti OnDemand Platform (ODP) -alustalle 1. Ilmoitus tilin perustamisesta Kun rekisteröinti Visman Bankingin käyttäjäksi on tehty ja pääkäyttäjän sähköpostiosoite annettu, saa pääkäyttäjä Tili muodostettu -sähköpostin. Lähettäjä on OnDemand-palvelu nimellä osoitteesta Ilmoitus tilin perustamisesta. 2. Tilin aktivointi Käytä linkkiä Tilin aktivointi tai kopioi linkin osoite ja liitä se selaimen osoitekenttään, jolloin pääset Visma Request Controller -sivulle. Aktivoi tili ennen viestissä annettua määräpäivää. Jos et ehdi tehdä rekisteröintiä määräpäivään mennessä, avaa selaimeen sivu ja paina linkkiä Salasana unohtunut?. Saat tämän jälkeen uuden sähköpostin ja linkin, jolla voit kirjautua palveluun. 3. Pääkäyttäjän salasanan määritys Anna sivulla pääkäyttäjälle haluamasi salasana kaksi kertaa. Salasanan turvaluokan pitää olla vähintään Vahva. Pääkäyttäjän salasanan määritys. Kun olet asettanut salasanan, saat vahvistuksen: Vahvistus käyttäjän aktivoinnista. Tämän jälkeen voit sulkea selaimen. Jatka tämän jälkeen SEPA:n käyttöönottoa Ohjelmien asennukset ja asetusten teko ohjeen avulla. Tilaus ja rekisteröinti Tilaus ja rekisteröinnit - 8