Luottamuksellinen sähköposti Trafissa

Transkriptio

1 OHJE 1 (8) Luottamuksellinen sähköposti Trafissa Trafi käyttää Deltagon Sec@GW -ohjelmistoa sähköpostin luottamuksellisuuden suojaamiseen. D-Envelope sovelluksen avulla viestien vastaanottaminen ei edellytä työasemille asennettavia ohjelmia. D-Envelope muuntaa sähköpostiviestin www-selaimella luettavaan muotoon, tallentaa suojatun viestin tilapäisesti ja lähettää vastaanottajalle ilmoitusviestillä suojatun linkin, jonka avulla varsinainen viesti voidaan lukea. Lähettäjä määrittää viestin lähettämiseen käytettävän suojaustason: Kirje -tasolla viestiliikenne suojataan automaattisesti SSL-salauksella, sekä viesti lukitaan Deltagon MessageLock -tekniikalla. Kirjattu kirje -tasolla lisäksi vastaanottaja tunnistetaan käyttäen SMS-autentikointia. Käytännössä vastaanottajan avatessa viestiä järjestelmä kysyy PIN-koodia, joka lähetetään samanaikaisesti tekstiviestinä vastaanottajan matkapuhelimeen. Ilmoitusviesti Kun sinulle on lähetetty luottamuksellinen sähköpostiviesti, saat sähköpostiisi ilmoitusviestin. Varsinainen viesti avautuu suojatulla selainyhteydellä klikkaamalla ilmoitusviestin sisältämää linkkiä.

2 OHJE 2 (8) SMS-autentikointi Jos viesti on lähetetty Kirjattu kirje -tasolla, tarvitset varsinaisen viestin avaamiseksi PINkoodin. PIN-koodi lähetetään automaattisesti tekstiviestinä matkapuhelimeesi, kun olet klikannut ilmoitusviestin sisältämää linkkiä. Saatuasi PIN-koodin, syötä se kenttään ja paina Continue/Jatka nappia. Mikäli PIN-koodi ei saavu puhelimeesi (kohtuullisessa ajassa), voit tilata PIN-koodin uudelleen Order PIN code/tilaa PIN-koodi -painikkeella. Jos puhelimesi numero on väärin tai tunnistautuminen ei onnistunut, informoi viestin lähettäjää Send notification/lähetä ilmoitus -toiminnolla.

3 OHJE 3 (8) Viestin lukeminen Viesti avautuu seuraavasti: Toiminnot: Reply/Vastaa Reply all/vastaa kaikille Help/Ohje Print/Tulosta Save/Tallenna Delete/Poista Logout/Kirjaudu ulos Vastaa viestiin suojatusti Vastaa kaikille vastaanottajille suojatusti Näytä ohje Tulosta viesti Tallenna viesti koneellesi (txt, html, zip tai salattuna ziptiedostona). Jos tallennat viestin salattuna zip-tiedostona, syötä haluamasi salasana Password/Salasana -kenttään. Poista viesti palvelimelta välittömästi Säilytä viesti palvelimella rajoitetun ajan. Viestin uudelleen avaaminen edellyttää tunnistautumista, joka on mahdollista evästeitä tai salasanaa käyttäen. Viestiin vastaaminen Viestiin vastaus-ikkuna avautuu seuraavasti:

4 OHJE 4 (8) Toiminnot: To/Vastaanottaja Subject/Aihe Message/Viesti Abort/Keskeytä Attach/Liitä Help/Ohje Send/Lähetä Valitse viestin vastaanottajat (Vastaa kaikille toiminnossa) Kirjoita viestin otsikko Kirjoita viesti Keskeytä viestiin vastaaminen lähettämättä viestiä Viestiin voi liittää liitetiedostoja: selaa haluttu tiedosto ja paina Attach/Liitä -nappia Näytä ohje Lähetä viesti Lähetetyn viestin välitys vahvistetaan ja lähetetty viesti liitetiedostoineen voidaan tallentaa omalle koneelle.

5 OHJE 5 (8) Kaikkien järjestelmän näyttöjen ylälaidassa sijaitsevasta Help/Ohje -painikkeesta saa lisätietoa kyseisen näytön toiminnoista. Kirjaudu ulos Voit säilyttää viestin palvelimella rajoitetun ajan. Viestin uudelleen avaaminen edellyttää tunnistautumista, joka on mahdollista evästeitä tai salasanaa käyttäen. Jos valitset tallennuksen salasanaa käyttäen, kirjoita haluamasi salasana annettuihin kenttiin. Paina OK -nappia vahvistaaksesi valintasi tai Back/Takaisin -nappia palataksesi viestiin.

6 OHJE 6 (8) Luottamuksellisen viestin lähetys D-Composella D-Compose mahdollistaa myös viestien luottamuksellisen vastaanoton ulkopuolisen lähettäjän ollessa aloitteen tekijä. Tällainen lähetys tapahtuu siten, että lähettäjä avaa selaimella osoitteen Lähettääksesi viestejä sinun tulee rekisteröityä palveluun. Kirjoita sähköpostiosoitteesi From/Lähettäjä -kenttään ja paina Continue/Jatka -nappia. Pääset tunnistautumaan palveluun, jolla voit lähettää sähköpostia. Rekisteröi sähköpostiosoitteesi Register/Rekisteröidy napista tai kirjoita toinen osoite Back/Takaisin napista. Voit lopettaa istunnon rekisteröitymättä Exit/Lopeta napista.

7 OHJE 7 (8) Rekisteröityyn sähköpostiosoitteeseen lähetetään linkki, jonka kautta pääset kirjoittamaan viestejä.

8 OHJE 8 (8) Viestin kirjoittaminen Toiminnot: To/Vastaanottaja Edit/Muokkaa Done/Valmis Subject/Aihe Message/Viesti Exit/Lopeta Send/Lähetä Attach/Liitä Help/Ohje Lisää vastaanottajan sähköpostiosoite Muokkaa vastaanottajan sähköpostiosoitetta Tallenna osoite kenttään Kirjoita viestin otsikko Kirjoita viesti Keskeytä viestin lähettäminen turvallisesti Lähetä viesti Viestiin voi liittää liitetiedostoja: selaa haluttu tiedosto ja paina Attach/Liitä -nappia Näytä ohje Kun viesti on lähetetty sen voi tallentaa omalle koneelle tai tulostaa.