Kuukausiraportti 7/ (8) HUS-Servis Tunnusluvut. Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta

Transkriptio

1 Kuukausiraportti 7/ (8) Tunnusluvut *Luvut on laskettu vertailukelpoisin tuottein, jotta erot vuosien 2015 ja 2016 tuotteistuksessa tulisi huomioitua mahdollisimman oikein. Laskutusosuudella painotetussa volyymimuutoksessa painoina on käytetty tuotetason laskutusosuutta, eli laskenta on tehty mahdollisimman tarkalla tasolla. Poikkeamavertailu talousarvioon nähden ei kuitenkaan tuota kovin relevantteja tuloksia talousarvion laadintatavasta johtuen. ** Johtuen tuotteistuksen rakenteesta ja muutoksista 2015 ja 2016 välillä, hinta-määräeroanalyysi ei anna relevantteja tuloksia. Tästä johtuen analyysia ei ole esitetty. *** Hinnanmuutos on laskettu tuotetasolla ottaen huomioon kaikki vertailukelpoiset tuotteet. **** Tuottavuuden laskenta noudattaa seuraavaa periaatetta: Tuottavuuden kehitys = [tuotannon arvo HUS asiakkaalle 2016 laskettuna 2015 hinnoin /oikaistut tuotannon kulut 2016] / [tuotannon arvo HUS asiakkaalle 2015/oikaistut tuotannon kulut 2015] 1. Mallin ajatuksena on siis se, että tarkastellaan, miten tehokkaasti Servis pystyy HUS asiakkaalle tuottamaan palveluita. Tuottavuutta voi parantaa paitsi lisäämällä tuotannon määrää (kuluja kasvattamatta), myös lisäämällä kannattavaa myyntiä ulkopuolisille. Kuluja oikaistaan: a) vähentämällä läpilaskutettavien tuotteiden myynti, b) vähentämällä laskutus pääluottamusmiesten ja työsuojeluvaltuutettujen palveluista sekä deflatoimalla 2015 kulut talousarviossa käytetyllä kustannustasonmuutosprosentilla. ***** Palvelutuotanto-, hinnanmuutos-, kokonaistuottavuus- ja normaalisanelutunnusluvut ovat laskettu 1-3/2016 ajalta, koska raportointijärjestelmien tiedot olivat puutteelliset huhti-heinäkuun osalta ja luotettavaa aineistoa ei pystytty muodostamaan.

2 Kuukausiraportti 7/ (8) Tuloslaskelma ja toimintatuottojen erittely

3 Kuukausiraportti 7/ (8) Laskutus asiakkaittain Asiakaskohtaisen laskutuksen olennaisimmat muutokset edellisvuoteen ja talousarvioon nähden Tammi-heinäkuun palvelulaskutus kasvoi edellisestä vuodesta noin euroa ja ylitti talousarvion noin euroa. HYKS-sairaanhoitoalueen palvelulaskutus kasvoi edellisestä vuodesta noin euroa ja ylitti talousarvion noin euroa. Palvelulaskutuksen kasvun merkittävimpänä tekijänä edellisvuoteen ja talousarvioon verrattuna ovat luentosalien vuokraveloitukset, jotka siirtyivät HUS-Tilakeskuskelta HUS-Servisin ylläpidettäviksi. Hyvinkään sairaanhoitoalueen palvelulaskutus kasvoi edellisestä vuodesta noin euroa ja ylitti talousarvion noin euroa. Lohjan sairaanhoitoalueen palvelulaskutus kasvoi edellisestä vuodesta noin euroa uusien päivystystoimintojen myötä, mutta tästä huolimatta palvelulaskutus jäi euroa alle talousarvion. Lohjan sairaanhoitoalueen talousarvio tehtiin suuremmilla volyymimuutosodotuksilla kuin mitä kumulatiivinen toteuma on kuluvan vuoden aikana ollut. Porvoon sairaanhoitoalueen palvelulaskutus jäi euroa alle edellisen vuoden toteuman ja euroa alle talousarvion. Päivystystoimintojen laajentuminen ei ole näkynyt tekstinkäsittelyn saneluiden määrän kasvussa odotetussa määrin. Henkilöstöpalveluissa rekrytointi- ja koulutuspalvelujen volyymit ovat olleet sekä odotettua että edellisvuotta matalammat. Asiointipalveluissa potilasasiakirjapalveluiden palvelulaskutus on laskenut merkittävästi edellisvuoteen verrattuna, mutta tämä potilasasiakirjojen volyymilasku oli ennustettu jo talousarviossa. Muiden yksiköiden kohdalla ei laskutusvolyymeissä ja palvelutilauksissa ollut merkittäviä poikkeamia. Tukipalveluyksiköiden palvelulaskutus kasvoi edellisestä vuodesta noin euroa ja ylitti talousarvion noin euroa.

4 Kuukausiraportti 7/ (8) Toimintatuottojen ja kulujen sekä poistojen poikkeamat ja niihin johtaneiden toiminnallisten syiden analysointi Merkittävimmät toiminnalliset ja taloudelliset poikkeamat sekä kehitystoimenpiteet Heinäkuun kumulatiivinen palvelulaskutus oli noin euroa talousarviota ja noin euroa edellisvuotta suurempi. Keväällä käyttöönotetun Harppi-järjestelmän toiminnallisuuksissa on edelleen puutteita, jotka ovat vaatineet lisäresursointia palvelutuotannon turvaamiseksi talous- ja henkilöstöpalveluissa. Lisäksi alkukesän aikana talous- ja henkilöstöpalveluiden palvelutuotantoa häiritsivät Harppi-toiminnanohjausjärjestelmän käyttökatkot, jotka aiheuttivat hetkittäisiä palvelukatkoksia sekä lisäsivät ylitöiden määrä merkittävästi. Henkilöstöpalveluissa laskutus oli hieman edellistä vuotta suurempi pasu- ja palkkapalveluiden laskutusvolyymien vuoksi. Sen sijaan palvelussuhdeprosessien ja rekrytoinnin suoritemäärät laskivat hieman alkuvuonna Seureyhteistyön, jaksojen yhdistelyn sekä vertailuvuoden poikkeuksellisten suurien suoritemäärien vuoksi. Talouspalveluissa suoritevolyymit eivät kasvaneet odotetusti uusien päivystystoimintojen volyymien mukaisesti. Asiointipalveluiden palvelulaskutus oli noin euroa edellisvuotta ja euroa talousarviota suurempi. Asiointipalveluiden palvelulaskutuksen kasvu oli seurausta aula- ja potilaskuljetuspalveluiden volyymien kasvusta sekä luentosalien ylläpidon siirtymisestä HUS- Tilakeskuksesta HUS-Servisiin. Potilasasiakirjojen laskutus putosi viime vuodesta euroa sähköisen XDS-potilasarkistoratkaisun ja arkistojen keskittämisen myötä. Tekstinkäsittelyn volyymit

5 Kuukausiraportti 7/ (8) kasvoivat merkittävästi alkukesän aikana, mikä aiheutti hetkellisiä poikkeamia palvelulupauksen pitoon. Järjestelmäteknisistä haasteista ja käyttökatkoista huolimatta talous- ja henkilöstöpalveluissa on palvelulupaus pystytty pääsääntöisesti toteuttamaan. Toimintakulut ja poistot alittivat talousarvion noin euroa ja tämä kustannustason alitus selittyy odotettua matalammilla henkilöstökuluilla ja palveluostoilla. Edelliseen vuoteen nähden kustannukset nousivat noin euroa. Edelliseen vuoteen nähden toimintakulujen nousua selittävät palveluostot, jotka nousivat edellisestä vuodesta noin euroa ja tämä oli valtaosin seurausta HUS-Tietohallinnon perimien järjestelmäveloitusten kasvusta Harppi-järjestelmän käyttöönoton myötä. Toinen merkittävä erä muiden toimintakulujen nousu noin euroa, jota selittää luentosalien vuokrat, jotka siirtyivät HUS-Servisin hallinoitavaksi HUS-Tilakeskukselta. Henkilöstökustannukset kuitenkin laskivat noin euroa edellisestä vuodesta erityisesti tekstinkäsittelyn ja henkilöstöpalveluiden henkilömäärän vähennysten myötä. Henkilöstökustannukset laskivat voimakkaimmin tekstinkäsittelypalveluissa. Myös asiointipalveluiden potilasarkisoissa henkilöstöresurssien käyttö laski arkistojen sopeutuksen myötä, mutta odotettua hitaammassa tahdissa, koska XDS-potilasarkiston ja keskitetyn arkistotilan käyttöönottoaikataulut ovat venyneet alkuperäisestä aikataulusta. Servisin heinäkuun kumulatiivinen tulos oli euroa ylijäämäinen, mikä on noin euroa budjetoitua tulosta suurempi. Heinäkuun tulos kuitenkin heikkeni edellisen vuoden tuloksesta noin euroa. Edelliseen vuoteen nähden tuloksen heikkenemistä selittää kustannustason nousu Harppi-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton myötä. Palvelualueittain tarkasteltuna parhaimpaan tulokseen heinäkuussa ylsi henkilöstöpalvelut, jossa alkuvuoden kumulatiivinen tappio kääntyi euron ylijäämäksi kesäkuukausien aikana. Harpin käyttöönoton myötä alkuvuoden alhaiset suoritemäärät kasvoivat kesäkuukausien aikana ja henkilöstökustannukset jäivät noin euroa sekä talousarviota että edellisvuotta alhaisemmaksi. Asiointipalveluiden euron kumulatiivisen tuloksen ylijäämä oli seurausta aula-, potilaskuljetus- ja puhelinpalveluiden ylijäämästä. Tekstinkäsittelyn kumulatiivinen tulos oli noin euroa, mikä vastaa talousarviotasoa. Talouspalveluiden kumulatiivinen tulos jäi noin euroa tappiolle, mikä oli seurausta potilaslaskujen odotettua matalammasta laskutusmäärästä ja Harppi-hankkeen aiheuttamista kustannuksista. HUS-Servisin henkilötyöntuottavuuden kumulatiivinen kehitys oli heinäkuussa +3,4 %. Henkilötyöntuottavuus kääntyi kevätkuukausien aikana positiiviseksi erityisesti tekstinkäsittelyn henkilöresurssien tehokkaan käytön myötä. Myös asiointipalveluiden tuottavuuskehitys on hieman kohentunut kevään aikana erityisesti potilaskuljetuksen ansioista. Talous- ja henkilöstöpalveluiden tuottavuuskehitystä on häirinnyt Harppi-toiminnanohjausjärjestelmän puutteet suunnitelluissa toiminnallisuuksissa, mikä on lisännyt prosessien resurssitarvetta. Poikkeuksena on kuitenkin ollut henkilöstöpalvelun palkanlaskentaprosessi, joka toimii vanhalla Titania-alustalla Harpin sijaan. Palkanlaskennan tuottavuus kehittyi positiivisesti kevään ja kesän aikana haasteelliseen alkuvuoteen verrattuna. Palvelutuotanto-, hinnanmuutos-, kokonaistuottavuus- ja normaalisanelutunnusluvut ovat laskettu 1-3/2016 ajalta, koska raportointijärjestelmien tiedot olivat puutteelliset huhti-heinäkuun osalta ja luotettavaa aineistoa ei pystytty muodostamaan.

6 Kuukausiraportti 7/ (8) Henkilöstö Henkilötyövuosien muutokset ja tulevaisuuden toimenpiteet HUS-Servisin henkilötyövuodet olivat noin +0,5 % talousarvio tason yläpuolella, mutta laskivat edelliseen vuoteen nähden noin -1,3 % Talousarvioon nähden henkilötyövuosien käyttö ylittyi eniten asiointipalveluissa, koska XDS-potilasarkiston ja keskitetyn arkistotilan käyttöönottoaikataulut ovat venyneet alkuperäisestä aikataulusta. Talousarvioon nähden henkilötyövuodet tulevat todennäköisesti kasvamaan lisää lähikuukausien aikana talousarviota suuremman palvelukysynnän ja Harppi-toiminnanohjausjärjestelmän kehitystyön vaatiman lisäresursoinnin vuoksi. Harpin toiminnallisuuksien puutteet ja kehitystyö lisäsivät merkittävästi manuaalisen työn määrää jo kevään käyttöönoton yhteydessä talous- ja henkilöstöpalveluiden volyymiprosesseissa. Kesäkuukausien aikana tämä alkoi heijastumaan koko liikelaitoksen HTV-kehitykseen. Henkilöstön sairauspoissaolojen määrä suhteessa henkilömäärään on hieman laskenut edellisen vuoden tasosta. Henkilötyövuosien käyttö laski koko liikelaitoksessa noin 6 HTV edellisestä vuodesta tekstinkäsittelyn ja henkilöstöpalveluiden henkilömäärän vähennysten myötä. Erityisesti tekstinkäsittelyn henkilötyöntuottavuus on noussut merkittävästi edellisestä vuodesta toiminnanohjauksen ja lean-hankkeiden myötä. Henkilöstöpalveluiden henkilötyövuosien vähentyminen on seurausta useista lean-hankkeista, jotka ovat suoraviivaistaneet ja tehostaneet prosesseja. Myös asiointipalveluiden potilasarkisoissa henkilöstöresurssien käyttö laski arkistojen sopeutuksen myötä, mutta sopeutusvauhti jäi talousarvioennustetta heikommaksi, koska XDSpotilasarkiston ja keskitetyn arkistotilan käyttöönottoaikataulut ovat venyneet alkuperäisestä aikataulusta. Kokonaisuudessaan henkilöstökustannukset ovat laskeneet edelliseen vuoteen nähden noin -2,7 %. Henkilötyövuodet laskivat edelliseen vuoteen nähden noin -1,35 %, joten henkilötyövuoden hinta pieneni edellisestä vuodesta myös noin -1,35 %. Henkilötyövuoden hinnan kehitystä voidaan pitää erityisen merkittävänä, koska Servisiin kohdistui toimistotyöntekijöiden KV-TES:n mukainen 2000 euron minimipalkkakorotus ja jaksotyön tasoittumisjaksojen muuttuminen kuudesta viikosta kolmeen viikkoon.

7 Kuukausiraportti 7/ (8) Merkittävät tapahtumat toiminnassa raportointijaksolla ja tulevaisuuden näkymät / kommentit ja oletukset vuosiennusteen osalta Palvelutuotanto ja palvelulaskutus Heinäkuun kumulatiivinen palvelulaskutus oli noin euroa talousarviota ja noin euroa edellisvuotta suurempi. Keväällä käyttöönotetun Harppi-järjestelmän toiminnallisuuksissa on edelleen puutteita, jotka ovat vaatineet lisäresursointia palvelutuotannon turvaamiseksi talous- ja henkilöstöpalveluissa. Lisäksi alkukesän aikana talous- ja henkilöstöpalveluiden palvelutuotantoa häiritsivät Harppitoiminnanohjausjärjestelmän käyttökatkot, jotka aiheuttivat hetkittäisiä palvelukatkoksia sekä lisäsivät ylitöiden määrä merkittävästi. Asiointipalveluiden palvelulaskutuksen kasvu oli seurausta aulapalveluiden volyymien kasvusta sekä luentosalien ylläpidon siirtymisestä HUS- Tilakeskuksesta HUS-Servisiin. Potilasasiakirjojen laskutus putosi viime vuodesta euroa sähköisen XDS-potilasarkistoratkaisun ja arkistojen keskittämisen myötä. Tekstinkäsittelyn volyymit kasvoivat merkittävästi alkukesän aikana, mikä aiheutti hetkellisiä poikkeamia palvelulupauksen pitoon. Järjestelmäteknisistä haasteista ja käyttökatkoista huolimatta talous- ja henkilöstöpalveluissa on palvelulupaus pystytty pääsääntöisesti toteuttamaan. Toimintakulut Toimintakulut ja poistot alittivat talousarvion noin euroa ja tämä kustannustason alitus selittyy odotettua matalammilla henkilöstökuluilla ja palveluostoilla. Edelliseen vuoteen nähden kustannukset nousivat noin euroa. Henkilöstökustannukset kuitenkin laskivat noin euroa edellisestä vuodesta erityisesti tekstinkäsittelyn ja henkilöstöpalveluiden henkilömäärän vähennysten myötä. Edelliseen vuoteen nähden toimintakulujen nousua selittävät palveluostot, jotka nousivat edellisestä vuodesta noin euroa ja tämä oli valtaosin seurausta HUS-Tietohallinnon perimien järjestelmäveloitusten kasvusta Harppijärjestelmän käyttöönoton myötä. Tulos ja ennuste Servisin heinäkuun kumulatiivinen tulos oli euroa ylijäämäinen, mikä on noin euroa budjetoitua tulosta suurempi. Heinäkuun tulos kuitenkin heikkeni edellisen vuoden tuloksesta noin euroa. Edelliseen vuoteen nähden tuloksen heikkenemistä selittää kustannustason nousu Harppi-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton myötä. Loppuvuonna ylijäämä kehitystä tulee hillitsemään Harpin vaatimat lisäresursoinnit sekä potilasarkiston muutot. Koko vuoden tuloksen odotetaan olevan noin 1,5 milj. euroa ylijäämäinen. Tuottavuus HUS-Servisin henkilötyöntuottavuuden kumulatiivinen kehitys oli heinäkuussa +3,4 %. Henkilötyöntuottavuus kääntyi kevätkuukausien aikana positiiviseksi erityisesti tekstinkäsittelyn henkilöresurssien tehokkaan käytön myötä. Myös asiointipalveluiden tuottavuuskehitys on

8 Kuukausiraportti 7/ (8) hieman kohentunut kevään aikana erityisesti potilaskuljetuksen ansioista. Talous- ja henkilöstöpalveluiden tuottavuuskehitystä on häirinnyt Harppi-toiminnanohjausjärjestelmän puutteet suunnitelluissa toiminnallisuuksissa, mikä on lisännyt prosessien resurssitarvetta. Palvelutuotanto-, hinnanmuutos-, kokonaistuottavuus- ja normaalisanelutunnusluvut ovat laskettu 1-3/2016 ajalta, koska raportointijärjestelmien tiedot olivat puutteelliset huhtiheinäkuun osalta ja luotettavaa aineistoa ei pystytty muodostamaan. Johtamistoimenpiteet toiminnan ja talouden poikkeamiin Asiointipalveluissa arkistopalveluiden toimintoja sopeutetaan paperittoman potilashoidon ja sähköisen XDS-potilasarkistoinnin käyttöönoton myötä. Vanhojen paperiarkistojen sulkeminen jatkuu ja muutot uusiin keskitettyihin toimitiloihin aloitettiin Yhden arkiston muuttokustannukset vaihtelevat noin euroon ja muuttavia arkisjen lukumäärä on noin kymmenen. Muuttoprojekti tulee aiheuttamaan merkittävän kustannuspaineen loppuvuodelle, mutta keskitetty arkistoratkaisu tulee mahdollistamaan arkiston tuottavuuden kehittämisen useiksi vuosiksi eteenpäin sähköisen arkistoinnin lisääntyessä. Vuotuiset vuokrasäästöt tulevat olemaan noin euroa ja lisäksi keskitetty arkistoratkaisu mahdollistaa henkilökunnan määrän vähentämisen noin puoleen. Sähköisen potilasarkistotoiminnan kehittämisen ohella asiointipalveluissa keskitytään lähikuukausina Kaiku-potilaskuljetusjärjestelmän päivitysprojektiin, ja päivitetty järjestelmä on tarkoitus ottaa käyttöön syys-lokakuussa. Tekstinkäsittelyssä valmistellaan puheentunnistusprojektia ja ensimmäisen vaiheen käyttöönottoa vuoden 2017 aikana. Puheentunnistus on lähivuosien kärkihanke HUS- Servisissä. Tavoitteena on keskittyä seuraavan kolmen vuoden aikana oppivan sanelumoottorin sanaston laajentamiseen sekä tausta- ja edustapuheentunnistusratkaisun kehittämiseen. Onnistuessaan projekti mahdollistaa sanelupurun kustannustason pudottamisen noin 30 % kolmannen ja neljännen käyttöönottovuoden aikana. Tekstinkäsittelyssä prosessien laatua ja kustannustehokkuutta edelleen kehitetään keväällä pidettyjen kiire- ja normaalisaneluiden lean-projektien havaintojen perusteella ja käyttöönotettuja toimintamalleja edelleen kehitetään syksyn aikana kustannustehokkuuden ja laadun parantamiseksi. Talous- ja henkilöstöpalveluiden Harppi-toiminnanjärjestelmän haasteet jatkuivat kesä- ja heinäkuun aikana. Useiden prosessien manuaalisen työnmäärä on pysynyt edelleen varsin korkeana. Käyttöönotto onnistui ennakko-odotuksia paremmin, mutta kaikkia suunniteltuja toiminnallisuuksia ei saatu välittömästi käyttöön ja käyttöönotto tapahtui soveltuvin osin, mikä heijastuu juuri manuaalisen työn osuutena. Näiden toiminnallisuuksien kehittämistä tullaan jatkamaan läpi vuoden Palvelutuotannon jatkuvuuden varmistamiseksi sekä palveluhäiriöiden minimoimiseksi manuaalisen käsittelytyön osuutta joudutaan lisäämään lähikuukausien aikana, mikä tulee heijastumaan henkilöstöresurssien käytössä. Harppijärjestelmän toiminnalliset puutteet sekä palvelukatkot näkyvät tukitiimien kuormittumisena ja kapasiteettihaasteina. Näiden seikkojen vuoksi kustannuskehitys tulee olemaan epäedullinen verrattuna edelliseen vuoteen ja tuottavuuskehitys tulee todennäköisesti jäämään vaatimattomaksi koko vuonna.