TIIVISTELMÄ RUOKAPALVELUSELVITYKSESTÄ, TAMMELAN KUNTA Taustaa Damico Oy On ammattikeittiösuunnitteluun ja kehittämiseen keskittyvä asiantuntijayritys. Damicon Minna Dammert on tehnyt aiemman ruokapalveluselvityksen Tammelan kuntaan vuonna 2006. Nyt yhdeksän vuotta myöhemmin haluttiin päivittää tilanne. Dammert kiersi Tammelan kunnan keittiöt maaliskuussa 2015 kahden työpäivän aikana. Tämän selvityksen tavoitteena on esittää optimaalista, investointikustannuksiltaan ja operatiivisilta kuluiltaan parasta mahdollista, tuotantokeittiöverkkoratkaisua ja hakea muita toimintaa tehostavia muutosehdotuksia. 1. Palveluverkko ja keittiöt Liesjärven ja Saaren koulut on lakkautettu Damicon tekemien selvitysten välissä. Riihivalkaman koululle on rakennettu uusi palvelukeittiö, joka palvelee myös päiväkoti Tammitarhaa. Tammelassa ruokaa valmistetaan vuoden 2015 huhtikuussa viidessä keittiössä. Koulukeskuksen keittiötä ole peruskorjattu, vaikka peruskorjaus on todettu jo vuonna 2006 kiireelliseksi toteuttaa. Niin ikään on ko. selvityksessä todettu, että kolmen keskuskeittiön malli Tammelan kokoisessa kunnassa on investointiluonteisilta ja operatiivisilta kuluiltaan raskas. Damicon vuoden 2015 arvio tuotantokeittiöistä kohdekohtaisesti, palvelukeittiöistä yleisellä tasolla: Koulukeskus o Tila huonokuntoinen pinnoiltaan o Laitteet ovat elinkaarensa ylittäneitä o Tilasuunnittelu ei ole paras mahdollinen keskuskeittiötoimintoja silmällä pitäen o Kuumakuljetuksista ja niiden yhtäaikaisesta lähetyksestä johtuen tila on kokonaisuutena ahdas o Ilmanvaihto ei riitä nykytoimintaan o Peruskorjaustarveajankohta: heti Ruisluoto o Keittiö on tilava ja tilasuunnittelu melko hyvä o Keittiössä on tilava vastaanotto/lähetysalue o Laitteet ovat elinkaarensa loppupuolella, eikä niiden sijoittelu ole optimaalinen o Pinnat ovat ikäänsä nähden hyväkuntoiset o Muovimatto on tämän keittiön suurin riskitekijä. Matossa on selkeästi reikiä astiahuoltoalueella, joka melkoisella varmuudella tarkoittaa sitä, että maton alla on kosteutta o Peruskorjaustarveajankohta: muovimaton vaihtaminen akryylihiertomassaksi heti, kun keittiön tuleva toimintamalli on päätetty o Osastokeittiöt Osastojen sijoittelu hajallaan ja haastavan logistiikan päässä keittiöstä Hoiva 2 osastot kooltaan pieniä, Hoiva 1 osasto puolestaan iso Jokaisen yksikön osastokeittiö on pieni ja kotitalouslaittein varustettu Eritoten ison Hoiva 1 osaston keittiö on pieni, laitteet (kylmätilat ja astiahuoltolaite) kotitalouslaitteita
03.-04.2015 Päiväkotien keskuskeittiö o Tila on kunnan omistama, mutta vuokralla Forssan ammatti-instituutilla, jonka vuokralainen puolestaan ruokapalvelu on o Keittiö laitteineen on elinkaarensa lopussa o Isoin riski on keittiön muovimatto o Toimintaa hankaloittaa pieni kupuastianpesukone ja toimintaan nähden pieni pakastehuone o Peruskorjaustarve: viiden vuoden sisällä viimeistään, muovimaton tarkastus ajankohtainen heti Portaan koulu ja päiväkoti o Hyväkuntoinen, mutta ahdas keittiö o Kylmätilaa niukalti o Kupuastianpesukone o Peruskorjaustarve: ei peruskorjaustarvetta, sen sijaan laitehankintatarpeita lähiaikoina Teuron koulu o Kylmälaitteita erittäin niukalti, kaikki kotitalouslaitteita Pieni kiertoilmauuni ja liesi Kotitaloustiskikone o Muovimatto, joka kulunut ja paikoin rikki o Pieni ruokasali musiikkiluokassa o Koulussa saatujen tietojen mukaan sisäilmaongelmia o Peruskorjaustarve: ei peruskorjaustarvetta, vain laitehankintatarpeita. Muovimatto vaihdettava, jos toiminta jatkuu Tammikartano o Tilat kohtuullisessa kunnossa, mutta laitekanta on pääosin iäkästä o Kylmätilojen tekniikkaa on uusittu äskettäin o Ahdas keittiö tuotantokeittiönä, kuputiskikone tuotantotilassa o Peruskorjaustarve: Noin viiden vuoden kuluttua, jos valmistuskeittiö, laitehankintojatodennäköisesti jo aiemmin Palvelukeittiöt o Riihivalkaman keittiötä lukuun ottamatta kaikissa palvelukeittiöissä on niukalti kylmäsäilytystilaa, eikä kuumennuslaitteita. Tämä edellyttää, että ns. välitystuotteet lähetetään päivittäin keskuskeittiön kautta, mikä lisää työtä ja tilatarvetta keskuskeittiöissä. Niin ikään kohteissa ei voida varastoida vararuokaa, mikä puolestaan johtaa hiukan tarvetta suurempiin lähetyseriin ja hävikin mahdollisuus kasvaa o Lattiapinnat muovimattoa, joka ammattikeittiöissä aina riskialtista. Koulukeskuksen keittiö on peruskorjattava joka tapauksessa, vaikka muuttuisi palvelukeittiöiksi. Myös Ruisluodon keittiön lattian muovimatto on poistettava ja korvattava akryylihiertomassalla. Päiväkotien keskuskeittiö on peruskorjattava sekin. Tuotantokeittiöistä Tammikartanon keittiö vaatii sekin peruskorjausta viiden vuoden sisällä. Näiden neljän kohteen peruskorjaaminen ja laitehankinnat sekä palvelukeittiöiden laitehankinnat edellyttävät noin 1,8-1,9 miljoonan :n investointia, jos keittiöverkko säilyy ennallaan. Palvelukeittiöistä Myllykylän koulun keittiö on kokonaisuutena haastavin linjasto sijaitsee keittiötilassa lähellä astianpesukonetta, kylmätilaa on vähän ja lattiana on muovimattoa.
2. Ateriamäärät ja kustannukset 03.-04.2015 Tammelassa tuotetaan noin 1300 lounasta päivässä, määrä on kokonaisuutena laskeva. Työ sitoo operatiiviseen toimintaan noin 17 työpanosta kokoaikaiseksi laskettuna. Palveluverkko on sirpaleinen. Kyläkouluista osa on todella pieniä. Keskustassa samalla kampusalueella sijaistee viisi päivähoidon erillistaloa, jotka sitovat yhteensä kahdeksan laitoshuoltajan työpanoksen, näistä ruokapalveluun kuluu noin 3 työpanosta. Taulukko 1: Lounaiden määrä Ruokapalvelun vuoden 2014 kustannukset ovat tuloslaskelman mukaan 1,27 miljoonaa. Kuljetuskustannuksia ei ja allokoida ruokapalvelulle toteumaperusteisesti. Vuokraa maksetaan vain päiväkotien keskuskeittiöstä, eikä sekään vastaa todellisia kiinteistökustannuksia. Näin ollen ruokapalvelun todelliset kustannukset ovat toteumaa suuremmat. Henkilöstökustannukset ovat kokonaisuutena noin 715 000 /vuosi, taulukossa 2 osa näistä kustannuksista on hallinnon kustannuksissa (mm. varhe-maksut). Henkilöstökustannukset ovat korkeat verrattuna esimerkiksi elintarvikekustannuksiin. Tämä johtuu sirpaleisesta palveluverkosta ja valmistuksen hajauttamisesta kuuteen eri keittiöön. Selvityksentekohetkellä työssä on kahdeksan työntekijää määräaikaisessa työsuhteessa. % kokonaiskustannuksista Yht. Elintarvikkeet ja sis. siirrot 459252 36,3 Henkilöstökustannukset 643379 50,9 * Palkat 497992 * Sijaisten palkat 13527 * Erilliskorvaukset 8983 * Sotut 122877 Hallinto 80727 6,4 Muut kustannukset 79341 6,3 * ATK 20474 * Puhdistusaineet ja -tarvikkeet 7111 * Kuljetus 6956 0,5 * Kalusto 11069 * Koneiden ja laitteiden kunnossapito 5422 * Muut 28309 Vuokrat 2530 0,2 Poistot 0 Yhteensä 1265229 100,0 Taulukko 2: Kustannukset ilman vuokria vuonna 2014
3. Muut huomiot Lähes kaikki vuoden 2006 ruokapalveluselvityksen operatiiviset kehitysehdotukset on toteutettu, esim.: o Ruokalistoja on enää kaksi ja nekin aiotaan yhdistää kesällä 2015 o Ostosopimus KuntaPron kautta on hyvä. Ostamiskäytännöt ovat säntilliset, niissä vain hiukan hiottavaa o Tuotannonohjausohjelma on hankittu ja sitä ollaan täydentämässä tilausosiolla o Yhdistelmätyötä tehdään yhä useammassa kohteessa o Kotiateriat kuljetetaan kylmänä Riihivalkaman koululla ja Portaan koululla päivähoito käyttää ruokasalia osin ruokailuun, pienimmät lapset syövät edelleen kuitenkin osastoilla Sairaspoissaoloja on verrattain vähän Tukipalvelutyötä tehdään sitoutuneesti ja sydämellä. 4. Tuotannon keskittäminen Kuntien on syytä keskittyä tiukassa taloustilanteessa vain lähinnä lakisääteisten vastuiden täyttämiseen. Kotiaterioiden tuottaminen tai edes järjestäminen ei ole kunnan lakisääteinen tehtävä. Tällä hetkellä kotiateriat myydään yli yhden :n tappiolla/ateria HYKY:lle. Kotiaterioiden tuottaminen isommassa yksikössä, ulkoistaminen tai siirtäminen markkinoiden hoidettavaksi mahdollisesti kauppakassipalvelun kanssa yhdessä ovat Damicon vaihtoehtoisia suosituksia. Kuntalaisten tulee maksaa kotiateriasta toteutuva todellinen hinta, jottei kunta kompensoi jokaista ateriansaajaa tuloista ja varallisuudesta riippumatta. Tammikartanon asiakasmäärä on vähäinen ja toimintaa on nyt vain arkipäivisin. Vuokraaminen ei ole hankintalain alaista toimintaa, joten keittiön vuokraaminen yrittäjälle onnistuu tarvittaessa helposti. Yrittäjä tekee ruokapalvelusopimuksen suoraan asiakkaiden/asukkaiden kanssa, HYKY:n ei tarvitse toimia sopimusyhteistyökumppanina. Myös Päiväkotien keskuskeittiön tilan voisi vuokrata ulos tai antaa oppilaitoksen järjestää palvelut siellä opiskelijoilleen haluamallaan tavalla. Kokonaisedun näkökulmasta lienee kuitenkin järkevää, että kunta säilyttää kohteessa palvelukeittiötoimintaa. Tuotannon voi siirtää vaikka heti Ruisluodon keittiöön. Muutos saattaa edellyttää, että Ruisluodon elinkaarensa päässä oleva uuni ja korvataan isommalla uunilla. Koulukeskuksen keittiö on peruskorjattava joka tapauksessa, joten keskuskeittiön sijoittaminen sinne on järkevä ratkaisu, etenkin kun valtakunnallisen sote-ratkaisu ei ole vielä selvillä, eikä tukipalveluiden asemaa ko. muutoksessa vielä tiedetä. Sote-ratkaisun keskeneräisyyden vuoksi keskuskeittiön sijoittaminen Ruisluottoon saattaa sisältää riskejä. Koulukeskuksen nykyisen keittiön tila ei sinällään aivan riitä, vaan ruokasalista tarvitaan toimintamallista riippuen muutamia kymmeniä, maksimissaan 50 m². Tilaavievin ratkaisu on se, että kaikki ruoka kuljetetaan palvelukeittiöihin kuumana rst-astioissa ja välitystuotteet kiertävät keskuskeittiön kautta. Puolestaan kompaktein keskuskeittiö syntyy, kun käytetään esim. cpet-vuokia ruuan kuljetukseen ja välitystuotteet, kappaletuotteet, energialisäkkeet ja salaattikomponentit toimitetaan suoraan palvelukeittiöihin tukkukuormassa esim. kahdesti viikossa. Ainakaan alkuvaiheessa keskustan päiväkoteihin ei voida ruokaa toimittaa kylmänä. Jatkossa, jos peruspalvelua keskitetään
vähempään määrään kiinteistöjä, päiväkotien keittiöissä tulee olla ammattikeittiökylmälaitteet ja astianpesukone sekä ruokien kuumennukseen ns. osastovaunut. Kokonaisuutena tämä yhden keskuskeittiön ratkaisu edellyttää noin 2 miljoonan :n investointia, jos palveluverkko pysyy ennallaan, mutta säästää tulevaisuudessa noin seitsemän työpanosta eli vähintäänkin noin 200 000 vuodessa. Koulukeskuksen peruskorjaaminen koko kuntaa palvelevaksi keskuskeittiöksi maksaa arviolta noin 1,1 1,2 miljoonaa. Jos palveluverkko säilyy ennallaan, palvelukeittiöiden peruskorjauksiin ja laitehankintoihin tarvitaan noin 800 000 :a viiden vuoden aikajänteellä. Ruisluodon keittiöstä saa peruskorjaamalla niin ikään hyvän keskuskeittiön, mutta tämä vaihtoehto on kokonaisuutena kalliimpi kuin edellä esitetty, koska Koulukeskuksen keittiö on joka tapauksessa peruskorjattava. Ruisluodossa tarvitaan vain noin 30 m²:n palvelukeittiö, jos ruoka toimitetaan sinne toisaalta ja jos kotiateriapalvelu lopetetaan. Osastokeittiöt ovat, kuten jo aiemmin kerrottu, niin pieniä ja hajallaan, että ruokien suoraan niihin toimittaminen saattaa olla ylivoimaista. Mahdollinen yhteistyö Lomijoen Kuntapalvelut Oy:n kanssa edellyttää osakkuutta ko. yhtiössä. Tammelan oma toiminta nyt tehokkaasti hoidettu, syytä epäillä, ettei hinta laskisi yhtiöittämisen ja mahdollisen yhteiskeittiön myötä. Mahdollinen yhteinen keskuskeittiö ei myöskään poista tarvetta peruskorjata Koulukeskuksen keittiö. 5. Muut kehitysehdotukset ja -suositukset Suosituksena on kustannusten läpinäkyvyyden lisäämiseksi kohde- ja tuotekohtainen hinnoittelu. Tämän selvityksen puitteissa laskettiin eri palvelutuotteille alustavasti hinnat vuoden 2014 kustannusten, työtuntien ja volyymien mukaan. Jatkossa kannattaa seurata ja käyttää laskennassa toteutuviin aterioihin perustuvia volyymeja, ei asiakaspotentiaalia. Niin ikään suositellaan, että kuljetus- ja kiinteistökustannukset allokoidaan hintoihin toteumaperusteisesti. Kokonaisuutena toimintamalli lisää kustannustietoutta sekä tuottaja-, tilaaja- että päättäjäryhmissä. Toimintamalli edesauttaa myös luomaan järkeviä palvelukuvauksia ja jakamaan työt kustannustehokkaasti tilaajan kanssa. Jos palvelu muuttuu, muuttuu aina myös palvelutuotteen hinta. LOUNAAT, koulut * Koulukeskus 2,59 * Kaukjärvi 4,14 * Myllykylä 3,18 * Letku 4,52 * Teuro 5,66 * Porras 2,92 * Riihivalkama, sali 3,20 (talviaika) * Riihivalkama/Tammitarha, sali 5,03 (kesäaika, valmistus paikan päällä) Erityisruokavaliolisä, keskimäärin 2,77 LOUNAAT, päivähoito * Riihivalkama, osasto 4,79 * Riihivalkama, sali 3,20 * Riihivalkama, sali kesäaikana 5,03 * Porras, osasto 3,57 * Porras, sali 2,92 Ateriapäivähinta, keskustan päiväkodit Leinikit 6,03 Sinikellot 5,70 Taikatassut 5,56 Maahiset 5,58 Haitulat 4,73 Taulukko 3: Kohdekohtaiset lounashinnat tuotteistamislaskennan perusteella
Sisäisen laskutuksen toteuttaminen kuukausittain sovittujen hintojen ja toteutuneiden ateriamäärien pohjalta auttaa seuraamaan tuloja ja menoja nykyistä ajantasaisemmin Yhdistelmätyön mahdollisuuksien tarkastelu aina myös isoissa kohteissa, iltapäiväpainotteinen siivous Ostovalikoiman tarkentaminen tätä selvitystä varten tilattujen abc-analyysien avulla Päivähoitoon suositellaan ruokailutiloja, kuten Riihivalkaman koululla/tammitarhan päiväkodissa jo onkin, perustelut on esitetty selvityksen PP-materiaalissa.