TOHMAJÄRVEN HENKILÖSTÖ- JA PALVELURAKENTEEN SELVITYS

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "TOHMAJÄRVEN HENKILÖSTÖ- JA PALVELURAKENTEEN SELVITYS"

Marjut Sariola
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 TOHMAJÄRVEN HENKILÖSTÖ- JA PALVELURAKENTEEN SELVITYS 1 SELVITYKSEN KOHDE JA TAVOITTEET Selvityskohteet ovat: hallinto- ja toimistotehtävät (toimenkuvien kartoitus ja mahdollinen tehtävien uudelleenorganisointi lyhyellä aikavälillä sekä tavoiteorganisaatio esim. v huomioiden mm. eläköitymiset) ruoka-, siivous- ja kiinteistöpalvelut (yksikkökustannukset, työvoiman mitoitus, toiminnan sisäinen kehittäminen, investointitarpeet, ulkoistukset, johtaminen) varhaiskasvatus (kustannukset, ryhmäkoot, esimiestyö, työvuorot ) peruskoulu ja lukio (kustannukset, ryhmäkoot, valinnaisuus ) Tavoitteet: vuotuinen nettokustannussäästö euroa 2 PROJEKTISUUNNITELMA / VAIHE Aloituspalaveri ja tutustuminen Aloituspalaverissa esitellään projektisuunnitelma ja kuullaan kunnan ohjausryhmän evästykset toimeksiannolle. Tarvittaessa muutetaan projektisuunnitelmaa. Aloituspalaverin yhteydessä tutustutaan kunnan toimintaan koskien ruoka-siivous-kiinteistönhoidon toimintoja. 2 pv Tohmajärvellä 2.2 Tietoaineiston kerääminen Tietopaketti 1 yhteiset ja ruoka-siivous-kiinteistönhoito Tietopaketti 1:een kuuluu selvitykseen liittyvät yhteiset tiedot sekä erityisesti ruoka-siivous-kiinteistönhoitoon liittyvät tiedot. keittiöt kiinteistönhoito Keittiöiden tiedot keittiön tarjoamat ateriat keskitetty / hajautettu keittiön lähettämät ateriat (palvelukeittiöihin / toimituspisteisiin) Timo Kivisto Consulting Oy Ylistörmä 5 E TEL Y-tunnus FIN ESPOO Alv rek. Finland Kotikunta Espoo

eläköitymiset) ruoka-, siivous- ja kiinteistöpalvelut (yksikkökustannukset, työvoiman mitoitus, toiminnan sisäinen kehittäminen, investointitarpeet, ulkoistukset, johtaminen) varhaiskasvatus

2 henkilöiden ja tuntien määrä arkipv / vkl Henkilöstö vakansseittain muutokset henkilöstöraporttiin 2012 ruokapalvelut kiinteistönhoito vahtimestarit / virastomestari / järjestelymestari ym. Tilarekisteri: tilavuokrat kiinteistöittäin pääomavuokra kiinteistönhoidon työt korjaukset jätehuolto ym ostettu kiinteistönhoidon erityispalvelut siivottavien kiinteistöjen neliömetritiedot kiinteistön kaikki m2 tilakohtaisesti eriteltynä, jos on ulkoalueiden hoitoon liittyvät tiedot ulkoalueiden m2 Aikaisemmat raportit ja mitoitukset ruokapalveluselvitys mitoitus teknisen sektorin selvitys muut asiaan liittyvät selvitykset / sisäiset raportit Tietopaketti 2 hallinto (alustava) Tietopaketti 2:een kuuluu selvitykseen liittyvät hallinnon tiedot. Henkilöstö vakansseittain muutokset henkilöstöraporttiin 2012 keskushallinto toimialojen hallinto toimialojen tukitoiminnot, jotka eivät kuulu kuntalaisille tuotettuihin palveluihin Tiedot, jolla voidaan laskea hallinnon kustannukset. Suoritemäärätiedot eri hallinnon funktioista: myyntilaskut / laskutettavat tapahtumat ostolaskut palkkalaskelmat henkilöstöryhmätyypeittäin muut suoritteet - mitä Hallinnon tietojärjestelmät. Kyselynä hallintohenkilökunnan työtehtävät Aiheesta tehdyt selvitykset tai sisäiset raportit Tietopaketti 3 varhaiskasvatus (alustava) Tietopaketti 3:een kuuluu varhaiskasvatuksen mitoitukseen liittyvät tiedot. päiväkoti / ryhmä, jos on Timo Kivisto Consulting Oy 2 (5)

kiinteistön kaikki m2 tilakohtaisesti eriteltynä, jos on ulkoalueiden hoitoon liittyvät tiedot ulkoalueiden m2 Aikaisemmat raportit ja mitoitukset ruokapalveluselvitys mitoitus teknisen sektorin

3 ryhmäperhepäivähoito / ryhmä perhepäivähoito Päiväkotiryhmittäin päiväkohtaiset tiedot (syyskuu 2013 tai muu ns. normaali kuukausi) henkilökuntamäärä asiakasmäärä (osa/kokopv) Muuta tietoa: varhaiskasvatuksen suunnitelma tms (vaihtoehtoiset hoitomuodot) aiheesta tehdyt selvitykset tai sisäiset raportit Tietopaketti 4 perusopetus ja lukio (alustava) Tietopaketti 5:een kuuluu perusopetuksen ja lukion tiedot kustannuspaikkakohtaisesti Opetushenkilöstö kokonaistunnit kevät + syksy 2013 (opetustunnit) henkilöittäin ryhmäkoko Muuta tietoa: aiheesta tehdyt selvitykset tai sisäiset raportit Tietopaketti 5 kuljetukset Tietopaketti 5:een kuuluu kuljetuksiin liittyvät tiedot Kirjanpitotilin kuljetukset raportti, jossa näkyy kustannukset laskuittain tai toimittajittain Kyselynä: teettäjittäin kuljetussuoritteet (jotka kuuluvat Tohmajärven kunnalle) joukkoliikenne palveluliikenne koulukuljetukset joukkoliikenteellä koulukuljetukset takseilla muut opetustoimen kuljetukset VPL/SHL päiväkeskus yms kuljetukset potilaskuljetukset ruokapalvelu ateriapalvelu kirjasto muut materiaalikuljetukset 2.3 Analyysi ruoka-siivous-kiinteistönhoito + kuljetus Analysoidaan tietoaineistot ja laaditaan ehdotus kustannuksia säästävästä toimintamallista, joka sisältää: keittiöverkoston rakenteen toimintamallit ruoka-siivous-kiinteistönhoidon alalla, mahdollisesti yhdistettynä kuljetuksiin tuotantomenetelmät ja tekniset ratkaisut järjestämistapa (oma tuotanto / yhteistyö / ulkoistaminen Timo Kivisto Consulting Oy 3 (5)

2.4 Tietopaketti 4 perusopetus ja lukio (alustava) Tietopaketti 5:een kuuluu perusopetuksen ja lukion tiedot kustannuspaikkakohtaisesti Opetushenkilöstö kokonaistunnit kevät + syksy 2013

4 kustannussäästöt 2.4 Väliraportti 1 Väliraportissa esitellään ruoka-siivous-kiinteistönhoidon toimenpide-ehdotukset sekä siitä tulevat kustannussäästöt. Väliraportin yhteydessä tutustutaan hallinnon toimintaan (2 pv / Perälä, mahdollisesti myös Kivistö). 2.5 Analyysi hallinnon ratkaisuista Analysoidaan hallintoa käsittelevä tietoaineisto ja tehdään ehdotukset kustannuksia säästävistä toimintamalleista: organisointitapa toiminnan varmistaminen tietotekniset ratkaisut järjestämistapa (oma tuotanto / yhteistyö / ulkoistaminen) kustannussäästöt 2.6 Väliraportti 2 Väliraportissa 2 esitellään hallintoon liittyvät toimenpide-ehdotukset sekä siitä tulevat kustannussäästöt. Väliraportin yhteydessä tutustutaan varhaiskasvatuksen, perusopetuksen ja lukion toimintaan ( 2 pv, Perälä, Kivistö). 2.7 Analyysi varhaiskasvatus, perusopetus ja lukio Analysoidaan varhaiskasvatuksen, perusopetuksen ja lukion tietoaineisto ja tehdään ehdotukset kustannuksia säästävistä toimintamalleista: tuotteistaminen asiakkaille ryhmäkoot ja niiden hallinta tietotekniset ratkaisut (mm. videokoulutus) yhteistyömahdollisuudet kustannussäästöt 2.8 Loppuraportti Selvityksen loppuraportti sisältää kaikkien osioiden raportin. Raportti toimitetaan Word-muodossa ja esitys Powerpointillla. 3 AIKATAULU Projektin aikataulu: aloituspalaveri lokakuussa väliraportti 1 marraskuun lopulla Timo Kivisto Consulting Oy 4 (5)

5 Analyysi hallinnon ratkaisuista Analysoidaan hallintoa käsittelevä tietoaineisto ja tehdään ehdotukset kustannuksia säästävistä toimintamalleista: organisointitapa toiminnan varmistaminen

5 väliraportti 2 joulukuussa loppuraportti tammikuun loppuun mennessä Timo Kivisto Consulting Oy 5 (5)