LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 38/11 1 (6) YKSILÖLLISET TUET JA PALVELUT Pyydämme ystävällisesti tarjoustanne Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän alueellisen apuvälinekeskuksen koordinoiman hankintarenkaalle hankittavien yksilöllisten tukien apuvälineistä ja palveluista. Hankintarenkaaseen kuuluvat Kemin ja Tornion kaupungit sekä Keminmaan, Simon, Tervolan ja Ylitornion kunnat. Tarjous sisältää hankintakauden 1.1.2014-31.12.2016 ja mahdollisen option vuodelle 2017. Mahdollisesta option köytöstä vuodelle 2017 sovitaan erikseen syksyllä 2016. Ilmoitus- ja hankintamenettely Hankinnasta on ilmoitettu HILMA -ilmoituspalvelussa osoitteessa: www.hankintailmoitukset.fi Tarjouspyyntö on saatavissa sähköisesti myös sairaanhoitopiirin internet-sivuilta osoitteesta: http://www.lpshp.fi/fi/hankintapalvelut/avoimet-tarjouspyynnot.html Hankinta toteutetaan avoimen hankintamenettelyn mukaisesti. Hankinta on kokonaisarvoltaan noin 340 000. Hankinta ylittää EU-kynnysarvon. Hankinnan kohde ja laajuus Lääkinnällisen kuntoutuksen yksilölliset tuet ja siihen liittyvä palvelu. Pohjana käytetään SFS-EN ISO 9999 Apuvälineitä vammaisille henkilöille -luokitusta. Tarjouspyyntöön liittyvät apuvälineet täytyy olla CE-merkittyjä tai yksilölliseen käyttöön tarkoitettuja apuvälineitä. Tarvittavat dokumentit yksilöllisesti valmistettaviin sekä muutostöitä sisältäviin apuvälineisiin tulee olla CE-merkinnöistä annetun lain mukaiset. Tarjoukseen tulee liittää yksi esimerkki käytössänne olevasta dokumentoinnista liitteeksi. Palvelupisteiden toimintaan tulee sisältyä yksilöllisten tukien arviointi, mitan otto, sovitus ja tarpeenmukaisesti luovutus. Lisäksi tulee tehdä tarvittavat kirjaamistoimenpiteet asiakkaan käynnistä ja hänen tarvitsemastaan yksilöllisestä tuesta toimipisteen käytännönmukaisesti.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 38/11 2 (6) Sairaanhoitopiirimme alueella palvelupistetoimintaa tarvitaan yhdeksän vastaanottopäivää kuukaudessa terveydenhuollon ammattilaisten säännöllisesti suorittamana. Keskussairaalan toimipisteessä tarvitaan vastaanotto seitsemänä päivänä kuukaudessa ja kerran kuukaudessa Kemin sekä Tornion terveyskeskusten toimipisteissä. Kemin ja Tornion toimipisteet: Vastaanotto tarvitaan terveyskeskuksien fysioterapian toimipisteissä kerran kuukaudessa kummasakin yksi päivä. Tarvittaessa on pystyttävä järjestämään ruuhkanpurkupäiviä ja sairastapauksessa pystyttävä järjestämään varahenkilö hoitamaan vastaanottoa. Terveyskeskusten toimipisteissä annettava palvelu sisältää yksilölliset tukipohjalliset, korotustukipohjalliset, kengän korotukset, erityisjalkineet, ortopediset jalkineet ja yksilölliset varpaiden oikaisijat sekä tukipohjalliset varvastäyttein (esim. amputoidut varpaat). Keskussairaalan toimipiste: Keskussairaalan apuvälinekeskuksen toimipisteessä tarvitaan keskimäärin seitsemän henkilötyöpäivää kuukaudessa (työpäivät tulee järjestää kahden viikon välein). Palvelu tulee toteuttaa kahden terveydenhuollon ammattilaisen yhtäaikaisena vastaanottopäivänä, jolloin on tarjota tilat käyttöön apuvälinekeskuksesta. Tarvittaessa on pystyttävä järjestämään ruuhkanpurkupäiviä ja sairastapauksessa pystyttävä järjestämään varahenkilö hoitamaan vastaanottoa. Keskussairaalan toimipisteessä annettava palvelu sisältää yksilölliset ylä- ja alaraajaproteesit, tukipohjalliset, korotustukipohjalliset, kengän korotukset, erityisjalkineet sekä ortopediset jalkineet ja yksilölliset varpaiden oikaisijat, dynaamiset nilkkaortoosit (Dafot, DFO:t, FO-pohjalliset ja muut vastaavat), erilaiset tukisidokset (pitkät ja lyhyet). Lisäksi on pystyttävä arvioimaan ja toimittamaan asiakkaiden tarpeen mukaan yksilölliset nilkka-, polvi- ja lonkkaortoosit sekä erilaiset tukiliivit, tukikorsetit ja painetekstiilit. Vastaanottotoiminnan joustavan toiminnan turvaamiseksi ja tiedon välittämiseksi tulee tarjoavalla toimittajalla olla tietosuojattu sähköinen ajanvarausjärjestelmä, josta alueellisen apuvälinekeskuksen toimipisteet voivat tehdä ajanvarauksia joustavasti ilman erilliskustannusta. Apuvälineen huolto ja korjaus sekä muutostyöt on pystyttävä toteuttamaan kahden viikon sisällä ja jos yksittäistapauksissa toteutuksessa menee kauemmin, tulee siitä ilmoittaa viipymättä asiakkaalle ja toimipisteeseen. Tuotteilla on oltava vähintään kolmen kuukauden takuu. Takuuaikana esille tulevat muutostyöt ja tuen toiminnalliset ongelmat on korjattava samaan hintaan. Tarjoavan toimittajan tulee täyttää kaikki liitteenä olevat lomakkeet, joista käy ilmi yksittäisistä apuvälineistä tietyin varustein olevien tuotteiden hinnat ja erillisesti pyydetyt tiedot sekä toimitusehdot. Jos tarjous ei täytä vaadittuja ehtoja, tarjoava toimittaja suljetaan pois tarjouskilpailusta. Apuvälineryhmiin tulee sisältyä sekä lasten että aikuisten apuvälineet. Edellytämme tarjoavaa toimittajaa toimittamaan kuukausittaista
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 38/11 3 (6) Tarjotut hinnat kustannusseurantaa apuvälinekeskukseen hankituista apuvälineistä. Tuotteen hintaan kuuluvan palvelun tulee olla arvolisäverotonta toimintaa. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina euroina. Pyydämme teiltä apuvälineryhmittäin yksilöllisten tukien tarjoushinnan. Tämän lisäksi pyydämme tiedon vuosiostoalennuksesta, jossa kaikki hankintarenkaan apuvälineostot kerryttävät alennusprosenttia erillisen liitteen mukaisissa euroarvoissa. Tarjoushintojen tulee olla sitovia kaksi vuotta. Jos hintoja muutetaan kahden vuoden jälkeen, niistä on ilmoitettava kirjallisesti Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin apuvälinekeskukseen, joka pidättää oikeuden muuttaa ostopaikkaa kesken tarjouskauden. Hankinta- ja toimitusehdot Toimitukset tapahtuvat ostajatahon tilausten mukaan kulutuskauden aikana. Yksilöllisissä tuissa tukipohjallisten ja kengän korotusten osalta toimitusaika kolmen viikon sisällä tilauksesta /mitan otosta. Muiden yksilöllisten tukien osalta toimitus tulee olla viimeistään kahden kuukauden sisällä. Jos toimitusaika viivästyy, sanktio on 10 % tuotteen hinnasta, joka tulee olla huomioitu laskua lähettäessä. Laskutus osoitetaan tilaavan tahon osoituksen mukaan. Rahti ja kuljetusvakuutus tulee sisältyä apuvälineen hintaan. Yksilöllisten tukien toimitus tulee tehdä asiakkaan kotiosoitteeseen tilauksen mukaisesti ilman erillistä toimitusmaksua. tai luovutus toimipisteessä asiakkaalle. Pientoimitus- ja laskutuslisiä ei hyväksytä. Maksuehto vähintään 30 pv netto. Viivästyskorko on ilmoitettava. Muutoin noudatamme voimassa olevia julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT, liitteen B mukaisesti). Tarjouksessa tulee ilmoittaa Tarjouksessa tulee ilmoittaa takuu yksilöllisistä apuvälineistä sisältäen veloituksetta vikakorjaukset tarvittavine varaosineen sekä selvittää apuvälineen sähköturvallisuus. Sopimuksen tekemisen perusteet Yksilöllisten tukien ja palveluiden sopimuksen tekemisen perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa painopiste arviointiperusteissa on apuvälineryhmäkohtaisesti pisteytetty seuraavien arviointiperusteiden mukaan: Yksilöllisten tukien osalta apuvälineen hinta (65 %), toimittajalta saatava palvelu (35 %), johon sisältyy koulutus (15 %), työkokemus (15 %) ja kustannusseuranta kuukausittain (5%). (Katso pisteytyksen perusteet taulukko, liite 2). Tämän jälkeen vertailemme vuosiostoalennustaulukon (liite 3) avulla toimittajakohtaisesti vuoden 2012 hankintamäärien perusteella kilpailutetut apuvälineryhmät. Kilpailutettujen
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 38/11 4 (6) apuvälineryhmien lisäksi vuosiostoalennus lasketaan kattavaksi niitä apuvälineryhmiä, joita ei ole kilpailutettu erikseen yksilöllisten tukien kilpailutuksessa, koska tarvetta hankintoihin ei pystytä määrittelemään. Vertailussa vuosiostoalennus lasketaan kaikille toimittajille 340 000 asti. Yli 340 000 vuosiostosta tulee saada taulukon mukainen alennusprosentti. Apuvälinehankinnoissa pidätämme oikeudet käyttää muita toimittajia kuin hyväksytyt, jos heillä ei ole toimittaa asiakkaalle soveltuvaa tuotetta, niillä toiminnallisilla ominaisuuksilla kuin asiakkaalle on tarvetta hankkia. Osatarjous Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Laskutus Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä on siirtynyt materiaalilaskujen käsittelyssä sähköiseen laskujen käsittelyyn. Tarjoavan toimittajan valmiudet/edellytykset sähköiseen laskutukseen on selvitettävä tarjouksessa. Tarjoajan kelpoisuus Lisätietoja Tarjoavan toimittajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoavan toimittajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoavan toimittajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä sekä Y-tunnus. Nämä tiedot on tulostettavissa internet-osoitteesta www.ytj.fi Lisäksi on toimitettava ote kaupparekisteristä ja todistukset maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista, vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Liite 5. Selvitykset/todistukset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Tarjoavan toimittajan tulisi seurata tarjouspyyntösivua http://www.lpshp.fi/fi/hankintapalvelut/avoimet- tarjouspyynnot.html) tarjousaikana, koska tarjouspyynnön yhteyteen saatetaan liittää lisätietoja hankkeesta. Lisätietoja voi syntyä hankintayksikön aloitteesta tai muuttuneesta tilanteesta.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 38/11 5 (6) Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen jättäminen Julkisuus Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä viimeistään 16.10.2013 mennessä sähköpostitse osoitteella hankintapalvelut@lpshp.fi Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla "Lisätietopyyntö: Yksilölliset tuet ja palvelut" Vastaukset ovat luettavissa 30.10.2013 mennessä verkko-osoitteessa: (http://www.lpshp.fi/fi/hankintapalvelut/avoimet-tarjouspyynnot.html) tai http://www.lpshp.fi - - Avoimet tarjouspyynnöt Tarjouksen tulee olla voimassa 4 kuukautta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä. Tarjoukset tulee ilmoittaa kirjallisessa ja sähköisessä muodossa CD:llä tai muistitikulla toimittajan tiedoilla varustettuna. Kaikki pyydetyt erilliset taulukot kaikilta osin tulee olla täytettyinä. Mahdolliset tuote-esitteet tulee olla tarjouksen liitteenä yhtenä kappaleena sähköisessä muodossa ja suomen kielellä. Tarjous kokonaisuudessaan, liiteasiakirjoineen on toimitettava 13.11.2013 klo 14.00 mennessä kahtena kappaleena osoitteella: Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Hankintatoimisto Kauppakatu 25 94100 KEMI Kuoreen pyydämme merkitsemään tunnuksen "Yksilölliset tuet ja palvelut". Tarjous on jätettävä suomen kielisenä. Tarjous on jätettävä pyydetyssä muodossa ja määräajassa tullakseen huomioiduksi. Lähettäjä on vastuussa lähetyksen perille saapumisesta määräaikaan mennessä Hankintayksikkö pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä annettua tarjousta. Hankintaan liittyvät asiakirjat ovat julkisia, kun hankintapäätös on tehty. Mikäli myyjä katsoo tarjouksen sisältävän liikesalaisuuden piiriin kuuluvia seikkoja, on ne yksilöitävä ja oltava erillisellä liitteellä. Julkisyhteisölle annettu tarjoushinta ei ole julkisuuslain mukaan liikesalaisuus.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 38/11 6 (6) Hankintapäätöksen tiedoksianto Sopimuksen tekeminen Hankintapäätöksen mahdollista sähköistä tiedoksiantoa varten tarjoavaa toimittajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksessaan sähköinen yhteystieto (liite 5). Valitun tarjoavan toimittajan kanssa tehdään kirjallinen hankintasopimus. Sopimus Länsi- Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän ja tarjoavan toimittajan välille syntyy siinä vaiheessa, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen. Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymällä on oikeus purkaa sopimus, mikäli tuotteen laatu, muut ominaisuudet tai muut hankintapäätökseen vaikuttaneet tekijät muuttuvat. LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN Seppo Orajärvi talousjohtaja LIITTEET Pisteytyksen perusteet, liite 1 Apuvälineryhmittäiset taulukot, liite 2 Vuosiostoalennus taulukko, liite 3 Toimitusehdot taulukko, liite 4 Toimittajaselvitykset, liite 5