1 HANKINTAYKSIKKÖ Orimattilan sivistyspalvelukeskus ORIMATTILAN KAUPUNKI SIVISTYSPALVELUKESKUS PAPPILANTIE 2, PL 44 16301 ORIMATTILA p. vaihde (03) 888 111 TARJOUSPYYNTÖ 13.3.2014 1. HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS VIRENOJAN KOULUN KALUSTEHANKINTA Pyydämme tarjoustanne Orimattilan kaupungin omistamaan Virenojan koulun laajennushankkeen tarvittavista oppilaskalusteista, henkilökuntatilojen kalusteista, käytävä- ja ruokalakalusteista tämän tarjouspyynnön ja liitteenä 1 olevan hinta- ja ominaisuuslomakkeen mukaisesti. Annetusta tarjousten jättöajasta myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. Tilaaja varaa oikeuden tarvittaessa vähäisiin muutoksiin sisältöjen osalta tilausvaiheessa. Pidätämme oikeuden perustelluin syin hylätä kaikki tarjoajat ja tarjoukset. Muistilista tarjouksen tekijälle (ei tarvitse liittää tarjoukseen) Suomenkielinen sitova tarjous on toimitettu suljetussa kuoressa paperiversiona kahtena (2) saman sisältöisenä kappaleena ja sähköisessä muodossa. Kuoressa on merkintä Virenojan koulun kalustehankinta ja lähettäjän yhteystiedot. Tarjous ja liitteet on nidottu omiksi erillisiksi kokonaisuuksiksi, joista jokaisessa on tarjoajan nimi. Tarjous ja liitteet ovat seuraavassa järjestyksessä: tarjous, liitteet numerojärjestyksessä, esitteet ja muut asiakirjat. Tarjouksessa on yhteyshenkilön yhteystiedot sekä osoite ja sähköpostiosoite, johon päätökset lähetetään tiedoksi. Tarjous ja liitteet eivät ole muovitaskuissa, kansiossa tai yhdistetty kierresidoksella. Tarjous pyydetään tietyssä muodossa arkistoinnin helpottamiseksi ja tarjousformaattien yhdenmukaistamiseksi. Puutteet muistilistan asioissa eivät ole hylkäysperuste. 1.1. HANKINNAN KOHTEESEEN JA TOIMINTAYMPÄRISTÖÖN TUTUSTUMINEN Hankintaviranomaisen tulee voida tutustua hankinnan kohteeseen vertailun toteuttamiseksi. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen kalustekohtaiset esitteet ja pyydettäessä tarjoajan tulee järjestää testausmahdollisuus. Virenojan koulu on rakennettu vuonna 1992 ja laajennusosa liittyy osaksi vanhaa koulurakennusta. Vanhaan osaan tulee muutoksia henkilökunnan tiloihin, ruokalaan ja oppilashuoltotilaan. Tarjoajalla on mahdollisuus tutustua kouluun ja koulun laajennukseen sopimalla tapaaminen tilaajan edustajan kanssa. Samoin tarjoaja voi tutustua koulun suunnitteluasiakirjoihin Orimattilan Tilapalveluissa.
2 1.2. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettely on avoin. Hankinnasta on julkaistu kansallinen hankintailmoitus HILMA-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 13.3.2014. Tarjouspyyntö on sähköisesti saatavilla Orimattilan kaupungin Internet-sivuilla www.orimattila.fi osiossa Ajankohtaista > kuulutukset. 1.3. KYSYMYKSET JA VASTAUKSET Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä 14.4.2014 mennessä sähköpostitse osoitteella timo.ahvo@orimattila.fi, vastaukset julkaistaan viimeistään viikkoa ennen tarjousten jättöajan päättymistä 17.4.2014. Orimattilan kaupungin Internetsivulla www.orimattila.fi/ajankohtaista. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: Virenojan koulun kalustehankinta. Vastuu kysymysten ja vastausten sekä muiden tarkennusten ottamisesta huomioon ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden varmistamisesta on tarjoajalla. 2. YMPÄRISTÖVAIKUTUKSET Tarjoukseen tulee liittää selvitys ympäristöasioiden huomioimisesta. 3. TARJOAJIEN VALINTA JA TARJOUSTEN VERTAILU Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi (liite 2) 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Tarjoajan soveltuvuutta arvioitaessa tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, joka ei täytä hankintalain 71 (tai 8 luvussa) todettuja vaatimuksia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia ja muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjoajan tulee olla täyttänyt lakisääteiset velvoitteensa hankintalain ja muun lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tarjoajien soveltuvuuden arvioimiseksi tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan Y-tunnus ja tarjoukseen on liitettävä: veroviranomaisen todistus maksetuista veroista Vakuutusyhtiön / -yhtiöiden todistukset: lakisääteisten tapaturmavakuutusmaksujen suorittamisesta lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta Todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Tarjoajan taloudellisen, teknisen, toiminnallisen tai muiden tarpeelliseksi katsottujen seikkojen arviointiin voidaan pyytää esitettäväksi muitakin kuin edellä lueteltuja asiakirjoja. Tilaaja voi pyytää tarjoajalta lisäselvityksiä tai mahdollisia todistuksia tarjoajan antamista tiedoista. Aloittavan yrityksen tulee osoittaa soveltuvuutensa muutoin (liiketoimintasuunnitelma, selvitys taloudellisista edellytyksistä, ammatillisesta pätevyydestä tai sen hankkimisesta). Tarjoaja voidaan hankintalain 53 tai 54 :n mukaisesti sulkea tarjouskilpailusta myöhemminkin tarjouskilpailun aikana hankintayksikön saatua tiedon poissulkemisen perusteesta. Tarjous voidaan hylätä, jos tarjouspyynnössä tai sen liitteissä esitetyt vaatimukset eivät täyty. Tarjous voidaan hylätä myös, mikäli tarjous ei sisällöltään ja hinnoittelultaan vastaa tarjouspyyntöä. Tarjoajan omien ehtojen tai
3 alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen mahdollisten tarjouspyynnön vastaisten ehtojen vuoksi. Hinta- ja ominaisuuslomakkeella (liite 1) ilmoitetuista vaihtoehdoista tilaaja pidättää oikeuden päättää hankintasopimusta tehdessään ja tilaajan ilmoittamat vaihtoehdot vertaillaan liitteessä 1 ilmoitetulla tavalla. Vaihtoehdoista tehdään omat vertailut niin, että tarjoajien A-vaihtoehtoja vertaillaan keskenään ja tarjoajien B- vaihtoehtoa vertaillaan keskenään. Orimattilan kaupunki ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. 4. TARJOUKSEN VALINTAPERUSTE Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellinen edullisuus määräytyy oheisella arviointiliitteellä (liite 3) esitetyn mukaisesti. Käytettäviä arviointiperusteita on selvitetty tarkemmin liitteellä 1 (hinta- ja ominaisuuslomake). Vertailun helpottamiseksi toivomme tarjouksen liitteeksi kalustekohtaisia, kuvallisia kuvauksia. Kuvaston selaaminen tarjotun tuotteen löytämiseksi on työlästä ja aikaa vievää. Koko kuvastokin voi olla liitteenä, mutta se ei ole välttämätöntä. Laatuperusteiden arvioinnin suorittaa koulun henkilökunta tarjouksen ja sen liitteenä olevien kalustekuvausten perusteella kalustekokonaisuuksin tilakohtaisesti. Koulun henkilökunta esittää kumpaa vaihtoehtoa A vai B käytetään lopullisessa tarjousten vertailussa. Esitys pohjautuu seuraaviin seikkoihin: kalusteiden koko, pedagoginen muunneltavuus ja ergonomia. 5. HINNAN ILMOITTAMINEN Hinta ilmoitetaan kokonaishintana ilman arvonlisäveroa. Hinnan tulee sisältää kaikki tavaraan liittyvät kustannukset kuten matkakulut, päivärahat ja kuljetus. Tarjotun kalusteen korvaaminen uudemmalla mallilla sopimuskauden aikana ei ole hinnanmuutosperuste. Tarjoajan tulee toimittaa aiempaa mallia vastaava tai parempi kaluste sopimuskauden aikana samaan hintaan. 6. SOPIMUSKAUSI JA -EHDOT Hankintapäätös tehdään kirjallisesti ja toimitetaan kaikille tarjoajille. Hankintasopimus syntyy vasta erikseen tehtävällä kirjallisella hankintasopimuksella. Sopimukseen voidaan tehdä muutoksia ainoastaan kirjallisesti molempien osapuolten suostumuksella. Sopimuksessa noudatetaan JYSE2009 ehtoja. 7. TOIMITUSEHTO Toimitusehto on TOP Virenojan koulu (FIN01). Koulun osoite on Virenojantie 16, 16310 Virenoja. Kalusteet toimitetaan perille tilaajan osoittamaan paikkaan koottuina, paikalleen asennettuina ja pakkausmateriaalit pois vietyinä. Tavoitetoimitusaika heinäkuussa 2014 viikolla 31 niin, että kalusteet on toimitettu ja asennuttu sekä pakkaus ym. materiaalit poiskuljetettu viimeistään tiistaina 5.8.2014 mennessä. 8. TAKUU- JA HUOLTOPALVELUT SEKÄ HOITO-OHJEET Takuu- ja huoltoehdot tulee liittää tarjoukseen. Selvityksessä tulee mainita, miten pitkään mallin valmistuksen jälkeen taataan varaosien saatavuus. Toimituksen tulee sisältää suomenkieliset hoito-ohjeet (ei liitetä tarjoukseen). Hoito-ohjeet toimitetaan tilaajalle kalustetoimituksen yhteydessä.
4 9. MAKSUEHDOT Maksusuoritukset tehdään JYSE2009 maksuehtojen mukaisesti kun kalusteet on hyväksytysti vastaanotettu. Laskutuslisää ei hyväksytä. Laskutusosoite OVT-tunnus / Verkkolaskutusosoite 003701299200 Operaattori Logica Suomi Oyj Välittäjätunnus 003703575029 10. OSATARJOUKSET Osatarjoukset hyväksytään ja vaihtoehtotarjoukset hyväksytään tilaajan hinta- ja ominaisuuslomakkeella ilmoittamalla tavalla. Muita vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 11. TIEDONANTO- JA RAPORTOINTIVELVOLLISUUS Tarjoajalla on tiedonantovelvollisuus tilaajaa kohtaan. Tarjoajan tulee pyydettäessä toimittaa puolivuosittaiset ja vuosittaiset raportit. Raportointipyynnöt voivat koskea muun muassa ostovolyymeja ja kalustemääriä tilaajayksiköittäin sekä euromääriä. Kaikki tarjoajalle tehdyt suulliset tai kirjalliset reklamaatiot on viivytyksettä toimitettava Orimattilan kaupungin sivistyspalveluille (sivistyspalvelukeskus@orimattila.fi). Tilaajan toimintaa tarkastavalla ulkoisella ja sisäisellä tarkastuksella tai tilaajan valtuuttamalla tarkastajalla on oikeus valvoa sopimuksen toteuttamista. Toimittajan on korvauksetta annettava tarkastuksen suorittajalle kaikki tarkastuksen suorittamisen kannalta tarpeelliset tiedot ja selvitykset, asiakirjat, tallenteet ja muu aineisto sekä muutenkin avustettava tarkastuksessa. Tarkastuksen suorittajalla on oikeus päästä tarkastuksen edellyttämässä laajuudessa toimittajan hallinnassa tai käytössä oleviin liike-, varasto- tai muihin vastaaviin tiloihin, joilla on merkitystä tarkastuksen kannalta. 12. TARJOUKSEN VOIMASSAOLOAIKA Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 31.5.2014 asti. 13. SOPIMUSASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS 1. Sopimus liitteineen 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009, Tavarat) 4. Tarjous liitteineen 14. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuden sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa erikseen selkeästi mainittava. Mahdolliset liikesalaisuudet tulisi esittää erillisillä liitteillä, joissa on merkintä SALAINEN. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushinta on kuitenkin julkinen ja tarjousten vertailussa käytetty hinta tai muu tekijä on asianosaisjulkinen. Palvelun tuottaja huolehtii siitä, että palveluja annettaessa ja asiakastietojen kirjaamisessa, asiakirjojen käsittelyssä, säilytyksessä, hävittämisessä ja luovuttamisessa sekä toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja tietoturvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säännöksiä.
5 15. TARJOUSTEN PALAUTUS Tarjous palautetaan kahtena kappaleena paperitulosteina sekä sähköisesti tallennettuna virustarkastetulla USBmuistitikulla Microsoft Excel 2003 ja pdf -formaateissa viimeistään 28.4.2014 klo 12.00 mennessä suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen ORIMATTILAN KAUPUNKI SIVISTYSPALVELUKESKUS PAPPILANTIE 2, PL 44 16301 ORIMATTILA Kuoressa on ehdottomasti oltava merkintä Virenojan koulun kalustehankinta. Orimattila 13.3.2014 Timo Ahvo sivistystoimenjohtaja Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Hinta ja ominaisuuslomake Tarjoajan soveltuvuus Arviointilomake Pohjapiirustus