RISTIJÄRVEN KUNTA/SIVISTYSTOIMI Aholantie 28 88400 Ristijärvi Sivistysjohtaja Tiinaliisa Portano 044 7159 334 tiinaliisa.portano@ristijarvi.fi TARJOUSPYYNTÖ 1.4.2014 RISTIJÄRVEN KUNNAN OPPILASKULJETUSTEN SEKÄ ASIOINTILIIKENTEEN HANKINTA LUKUVUOSILLE 2014-2015 JA 2015 2016 SEKÄ OPTIOINA VUOSILLE 2016 2017 JA 2017 2018
RISTIJÄRVEN KUNNAN OPPILASKULJETUSTEN SEKÄ ASIOINTILIIKENTEEN HANKINTA LUKUVUOSILLE 2014-2015 JA 2015 2016 SEKÄ OPTIOINA VUOSILLE 2016 2017 JA 2017 2018 1. HANKINNAN TAVOITE Ristijärven kunta (jäljempänä tilaaja) pyytää tarjousta Hilma ilmoituskanavassa 4.4. 2014 julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti oppilaskuljetuksista ja asiointiliikenteestä 1. 8.2014 alkaen lukuvuosille 2014 14 ja 2015 16 sekä optioina vuosille 2016 17 ja 2017 18. Koulukuljetukset ajoittuvat koulun lukuvuoden ajalle, asiointiliikenne ympäri vuoden 1.8.2014 alkaen. 2. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat tilausajoina suoritettavat oppilaskuljetukset sekä asiointiliikenne Ristijärven kunnassa. Kohteet ilmenevät liitteestä 1. Koulukuljetukset tapahtuvat koulupäivinä, joita on vuodessa n. 188. Koulun työpäivät tuleville vuosille löytyvät osoitteesta www.peda.net/veraja/ ristijarvi/keskuskoulu. Asiointiliikenne tapahtuu ympäri vuoden. Oppilaskuljetukset ja niitä koskevat vaatimukset on kuvattu liitteessa 1A, Hankinnan kohteen kuvaus- Oppilasliikenne ja hankinnan kohteena olevat oppilaskuljetusten ajokohteet on esitetty liitteessä 4, Hintalomake Asiointiliikenne ja niitä koskevat vaatimukset on kuvattu liitteessä 1B, Hankinnan kohteen kuvaus Asiointiliikenne, ja hankinnan kohteina olevat asiointiliikenteen ajokohteet on esitetty liitteessä 4, Hintalomake Osatarjoukset ovat sallittuja seuraavasti: Tarjoaja voi tarjota yhdellä tarjouksella sekä oppilaskuljetuksiin että asiointiliikenteeseen taikka vain yhtä tai useampaa kohdetta, yhdellä tai useammalla ajoneuvotyypillä. Osatarjousten tulee kuitenkin aina koskea kokonaisia kohteita. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. 3. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on kaksi vuotta ja se on tarkoitus alkaa 1.8.2014 asiointiliikenteen osalta ja lukuvuoden 2014 15 alkaessa oppilaskuljetusten osalta. Sopimus on voimassa kaksi lukuvuotta. Lisäksi tilaaja varaa oikeuden kahden lukuvuoden mittaiseen optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä 3 kuukautta ennen sopimuskauden syntymistä. 1
4.HANKINTAMENETTELY Tarjouskilpailu on avoin kaikille, joilla on asianmukainen tilausliikenteen harjoittamiseen oikeuttava taksi- tai joukkoliikennelupa. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Hankinta on jätetty kauppa- ja teollisuusministeriön HILMA - ilmoituskanavaan 4.4.2014. (http://www.hankintailmoitukset.fi/hilma). Lisäksi tarjouskilpailusta ilmoitetaan kunnan ilmoitustaululla ja www. sivuilla, http://www.ristijarvi.fi/ajankohtaista. Tarjouspyyntö liitteineen on noudettavissa kunnan yhteispalvelupisteestä osoitteesta Aholantie 25, 88400 RISTIJÄRVI. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä ja ne toimitetaan tilaajalle suomeksi. Hankintamenettelyn tuloksena syntyy puitejärjestely, jonka kaikki ehdot vahvistetaan. Puitejärjestelyyn valitaan palveluntuottajia tilaajan tarvetta vastaava määrä halvimman hinnan perusteella. Palveluntuottajia valitaan vähintään kolme (3), ellei kelpoisuusehdot täyttäviä tarjoajia ja hyväksyttäviä tarjouksia ole vähemmän. Puitejärjestelyyn valituista sopimusosapuolista tehdään hankinnan osakohteiden ja autotyyppien mukaiset luettelot, jossa palveluntuottajat asetetaan hankintapäätöksessä ilmoitettuun edullisuusjärjestykseen. Kilpailutus tehdään kohteittain siten kuin tarjouspyyntöasiakirjassa on määritelty. Tarjouksen voi tehdä yhdestä tai useammasta kohteesta. Tarjous tehdään liitteen 2 TARJOUS lomakkeella. Tarjousta ei saa muulla tavoin kuin edellä mainituin tavoin sitoa muuta tarjousta tai tässä tarjouspyynnössä tarkoitettua kohdetta koskevaan ratkaisuun. Osa- ja yhdistelmätarjouksia ei hyväksytä. Kunkin kohteen kuljetustilauksia tehtäessä kysytään palveluntuottajalta, voiko hän ottaa vastaan tilauksen huomioiden mm. reitin oppilasmäärän sekä mahdolliset kalustovaatimukset (esim. invataksi). Ellei ensisijainen puitesopimuskumppani pysty toteuttamaan tilausta vaatimusten mukaan, hankinnasta neuvotellaan seuraavan palveluntuottajan kanssa. 2
Kuljetustilaukset kultakin puitesopimustoimittajalta tehdään pääsääntöisesti ajosuunnitelmien avulla lukuvuodeksi kerrallaan liitteissä 1 A ja 1 B Hankinnan kohteen kuvaukset, tarkemmin eritellyllä tavalla. Mikäli olosuhteet tai liikenteen järjestämisen edellytykset muuttuvat niin, että suunniteltua liikennettä ei ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla, ostaja voi luopua kilpailukohteesta kesken tarjouskilpailun. Kohteiden sisältämiä reittejä voidaan tarkentaa tilaajan toimesta ennen sopimuksen allekirjoittamista. Lopullinen kuljetussuunnitelma laaditaan yhteistyössä valituksi tulleiden tarjouksen tehneiden kanssa. Tarjoajan tulee huomioida, että tarjousasiakirjassa ilmoitetut reitit ja oppilasmäärät perustuvat tarjouspyyntöhetkellä käytössä oleviin tietoihin, joihin voi tulla muutoksia sopimuksen voimaantuloon mennessä. Lukujärjestysteknisistä syistä myös välikyytien päiviin voi tulla muutoksia lukuvuosittain. Ennen koulukuljetusten alkamista liikennöitsijälle toimitetaan kuljetussuunnitelmat ko. lukuvuodelle. 5. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen erja.mahonen@ristijarvi.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Oppilaskuljetusten hankinta. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä viimeistään 9.5.2014 kello 14.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kysymykset ja vastaukset lähetetään samansisältöisinä kaikille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa em. sähköpostiosoitteeseen 10.5.2014 kello 14.00 mennessä. Tarjoaja on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 6. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 3
7. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2, Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset. Palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteissä 1A ja 1B, Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset. Palvelun hinnoittelu ja hankinnan osakohteina olevat reitit on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 4 Hintalomake. Tarkemmat reittikuvaukset voi pyytää osoitteesta erja.mahonen@ristijarvi.fi. Liitteet 2, 3 ja 4 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Yhteenliittymät Tarjoajalla on oikeus muodostaa tarjousyhteenliittymiä, jos yksittäisen liikenteenharjoittajan voimavarat eivät yksin riitä tarjouskohteen hoitamiseen. Kaikki yhteenliittymän jäsenet osallistuvat kuljetuspalvelun hoitamiseen ja ovat yhteisvastuussa tarjouksestaan. Kaikki yhteenliittymän jäsenet allekirjoittavat tarjouksen. Yhteenliittymän käyttö ei saa olla kilpailulain (948/2011) eikä kilpailurajoituksista annetun lain (318/2004) vastaista. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sen on sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Hankintayksikkö voi tulkinnanvaraisissa tilanteissa kuitenkin pyytää tarjoajaa täydentämään tarjousasiakirjoja. Alihankkijan käyttäminen Liikennöitsijä saa käyttää alihankkijaa. Alihankkijan käytöstä pitää ilmoittaa tarjouksessa. Alihankkijaksi voidaan hyväksyä vain tarjousasiakirjoissa asetetut vaatimukset täyttävä liikennöitsijä. Tarjoaja vastaa alihankkijan toimista ostajalle kuin omastaan. Kunnalla on oikeus tarkastaa tarkistaa tarjoajan ja esitetyn alihankkijan autokalusto ja huoltopalvelut. Tarkistukset eivät vähennä tarjoajan vastuuta. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteenä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. 8. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 16.5. 2014 kello 12.00 mennessä. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB - muistitikulla tai CD - Rom levykkeellä samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Tarjousmerkintä Oppilas ja asiointiliikenteen hankinta sekä tarjoajayrityksen nimi on mainittava kirjekuoressa. 4
Postiosoite: Ristijärven kunta/ Sivistyspalvelut/ Aholantie 19/ 88400 Ristijärvi Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 9. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 6. Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisena sopimuksen allekirjoittamisella. EU kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluessa siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös tiedoksi. 10. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTE JA VERTAILU Tarjousten valintaperuste on halvin hinta. Hintavertailu suoritetaan tarjoajien tarjouspyynnön hintalomakkeella (Liite 4) antamien hintojen perusteella osakohteittain siten, että jokaisesta kohteesta tehdään erillinen edullisuusjärjestys. Tarjouksina tarkastellaan määräaikaan mennessä saapuneet tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut ehdot ja ovat tarjouspyynnön mukaisia. Sellaiset tarjoukset, joiden hintataso on liian korkea, voidaan hylätä. Ristijärven kunta pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä yhtään tehtyä tarjousta. 11. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Ristijärven kunnassa 31.3.2014 Tiinaliisa Portano sivistystoimenjohtaja 5
LIITTEET Liite 1A Hankinnan kohteen kuvaus Oppilaskuljetukset Liite 1B Hankinnan kohteen kuvaus Asiointiliikenne Tarjouslomakkeet, palautettava täytettynä tarjouksen liitteenä: Liite2 Liite3 Liite 4 Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset Hintalomake Sopimusehdot: Liite 5A Sopimus Liite 5B Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Palvelut) http://www.vm.fi/vm/fi/04 julkaisut ja asiakirjat/01 julkaisut/08 muut julkaisut/20100217julkis/jyse 2009 palvelut.pdf Liite 5C Opetushallituksen koulukuljetusopas 2011 http://www.oph.fi/download/136702 Koulukuljetus opas 2011.pdf Liite 6 Kansilehti ja sisällysluettelo Liite 7 Kuljetusreitit 6