1 (6) 8.4.2013 TARJOUSPYYNTÖ ATERIA- JA LÄHETTIKULJETUSTEN HOITAMISESTA 1. Kilpailukohde Janakkalan kunta järjestää tarjouskilpailun liitteessä 1 tarkemmin esiteltyjen kuljetuskokonaisuuksien hoitamisesta. Sopimuskausi on lähtökohtaisesti 3 vuotta 5 kuukautta alkaen 5.8.2013 (tavoite) 31.12.2016 ja sisältää kaksi yhden vuoden optiokautta (1.1.2017 31.12.2017 ja 1.1.2018 31.12.2018). Koko sopimuskausi voi näin ollen olla 5 vuotta 5 kuukautta. Tarjouskilpailu on avoin kaikille tavaraliikenneluvan haltijoille, edellyttäen asianmukaista ateriakuljetuksiin soveltuvaa kalustoa. Tarjouskilpailu koskee Janakkalan kunnan ateria- ja lähettikuljetusten hoitamista tavaraliikenneluvan nojalla sopimuskauden ajan. Optiovuoden käytöstä päätetään viimeistään 30.6.2016. Kuljetukset tapahtuvat reiteillä 1-4 arkipäivisin ja reiteillä 5-6 viikonloppuisin. Viikonloppukuljetuksiin sisältyvät myös arkipäiviin sijoittuvien juhlapyhien ateriakuljetukset ja kuljetuksia voi olla juhlapyhinä enemmän kuin viikonloppuina normaalisti. Aterioita ei kuljeteta kouluihin koulujen loma-aikoina. Päiväkodit ovat pääsääntöisesti kiinni heinäkuussa, jolloin aterioita ei kuljeteta kaikkiin päiväkoteihin. Päivittäiset tunnit vähenevät siis näinä loma-aikoina, mikä on huomioitava myös laskutuksessa. Ateriakuljetuksissa käytetään kuljetuslaatikoita (kooltaan 60x40x30 cm) sekä kuljetusvaunuja (osa kooltaan 52x69x137 cm, osa tätä korkeampia). Vanhuksille toimitettavat yksittäisannokset on pakattuna em. kuljetuslaatikoihin ja kuumat ateriat tarjottimilla. Kohde 1 sisältää sekä lähetti- että ateriakuljetuksia Tarinmaan, Viralan, Turengin ja Tervakosken alueilla arkipäivisin. Kuljetusreitin arvioitu pituus on 90-110 km ja arvioitu kesto on 4-6,5 tuntia vaihdellen eri päivinä, alkaen klo 9.00. Kohde 2 sisältää sekä lähetti- että ateriakuljetuksia Turengin, Heinäjoen, Harvialan ja Tervakosken alueilla arkipäivisin. Kuljetusreitin arvioitu pituus on 100-130 km/pv ja kesto 3,25-6,25 tuntia vaihdellen eri päivinä, alkaen klo 9.15. Kohde 3 sisältää sekä lähetti- että ateriakuljetuksia Turengin ja Hämeenlinnan alueilla arkipäivisin. Kuljetusten arvioitu kesto on 5,5-6 tuntia 45 min vaihdellen eri päivinä, alkaen klo 8.45. Reitin arvioitu pituus on 100 km. Kohde 4 sisältää sekä lähetti- että ateriakuljetuksia Turengin, Leppäkosken ja Tervakosken alueella (sekä torstaisin Hattulaan). Kuljetusreitin arvioitu pituus Janakkalan kunta Kunnanvirasto Puh. (03) 68011 tai (019) 75801 Juttilantie 1 Fax (03) 6801209 tai (019) 7580209 14200 Turenki janakkalan.kunta@janakkala.fi
2 (6) on 80-110 km (torstaisin 170 km) ja arvioitu kesto 5-7 tuntia vaihdellen eri päivinä, alkaen klo 9. Kohde 5 sisältää ateriakuljetuksia viikonloppuisin Turengin alueella. Kuljetusten arvioitu kesto on 1 h 45 minuuttia, alkaen klo 10:15. Reitin arvioitu pituus on n. 20 km Kohde 6 sisältää ateriakuljetuksia viikonloppuisin Turengin ja Tervakosken alueella. Kuljetusten arvioitu kesto on 1 h 45 minuuttia, alkaen klo 10:15. Reitin arvioitu pituus on 60 km. Reiteistä on tarkempi kuvaus liitteessä 1. 2. Hankintamenettely 3. Tarjouksen antaminen Kyseessä on EU:n kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus julkisten hankintojen ilmoituskanavalla www.hankintailmoitukset.fi sekä Janakkalan kunnan kotisivuilla. Tarjous tulee tehdä oheisella tarjouslomakkeella (liite 2) sisältäen lisäksi tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot ja selvitykset. Sitä ei saa sitoa minkään muun samanaikaisesti tai myöhemmin mahdollisesti vireillä olevan tarjouskilpailun ratkaisemiseen. Yrittäjä sitoutuu järjestämään tarjoamansa kohteen kuljetukset näiden tarjouskilpailuasiakirjojen mukaisesti. 3.1. Hinnoittelu, laskutus, maksuehdot ja hinnantarkistukset Arvonlisäveroton tarjoushinta annetaan tarjouslomakkeella (liite 2). Tarjoushinta tulee antaa kohteittain muodossa /tunti (alv 0%). Muussa muodossa annetut tarjoukset hylätään. Liitteessä 1 mainitut reittien kilometrimäärät ja tuntimäärät ovat ohjeellisia noin arvoja. Halutessaan tarjoaja voi koeajaa itsenäisesti reitit tarjoushinnan muodostamiseksi. Tarjottu hinta sisältää kaikki palvelun tuottamisesta tarjoajalle aiheutuvat kulut. Mitään muita maksuja ja veloituksia ei hyväksytä. Maksuehto on 14 pv netto laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Palveluntuottaja laskuttaa kuukausittain jälkikäteen tarjouksen mukaisesti ja koulujen loma-aikoina tilatun ajon mukaan yksilöiden. Laskutuslisiä ym. kustannuksia ei hyväksytä. Hintaan lisätään kulloinkin voimassa oleva alv. Hinnat ovat kiinteät vähintään 28.2.2015 saakka. Reitteihin saattaa tulla sellaisia muutoksia ja lisäkuljetuksia, jotka eivät kuitenkaan pidennä päivittäistä tuntimäärää. Mikäli ajoreitteihin on puolestaan tarve tehdä sopimus-
3 (6) kaudella sellaisia muutoksia, jotka vaikuttavat ajotuntien pidentymiseen tai vähenemiseen, hinnantarkistus tapahtuu tarjotun tuntihinnan perusteella 15 minuutin tarkkuudella. Mahdollisista lisätöistä maksetaan vastaavasti tarjotun tuntihinnan perusteella 15 min tarkkuudella. Muutoin hinnat on sidottu Tilastokeskuksen kuorma-autoliikenteen kustannusindeksiin (osaindeksinä pakettiautot ja kevyet kuorma-autot). 3.2. Kalusto- ja henkilöstövaatimukset Palveluntuottaja vastaa siitä, että käytettävä autokalusto (varsinainen ja varakalusto) on Suomen tieliikenteeseen hyväksyttyä ja katsastus on voimassa. Käytettävän kaluston on täytettävä lainsäädännön ja terveysviranomaisten vaatimukset ruokakuljetukseen käytettävästä kuljetuskalustosta (STM asetus elintarvikkeiden kuljetuslämpötiloista ja muista kuljetusoloista 597/2000 sekä Elintarvikelaki 23/2006, ote laista liitteessä 4). Kuljetus on järjestettävä siten, ettei elintarvikkeiden hygieeninen laatu vaarannu kuljetuksen aikana. Tarjoajalla on oltava myös asetuksen mukainen omavalvontasuunnitelma, joka kuljetushenkilöstön tulee tuntea. Omavalvontasuunnitelma ja terveysviranomaisen todistus auton soveltuvuudesta elintarvikkeiden kuljetukseen on esitettävä ennen sopimuksen tekoa. Kuljetuksissa edellytetään pakettiautoa, jonka tavaratila on vähintään 14 m3 ja kuormatilan korkeus vähintään 2 metriä kuitenkin siten, että kaikki reittisuunnitelmassa (liite 1) ilmoitetut laatikot, vaunut ja rullakot mahtuvat autoon. Kuljetusvaunuille tulee olla autoissa sitomismahdollisuus. Kohteiden 4 ja 5 mukaisissa kuljetuksissa autoissa tulee lisäksi olla takalaitanostin. Elintarvikkeiden kuljetuksessa käytettävät ajoneuvot ja kuljetustilat on pidettävä puhtaina. Kuljetustilat, joissa kuljetetaan muuta kuin elintarvikkeita, on tarkastettava ja tarvittaessa puhdistettava ennen kuin tiloja käytetään elintarvikkeiden kuljetukseen. Käytettävissä autoissa elintarvikkeiden kuljetustila on umpitila tai muuten ohjaamosta eristetty kuljetustila. Kuljetustilan tulee olla: - päällystetty helposti puhtaana pidettävällä materiaalilla - ovissa tulee olla hyvät tiivisteet - kuljetuksen aikana kuljetustilassa ei säilytetä työkaluja, vararenkaita tms. asiaankuulumattomia tarvikkeita - tilassa on oltava mahdollisuus sitoa kuljetusvaunut kuljetuksen ajaksi tarvittaessa Kuljetushenkilöstöltä edellytetään asiakaspalvelutaitoja ja siistejä, tunnistettavia työasuja. Kuljettajalla tulee olla voimassa oleva ajokortti, joka oikeuttaa ajamaan ko. ajoneuvoa. Kuljettajien tulee pystyä puhumaan suomenkieltä. Tupakointi elintarvikekuljetusautossa tai ruuankuljetusprosessin aikana on kielletty. Henkilöstöä koskee myös ehdoton salassapitovelvollisuus kaikkeen siihen salassa pidettävään tietoon, jota hän tehtävien yhteydessä saa tietoonsa.
4 (6) 3.3. Muut vaadittavat tiedot ja selvitykset 3.4. Tarjousten voimassaolo 4. Tarjouskilpailun ratkaiseminen Tarjouslomakkeessa vaadittujen tietojen lisäksi tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot ja selvitykset: 1) Kaupparekisteriote ja Y-tunnus 2) Veroviranomaisten todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista (todistus ei saa olla 2 kk vanhempi) 3) Vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta (todistus ei saa olla 2 kk vanhempi) 4) Selvitys siitä, että yritys on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin 5) Kopio voimassaolevasta tavaraliikenneluvasta 6) Selvitys käytettävästä autokalustosta ( merkki ja vuosimalli, tilavuus, muut tarjoajan tarpeelliseksi katsomat tiedot ) ja mahdollisesta varakalustosta. Mikäli sopimuksen toteuttamiseen tarvittava kuljetuskalusto ei ole tarjousta tehtäessä tarjoajan hallinnassa tai käytettävissä, on annettava selvitys siitä millaista kalustoa aiotaan hankkia (annetaan tarjouslomakkeella) 7) Selvitys tehtävään ajatellusta kuljettajasta (koulutus ja kokemus) ja varahenkilöstä sekä selvitys siitä, onko kuljetuksen toteuttavalla henkilöstöllä hygieniapassi (jos passi on olemassa, niin kopio on liitettävä tarjouksen liitteeksi) (annetaan tarjouslomakkeella) 8) Tarjoushinnat (annetaan tarjouslomakkeella) 9) Selvitys yrityksen osaamisesta ja aiemmasta kokemuksesta kohteiden 1-6 mukaisissa kuljetuksissa (annetaan tarjouslomakkeella) Vastaavat tiedot, todistukset ja selvitykset on toimitettava pyydettäessä myös mahdollisten alihankkijoiden osalta. Tarjousten tulee olla voimassa 30.9.2013 asti. Tilaaja ratkaisee ateria- ja lähettikuljetusten tarjouskilpailun kesäkuussa 2013 pidettävässä kunnanhallituksen kokouksessa. Päätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille. Hankinta-asiakirjat ja tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia hankintoja sekä asiakirjoja koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksenteon jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tilaaja julkistaa tarjouksista voittaneen yrityksen tai yrittäjän nimen ja tarjoushinnan. Muiden tarjousten osalta julkistetaan vain tehtyjen tarjousten lukumäärä. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, ne on
5 (6) esitettävä erillisellä liitteellä, jonka jokainen sivu sisältää maininnan LUOTTAMUKSELLINEN. 5. Ratkaisuperiaatteet Myöhästyneitä tai muutoin tarjouspyynnön vastaisia tarjouksia ei oteta lainkaan huomioon. Lisäksi kilpailusta voidaan sulkea pois ne tarjoajat, joiden ei juridisesti, taloudellisesti, teknisesti tai toiminnallisesti katsota selviytyvän tarjouspyynnön velvoitteista. Tällaisille tarjoajille ilmoitetaan ratkaisusta perusteluineen. Kilpailun perusteella valitaan se tarjous, joka on ostajalle kokonaistaloudellisesti edullisin. Tarjouksia vertaillaan hinnan (80 %) ja laatutekijöiden (20 %) perusteella. Hinta- ja laatutekijöiden pisteytys on esitelty tarkemmin liitteessä 3. Tarjouskilpailu ratkaistaan kohdekohtaisesti siten, että kustakin kohteesta (kohteet 1-6) laaditaan oma tarjousvertailunsa. Tarjoaja ei siis voi tehdä ehdollisia tarjouksia siten, että tarjoajan tarjous on voimassa esimerkiksi vain jos tarjoaja tulee valituksi tiettyihin kolmeen kohteeseen. Tilaaja voi hylätä kaikki tarjoukset, jos tarjousten hintataso on liian korkea tai jos olosuhteet ovat muuttuneet niin, ettei suunniteltua liikennettä ole tarkoituksenmukaista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Tilaaja voi siirtyä suorahankintaan, jos tarjouksia ei ole tehty lainkaan tai neuvottelumenettelyyn kaikkien tarjoajien kanssa, jos edellä esitetyt hylkäysperusteet täyttyvät. 6. Muutosten tekeminen Yksityiskohtainen reitti- ja aikataulusuunnittelu tehdään loppuun yhdessä valitun tarjoajan kanssa. Tilaaja pidättää sen lisäksi itsellään oikeuden muutosten tekemiseen muutoinkin ennen sopimuksen tekoa ja myös sen jälkeen. Kaikkien muutosten vaikutuksista liikennöintikorvauksiin neuvotellaan valitun tarjoajan kanssa erikseen. Liikennöitsijä voi halutessaan esittää palvelutasoa parantavia tai liikenteenhoidon kustannuksia vähentäviä pienehköjä muutosehdotuksia tarjouspyynnössä esitettyihin aikatauluihin. 7. Ostosopimus Liitteenä 5 on luonnos tehtävästä sopimuksesta. Sopimusmalli saattaa vielä täsmentyä, mutta se perustuu tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin seikkoihin. Tässä vaiheessa tarjous tulee tehdä täysin sopimusmallin mukaisilla
6 (6) ehdoilla, eikä tarjoaja saa tarjouksessaan esittää sopimusmallin ehtoihin muutoksia tai lisäyksiä. Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. 8. Tiedustelut Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tilaaja ei vastaa puhelimitse esitettyihin tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin. Tarjouskilpailuun liittyvät lisäkysymykset tulee jättää suomen kielellä sähköpostitse 3.5.2013 mennessä os. rea.koivula@janakkala.fi. Vastaukset kootaan yhteen ja esitetään Janakkalan kunnan sivuilla http://www.janakkala.fi/tarjouspyynnot/ viimeistään 7.5.2013. Myös tarjouspyynnön mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa Internet-osoitteessa viimeistään 7.5.2013, jolloin niiden katsotaan tulleen tarjoajien tietoon. 9. Tarjousten jättäminen Tarjous tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa keskiviikkoon 22.5.2013 klo 12.00 mennessä osoitteella Janakkalan kunta/rea Koivula, Juttilantie 1, 14200 Turenki. Kirjekuoreen tulee näkyvästi merkitä TARJOUS ATERIA- JA LÄHETTIKULJETUKSET. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon ja ne palautetaan avaamattomina. Lisätietoja antaa kuljetussuunnittelija Rea Koivula sähköposti: rea.koivula@janakkala.fi puhelin: (03) 680 1221 Janakkalassa 8.4.2013 JANAKKALAN KUNNANHALLITUS Pekka Harju Kunnanjohtaja vs. LIITTEET Liite 1 Reittisuunnitelmat Liite 2 Tarjouslomake Liite 3 Hinta- ja laatutekijöiden pisteytys Liite 4 Ote elintarvikelaista Liite 5 Sopimusluonnos