1(7) KOPIOINTI- JA TULOSTUSPALVELUJEN HANKINTA (SSKKY/9/02.05.01/2017) Salon seudun koulutuskuntayhtymä (SSKKY) pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti kopiointi- ja tulostuspalveluista. 1. HANKINNAN KOHDE JA TUOTTEILLE ASETETUT EHDOTTOMAT VAATI- MUKSET Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia kopiointi- ja tulostuspalvelujen sekä niihin liittyvän turvatulostus- ja kustannusseurantaohjelmiston tuottamisesta SSKKY:lle lähtökohtaisesti neljälle (4) vuodelle. Kopiointi- ja tulostuspalveluilla tarkoitetaan tässä tarjouspyynnössä sitä, että palveluntuottaja toimittaa ja pitää sopimuksen kohteena olevat monitoimilaitteet ja niihin liittyvät ohjelmistot toimintakunnossa hankintayksikön osoittamissa tiloissa. Hankinnan tavoitteena on saada tulostusympäristöön ja sen muutoksiin mukautuva järjestelmä. Ratkaisuun sisältyy myös raportointijärjestelmä, jolla muutokset tulostusympäristössä voidaan havaita. Samaa raportointijärjestelmää käytetään myös tulostuskustannusten seurantaan. Hankinnan kohde on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteessä 1 palvelunkuvaus. Tarjottavan palvelun tulee olla mainitun liitteen mukainen. Palvelunkuvaus on suuntaa antava ja sitä käytetään vain kilpailutuksessa ja SSKKY ei sitoudu palvelunkuvauksen volyymeihin. 2. HANKINTAMENETTELY Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU- kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016). Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-ilmoituskanavalla 13.4.2017 (2017-009439) ja Euroopan yhteisöjen TED-tietokannassa 13.4.2017 (2017/S 073-139099) ja SSKKY:n kotisivuilla. 3. OSATARJOUS Osatarjoukset eivät ole sallittuja, koska SSKKYn toiminnan kannalta ei ole tarkoituksenmukaista pilkkoa hankintaa pienempiin kokonaisuuksiin. 4. VAIHTOEHTOINEN TARJOUS Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
2(7) 5. TARJOUKSELLE JA TARJOAJALLE ASETETUT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tavaraa ja palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön, liitteessä 1. Palvelukuvaus ja liitteessä 3. Vaatimukset Tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2. Tarjoajan kelpoisuus. Tarjoaja täyttää Eurooppalaisen yhteisen hankinta-asiakirjan, ESPD-lomakkeen, jossa tarjoaja vakuuttaa täyttävänsä vaaditut kelpoisuusvaatimukset. Ohjeet löytyvät tarjouspyynnön liitteestä 2. Tarjoajan kelpoisuus. Tarjoaja ilmoittaa tarjoushintansa ja laatutekijänsä liitteessä 4. Tarjouslomake Liitteet 2, 3 ja 4 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankinta-yksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjoajan on myös liitettävä täyttämänsä ESPD-lomake tarjouksen mukaan allekirjoitettuna versiona. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen. Tarjouksen on sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja siten vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet annetaan täytettyinä kirjallisina suomen kielellä. Tarjoajan muut liitteet (esim. esitteet) voivat olla suomen- tai englanninkielisiä. Tarjoajan tulee sitoutua noudattamaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 tavarat) mikäli tarjouspyynnössä tai sopimuksessa ei muuta edellytetä. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien.
3(7) 6. TARJOAJAN JA TARJOUKSEN KELPOISUUS JA TARJOUSTEN VERTAILU 6.1. Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: I. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi II. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen III. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu 6.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioidaan edellä esitetyillä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla ESPD-lomake. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 80 :n mukainen poissulkemisperuste tai kansallisen lainsäädännön 39/1985 mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 81 :n mukainen poissulkemisperuste. 6.3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta tuotteilta ja palveluilta edellytetään. Vaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteissä 1 ja 3. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. 6.4. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja tarjouksen valinta Annetuista tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Arviointiperusteena on hinta 60 % ja laatutekijät 40%. 6.4.1. Hinta, painoarvoltaan 60 pistettä Vertailuarvoina käytetään palvelukuvauksessa (Liite 1) ilmoitettuja volyymeja ja tarjouslomakkeessa (Liite 4) tarjoajan ilmoittamia hintatietoja. Väriominaisuuden vertailussa käytetään väritulosteen/kopion (40%) ja mustavalkotulosteen/kopion (60%) hintatietoja ja arvioituja volyymeja. SSKKY ei sitoudu esitettyihin volyymeihin.
4(7) Hintoja vertaillaan liitteessä 4 ilmoitettujen tietojen perusteella. Toimittajan hintapisteiden perustana on toimittajan palveluluokkien (A, B ja C) yhteenlaskettu kokonaishinta. Hinnat tulee antaa kiinteinä nettohintoina (EUR alv 0%), joista on vähennetty kaikki myönnettävät alennukset. Tarjouksen hintojen tulee sisältää kaikki toimituksesta, sen käsittelystä ja muista tekijöistä aiheutuvat kustannukset. Hinnat tulee antaa yksikköhintoina. ESIMERKKI: Kaikkien palveluluokkien, A, B ja C, osalta lasketaan ensin mustavalkotulosteen ja väritulosteen vertailuhinta seuraavien kaavojen mukaan: Mustavalkotulosteen vertailuhinta= monitoimilaitteiden määrä X keskimääräinen tulostus/kopiomäärä kuukaudessa X mustavalkotulosteen/kopion hinta X 60 % Väritulosteen vertailuhinta= monitoimilaitteiden määrä X keskimääräinen tulostus/kopiomäärä kuukaudessa X väritulosteen/kopion hinta X 40 % Palveluluokan mustavalko- ja väritulosteen yhteenlaskettuun hintaan lisätään palvelumaksu / kk, joka saadaan seuraavasta kaavasta: monitoimilaitteiden lukumäärä X palvelumaksu/kk. Palvelumaksulla tarkoitetaan laitevuokraa ja ylläpitoa. Tämän jälkeen toimittajan kunkin palveluluokan mustavalkotulosteen ja väritulosteen yhteenlasketut vertailuhinnat palvelumaksuineen lasketaan yhteen. Tarjoushinnaltaan edullisin tarjous saa 60 vertailupistettä: Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: (edullisimman tarjouksen tarjoushinta / asianomaisen tarjouksen tarjoushinta) X 60. 6.4.2. Palvelun laatutekijät, painoarvoltaan 40 pistettä Palvelun laatua vertaillaan seuraavien tekijöiden perusteella: Huollon järjestelyt ja nopeus vikatilanteissa (vasteajat I ja II), enintään 30 pistettä. Molemmista vasteajoista saa 15 pistettä per vasteaika. Energiankulutus, enintään 10 pistettä Eniten laatupisteitä saanut tarjous saa 40 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: (asianomaisen tarjouksen saamat laatupisteet/eniten laatupisteitä saaneen tarjouksen laatupisteet) X 40 pistettä. Tarjoajaa pyydetään varmistumaan siitä, että kaikkiin vertailuperusteisiin liittyen on toimitettu riittävä määrä asiakirjoja ja tietoja, joiden perusteella tilaaja voi saada riittävän selkeän kuvan vertailun pohjaksi.
5(7) 7. PÄÄTÖKSESTÄ ILMOITTAMINEN Hankintapäätös toimitetaan sähköpostitse tiedoksi kaikille tarjoajille. Toimittaja ilmoittaa yhteystietonsa ESPD-lomakkeella. Hankintapäätös toimitetaan tarjoajille sähköisesti tarjouksessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Tarjoajan katsotaan hyväksyneen hankintapäätöksen sähköisen tiedoksiannon jättämällä tarjouksen. Käytettäessä sähköistä yhteystietoa ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon päivänä, jona asiaa koskeva sähköinen asiakirja on viestin vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että sähköistä viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin. (1397/2016, 127 ) Hankinta edellyttää hankintapäätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta. Hankintayksikköä sitova hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Päätös voi muuttua tehdyn muutoshakemuksen, oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. 8. HANKINNASSA NOUDATETTAVAT ASIAKIRJAT Hankinnassa noudatettavat asiakirjat noudattamisjärjestyksessä: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2014 tavarat, 4. Tarjous liitteineen. 9. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjouslomakkeella tehtyyn tarjoukseen on välttämätöntä, on ne lueteltava erillisellä, SALAINEN -otsikoidulla liitteellä. Hinta ei lähtökohtaisesti ole liikesalaisuus. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä.
6(7) 10. TARJOUKSEN TOIMITUSOSOITE Sitova tarjous liitteineen tulee toimittaa suljettuna lähetyksenä viimeistään 24.05.2017 klo 12.00 osoitteeseen: Salon seudun koulutuskuntayhtymä Taloustoimisto Taitajankatu 6 24240 SALO Kuoreen merkintä: Tarjous: kopiointi- ja tulostuspalvelut Tarjoajia pyydetään lisäksi toimittamaan tarjouksen kanssa samassa kirjekuoressa tarjous ja mahdollisuuksien mukaan sen liitteet sähköisessä muodossa muistitikulle. Tarjousasiakirjat ja niiden liitteiden tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedostoiksi. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Hallintolain (434/2003) 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. 11. MUUT EHDOT Määräajan jälkeen saapunut tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle ja palautetaan avaamattomana lähettäjälle. SSKKY pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä. SSKKY ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. 12. SOPIMUS Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoajan tulee sitoutua, voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankinnasta tehdään kirjallinen puitesopimus yhden toimittajan kanssa. Sopimuskausi on neljä (4) vuotta ja se alkaa siitä, kun sopimus allekirjoitetaan. Asiakas varaa kuitenkin oikeuden halutessaan irtisanoa sopimus päättymään jo kahden vuoden kuluttua sopimuksen allekirjoittamisesta kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Toimittajalla ei ole irtisanomisoikeutta. Tarjouspyynnön liitteenä (liite 4) on sopimusluonnos, jonka tarjoaja hyväksyy tarjouksen tehdessään.
7(7) SSKKY:ää sitova sopimus syntyy vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. 13. HANKINTAAN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset on esitettävä suomen kielellä viimeistään 3.5.2017 klo 12.00 mennessä sähköpostitse osoitteella hankinnat@sskky.fi Viestin otsikkoon merkintä: "Lisätietopyyntö: kopiointi- ja tulostuspalvelut" Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei vastata, vaan tarjoajan tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan 5.5.2017 klo 12.00 mennessä osoitteessa http://www.sskky.fi/kuntayhtyma/hankinnat Toimittajan tulee ottaa huomioon nämä asiat tarjouksessaan ja varmistaa, että hänellä on käytössään 5.5.2017 päivitetyt tarjouspyyntöasiakirjat. Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia. 14. ALLEKIRJOITUS JA LIITTEET Salon seudun koulutuskuntayhtymä OLLI-PEKKA JUHANTILA Olli-Pekka Juhantila kuntayhtymän johtaja LIITTEET: 1. Palvelunkuvaus (Tarjouskilpailussa hintavertailussa käytettävää tavaraa ja palvelua koskevat tiedot) 2. Tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset ja edellytetyt selvitykset (ESPD) 3. Tarjouslomake 4. Sopimusluonnos 5. JYSE 2014 tavarat löytyvät osoitteesta http://vm.fi/documents/10623/307565/jyse+tavarat/2d3cdb9b-1c4c- 4dcd-9ee2-0aa282115c45