SIIVOUSPALVELUT MUHOKSEN KUNTA 1.1.2018 31.12.2020 sekä mahdollinen optio 1 v Muhoksen kunnan tekniset palvelut ( Tilaaja ) pyytää tarjouksia suomenkielellä kirjoitettuna tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti siivouspalveluiden hankinnasta kunnan eri yksiköihin, jotka ovat lueteltuna kohdassa hankinnan kohteet. Sopimus solmitaan ajalle 1.1.2018-31.12.2020 Optiokausi on mahdollinen ajalle 1.1.2021 31.12.2021 Optiokauden käytöstä ilmoitetaan tilaajan toimesta 4 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Hankinnasta tehdään sopimus yhden Palveluntuottajan kanssa. Hankintaa ei ositeta koska: Tilaajan työmäärä palvelutuotannon johtamisessa kasvaa kohtuuttoman suureksi, jos palveluntuottajia on useita. Toiminnan laadullisten kriteerien yhtenäistäminen mahdollistuu, kun palveluntuottajia on yksi. Hankintamenettely Hankinnan kohteet Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Tästä tarjouspyynnöstä julkaistaan hankintailmoitus julkisten hankintojen ilmoituskanavalla eli HILMA-palvelussa 27.9.2017 (linkki: www.hankintailmoitukset.fi). Lisäksi tarjouspyyntö julkaistaan Muhoksen kunnan Internet-sivulla osoitteessa www.muhos.fi. Hankinnassa noudatetaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä. 1. Jäähalli, Sahakuja 2 2. Paloasema, Leppiniementie 70 3. Kunnanvirasto, Asematie 14 4. Mäntyrannan liikuntasali, Mäntyrannankuja 5 5. Jussilantien kerrostalo, Jussilantie 4 A-B 6. Jussilantien kerrostalo (vuokratalo), Jussilantie 4 C-D 7. Lomituspalvelut, Jussilantie 4 A 8. Korivaaran koulu, Niirasentie 2 9. Katsastusasema, Veturitie 5 1
Osatarjoukset Vaihtoehtoinen tarjous Tarjouspyyntö 10. Verstas (metalli-, sähkö- ja puupuolen sosiaalitilat), Veturitie 5 11. Eläinlääkäri, Vainiontie 28 12. Varikko, Kummuntie 3 (31.7.2018 saakka) 13. Koivu- ja tähti kulttuurikeskus, Muhostie 2 Siivouskohteiden esittely Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tilaaja esittelee kilpailutuksen kohteena olevan alueen ja kohteet info-tilaisuudessa 4.10.2017 klo 8:00, kokoontuminen Muhoksen kunnanvirasto, teknisen neuvotteluhuone (F-ovi), Asematie 14, 91500 Muhos. Osallistuminen on pakollinen. Info-tilaisuudessa jaetaan tarjouspyynnön materiaali. Ilmoittautuminen esittelykierrokselle 2.10.2017 klo 13:00 mennessä Liisa Nykänen p. 044-4970323 tai sähköpostilla Liisa.Nykanen@muhos.fi. Näytöissä ei vastata tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin. Kysymyksen käsitellään sähköisesti kohdan Kysymykset ja vastaukset mukaisesti. Siivouspalvelut sisältävät ylläpitosiivouksen (päivittäin, viikoittain ja kuukausittain) perussiivouksen Ilta- ja viikonlopputilaisuuksien mahdollisesta ylimääräisestä siivouksesta sovitaan erikseen. Tuntihinta ilmoitetaan tarjouslomakkeella. Tehtävien erittely tilaajan ja tuottajan kesken siivouspalveluissa Tilaaja vastaa saniteettitarvikkeiden (käsipyyhe ja wc-paperit, nestesaippuat ja käsihuuhteet) hankkimisesta kohteisiin. Tuottaja täyttää kohteissa olevat saniteettitarvike-annostelijat ja huolehtii niiden puhtaudesta. Tuottajan tulee ilmoittaa hyvissä ajoin tilaajalle keskitetysti ko. tarvikkeiden tilaustarve, aika määritellään sopimusta tehtäessä. Tuottaja vastaa käyttämistään ja tarvitsemistaan siivousaineista, -välineistä, -tarvikkeista ja koneista. Niiden on sovelluttava kyseessä olevien kohteiden siivoukseen. Siivouksessa käytettävien aineiden tulee olla hajustamattomia. Siivouksesta aiheutuvan pyykin pesemisestä vastaa tuottaja. 2
Ympäristöystävällisyys Tarjouspyyntö Tuottajalla on mahdollisuus käyttää kohteissa olevia siivoustiloja siivousaineiden, - välineiden, -tarvikkeiden ja koneiden säilyttämiseen. Tilaaja antaa tuottajan palveluksessa olevalle siivoustyöntekijälle olosuhteiden mukaisen mahdollisuuden käyttää kohteessa mahdollisesti olevia sosiaalitiloja, jotka siivotaan myös tuottajan toimesta. Perussiivouksen (ikkunoiden pesut, liikuntasalien yläpölyt jne.) tarvittavien henkilönostimien ja telineiden käytöstä ja kustannuksista on sovittava erikseen. Tuottaja vastaa siivouskohteiden lukitsemisesta ja hälytysjärjestelmien kytkemisestä tarvittaessa sekä omalta osaltaan huolehtii siitä, ettei ulkopuolisia henkilöitä liiku siivoustyöntekijän mukana kohteiden tiloissa tai pääse tiloihin siivousaikana. Eritetahrat poistetaan välittömästi sen syntymisen jälkeen ja vastuu on jokaisella kohteen henkilökuntaan kuuluvalla. Näistä ei erillistä laskua tilaajalle saa tulla. Tuottaja tiedostaa olemassa olevan riskin eritetahrojen syntymiselle ja varautuu parhaaksi katsomallaan tavalla. Palveluntuottaja järjestää kohteisiin ns. eritesiivouskorin joka on kaikkien henkilökuntaan kuuluvien käytettävissä. Kori sisältää kertakäyttöiset käsineet ja pyyhkeet sekä desinfioivan puhdistusaineen. Tilaajalla on tarvittaessa mahdollista käyttää tuottajan siivousvälineitä. Tästä sovitaan kohdekohtaisesti toimintamallit ja vastuut. Tarjouksen tekijän tulee ottaa toiminnassaan huomioon tuotteiden elinkaaren aikainen mahdollisimman vähäinen ympäristökuormitus. Haluamme siivousaineiden, -koneiden ja välineiden sekä menetelmien olevan ympäristöystävällisiä ja kestävän kehityksen mukaisia sekä suosimme toimintaa, josta aiheutuu mahdollisimman vähän jätettä. Laatutason ja toimintavarmuuden varmentaminen Palveluntuottaja sopii tehtävistä perussiivouksista kohdekohtaisesti erikseen. Palvelukuvauksissa on jaksottaiset siivoustehtävät. Tarjoukseen on liitettävä tuottajan laatujärjestelmän kuvaus sekä malli tuottajan käyttämästä asiakaspalautelomakkeesta. Sertifioidulla laatujärjestelmällä varustettujen tai sen mukaisesti tuotettujen palveluiden oletetaan täyttävän tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellyt vaatimukset. Edellytämme tuottajan tekevän säännöllisesti laadunvalvontaa sekä asiakastyytyväisyyskyselyitä, 2-4 krt/v. Tavasta ja taajuudesta sovitaan ennen sopimuskauden alkamista. Laadunseuranta toteutetaan sekä tilaajan ja tuottajan yhteistyönä että tuottajan omasta toimesta mm. seuraavin toimenpitein: asiakkaiden kokemaa laatua seurataan 3
asiakastyytyväisyyskyselyillä. Kyselyt ja haastattelut dokumentoidaan aina. Tilaaja edellyttää tuottajan välittömästi reagoivan palvelua koskeviin reklamaatioihin. Toivomme palveluntuottajalta valmiutta ja joustavuutta mukautua tilaajan toimintatavan ja toiminta-aikojen muutoksiin. Mikäli kiinteistössä tapahtuu toiminnallisia muutoksia tai toiminta ao. kiinteistössä loppuu kokonaan sopimuskauden aikana, tilaajalla on oikeus muuttaa palvelusopimusta tältä osin. Sopimuskauden aikana tulleiden muutosten hinnoittelusta sovitaan muuttuneen tilanteen mukaisesti erikseen. Henkilöstö Tarjoajan henkilöstöllä tulee olla siivousalan vahvaa kokemusta ja osaamista. Tarjoajan tulee esittää selvitys palvelutoiminnan vastaavan työnjohdon sekä siivoushenkilöstön alan koulutuksesta ja työkokemuksesta. Vastaava työnjohto tulee nimetä tarjouksessa. Siivoushenkilöstö nimetään sopimusta tehtäessä ennen sopimuskauden alkamista. Vastaavalla työnjohtajalla tulee olla kaksi (2) vuotta siivouspalvelun työnjohdollista kokemusta. Tarjoukseen tulee liittää palvelusta vastaavan henkilön ansioluettelo. Tarjouksessa ei tule nimetä sellaista henkilöä vastaavaksi, joka ei käytännössä osallistu palvelutoimintaan. Alueen siivoushenkilöstöllä tulee olla vähintään puhdistusalan ammattitutkinto sekä yhden (1) vuoden työkokemus vastaavan kohteen siivouksesta TAI vähintään kahden (2) vuoden työkokemus vastaavan kohteen siivouksesta. Riittävän kokemuksen omaavalle henkilöstölle sitoutuu palveluntuottaja järjestämään mahdollisuuden suorittaa ammattitutkinnon. Ammattitutkinnon hankkimisesta tehdään suunnitelma, jonka tilaaja hyväksyy sopimusneuvottelun yhteydessä. Henkilöstöltä edellytetään lisäksi työn vaatimaa riittävää suomen kielen taitoa (suullinen ja kirjallinen kommunikointi). Tuottajan edellytetään toiminnassaan huolehtivan alaa koskevien työturvallisuusmääräysten noudattamisesta ja voimassaolevan työehtosopimuksen määräysten huomioon ottamisesta sekä niiden asianmukaisesta valvonnasta. Tuottajan käyttämiltä työntekijöiltä edellytetään yrityksen käytössä olevaa työvaatetusta, henkilökortin tai muun tunnisteen esillä pitämistä. Tunnisteesta tulee käydä ilmi työntekijän nimi ja veronumero ja palveluntuottajan nimi. Tuottajan edellytetään tarvittaessa selvittävän henkilökohtaisessa vuorovaikutuksessa lasten kanssa toimivien työntekijöidensä rikostaustat (14.6.2002/504) lain edellyttämällä tavalla. Edellytämme tuottajan esittävän selvityksen siitä, miten henkilöstön ammattitaitoa ylläpidetään ja työtyytyväisyyttä sekä työssäjaksamista seurataan. 4
Tuottaja toimittaa Tilaajan yhteyshenkilölle kohteissa työskentelevistä henkilöistä nimilistan ja henkilövaihdoksista ilmoitetaan viipymättä. Muhoksen kunta on savuton työpaikka ja se koskee kaikkia tiloissa työskenteleviä työntekijöitä. Tuottajan työntekijöitä koskee salassapitovelvollisuus ja asiakaskunnan sekä toiminnan huomioivaa käytöstä. Sopimuksen rikkominen Mikäli Tilaaja joutuu huomauttamaan toistuvasti samanlaisista laiminlyönneistä, eikä kirjallisista huomautuksista huolimatta palvelua korjata viipymättä sopimuksen edellyttämälle tasolle otetaan käyttöön sanktiot 1. kirjallinen reklamaatio seuraa kahden kirjallisen huomautuksen jälkeen 2. ellei asiaa kirjallisen reklamaation jälkeen korjata välittömästi seuraa 1000 sakko joka vähennetään tilaajan toimesta palvelumaksun kuukausisummasta 3. ellei asiaa sakosta huolimattakaan ole korjattu seuraa sopimuksen purkaminen ilman, että palveluntuottajalla on oikeutta vaatia vahingonkorvausta Kysymykset ja vastaukset Hinnat Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset tulee toimittaa viimeistään 9.10.2017 klo 12:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen tarjoukset(at)muhos.fi Sähköpostin aiheeksi tulee laittaa Tarjouspyyntö, Siivouspalvelut Vastaukset esitettyihin kysymyksiin on luettavissa 13.10.2017 klo 14:00 osoitteessa www.muhos.fi Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin Tilaaja ei vastaa muihin kuin edellä mainitulla tavalla määräaikaan mennessä esitettyihin kysymyksiin. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Tarjoushinnat (alv 0 %) pyydetään merkitsemään erillisiin liitteisiin. Hintojen tulee sisältää kaikki palvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset, kuten henkilöstön palkat sivukuluineen sekä työhönotto ja työnopastus sekä laadunvalvonta; siivousaineiden, välineiden, - tarvikkeiden ja koneiden hankinta, varastointi, käytönvalvonta, huolto ja korjaus; hallinto ja muut kustannukset, lukuun ottamatta perussiivouksessa mahdollisesti tarvittavien henkilönostimien ja telineiden kustannuksia, joista on sovittava erikseen etukäteen. Sopimushinnan tulee sisältää kaikki liitteinä olevissa palvelunkuvauksissa määritellyt työt. 5
Hintojen sitovuus Tarjouspyyntö Tarjouslomake täytetään ja palautetaan tulostettuna. Tarjoushinnan tulee olla voimassa kiinteänä ensimmäisen sopimusvuoden ajan (1.1.2018-31.12.2018). Tämän jälkeen kiinteistöpalvelualan palkkakustannuskehitykseen liittyen, hinnantarkistuksesta voidaan sopia. Hinnantarkistukset tulee kuitenkin esittää vain yhden kerran kalenterivuodessa 30. lokakuuta mennessä koskien seuraavan vuoden hinnantarkistusta. Muutokset sopimuskauden aikana Tilaaja pidättää oikeuden muutoksiin sopimuskauden aikana. Muutokset ovat mahdollisia toimintojen muuttuessa tai mm. mahdollisen sosiaali- ja terveysalan muutoksen astuessa voimaan. Laskutus Viivästyskorko Alihankkijat Muut ehdot Palveluntuottaja laskuttaa sovitun mukaisesti jälkikäteen kohteittain kuukauden lopussa. Laskutustiedot annetaan sopimuksen yhteydessä. Laskutus perustuu sovittuihin määriin. Erillisveloitettavien töiden osalta laskun maksamisen edellytyksenä on, että palvelu on hyväksyttävästi suoritettu ja tilaaja on hyväksynyt laskun. Laskutus tapahtuu verkkolaskutuksena. Laskutus yms. lisiä ei hyväksytä. Maksuehto on 21 päivää netto, laskun saapumisesta. Mahdollinen viivästyskorkoehto tulee mainita tarjouksessa ja rajoittaa kulloinkin voimassa olevaan Suomen Pankin vahvistamaan viivästyskorkoon. Alihankkijoiden käyttö on sallittua, mutta toimeksisaaja ei kuitenkaan ole oikeutettu siirtämään koko palvelukuvauksen mukaista tehtäväkokonaisuutta alihankkijoiden suoritettavaksi. Tarjoaja vastaa alihankkijasta kuten omasta toiminnastaan. Muilta osin sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014, palvelut). 6
Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Palvelusopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. JYSE 2014, palvelut 4. Tarjousasiakirjat Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Oulun käräjäoikeus. Tarjouksen liitteenä selonteot Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen liitteenä tulee olla tilaajavastuulain mukaiset selvitykset. Todistukset veroista ja maksuista eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. Tarjousten arviointi ja vertailu Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä Tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei Tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tilaaja pidättää lisäksi oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3) Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjoajien ja mahdollisten alihankkijoiden arvioinnissa kiinnitetään huomiota seuraaviin seikkoihin: 1. Toiminnan luvanvaraisuus 2. Vakavaraisuus, maksu- ja toimituskykyisyys, selviytyminen yhteiskunnallisista velvoitteista 3. Osaaminen, ammattitaito, kokemus ja muu pätevyys 4. Tekninen suorituskyky 7
Päätöksentekoperusteet Tarjouspyyntö Tarjousten vertailusta suljetaan pois tarjous, jos a) se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia, b) siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin, c) tarjouspyyntö ei ole muuten tarjouspyynnön mukainen d) tarjottu palvelu ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia. Määritellyt laatuvaatimukset ja muut tarjouspyynnön ehdot täyttävät tarjoukset pääsevät vertailuun. Hyväksyttävistä tarjouksista valitaan hinnaltaan edullisin. Päätöksestä ilmoittaminen Hankintapäätöksestä toimitetaan sähköinen ilmoitus kaikille tarjoajille. Pyydämme ilmoittamaan tarjouksessanne sähköisen yhteystietonne (sähköposti), jonne hankintapäätös liitteineen voidaan antaa tiedoksi. Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Tarjousasiakirjojen julkisuus Tarjouksen jättäminen Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Sitovat tarjoukset liitteineen tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa 3.11.2017 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: Osoite: Muhoksen kunta, Tekninen lautakunta, PL 39, 91501 Muhos Kuoreen merkintä: Tarjous / Siivouspalvelut Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle ja palautetaan avaamattomina lähettäjille. Tekninen lautakunta pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä. Muhoksella 8
MUHOKSEN TEKNINEN LAUTAKUNTA Tarjouspyynnön liitteet Liite 1. Yrityksen yhteystietolomake Liite 2. Palvelukuvaukset / tasokriteerit Liite 3. Siivouskoneet /ilmoituslomake Liite 4. Pohjapiirustukset (jaetaan Info-tilaisuudessa) Liite 5. Kustannusvastuutaulukko Liite 6. Tarjouslomake 9