1 (7) TARJOUSPYYNTÖ Svärdfeltin ampumaradan ympäristötutkimus ja ympäristötekninen konsultointi 1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE 2. TYÖOHJELMA Sipoon kunta, Kehittämis- ja kaavoituskeskuksen kaavoitusyksikkö pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti ympäristötutkimuksesta ja ympäristöteknisestä konsultoinnista liittyen Sipoon kunnan Svärdfeltin ampumaradan pilaantuneeseen maaperään. Hankintasopimuksen tavoitteena on laatia Svärdfeltin entisen ampumarata-alueen pilaantuneen maaperän ympäristötutkimus sekä kunnostusvaihtoehtojen vertailu ja kunnostussuunnittelu kohdassa 2 kuvatun työohjelman mukaisesti. Ympäristötutkimus toteutetaan tarjouspyynnön liitteessä 1 esitetyn tutkimussuunnitelman mukaisesti (Ramboll Finland Oy, työnumero 82138952). Hinnat annetaan liitteen 2 mukaisella hintalomakkeella. Osa- tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä, vaan tarjouksen tulee kattaa pyydetty palvelu kokonaisuudessaan. Tarjous voi sisältää perustellusta syystä alihankintaa. Mahdolliset alihankkijat tulee ilmoittaa tarjouksessa. Sopimus ja laskutus hoidetaan vain tarjouksen tehneen yrityksen kautta. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Tarjouspyynnössä esitetty työohjelma ja aikataulu ovat arvioita. Vaiheen 1 jälkeisten töiden tilauksesta sovitaan erikseen työn aikana. Hankkeen työohjelma koostuu vaiheista 1-3. Hinta kullekin työvaiheelle annetaan liitteen 2 hintalomakkeella. Vaiheet 1 ja 2 suoritetaan tammikuun 2013 loppuun mennessä ja vaihe 3 vuoden 2013 keväällä. Vaihe 1: Ympäristötutkimus Kohteen ympäristötutkimus tehdään liitteen 1 tutkimussuunnitelman mukaisesti. Ympäristötutkimus tehdään ja raportoidaan marraskuun 2012 loppuun mennessä. Vaihe 2: Kunnostusvaihtoehtojen vertailu Ympäristötutkimuksen jälkeen tehdään kunnostusvaihtoehtojen vertailu. Ennen varsinaista vaihtoehtovertailua pidetään suunnittelukokous, jossa valitaan vertailtavaksi otettavat vaihtoehdot yhteistyössä tilaajan kanssa. Vertailtavia vaihtoehtoja ovat ainakin: kunnostamatta jättäminen eristäminen tai osittainen eristäminen osittainen massanvaihto ja/tai eristäminen massanvaihto
2 (7) 3. SOPIMUSKAUSI 4. HANKINTAMENETTELY Myös muita vaihtoehtoja voidaan ympäristötutkimuksesta saatujen tietojen perusteella ottaa vertailuun mukaan. Vaihtoehtoja vertaillaan ainakin kustannusten, ympäristönäkökohtien sekä maankäytön suunnittelun ja aikataulutuksen näkökulmasta. Näkökohtien välisestä painoarvosta sovitaan Sipoon kunnan kanssa ennen vaihtoehtovertailua pidettävässä suunnittelukokouksessa. Kunnostusvaihtoehtojen vertailusta laaditaan raportti tammikuun 2013 loppuun mennessä. Hintalomakkeelle annetaan vaihtoehtovertailusta yksikköhinnat. Vaihe 3: Kunnostussuunnittelu, riskinarvio ja kunnostusluvan hakeminen Valitulle kunnostusmenetelmälle tehdään Vna 214/2007 mukainen riskinarvio sisältäen sekä kuvailevan että laskennallisen riskinarvion. Riskinarvion lopputuloksena kunnostustavoitteet on voitava määrittää valitulle maankäytölle todellisten tunnistettujen riskien mukaisesti. Tarvittaessa konsultti laatii YSL 78 mukaisen PIMA-ilmoituksen ja kunnostussuunnitelman tai ympäristölupahakemuksen ja kunnostussuunnitelman. Hintalomakkeelle annetaan riskinarvion, PIMA-ilmoituksen ja kunnostussuunnitelman laatimisesta yksikköhinnat. Yhteistyö Sipoon kunnan kaavoituksen kanssa Konsultti osallistuu tarvittaessa Sipoon kunnan kaavoitusyksikön kanssa yhteistyöpalavereihin työn aikana ja konsultoi kaavoitusyksikköä niin, että kaavoitus ja kunnostussuunnittelu saadaan linkitettyä mahdollisimman kustannustehokkaasti. Hintalomakkeelle annetaan konsultoinnista yksikköhinnat. Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja on voimassa, kunnes sopimusvelvoitteet on suoritettu. Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on lokakuu 2012. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EUkynnysarvon alittava hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Tarjouspyyntöön liittyvä hankintailmoitus on julkaistu Hilmailmoituskanavassa. Lisäksi tarjouspyyntö on lähetetty valituille yrityksille postitse.
3 (7) 5. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoa sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen pilvi.nummi-sund@sipoo.fi. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 30.7.2012 kello 16.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Suullisesti annetut selvitykset ja ilmoitukset eivät sido tilaajaa eivätkä tarjouksen antajaa. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan Sipoon kunnan internetsivuilla osoitteessa www.sipoo.fi viimeistään 10.8.2012. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Yhteydenpitoa varten on ilmoitettava tarjouksessa yhteyshenkilö ja sähköpostiosoite. 6. HANKINNAN AIKATAULU Hankinnan tavoitteellinen aikataulu on seuraava: 29.6.2012 mennessä tarjouspyyntöjen lähetys 30.7.2012 lisätietokysymykset tarjouspyynnöstä 10.8.2012 vastaukset kysymyksiin 24.8.2012 klo 15.00 tarjousten viimeinen jättöaika 10.9.2012 konsultin valintapäätös syys-lokakuu 2012 hankintasopimus, joka sisältää vaiheen 1 tilauksen. Tarjouksen tulee olla voimassa 3 kk tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien. Hankinta-aikataulun mahdollisista muutoksista ilmoitetaan sähköpostitse niille tarjoajille, jotka ovat toimittaneet määräaikaan mennessä tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset. 7. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
4 (7) 8. TARJOUSTEN LAATIMINEN Tarjous esitetään ja annetaan kahtena eri osana: 1. Sisältöosassa kuvataan sisällölliset ja laadulliset tekijät, kuten palvelukuvaus työn toteuttamisesta ja työohjelma sekä referenssit. 2. Hintaosa sisältää hintatiedot tarjouslomakkeelle kirjattuna (liite 2). Tarjouksen sisältöosan tulee sisältää palvelukuvaus (max 3 sivua), joka on ehdotus siitä, miten tarjoaja huolehtii hankkeen onnistumisesta tilaajan tarpeen mukaan. Palvelukuvauksessa esitetään myös aikataulu, yhteydenpito tilaajaan, projektin läpivienti jne. Palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön kappaleessa 2 (Työohjelma) sekä tarjouspyynnön liitteenä 1 olevassa tutkimussuunnitelmassa. Palvelukuvaus on otsikoitava seuraavasti: 1. Toteuttajatiimi ja vastuut projektiin osallistuvat henkilöt ja työnjako henkilöreferenssit (voidaan esittää erillisenä tarjousliitteenä) yritysreferenssit (voidaan esittää erillisenä tarjousliitteenä) 2. Toimintamalli ja tavoitettavuus aikataulu yhteydenpito tilaajaan yhteistyö Sipoon kunnan kaavoitusyksikön kanssa toimintatavat ja menetelmät 3. Työohjelma kuvaus palvelun toteuttamisesta vaihe vaiheelta: 1) ympäristötutkimus, 2) kunnostusvaihtoehtojen vertailu, 3) riskinarvio, PIMAilmoitus ja kunnostussuunnittelu. Referensseistä tulee selkeästi ilmetä työhön osallistuvien henkilöiden aikaisempi kokemus vastaavista tehtävistä (enintään 5 viimeistä vuotta). Projektiorganisaatio on nimettävä tarjouksessa kokonaisuudessaan. Henkilömuutokset edellyttävät tilaajan hyväksynnän. Hintaosassa ilmoitetaan työohjelman vaiheelle 1 yksikköhintoihin perustuva kokonaishinta ja vaiheille 2-4 kustannusarvio. Hinta ilmoitetaan euroissa arvolisäverottomana (alv. 0 %). Arvolisäveron osuus tulee käydä ilmi tarjouksissa. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton.
5 (7) 9. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Tarjoajan tulee toimittaa tilaajan vastuulain edellyttämät todistukset tarjouksen yhteydessä. Todistukset tulee lähettää myös mahdollisten alihankkijoiden osalta. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen tai ruotsin kielellä. Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 24.8.2012 kello 15.00. Vain kirjalliset postitse tai henkilökohtaisesti Sipoon Kuntalaan toimitetut tarjoukset hyväksytään. Tarjousmerkintä Svärdfelt, ympäristökonsultointi pyydetään mainitsemaan kirjekuoressa. Postiosoite: Sipoon kunta Kehittämis- ja kaavoituskeskus Pilvi Nummi-Sund Iso Kylätie 18 04131 SIPOO Käyntiosoite: Sipoon kunta, Kuntala Iso Kylätie 18 04130 SIPOO Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 10. TARJOUSTEN KÄSITTELY Tarjoukset otetaan huomioon vain, mikäli ne vastaavat tarjouspyyntöä. Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten laatu- ja hintavertailu. Vertailun perusteella valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous kappaleessa 11 esitetyt valintaperusteet ja painoarvot (%) huomioiden. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimusten solmiminen, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
6 (7) 11. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA VERTAILU Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjousten vertailun suorittaa arviointiryhmä, joka tekee ehdotuksen konsultin valinnasta. Kokonaistaloudellisuuden vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: Hinta 40 % Hinnat vertaillaan ja pisteytetään tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 2) perusteella seuraavasti: Vertailuhinta = (vaiheen 1 kokonaishinta) + (vaiheiden 2-4 kustannusarviot) Vertailussa halvin tarjous saa 400 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla: halvin hinta / vertailtava hinta x 400. Laatu 60 % Laatua vertaillaan seuraavasti: Palvelukuvaus työn toteuttamisesta ja työohjelma (max. 400 pistettä) o Työohjelma (max 200 p.) o Toimintamalli, tavoitettavuus ja menetelmät (max. 100 p.) o Aikataulu (max. 100 p.) Toteuttajatiimi (max 200 pistettä) o Projektiin osallistuvien henkiöiden ammattitaito ja kokemus (max. 100 p.) o Yrityksen ammattitaito ja kokemus (max. 100 p.) Laatuarvio suoritetaan käyttämällä asteikkoa 1-10. Paras mahdollinen taso saa arvosanan 10 ja hylättävä taso saa arvosanan 0. Laadun osalta yhteispisteet lasketaan yhden desimaalin tarkkuudella. Tarjoajia verrataan sekä asteikkoon yleensä että myös toisiinsa siten, että laatutasoltaan kullakin kriteerillä paras tarjoaja saa korkeimman pistemäärän asteikkoon suhteutettuna. Mikäli tarjoajien ominaisuuksissa ilmenee eroja, muille annetaan eron suuruutta kuvaavasti alempia pistemääriä. Jos tarjous saa laatuarvioinnista jostain osa-alueesta 2 pistettä tai alle, tarjous hylätään. Eniten pisteitä saanut tarjoaja saa 600 laatupistettä. Muut saavat pisteitä seuraavasti: vertailtava pistemäärä / eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä x 600. Vertailussa lasketaan yhteen tarjoajan saamat hinta- ja laatupisteet. Korkeimman kokonaispistemäärän (max 1000 p.) saanut tarjous voittaa tarjouskilpailun. Tasapisteissä ratkaisee ensin palvelukuvaus ja sitten toteuttajatiimi.
7 (7) Mikäli tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, tarjouksesta ei pysty ottamaan selkoa tai tarjous ei muuten täytä tilaajan asettamia vaatimuksia, tilaajalla on oikeus hylätä tarjous. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, voi Sipoon kunta keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. 12. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Sipoossa Kehittämis- ja kaavoituskeskus Kaavoitusyksikkö Pilvi Nummi-Sund kaavoittaja LIITTEET Liite 1: Tutkimussuunnitelma Liite 2: Hintalomake (tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Liite 3: Arviointitaulukko Liite 4: Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Palvelut) http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20100217julkis/jyse _2009_palvelut.pdf