Henkilöstön tukeminen muutoksessa Kuva aineistopankista, 200 dpi, pienennä case Helsingin yliopiston tietotekniikkaosasto (TIETOS) Pirkko Tikkanen, Helsingin yliopisto, Tietotekniikkaosasto IT2008 24.10.2008
Esityksen sisältö TIETOS muutoksessa mukana Muutosta tukevat toimenpiteet Muutosjohtamisen teoriaa ja yhteenveto Muutoksessa pelottaa se, ettei saa etukäteen minkäänlaisia takeita siitä, että on oikealla tiellä (Tommy Hellsten) 2
TIETOSin organisaation rakennemuutokset Vuoden 2005 organisaatio Nykyinen organisaatio 3
Henkilöstömuutokset 4
IT 2009 kehittämisohjelman projektit tilanne tammikuussa 2007 Käynnissä Ei aloitettu Painopisteet Kohti palvelukeskuksia Verkkopalvelut ja sähköinen asiointi Tekn.perustusten vahvistaminen ja kehittäminen IT-toimialan johtaminen Henkilöstön kehittäminen 5 2006 2007 2008 2009 Määritt. Koek. PP Suunn. Kampuspalveluk eskukset Esiselv. & projektien suunnittelu Projektien suunnittelu Helpdesk-projektin osahankkeet Pilotit Tuotteistus Mappi Toimintojen käynnistys Tukihenkilöosaaminen Arkkitehtuuri (refer. arkk. & vakiointi) Esiselvitys Kustannuslaskenta Yhteisöllisyyden tuki & uudet Palvelukäytävä Palvelujen kehitysprojektit Prosessien kehitysprojektit Tietoverkot ja tietoturva Tiedon elinkaaren hallinta IT-toimialan johtaminen Kehittämissuun. henkilöstölle Toimintojen kehittäminen Ryhmätoiminnan keh. Projektinhallinta ja viestintä
IT2009-ohjelmasta tiedottaminen Tavoitteet esiteltiin koko osastolle kehittämisiltapäivässä -> ryhmissä keskustelut -> yhteenveto ryhmänvetäjätapaamisessa -> tiedotus kehittämisiltapäivässä (syksy 2006) Kehittämisiltapäivissä esitelty yksittäisiä projekteja ja järjestetty myös mm. paneelikeskustelu Jatkuvasti projektien etenemisestä juttu osaston sisäisessä TIETOSET-lehdessä Ohjelman koordinaatiokokoukset keskimäärin kerran kuussa 6
Ryhmätoiminnan kehittäminen (vuosi 2007) Selkeytettiin ryhmänvetäjän ja nimikkopäällikön rooleja Ryhmänvetäjän käsikirja Ryhmänvetäjien verkostoituminen HENKKA-valmennus Muutosta ei voi hallita, siihen voi vai osallistua (Tommy Hellsten) 7
HENKKA-VALMENNUS, toteuttajana Heuristica Oy Aloitusworkshop 13.12.2006: miten IT2009 visio saavutetaan mitä odotuksia ja toiveita osallistujilla on osaamisen, oppimisen ja kehittymisen tarpeet 1. valmennuspäivä 22.1.2007 - Ajanhallinta 2. valmennuspäivä 14.3.2007 - Palaverit 3. valmennuspäivä 17.4.2007 - Hyvä vuorovaikutus 12/2006 r y h m ä y k s i l ö HEKES 1 HEnkilökohtainen KEhittymisSuunnitelma oma visio ja sen suhde IT 2009 visioon omien kehittymistarpeiden arviointi versio 1 Oma HEKEStoteutus: itseopiskelu sparraus keskustelut valmennukset verkostot 2. Workshop 24.5.2007, arviointia ja kertausta sekä HEKES seuranta, tuki ja päivitys HEKES versio 2 4. valmennuspäivä 5.9.2007 - Ihmisten erilaisuus 5. Valmennuspäivä 12.10.2007 - Palaute ja argumentointi kirjallisuus työnohjaus mentorointi työkokemukset reflektointi jne... Päätösworksho 8.11.2007 Minne on tultu? Miten tästä eteenpäin? HEKES versio 4..n 12/2007 HEKES-loppukeskustelut 8
Esimieskoulutuksen eteneminen ja sisällöt 2008 2 lähipäivää Moduuli 1. HENKILÖSTÖHALLINNON JA LAKIASIAIN PÄIVÄ Henkilöstö-poliittinen ohjelma ja linjaus 4.2. 1. TALOUSHALLINNON PÄIVÄ Taloudellinen toiminta ja vastuu 13.3. Helsingin yliopiston asiantuntijat kouluttajina 9 2 lähipäivää 2 lähipäivää 2 lähipäivää Moduuli 2. KEHITYS- JA PALKKAKESKUSTELUT Moduuli 3. ESIMIESTYÖN ONNISTUMISEN EDELLYTYKSET Moduuli 4. OSAAVAN HENKILÖSTÖN PALKKAAMINEN JA PITÄMINEN Esimiehen vuorovaikutus- ja Palautetaidot Esimiestyön perustehtävät ja strateginen johtaminen 5.6. Esimiehen henkilöstöjohtamistehtävät Kehityskeskustelut ja palkitseminen Toimivan työyhteisön rakentaminen Erilaisten ihmisten johtaminen 28.2. 29.2. Esimiesarvion käsittely 6.6. 28.8. 29.8. 2M. TEHTÄVÄT: 3M. TEHTÄVÄT: 4M. TEHTÄVÄT: * Ennakkotehtävä: Vuorovaikutus-taitoihin liittyvä ennakkokysely * Ryhmäkehityskeskustelut * Ennakkotehtävä * Esimiesarvioon vastaaminen * Henkilökohtainen kehittymissuunnitelma *Ennakkotehtävä: rekrytointimalliin perehtyminen * Vuorovaikutustaitojen kehittäminen Esimiesarviointi henkilökohtainen Esimiehenä kehittyminen: kehittymissu
Perehdyttäminen ja yhteisöllisyys (2007 2008) Keskustelukierros hyvästä yhteishengestä Perehdyttäjäverkosto Tervetuloa osastolle -tilaisuudet Yhteisöllisyyspäivät 2007 ja 2008 10
Muita muutosta tukevia toimenpiteitä Uusien lähitukiryhmien ryhmäytymistä tukeva työnohjauksellinen prosessikonsultaatio Palvelupäällikköjen prosessikonsultaatio Osaston johtamisen kehittäminen Koko osaston henkilökunnalle HEURIXtyökirjat työelämätaitojen opiskeluun Substanssipuolen koulutukset (tukihenkilökoulutus, ITIL-koulutukset jne.) 11
Resurssointi HY sai Valtiokonttorilta KAIKU-rahaa johtamisen uudistamiseen ja palvelutoiminnan uudelleen järjestämiseen, josta tietotekniikkaosasto sai tukea esimieskoulutuksen järjestämiseen, lähitukiryhmien ja palvelupäälliköiden työnohjaukselliseen prosessikonsultaatioon HY:n henkilöstön kehittämisyksikkö tukenut ammatillista koulutusta (tukihenkilöiden koulutusohjelma) HY sai VM:n rahaa henkilöstön uudelleen sijoittamisen tukitoimista aiheutuviin menoihin, josta pieni siivu TIETOSille ammatilliseen koulutukseen Muut toteutettu osaston omilla resursseilla 12
Muutoksen johtaminen 1 (2) Muutoksen portaat Timo Erämetsä: Myönteinen muutos. 2003 13
Muutoksen johtaminen 2 Työyhteisö voi auttaa ottamalla henkilökunnan mukaan muutokseen ja sen valmisteluun, keskustelemalla ja tiedottamalla tarpeeksi sekä kouluttamalla uusia valmiuksia Yksilö itse voi edesauttaa osallistumalla aktiivisesti muutoksen läpivientiin, selvittämällä ja kysymällä faktoja sekä jakamalla huoliaan muiden kanssa (Pekka Järvinen: Esimiestyö ja työyhteisön kehittäminen. 2000) Mitään uutta ei voi saavuttaa, ellei ole valmis luopumaan entisestä (Tommy Hellsten) 14