Tuusulan kunta 29.10.2014 Konsernipalvelut Ruokapalveluyksikkö TARJOUSPYYNTÖ RUOKAPALVELUHENKILÖSTÖN TYÖVAATTEISTA Tuusulan kunnan ruokapalveluyksikkö pyytää tarjoustanne ruokapalveluhenkilöstön työvaatteista sopimuskaudelle 1.1.2015-31.12.2017. Tarjouskilpailun perusteella tehtävä hankintasopimus on luonteeltaan puitesopimus. Tuusulan kunnan ruokapalvelut varaa mahdollisuuden jatkaa sopimusta 1 vuoden optiolla. Hankinnan kuvaus Tarjouspyyntö koskee Tuusulan kunnan ruokapalveluhenkilöstön työvaatteita. Tuusulan kunnan ruokapalveluissa työskentelee n.70 työntekijää. Tarjottavien tuotteiden tulee olla ammattikäyttöön tarkoitettuja ja käyttötarkoitukseensa sopivia. Työvaatteet voivat olla vakiomallistosta ja väriltään mustia ja vihreitä. Vihreä väri on Pantone 361 tai mahdollisimman lähellä mainittua väriä. Mallistosta tulee löytyä sopivia työvaatteita erikokoisille työntekijöille ilman lisäkustannus. Työvaateiden vähimmäisvaatimukset sekä laatuvaatimukset on kuvattu liitteessä 1. Tarjottavan tuotteen tulee olla vaatimusten mukainen. Tarjouksen liitteenä on oltava kaikkien tarjottujen tuotteiden tuoteselosteet ja muut mahdollista käyttöä tai tuotetta koskevat tiedot. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä. Tuusulan kunnan ruokapalvelut eivät sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita hankitaan tarpeen mukaan ja tuotevalikoiman mukaisesti noudattaen kunnan hankintaohjeita. Ostot eivät välttämättä jakaudu tasaisesti koko sopimuskaudelle. Solmittavaa hankintasopimusta voivat halutessaan käyttää myös muut kunnan yksiköt. Työvaatevalikoimaa tulee voida laajentaa sopimuskauden aikana tilaajan tarpeen mukaan. Mallistomuutokset ja/tai korvaavat työvaatteet tulee sopia tilaajan kanssa. Sivu 1 / 8
Tarjoajan on tarjottava tilaajan henkilöstölle mahdollisuus varmistaa työvaatteiden koko ja malli koesovituksessa, joka tapahtuu henkilökohtaisella sovituksella ilman eri kustannusta. Tämä koesovitus tapahtuu Tuusulassa kolmessa eri kohteessa, jotka sijaitsevat Jokelassa, Kellokoskella ja Hyrylässä. Sovituksen tulee toteutua 2 viikon kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta. Sopimuskauden aikana sovituksia toimitetaan tarvittaessa kerran vuodessa. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankintailmoitus on julkaistu sähköisesti Kauppa- ja teollisuusministeriön ylläpitämässä HILMA -ilmoituskanavassa (www.hankintailmoitukset.fi) ja Tuusulan kunnan Internet-sivuilla 30.10.2014 www.tuusula.fi/päätöksenteko/hankinnat.. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankintamenettely voidaan keskeyttää osittain tai kokonaan, mikäli yksikään tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä ruokapalveluiden edellyttämällä tavalla tai tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia tai olosuhteet muuttuvat tarjouskilpailun aikana sellaisiksi että ruokapalvelut eivät voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia. Tarjousten käsittely, vertailu ja kelpoisuusarviointi Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 2. Tarjousten vertailu ja mallikappaleiden tarkistus 3. Voittaneen tarjouksen tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen, jos voittanut tarjoaja ei täytä kelpoisuus ehtoja, valitaan toiseksi tullut tarjous. 3.1 Tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen Voittaneen tarjouksen tulee toimittaa kelpoisuuden toteamiseksi seuraavat asiakirjat: - tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä (arvonlisäverotunnus) sekä Y-tunnus (tulostettavissa Internet-osoitteesta www.ytj.fi) Sivu 2 / 8
Tarjouksen sisältö - todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista - vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta (eläkevakuutukset, lakisääteiset työttömyys- ja ryhmähenkivakuutukset) - todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuun - tuloslaskelma, tase ja toimintakertomus viimeiseltä päättyneeltä tilikaudelta - liite 3. Tarjouksen ja sen kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Hinta ja hinnan voimassaolo Hinnan tulee olla nettohinta, alv 0 %. Tuotehinnan tulee olla sitovasti voimassa 31.12.2015 saakka. Sen jälkeen hintaa voidaan yksilöidystä, perustellusta ja todellisesta syystä tarkistaa kerran kalenterivuodessa sopimuskauden aikana. Tarkistettu hinta on voimassa seuraavan 12 kuukautta. Tuotehintojen laskiessa riittää toimittajan ilmoitus. Hinnan korotusaikeista käynnistetään hinnantarkistusneuvottelut. Mahdollisista hinnankorotusaikeista on ilmoitettava ruokapalveluille viimeistään kolme (3) kuukautta ennen aiotun hintamuutoksen voimaantuloa. Hintojen muuttuessa myyjä toimittaa tilaajalle uuden hinnaston. Mikäli toimittajalla on sopimuskauden aikana sopimushintoja alempia tarjoushintoja (esim. kampanjahintoja), tilaaja saa tuotteet aina halvimpaan hintaan. Tarjouksesta tulee ilmetä hankintakauden ja mahdollisen optiovuoden hinnantarkistussuunnitelma. Mikäli tarjouksessa olevaa tuotetta ei ole saatavilla, tulee tarjotulla hinnalla toimittaa vastaava tuote. Sopimuskausi ja optiot Sopimus tehdään kolmeksi (3) vuodeksi. Sopimuksen alkamisaika on 1.1.2015. Tilaaja varaa option jatkaa sopimusta 1 vuodella. Option käytöstä ilmoitetaan 3 kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Optiokauden ehdot ovat samat kuin edeltävänä sopimus- tai optiokautena. Sivu 3 / 8
Toimitusehto Toimitus tapahtuu toimitusperiaatteella/-ehdolla Toimitettuna perille (TOP), Tuusula tilaajan ilmoittamaan toimituspisteeseen. Tuusulan kunnan ruokapalveluilla on viisi keskuskeittiötä joihin tuotteita tullaan tilaamaan rahtivapaasti (liite 2). Tuusulan kunnan ruokapalvelut tilaavat pääsääntöisesti uudet työvaatteet isomassa erässä kerran vuodessa. Ensimmäinen laajempi työvaate tilaus tehdään tammikuussa 2015. Työvaatteet toimitetaan jokaiselle työntekijälle yksittäin pakattuina ja nimellä varustettuna (yksittäiset paketit voidaan toimittaa yhteisessä paketissa). Yksittäisten uusien työvaatekertojen toimituksen tulee tapahtua neljässä viikon sisällä tilauksesta 1-5 kpl tilauksissa, isommissa tilauksissa kuuden viikon sisällä tilauksesta.. Mikäli toimitus viivästyy toimittajasta tai toimittajan vastuulla olevista syistä, toimittaja on velvollinen suorittamaan viivästyssakkoa 5 % viivästyneen tuotteen hinnasta kultakin alkavalta viivästysviikolta. Viivästyspäiviksi lasketaan arkipäivät maanantai-perjantai. Tarjoajalla tulee olla käytössään sähköinen tilausjärjestelmä/lomake. Tarjouksen liitteeksi kuvaus käytössä olevasta tilausjärjestelmästä. Mallikappaleiden toimittaminen Mallikappaleet toimitetaan vain tuotteista 1. esiliina, 6. T-paita, 7. kokintakki naisten ja 10. liivihame Mallikappaleiden tulee olla liitteessä 3 asetettujen ehdottomien vaatimusten mukaisia. Tarjoajan tulee sitoutua toimittamaan mallikappaleiden mukaisia tekstiilejä sopimuskauden aikana. Mallikappaleiden tulee olla kokoa M. Mallikappaleet tulee selkeästi merkitä (tarjoaja, tarjottava tuote hintaliitteen tuotenumerolla ja -nimellä varustettuna). Kaikkiin mallikappaleisiin tulee kiinnittää tuotekohtainen tuotelehti, josta ilmenevät materiaalit (kangasnäytteet) sekä koko tai kokojakauma. Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko, sähköinen laskutus ja toimituksen viivästymissanktio Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun pe- Sivu 4 / 8
rusteet. Maksuehdon tulee olla vähintään 30 pv netto. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelylisiä/-maksuja yms. ei hyväksytä. Viivästyskorko saa olla enintään korkolain mukainen. Tuusulan kunnalla on valmius vastaanottaa laskut sähköisesti. Vaihtoehtotarjoukset Vaihtoehtotarjouksia ei hyväksytä. Toimitusaika Toimitusaika tilauksen jättämisestä on ilmoitettava tarjouksessa. Alihankinta Alihankkijoiden käyttö sallitaan. Tarjouksesta on käytävä ilmi mahdollinen alihankinta. Tarjoaja vastaa alihankkijoiden työstä. Tarjousten valintaperusteet Hankinnan valintaperusteena on edullisin kustannus. Hankintapäätökset Kunta tekee hankinnasta kirjallisen hankintapäätöksen, joka perustuu tällä tarjouspyynnöllä saatujen tarjousten vertailuun. Sopimuksen siirtäminen Kummallakaan osapuolella ei ole oikeutta ilman toisen osapuolen suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Sopimuksen purkaminen Mikäli toinen osapuoli olennaisella tavalla rikkoo sopimusta eikä 14 päivän kuluessa saatuaan asiasta toiselta osapuolelta kirjallisen huomautuksen ole oikaissut menettelyään, toisella osapuolella on oikeus purkaa sopimus päättymään heti. Sopimuksen irtisanominen Sekä tilaajalla että työvaatetoimittajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Tilaaja pidättää oikeuden lisätä tai vähentää sopimukseen kuuluvia yksiköitä ja toimipisteitä toiminnan volyymiin tai alueelliseen sijaintiin liittyvien muutosten yhteydessä. Sivu 5 / 8
Hankinnan muut ehdot Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista 348/2007. Hankinta sitoo Tilaajaa vasta, kun sitä vastaava sopimus on allekirjoitettu. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus, jossa noudatetaan tarjouspyyntöasiakirjoja, julkisten hankintojen tavaroita koskevia yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 TAVARAT) ja tarjousta liitteineen. Työvaatetoimittajan omia yleisiä ehtoja ei hyväksytä osaksi sopimusta. Asiakirjajulkisuuden osalta hankinnassa sovelletaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjoajan mielestä mahdolliset liike- ja ammattisalaisuuksia koskevat tekstit pyydetään merkitsemään selvästi ei-julkinen merkinnällä. Kunta pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 31.12.2015 saakka. Tarjouksen jättäminen Tuusulan ruokapalveluille osoitettu tarjous jätetään suljetussa kirjekuoressa paperiversiona viimeistään 17.11.2014 kello 12.00. Tarjousasiakirjat on toimitettava sekä kirjallisena että USB- tikulle tallennettuna. Mallikappaleet tulee toimittaa samassa yhteydessä. Toimitusosoite: Tuusulan kunta Ruokapalvelupäällikkö Kirsi Hanski PL 60 04301 Tuusula Käyntiosoite: Rykmentintie rak. 48 04300 Tuusula Kuoreen tunnus: " TYÖVAATTEET Sivu 6 / 8
Tarjousaikana esitettävät kysymykset Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset tulee lähettää 5.11.2014 klo 12.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: kirsi.hanski@tuusula.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: työvaatteet. Tilaaja ei vastaa muihin kuin edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen toimitettuihin kysymyksiin. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan 10.11.2014 klo 16.00 mennessä Tuusulan kunnan Internet sivuilla www.tuusula.fi/päätöksenteko/hankinnat. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Liitteet Liite 1 Liite 2 Liite 3 Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset ja hinnat Toimituspaikat Tarjoajan kelpoisuuden ehdot Sivu 7 / 8
Sivu 8 / 8