1 (8) Rotaatio-, suurarkki- ja pienpainotöiden hankinta Sopijaosapuolet Sopimuksen yhteyshenkilöt: Sopimuksen kohde ja tavoitteet Sopimusta käyttävät konserniyhteisöt Espoon kaupunki jäljempänä Asiakas Osoite Y 0101263-6 ja Yritys jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus Asiakkaan yhteyshenkilön yhteystiedot Toimittajan yhteyshenkilön yhteystiedot Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Tämä sopimus koskee Espoon kaupungin tilaamia rotaatio- ja suurarkkipainotöitä B1- A2 sekä erikoisformaattisia B3 pienpainotöitä. Asiakas ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Asiakas on solminut hankintaa koskevan sopimuksen useamman puitesopimustoimittajan kanssa. Tähän sopimukseen voivat halutessaan liittyä Asiakkaan konserniyhteisöt sen jälkeen kun konserniyhteisö on siitä ensin sopinut Asiakkaan sopimuksesta vastaavan yhteyshenkilön kanssa. Asiakkaan sopimuksesta vastaava yhteyshenkilö vahvistaa Toimittajan vastaavalle yhteyshenkilölle konserniyhteisön liittymisen sopimukseen. Konserniyhteisö on oikeutettu käyttämään Asiakkaan ja Toimittajan välistä sopimusta välittömästi sen jälkeen, kun konserniyhteisö on ilmoittanut Toimittajalle laskutus-, ym. Toimittajan edellyttämät tiedot. Konserniyhteisöt ovat yhteisöjä, joissa Asiakkaalla on määräysvalta. Selvyyden vuoksi todetaan, että konserniyhteisö ei tule tämän sopimuksen sopijaosapuoleksi, eikä se voi siten esimerkiksi sopia muutoksia tähän sopimukseen.
2 (8) Sopimuksen käyttö Yksittäisistä painotöistä pyydetään sopimuskauden aikana aina yksilöity tarjous kaikilta kyseisen osion sopimustoimittajilta tarjouspyynnön liitteen 4, kevennetty kilpailutus, mukaisesti. Sopijaosapuolten vastuut Asiakas vastaa siitä, että tiedustelut työn tekemisestä tehdään mahdollisimman aikaisin Toimittajalle tehdään työn tarkasti määrittelevä kirjallinen tilaus työn tekemiseen tarvittava materiaali luovutetaan Toimittajan käyttöön hyvissä ajoin mikäli viimehetken muutostarpeita ilmenee, Asiakas neuvottelee niistä ja niiden mahdollisista vaikutuksista kustannuksiin ja toimitusaikaan Toimittajan kanssa. Toimittaja vastaa siitä, että työkohtainen tarjous annetaan sähköpostitse erikseen sovitulla tavalla määräaikaan mennessä työ tehdään sovitulla tavalla ja sovitussa aikataulussa jos työn toimitus on vaarassa poiketa tilatusta esim. toimitusajan suhteen, Toimittaja ottaa välittömästi yhteyttä työn tilaajaan tehdystä painotyöstä toimitetaan painatuspalveluihin aina kolme näytekappaletta. Sopimuskausi Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimus on määräaikainen 1.1.2013-31.12.2014. Sopimuskauteen sisältyy lisäksi 1 + 1 optiovuotta. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan n. 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Alihankkijoiden käyttö Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Tilaaminen Tilaus tehdään ERP -järjestelmän kautta. ERP -järjestelmän kautta tehtäviä tilauksia varten Toimittajan tulee ilmoittaa Asiakkaalle sähköpostiosoite, johon tilaukset lähetetään. Sähköpostiosoite ei saa olla henkilökohtainen. ERP -järjestelmästä tilaus lähtee pdf -muotoisena toimittajan sähköpostiosoitteeseen.
3 (8) Tilaustavasta sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. Toimitusehto Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko TOP Espoo (Finnterms 2001) tai sopimuksen mukaan. Lasku voidaan maksaa, kun painotyö on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti. Jokaisesta tilauksesta tulee olla oma erillinen lasku. Koontilaskut eivät ole sallittuja. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Asiakkaan tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen Asiakkaan sisäinen laskun kierrätys vaatii seuraavat tunnisteet/ viitteet laskuun: ERP -järjestelmän kautta tehtyihin tilauksiin kohdistuvissa laskuissa viitteenä käytetään tilauslomakkeessa olevaa tilausnumeroa. Paperisella tilauslomakkeella tehtyihin tilauksiin kohdistuvissa laskuissa viitteenä käytetään tilauslomakkeessa olevaa reskontratunnusta, tilaajan koko nimeä ja tilaajan puhelinnumeroa. Laskut lähetetään osoitteella: Espoon kaupunki Taloushallintokeskus PL 112 02070 ESPOON KAUPUNKI Espoon kaupunki vastaanottaa ostolaskut verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Laskutukseen liittyen voi ottaa myös yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen Eostolaskut@espoo.fi. Laskutusmenettelyn yksityiskohdista sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin.
4 (8) Vakuutukset Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. Reklamaatiot Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa Asiakkaan tulee olla mahdollisimman pian suoraan yhteydessä Toimittajan yhteyshenkilöön, jonka tulee vastata reklamaatioon viipymättä. Sanktiot Mikäli Toimittaja ei pysty toimittamaan työtä lainkaan tai toimitus viivästyy ja Toimittaja tiesi tai sen olisi pitänyt tietää, että toimitusajalla on Asiakkaalle oleellinen merkitys, on Asiakkaalla oikeus viivästyssakkoon tai kateostoon kolmannelta osapuolelta. Toimittaja sitoutuu tässä tilanteessa suorittamaan Asiakkaalle kateostosta aiheutuneet ylimääräiset kustannukset. Asiakas ei ole velvollinen ottamaan viivästynyttä toimitusta vastaan. Mikäli Asiakas päättää ottaa viivästyneen toimituksen vastaan, Asiakkaalla on oikeus saada toimituksesta 15 % alennus jokaiselta alkavalta vuorokaudelta, kuitenkin enintään 45 % tilauksen kokonaishinnasta. Kestävä kehitys Sopimusseuranta Sopijapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. Toimintatapoja kehitetään hyvässä yhteistyössä ja seurataan säännöllisesti. Tehdyistä toimituksista lähetetään kolmen kuukauden välein euromääräiset tiedot Painatuspalveluihin painatusassistentille. Sopimuksen siirtäminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan
5 (8) Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Ylivoimainen este Sopimuksen muutokset Sopimuksen Irtisanominen Sopimuksen purkaminen uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 3 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (3 viikkoa) korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta.
6 (8) Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli Toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja Tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta Toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi olut Tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin Toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista tavaroista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Sopimuksen päättyminen Asiakas tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet/palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, asiakkaan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes asiakas on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin. Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Asiakas noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä.
7 (8) Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista, tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta, tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta, tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Noudatettavat sopimusehdot Siltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole toisin sovittu, noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT/JYSE 2009 PALVELUT). Sopimuskappaleet Tämä sopimus on tehty kahtena samansanaisena kappaleena, yksi kummallekin sopijapuolelle.
8 (8) Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Tämä sopimus Tarjouspyyntö Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT ) Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Espoossa ESPOON KAUPUNKI TOIMITTAJA Kari Sirviö toimitusjohtaja Espoo Logistiikka -liikelaitos LIITTEET