Sähköinen laskutus seminaari 13.6.2012 Saimaan ammattikorkeakoulu, Tulkki -projekti 13.6.2012 Visma Services Teemuaho Oy Asiakkuus- ja aluejohtaja Päivi Nieminen Visma Group Toimintaa Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Alankomaissa ja Romaniassa Pääkonttori Norjassa Liikevaihto (2011) n. 680 M Henkilöstöä n. 4 800 Asiakkaita n. 340 000 Pääomasijoitusrahasto Kohlberg Kravis & Roberts (KKR) omistuksessa 09/2010 lähtien Liiketoiminta-alueet Visma Services tarjoaa asiakkailleen taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon palveluita Visma Software tarjoaa yrityksille tehokkaita tietojärjestelmiä toiminnanohjaukseen ja taloushallintoon Page 2 1
Visma Suomessa Suomessa n. 700 työntekijää, joista ohjelmistopalveluissa n. 200 ja talous- ja HR- alueen ulkoistamispalveluissa n. 500 Suomessa Vismaa edustavat seuraavat yritykset; Visma Services Oy Visma Services Teemuaho Oy Visma Severa Oy Visma Software Oy Visma Avendo Oy Netvisor Oy Passeli Ohjelmat Oy Ulkoistaminen Joustavia ulkoistamisratkaisuja asiakkaan ehdoilla Visma huolehtii sovituista taloushallinnon vastuualueista Asiakas voi itse hoitaa tehtävät, jotka soveltuvat sen omalle organisaatiolle Lappeenrannan toimistopäälliköt Sirpa Turunen ja Sari Pulli 2
Sähköinen laskujen käsittely Verkkolasku kirjanpidossa Visma Services Teemuaho Oy Asiakkuus- ja aluejohtaja Päivi Nieminen paivi.nieminen@visma.com 040 5457 335 13.6.2012 Mikä on verkkolasku? Lasku, joka lähetetään ja vastaanotetaan sähköisesti ja joka automatisoi laskujen käsittelyn. Lasku siirtyy sähköisesti lähettäjän järjestelmästä vastaanottajan järjestelmään Sisältää aina laskudatan, laskun kuvan ja on arvonlisäverotuksen vaatimukset täyttävä dokumentti Ei ole sähköpostitse lähetetty PDF-kuva, skannattu paperilaskun kuva, faksattu lasku tai EDI (Electronic Data Interchange)/XML-tiedosto 3
Verkkolasku kirjanpidossa -> Sähköinen taloushallinto Myyntilaskun lähettäminen; verkkolasku, sähköinen lasku Myyntireskontra, suoritusten kohdennus Ostolaskun vastaanottaminen; verkkolasku, sähköinen lasku Kierrätys->Hyväksyntä->Ostoreskontra->Maksatus Tiliotteet sähköisesti pankeista Palkkalaskelmat ekirjeenätai Netpostiintai verkkopankkiin palkansaajalle Matkalaskujen sähköinen käsittely Asiakasraportointi (asiakasextranet) sähköisesti Sähköinen arkistointi; tositteet, kirjanpitokirjat, muu hallintomateriaali Sähköinen taloushallinto -> toimintatapojen muutokset Tehokkuus - Ajansäästö Työskentelytapojen muuttuminen, päällekkäinen työ poistuu ja toiminnot tehostuvat Asiakas Kirjanpitäjä Tilintarkastaja Myynti-ja ostolaskut verkkolaskuna Suoritusten kotiutuminen nopeutuu Rahavirran hallinta, kassansuunnittelu ja kontrolli paranevat Kustannustehokkuus Asiakastyytyväisyys Kirjanpidon raportointi nopeaa ja ajantasaista, kun aineisto on ja käsitellään päivittäin järjestelmässä Hiilijalanjälki 4
Käyttöönottoprosessi - ostolaskut Yrityksen laskutusosoite muuttuu verkkolaskutus- tai postilokero-osoitteeksi Ilmoitus / kirje yrityksen toimittajille siitä, että yrityksellä on mahdollisuus vastaanottaa verkkolaskuja / sähköisiä laskuja Verkkolaskut suoraan järjestelmään Paperilaskut skannataan (skannauspalvelu tai itse) Laskun kiertolista perustetaan järjestelmään; määritetään käyttöoikeudet (asiatarkastajat hyväksyjä) Lasku tiliöidään (kirjanpitotili, kustannuspaikka) järjestelmässä; tiliöintiroolit (asiakas, tilitoimisto) Esitiliöintimahdollisuus Lasku laitetaan kiertolistan mukaiseen tarkastuskiertoon; tiliöintejä voidaan kommentoida / muuttaa Hyväksyjän kuittauksen jälkeen siirto reskontraan ja kirjanpitoon Laskun maksaminen eräpäivänä (asiakas/tilitoimisto) Sähköinen järjestelmä käytettävissä noin 3 viikossa Tilitoimiston toiminnot laskun käsittelyssä Laskujen tai liitteiden tallennus (skannauspalvelu) Saapuneiden laskujen tarkastus ja muokkaus Laskun kiertoon laitto manuaalisesti/automaattisesti Laskun kommentointi, tiliöinti ja kohdennus Haku-, selailu- ja laskutoimitukset Aineistojen siirrot (automaattinen/manuaalinen) Ylläpitotoiminnot - asiakas/vastaanottajaprofiilit perustaminen / ylläpito - toimittajakohtaiset tai yleiset esitiliöinnit - toimittajakohtaiset / yleiset tiliöintipohjat - kausien, toimittaja-, tili- ja seurantakohdetietojen ylläpito - käyttäjähallinta - kiertolistojen ylläpito - arkistosiirrot 5
Yrityksen pääkäyttäjätoiminnot laskun käsittelyssä Laskujen tai liitteiden tallennus (skannauspalvelu) Saapuneiden laskujen tarkastus ja muokkaus Laskun kiertoon laitto Laskun kommentointi, tiliöinti ja kohdennus Haku-, selailu- ja laskutoimitukset Aineistojen siirrot (automaattinen/manuaalinen) reskontraan Ylläpitotoiminnot - vastaanottajaprofiili - toimittajakohtaiset tai yleiset esitiliöinnit - toimittajakohtaiset / yleiset tiliöintipohjat - kausien, toimittaja-, tili- ja seurantakohdetietojen ylläpito - käyttäjähallinta - kiertolistojen ylläpito Yrityksen käyttäjien toiminnot laskun käsittelyssä Saapuneiden laskujen tarkastus Laskun kommentointi, tiliöinti ja kohdennus - käyttäjähallinnan oikeustasojen mukaan Kiertolista huolehtii automaattisesta kierrosta -> Laskun siirtäminen tarvittaessa seuraavalle henkilölle tarkastettavaksi (ja kohdennettavaksi / tiliöitäväksi) Haku-, selailu- ja laskutoimitukset Ylläpitotoiminnot -salasanat - sijaisuudet 6
Laskujen haku- ja selailutoiminnot Tallennettuja laskuja voidaan hakea ja selailla Laskulistan hakutoimintojen avulla. Hakukriteereinä voidaan käyttää mm. seuraavia tietoja: toimittaja laskun numero laskun laji laskun päiväys eräpäivä tositepäivä tositenumero käyttäjä (laskun tarkastaja) laskun status jne. Sähköposti-ilmoitus Järjestelmä lähettää automaattisia sähköposti-ilmoituksia eri tilanteissa. Käyttäjille ilmoitetaantarkastettaviksi tulleista laskuista asetuksista riippuen 1-2 kertaa päivässä. Järjestelmä huolehtii myös automaattisista ilmoituksista pääkäyttäjälle. 7
Hinnoittelu järjestelmän käyttö Käyttöönottoveloitus Perusveloitus ja käyttäjäkohtainen veloitus Käyttöönotto- ja koulutusveloitus Tiedote toimittajille Tarvittaessa myös ostolaskujen käsittelyn prosessin kartoitus ja kehitystoimenpiteet Kausittaiset veloitukset Käyttäjäveloitus aktiivisten käyttäjien mukaan Ostolaskujen lukumäärä Verkkolaskujen määrä Skannattujen laskujen määrä (skannauspalvelu) Sähköinen taloushallinto, miksi? Nykyaikainen ja kustannustehokas ratkaisu, joka vapauttaa yrityksen / yrittäjän työaikaa yrityksen varsinaiseen toimintaan Moderni tapa parantaa asiakaspalvelua kustannussäästöt verkkolaskun lähettäjä vastaanottaja Ostolaskujen kierrätys tehokasta ei enää kirjekuorien avaamista ja laskujen lajittelua, laskut eivät katoa / unohdu työpöydälle Ajasta ja paikasta riippumaton laskujen ja tiedon käsittely Järjestelmien helppokäyttöisyys Vähemmän käsin tehtyä tallennustyötä, virheet vähenevät Laskuja ei tarvitse erikseen lähettää tilitoimistoon Lasku on kertakirjauksella kirjanpidossa -> kirjanpidon valmistuminen ja johdon raportointi nopeutuu Erääntyvät laskut helposti tiedossa, maksuvalmiuden suunnittelu tehostuu Kokonaisuuden hallinta helpottuu Sähköinen arkistointi säästää tilaa ja paperia, arkistomappeja ei enää tarvita Kaikki taloushallinnon raportit ja tiedot käyttöoikeuksien mukaisesti helposti käytettävissä siellä, missä on internet -yhteys Suojattu yhteys tietoturva Hiilijalanjälki 8
Ostolaskujen käsittely Ostolaskujen sähköinen käsittely säästää työaikaasi. Paperisen laskun käsittelyyn kuluu 7-30 minuuttia. Vastaavasti sähköisestä ostolaskun käsittelystä selviydyt 3-5 minuutissa. Ostolaskujen hyödyt ovat sitä suuremmat mitä enemmän ostolaskuistasi tulee verkkolaskuina. Verkkolaskujen määrä riippuu Sinulle palveluja ja tavaroita toimittavien yritysten valmiudesta lähettää ostolaskusi verkkolaskuina. Luettelon näistä yrityksistä löydät Tieken kotisivuilta www.tieke.fi Kunnioitus Luotettavuus Innovatiivisuus Osaaminen Yhteishenki Kiitos! 9