Taloushallinnon toimistotyöt

Transkriptio

1 Taloushallinnon toimistotyöt

2 LASKUJEN KÄSITTELY Myyntilaskut Ostolaskut Reskontrat Viivästyskorot MAKSULIIKENNE Maksutavat Kassanhoito Ulkomaan maksut Perintä

3 Alussa on LIIKEIDEA Toimintaansa varten hankitaan tuotteita ja palveluita Henkilöstöä hankitaan suorittamaan tehtäviä Tätä tavaroiden ja palveluiden kiertokulkua sanotaan reaalivirraksi Reaalivirran ylläpitämiseksi yritys tarvitsee asiakkaita Sekä pankilta tai muusta lähteestä rahaa hankintojen ja palkkojen maksamiseen Rahan kiertokulkua kutsutaan rahavirraksi.

4 Miten reaali- ja rahavirta saadaan toimimaan siten, että hankittavat tavarat ja palvelut tulevat oikeaan aikaan, niistä onnistutaan tekemään asiakkaiden toiveiden mukaisia tuotteita ja rahaa on aina käytettävissä hankintoihin ja palkkoihin. Yrityksellä tai laitoksella pitää olla toimivat taloushallinnon järjestelmät ostotilausten tekoon, varastointiin, myyntiin, laskutukseen, perintään ja seurantaan. Järjestelmän koko ja luonne riippuvat yrityksen koosta ja toimialasta, mutta perusperiaate on sama.

5 OSTOTILAUSTEN KÄSITTELY MYYNTILASKUJEN KÄSITTELY VARASTO. KIRJANPITO KUSTANNUS- LASKENTA LASKUTUS KIRJANPITO OSTOLASKUJEN KÄSITTELY/ OSTORESKONTRA MYYNTIRESKONTRA/ PERINTÄ PALKANLASKENTA

6 Laskujen käsittely Myyntilaskut Laskutus on myyntitapahtuman viimeinen vaihe Se perustuu asiakkaan ja myyjän keskinäiseen sopimukseen Lasku on myyjän kirjallinen ilmoitus ostajalle syntyneestä maksuvelvollisuudesta Hyvityslasku eli hyvite on ilmoitus maksuvelvollisuuden peruuntumisesta Laskun tuotteesta tai palvelusta pitäisi lähteä asiakkaalle heti toimituksen jälkeen. Silloin turvataan oma maksukyky ja rahan saaminen.

7 Asianmukainen lasku sisältää: Tiedot tuotteista tai palveluista Yksilöinti selväkielisesti Yksikköhinnat Kokonaishinta Merkintä verottomuuden syystä Tiedot lähettäjästä ja vastaanottajasta Lähettäjän nimi ja osoite Yhteyshenkilö ja puhelinnumero Vastaanottajan nimi ja osoite Y-tunnus (yhteisötunnus) ja kotipaikka

8 Asianmukainen lasku sisältää: Muut tiedot laskussa Laskun päivämäärä Toimitusaika Mahdollinen tilauspäivämäärä Maksuehto ja pankkiyhteys Huomautusaika Viivästyskorko

9 Lasku voi olla myös käsin kirjoitettu Lasku on osa yrityskuvaa Lasku on saatava liikkeelle nopeasti, laskujärjestelmän suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa ja vaivaa Lasku on myös kirjanpidon tosite, siksi alv merkinnät on oltava säännönmukaiset Hyvityslaskun tekemistä koskevat samat periaatteet Mistä laskun tiedot? Kun tilattu tavara lähetetään asiakkaalle, tulostetaan tavaran mukana lähete

10 Ulkomaille lähetettävä lasku Kirjoitetaan yhteisesti sovitulla kielellä EU:n alueella on oltava molempien VAT-tunniste, jotta kauppa verotonta (esim FI , jossa maatunnus ja Y-tunnus) Suomalaisen myyjän on kysyttävä tunniste ja tarkistettava sen oikeudellisuus verohallinnosta Laskua koskevat muuten samat säännöt

11 Ostolaskut Saapuva ostolasku on aina tarkistettava Numerotarkistus Määrät, hinnat ja laskutoimitukset ovat oikein. Asiatarkistus Onko tavara tai palvelu tilauksen tai toimituksen mukainen Onko maksuehto ja muut ehdot määritelty sovitulla tavalla Hyväksymistarkistus

12 Reskontrat Myyntireskontra Maksusuoritusten seurantaa kutsutaan myyntireskontraksi Mapeissa oleviin laskuihin tehdään merkintä saadusta maksusta, silloin kun maksu on saapunut tilille Tai pidetään asiakaskohtaista reskontraa tietokoneella, jonne laskut siirtyy laskutusohjelmasta Samoin tulleet suoritukset syötetään koneelle tai ne tulevat pankkiohjelman kautta ns. viitesiirtoina Samoin sieltä saadaan valmiina perintäkirjeet ja korkolaskut

13 Reskontrat Ostoreskontra Ostolaskujen seurantaa varten vastaava järjestelmä Siinä seurataan toimittajakohtaisesti ostolaskuja ja niiden maksamista Maksusuoritukset syötetään tai ne siirretään reskontraan suoraan maksatusohjelmasta Ostotilaus kirjataan järjestelmään, tavarat kuitataan saapuneiksi varastoon ja ostolaskulta kirjataan hintatiedot tuotteille

14 Viivästyskorko Viivästymisestä voidaan korkolain perusteella periä viivästymiskorkoa Korkolain mukainen enimmäiskorko oli vuonna % Koron suuruus määräytyy Euroopan keskuspankin vahvistama viitekorko, johon lisätään 7% Viivästyskorkoa voidaan periä laskun eräpäivää seuraavasta päivästä laskun maksupäivään asti, maksupäivä mukaan luettuna

15 Viivästyskoron laskeminen Vuosikorko 11 x 1700 = 187, Viivästyskorko ajalta (15 pv + 13 pv) X pv =14,54

16 Kassanhoito Kassa on yrityksessä oleva käteisen rahan määrä Päivittäisistä kassatapahtumista on pidettävä kassakirjanpitoa Kassassa oleva raha on laskettava ja täsmäytettävä joka päivä Kassakirjanpito on varsinaisen kirjanpidon osajärjestelmä, ja sen hoitaminen edellyttää tarkkuutta ja huolellisuutta

17 Huhtikuu 2005 pv Selitys Tosite nro Tulot Menot Siirto 602,07 Myynti ,00 Myynti ,75 Siirto pankkiin 859,75 Myynti ,10 Työkaluja 2,50 Matkalasku 153,40 siirto 1466, ,65

18 Ulkomaan maksut SWIFT Society for Worlwide Interbank Financial Telecommunication Suurin osa suomalaisten ja ulkomaalaisten pankkien välisestä maksuliikenteestä hoidetaan SWIFT:n ylläpitämää tietoliikenneverkkoa hyväksikäyttäen IBAN IBAN tilinumero kertoo maksunsaajan pankin ja konttorin Numero alkaa aina kaksikirjaimisella maatunnuksella ja on 15 merkkiä pitkä Käytä aina ensisijaisesti IBAN muotoista tilinnumeroa, mikäli se on tiedossa. IBAN-tilinnumeroa käytettäessä saajan pankin SWIFT tunnus on pakollinen

19 Perintä Hyvin hoidetussa yrityksessä myyntisaamiset eli maksamatta olevat myyntilaskut kiertävät nopeasti eikä saamisten anneta vanheta. Perimistoimenpiteisiin ryhdytään nopeasti ja järjestelmällisesti joko omin voimin tai käyttäen perimistoimiston apua. Luottotietojen tarkistaminen?

20 1. Muistutukset eli karhukirjeet Yleensä muistutuskirjeitä lähetetään 1-3 kpl. Ensimmäinen viikon kuluttua. 2. Puhelinperintä Puhelinperintä on tehokasta. 3. Tratta Tratta on velalliselle lähetetty maksukehotus. Yleensä trattauksen suorittaa perintätoimisto. Tratta voidaan protestoida. Yksityishenkilölle ei voida kuluttajasuojalain mukaan lähettää trattaa. 4. Haastemenettely Kotikunnan käräjäoikeudelle toimitetaan haasteoikeus saatavasta. Siirtyy ulosottoviranomaiselle.