ProOffice -kasvukonsepti. Siirrä asiakkaasi sähköiseen taloushallintoon

Transkriptio

1 ProOffice -kasvukonsepti Siirrä asiakkaasi sähköiseen taloushallintoon

2 Sisällysluettelo ProOffice-kasvukonseptilla menestyt 3 Pysy mukana tilitoimistoalan muutoksessa 4 ProOffice-kasvukonsepti 5 Markkinoinnin tuki 6 Näin tarjoat sähköisiä palveluita 7 Perinteinen ja sähköinen kirjanpito 8 Miten tilitoimisto hyötyy? 9 Miksi asiakas ostaa tilitoimistolta? 10 sivu 2

3 ProOffice-kasvukonseptilla menestyt sivu 3

4 Pysy mukana tilitoimistoalan muutoksessa Tilitoimistot ovat sopeuttamassa toimintaansa muuttuvien markkinoiden mukaiseksi, ja sen vuoksi ne ovat strategisten valintojen edessä. Toimintaan kohdistuu paineita johtuen vaikeasta taloustilanteesta, muuttuvista asiakastarpeista ja merkittävistä teknisistä kehitysaskeleista. Uusi työskentelytapa vaatii ottamaan käyttöön liiketoimintamallin, joka mahdollistaa entistä läheisemmän yhteistyön tilitoimistojen ja asiakkaiden välillä. Koska hallinta pysyy tilitoimistoilla, voidaan sitä pitää kirjanpitäjäkeskeisenä mallina. Myös pilvipalvelu antaa ohjakset takaisin kirjanpitäjän käsiin; hän toimii sekä valmentajana, projektipäällikkönä että neuvonantajana. Matalien hintojen vuoksi tilitoimistojen on työskenneltävä yhä enemmän kattaakseen kulunsa ja hankittava lisää asiakkaita tuottaakseen voittoa. Hintasodasta selvitäkseen tarvitaan hyvä käsitys palvelujen kustannuksista, taloudellisesti elinkelpoiset ja kilpailukykyiset hinnat, hyvä yleiskäsitys tilanteesta sekä kaikkien toimintojen hallinta. Tilitoimistojen asiakkaat ovat yhä vaativampia ja odottavat saavansa reaaliaikaistatietoa missä ja milloin tahansa. He ovat myös aiempaa kriittisempiä, sanavalmiimpia ja odottavat enemmän kirjanpitäjältään. Automaation ansiosta tavanomainen yritystoiminnan hallinta ja tarvittavien raporttien luominen on paljon helpompaa kuin ennen. Toinen merkittävä tekijä on yhdemukaisten formaattien käyttöönotto taloustietojen toimittamiseksi digitaalisessa muodossa pankkeihin, viranomaisille ja muihin yrityksiin. Yrittäjät ulkoistavat taloutensa hallinnan pääsiassa siksi, ettei heillä ole aikaa priorisoida sitä. He myös odottavat kirjanpitäjältään aiempaa enemmän: he haluavat sparraajan, joka tukee heitä ennakoivalla tavalla liiketoiminnan ohjaamisessa. sivu 4

5 ProOffice-kasvukonsepti Visma Fivaldia käyttävä tilitoimisto on nykyaikainen sähköisiä asiakaspalveluja tuottava ja tehokkaasti toimiva tilitoimisto. Se tarjoaa asiakkailleen mahdollisuuden työskennellä ajantasaisesti suoraan tilitoimiston Visma Fivaldi -sovelluspalvelussa omilla tunnuksillaan. ProOffice-kasvukonseptin avulla tilitoimisto voi kehittää liiketoimintaansa. Autamme Visma Fivaldia käyttäviä tilitoimistoja sähköistämään nykyiset asiakkuutensa ja saamaan lisää asiakkaita ja tuomaan yhteistyöhön joustavuutta. Sähköisiä palveluita voidaan tarjota asiakkaan tarpeiden mukaan ja palvelupakettia voidaan kasvattaa asiakkaan toiminnan laajentuessa. Sähköisyyden ohella Visma Fivaldi mahdollistaa myös perinteisen kirjanpidon hoitamisen tehokkaasti. Yritystoiminnan alkaessa toiminta voi olla niin pientä, että sähköisyyteen siirtyminen voi tuntua liian kalliilta. Tilitoimiston rooli onkin muistaa tarjota asiakkailleen sähköisiä palveluita siinä vaiheessa, kun se tuntuu järkevältä. Sähköisyydellä helpotetaan sekä asiakkaan että tilitoimiston työtä. sivu 5

6 Markkinoinnin tuki Tarjoamme kasvua hakeville tilitoimistoille, jotka haluavat siirtää nykyiset asiakkaansa sähköiseen taloushallintoon tai etsivät uusia potentiaalisia asiakkaita, mahdollisuutta tehdä yhteistyössä kampanjointia. Kampanjointituen vaatimuksena on, että tilitoimisto sitoutuu hoitamaan saamansa liidit ja sillä on valmiudet käynnistää ja kouluttaa asiakkaat. Tällä hetkellä tarjoamme kahta vaihtoehtoa kampanjoinnille: Sähköpostimarkkinointi Haluatko siirtää nykyasiakkaitasi käyttämään sähköisiä palveluita tai kontaktoida lähialueen pienyrittäjiä? Voimme kontaktoida nykyisiä tai potentilaalisia asiakkaita sähköpostitse ja tarjota tilitoimistonne nimissä sähköisiä palveluita sellaisille yrityksille, jotka eivät vielä niitä käytä. Soittokampanjointi Soittokampanjointia tehdään tilitoimiston nykyasiakkaille. Tilitoimiston tulee käydä omat asiakkaansa läpi ja Visma Software kontaktoi listan asiakkaat. Soittokampanjointi voidaan yhdistää sähköpostimarkkinointiin. Varmista yrityksesi näkyvyys Kotisivut ovat yritykselle nykypäivänä välttämättömät. Potentiaaliset asiakkaat hakevat tietoa internetistä itsenäisesti. Varmista että yritykselläsi on kunnon kotisivut, josta löytyvät ajan tasalla olevat yhteystiedot ja tarjoamanne palvelut. Kun haluat tarjota nykyisille tai potentiaalisille asiakkaille lisätietoa Visma Fivaldista, voit tehdä linkityksen vismafivaldi.fi-sivuilta löytyviin videoihin, esitteisiin tai ulkoistamisen oppaaseen. Koska sivuston päivitys on Visman vastuulla, pysyy tieto ajan tasalla, eikä sinun tarvitse huolehtia siitä. sivu 6

7 Visma Fivaldi -taloushallintoa käyttävä tilitoimisto tarjoaa juuri sellaisen palvelupaketin kun asiakas tarvitsee Näin tarjoat sähköisiä palveluita sivu 7

8 Perinteinen ja sähköinen kirjanpito Perinteinen kirjanpito Sähköiset palvelut Kun taloushallintoa hoidetaan perinteisellä tavalla, yksi tosite käsitellään monta kertaa ja eri ihmisten toimesta. Tiedot joudutaan kirjaamaan useaan paikkaan eri ihmisten toimesta ja virhemahdollisuudet kasvavat. Kun asiakas toimittaa tositteet ja tiliotteet esimerkiksi kerran kuussa, työ ei jakaudu tasaisesti vaan kasaantuu ja näkyy tilitoimiston työssä kuormittavina piikkeinä. Materiaalit toimitetaan yleensä viime tipassa ja tilitoimistolle jää todella vähän aikaa käsitellä tiedot. Asioiden hoitaminen jää viime tippaan ja virheisiinreagointiaika on lyhyt. Perinteinen kirjanpito voi kuitenkin olla perusteltua, jos toiminta on todella pientä ja tapahtumia vähän. Tilitoimiston ei kannatakaan rajata näitä asiakkaita toimintansa ulkopuolelle - jostainhan yritystoiminta täytyy aina aloittaa. Pienikin toiminta voi kasvaa isommaksi ja parhaassa tapauksessa asiakas voi lisätä palveluita toiminnan kasvaessa tutun tilitoimiston kanssa hyvässä yhteistyössä. Sähköisen toimintatavan tavoitteena on yhdistää ja automatisoida kirjanpidon eri työvaiheita sekä tuottaa samanaikaisesti valmista kirjanpitoaineistoa, jolla nopeutetaan yrityksen liiketoiminnasta tarvittavan tiedonsaamista. Sähköisen taloushallinnon avulla on mahdollista tehostaa myös yhteistyötä yrityksen ja sen tilitoimiston välillä. Sähköisyyden avulla virhemahdollisuudet vähenevät kun tiedot kirjataan vain yhteen paikkaan. Työnjako voidaan sopia joustavati ja yhteistä järjestelmää käyttämällä tilitoimisto pysyy helpommin kartalla asiakkaansa tekemisistä ja voi ajoissa huomauttaa esimerkiksi tärkeän tiedon puuttumisesta. Kun työvaiheita hoidetaan rullaavasti, työt eivät kasaannu ja kirjanpitäjän on helpompi suunnitella omaa työtänsä. sivu 8

9 Miten tilitoimisto hyötyy? Kun asiakas käyttää tilitoimiston kanssa samaa järjestelmää, ei tilitoimiston tarvitse tuplatallentaa mitään. Jos asiakas esimerkiksi hoitaa laskutuksen, näkyvät kirjaukset suoraan kirjanpidossa ja reskontrassa. Visma Fivaldi tukee myös ns. massatoimintoja. Esimerkiksi pankkiyhteys vie tilitoimiston omat ja asikkaiden maksutapahtumat pankkeihin ja hakee suoritukset pankeistä sekä jakelee ne oikeille yrityksille. Näin reskontra ja kirjanpito pysyvät koko ajan ajan tasalla. Tilitoimisto ja asiakas voivat suunnitella työnjaosta myynti - ja ostoprosesseissa. Työnjaon avulla tilitoimiston profiili kasvaa, kun kirjanpitäjä on osa yritystä ollessaan mukana päivittäisissä rutiineissa. Työnjako ohjaa myös asiakasta toimimaan tietyssä aikataulussa. Yksinkertaiset asiakkaat saadaan hoidettua helposti rutiinilla ja kirjanpitäjä voi myydä lisäkonsultointia niille, jotka sitä tarvitsevat. Kun asiakas toimii tietyssä aikataulussa, voi kirjanpitäjäkin suunnitella ja aikatauluttaa paremmin oman työnsä. Tämä taas mahdollistaa sen, että tilitoimisto voi ottaa lisää asiakkaita ja tuottavuus per kirjanpitäjä paranee. Näin hyödyt: pääset asiakkaan iholle profiili asiakkaalle kasvaa asiakas joutuu toimimaan aikataulussa aikaa jää enemmän konsultointiin perustilinpäätös napin painalluksella tilitoimiston kate asiakkaille myydyistä tunnuksista sivu 9

10 Miksi asiakas ostaa tilitoimistolta? Tilitoimisto on asiakkaalle kumppani, jonka sanaan voi luottaa. Jos oma kirjanpitäjä tarjoaa jotain palvelua, voi asiakas luottaa että siitä hyötyä. Tilitoimisto on taloushallinnon asiantuntija, yrittäjän ei tarvitse tietää itse laeista ja säädöksista. Kun työjako on mahdollisimman selkeä tilitoimiston ja asiakkaan kesken, tietää asiakas paremmin mistä maksaa. Koska kirjanpito on monelle yritykselle välttämätön paha, halutaan tilitoimistolle siirtää mahdollisimman paljon tehtäviä selkellä hinnalla. Näin asiakas hyötyy: pitkäaikainen asiakassuhde tilitoimistoon ajantasainen tieto omasta liiketoiminnasta kokonaispalvelu tilitoimistolta joustava työnjako Asiakas voi osallistua vain omalle yritykselle kriittisiin tehtäviin, kuten laskutukseen. Sähköisen taloushallinnon avulla asiakas saa näkymän reaaliaikaiseen tietoon verrattuna tavalliseen kirjanpitoasiakkaaseen. Sähköisen taloushallinnon avulla tilitoimisto voi antaa asiakkaalleen palvelulupauksen. Mieti omalta kohdaltasi mitä asiakas saa juuri teidän tilitoimistolta verrattuna muihin tilitoimistoihin? sivu 10