TARJOUSPYYNTÖ 1 (5) KIRJASTOAUTON HANKINTA 1. Hankinnan kohde ja kuvaus Espoon kaupunki pyytää tarjouksia kirjastoauton hankinnasta. Kirjastoauto hankitaan alustoineen ja koritöineen katsastettuna ja rekisteröitynä. Kirjastoauton on oltava moderni, monikäyttöinen ja muunneltava kirjastoauto lastentoimintaan, pääasiassa koulujen ja päiväkotien käyttöön. Kirjastoauton tarkemmat vaatimukset ovat tarjouspyynnön liitteessä 1. 2. Tarjouspyynnön liitteet 3. Hankintapäätös 4. Hankintasopimus 5. Hankintamenettely 1. Tekninen erittely/ ehdottomat vaatimukset 2. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet (täytettävä lomake, joka palautetaan tarjouksen yhteydessä) 3. Hinta- ja laatuliite (täytettävä lomake, joka palautetaan tarjouksen yhteydessä) 4. Keskeiset sopimusehdot 5. Autotallin pohjakartta Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus yhden toimittajan kanssa. Kyseessä on kertahankinta. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (5) 6. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 23.2.2012 klo 12.00. Kirjallinen suomenkielinen tarjous annetaan ja toimitetaan suljetussa kirjekuoressa kahtena (2) kappaleena osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1 02070 Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs, Espoon keskus (kauppakeskus Entresse, kaupungin arkisto). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Kirjastoauton hankinta. Tarjous tulee lisäksi lähettää paperisen tarjouksen ohessa muistitikulla. Sähköisen tarjouksen ei tarvitse sisältää tarjoajan kelpoisuuden osoittavia liitteitä, esimerkiksi verovelkatodistusta. Mikäli sähköisen ja paperimuotoisen tarjouksen välillä on ristiriitaa, on paperimuotoinen tarjous ensisijainen. Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. 7. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.12.2012 saakka. 8. Tarjouksen hylkääminen 9. Tarjousten käsittely Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu
TARJOUSPYYNTÖ 3 (5) 10. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä tarjouspyynnön liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. 11. Tarjottavan tuotteen kelpoisuuden arviointi Tarjottujen tuotteiden/palveluiden tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. 12. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. 13. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. 14. Tarjouksen hintatiedot Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 3, jota ei ole sallittu millään tavoin muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Kirjastoauton kokonaishinnan tulee sisältyä käyttökoulutus, alusta ja korityö varusteltuna, asennettuna, rekisteröitynä, katsastettuna ja toimitettuna tilauksessa mainittuun osoitteeseen (Top Espoo, Finterms 01). Hintojen tulee sisältää kaikki käyttöönottoa edeltävät kustannukset. Erillistä veloitusta ei niistä hyväksytä. Tämän lisäksi hintaan tulee sisältyä kirjastoauton valmistuttua viimeistelyhuolto sekä alustan ja korityön ensimmäisen vuoden jälkeinen vuosihuolto. 15. Tarjousten vertailu 16. Verkkolasku Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteet on eritelty tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 2. Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (5) 17. Sopimusehdot 18. Maksuehto 19. Muut ehdot Espoon operaattori on Enfo Oyj, tunnus 003714377140. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti tarjouspyynnön liitteen neljä (4) sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 TAVARAT (saatavilla www.vm.fi ). Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen pyytäjä voi perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 20. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (5) 22. Lisätiedot Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 7.2.2012 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.tyt@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internetsivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 14.2.2012. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa 25.1.2012 Pirjo Mutanen va. sivistystoimen johtaja