TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) Suomen kielen ja kulttuurin kesäkurssien järjestäminen Opetushallitus (jatkossa myös hankintayksikkö ) pyytää tarjoustanne Hankintailmoitukset.fi - ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti Suomen kielen ja kulttuurin kesäkurssien järjestämispalvelun hankinnasta kesälle 2018. 1.1. 1. Hankinnan kohde ja tavoite Hankinnan kohde ja tavoitteet: Yksi (1) Suomen kielen ja kulttuurin kurssi I (taso A1) ulkomaisten yliopistojen Suomen kielen ja kulttuurin opiskelijoille. Ajankohta 24 päivää välillä 6.7. 31.8.2018. Yksi (1) Suomen kielen ja kulttuurin kurssi IIA (taso A2) ulkomaisten yliopistojen Yksi (1) Suomen kielen ja kulttuurin kurssi IIB (taso A2) ulkomaisten yliopistojen Yksi (1) Suomen kielen ja kulttuurin kurssi III (taso B1 B2) ulkomaisten yliopistojen Yksi (1) Suomen kielen ja kulttuurin kurssi IV (taso B2 C1) ulkomaisten yliopistojen Yksi (1) suomen kielen ja kääntämisen kurssi (taso vähintään B1) ulkomaisten yliopistojen Suomen kielen ja kulttuurin opiskelijoille. Ajankohta 24 päivää välillä 6.7. 31.8.2018. Hankinta on jaettu kuuteen (6) eri osa-alueeseen edellä esitetyllä tavalla, ja kaikki kuusi osaaluetta vertaillaan erikseen. Hankintakokonaisuus on kuvattu tarkemmin liitteessä 2.1 Palvelukuvaus. Tarjoaja voi antaa tarjouksen jokaisesta osa-alueesta (yhdestä tai useammasta osa-alueesta). Vaihtoehtoista tarjouksia ei sallita. Rinnakkaiset tarjoukset sallitaan. Hankintayksikkö valitsee hankintamenettelyn perusteella yhden (1) kurssikohtaisen toimittajan, mutta sama toimittaja voi tulla valituksi myös useamman kurssin toimittajaksi. Opetus-ja kulttuuriministeriö myöntää vuosittain loppuvuodesta talousarvioesityksessä rahoituksen tässä tarjouspyynnössä tarkoitettuun hankintaan, joten rahoitusta ei ole varmistettu jätettäessä tätä tarjouspyyntöä. Tästä johtuen kaikki tässä tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät tai muut vastaavat hankinnan määrää kuvaavat luvut ovat arvioita, eikä sopimus muodosta hankintayksikölle määräostovelvoitetta, eikä hankintayksikkö sitoudu mihinkään vähimmäistilausmäärään. OPETUSHALLITUS Hakaniemenranta 6, PL 380 00531 Helsinki puhelin 0295 331 000 oph.fi UTBILDNINGSSTYRELSEN Hagnäskajen 6, PB 380 00531 Helsingfors telefon 0295 331 000 oph.fi
TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) 1.2. 2. Sopimuskausi Sopimuskausi alkaa, kun hankintasopimus on molemminpuolisesti allekirjoitettu ja päättyy, kun sopimusvelvoitteet ovat tulleet hyväksytysti täytetyiksi. Sopimus on tämän tarjouspyynnön liitteenä 5.1 1.3. 3. Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei suoriteta Tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä ja ne on jätettävä myös suomen kielellä. Tarjoajan halutessa asiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat Tarjoajan itsensä vastattavina. 1.4. 4. Lisätiedot hankintamenettelyn aikana Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen kirjaamo@oph.fi. Sähköpostin aihekenttään tulee kirjoittaa: Kesäkurssit 2018. Kysymykset suomen kielellä on lähetettävä viimeistään 23.10.2017 klo 14.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata, eikä niitä käsitellä. Kysymykset ja vastaukset kysymyksiin pyritään julkaisemaan avoimesti Opetushallituksen verkkosivuilla osoitteessa: http://www.oph.fi/ajankohtaista/hankinnat 30.10.2017 klo 16.00 mennessä. Tarjoaja on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta jättäessään. 1.5. 5. Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankinta-asiakirjoihin sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).
TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) Hankinta-asiakirjat ovat ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan saatavilla osoitteessa: http://www.oph.fi/ajankohtaista/hankinnat Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa erikseen mainittava tarjouspyynnön liitteellä 4.1 ja salassapito perusteltava. Asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan vertailussa käytetty hinta on julkinen. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 1.6. 6. Tarjouksen laatiminen Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä Tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä 3.1 ja 5.1. Tarjoaja ilmoittaa tarjoajalle osoitettujen vaatimusten täyttymisestä ns. yhteisellä eurooppalaisella hankinta-asiakirjalla eli ESPD-lomakkeella. Lomake täytetään syöttämällä tarjousasiakirjoissa oleva XML-tiedosto (espd-request.xml), joka kannattaa ladata ensin omalle koneelle, Euroopan komission ylläpitämään ESPD-palveluun osoitteessa https://ec.europa.eu/tools/espd. Sivustolla toimittaessa tarjoajan tulee ensin valita palvelussa käytettävä kieli ja sitten ilmoittaa olevansa talouden toimija ja haluavansa luoda yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan. Tämän jälkeen tarjoaja voi syöttää xml-tiedoston järjestelmään ja näin tarjoaja pääsee täyttämään esitäytettyä ESPD-lomaketta. Kun lomake on täytetty, tarjoaja voi tulostaa ja allekirjoittaa sen paperimuodossa osaksi tarjoustaan tai liittää sen XML-muodossa tarjouksensa liitteenä USB-tikulle. Lisää neuvoja järjestelmän käyttämiseen löytyy TEM:n ohjeesta (http://tem.fi/documents/1410877/2132242/espdv%c3%a4line/248a72a3-8921-4f11-b316-d9df153b784c). Hankinnan kohdetta koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteissä 2.1, 4.1., 4.1.1. ja 5.1. Palvelun hinnoittelu on kuvattu liitteessä 4.2. Kursseille tarjottavien asiantuntijoiden vaatimukset on kuvattu liitteessä 2.1. Tarjouspyynnön liitteet 1.1, 4.1, 4.1.1, 4.2 ja ESPD-lomake ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle tarjouslomakkeiden ohjeiden mukaisesti täytettyinä tarjouksen mukana. Lisäksi tarjoukseen liitetään vapaamuotoinen toteuttamissuunnitelma, joka vastaa tarjouspyynnössä ja liitteissä asetettuja vaatimuksia. Tarjouksen laatimisen tueksi on hankintayksikön toimesta laadittu lisäksi tarjouksen kansilehti ja sisällysluettelo, liite 1.1, joka Tarjoajan on allekirjoitettava ja liitettävä tarjoukseensa. Kansilehdellä on lueteltu kaikki tarjouksen pakolliset liitteet ja Tarjoajan tulee merkitä kansilehdelle sanottujen liitteiden numerot ja sijainti tarjouksessaan. Tarjouksen on oltava sisällöltään tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja tarjouksen on sisällettävä kaikki Tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää Tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. 1.7. 7. Tarjousten jättäminen Hankintayksikölle osoitettu, allekirjoitettu tarjous liitteineen toimitetaan osoitteeseen Opetushallitus, Hakaniemenranta 6, 00530 Helsinki. Paperimuotoisen tarjouksen ohella asiakirjat tulee jättää myös sähköisessä muodossa esimerkiksi USB-muistitikulla. Tarjous tulee jättää viimeistään 10.11.2017 kello 14.00 mennessä. Lähetyksessä tulee olla maininta: TARJOUS Kesäkurssit. HUOM! ESPD-lomakkeen jättämiseen tarvittava xml-tiedosto on ladattava tarjoukseen liitettävälle USB-tikulle, sitä ei voida sisällyttää paperimuotoiseen tarjoukseen. ESPDlomakkeen voi myös tulostaa, allekirjoittaa ja liittää osaksi tarjousta paperimuodossa. HUOM! Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 1.8. 8. Tarjousten käsittely Hankintamenettelyssä on seuraavia vaiheita: Tarjousten avaaminen. Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. Tarjousten vertailu. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. Hankintasopimuksen solmiminen, hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluessa siitä, kun Tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen perusteluineen tiedoksi. 1.9. 9. Tarjousten valintaperusteet ja vertailu Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksista valitaan osaaluekohtaisesti hinta-laatusuhteeltaan paras seuraavia valintaperusteita soveltaen: I Hinta 40 % Hinta vertaillaan hintalomakkeessa (liite 4.2.) ilmoitetun vertailuhinnan perusteella. Vertailuhinnaltaan edullisin osa-aluekohtainen tarjous saa 40 pistettä. Muiden tarjoajien osa-aluekohtainen vertailuhinta suhteutetaan halvimpaan tarjoukseen kaavalla: halvin vertailuhinta / vertailtava vertailuhinta 40.
TARJOUSPYYNTÖ 09.10.2017 5 (6) OPH-2156-2017 II Laatu 60 % 1. Tarjoajan vähimmäisvaatimusten ylittävältä osin aiempi kokemus vastaavanlaisten yliopistotasoisten Suomen kielen ja kulttuurin kurssien tai kääntämiskurssien järjestämisestä ulkomaalaisille suomen kielellä viimeisen 5 vuoden ajalta (toteutuksen on tullut alkaa 1.8.2012 jälkeen). HUOM! Tarjoaja ei voi arvioinnin tässä kohdassa ilmoittaa sellaista kurssia, jonka se on ilmoittanut tarjoajan vähimmäisvaatimusten täyttymisen osalta tarjouspyynnön liitteellä 3.1. ja Tarjoajan soveltuvuuden täyttyminen (ESPD) -lomakkeella. 4 kertaa tai enemmän, 5 pistettä 2 3 kertaa, 3 pistettä 1 kerta, 1 piste 2. Toteutussuunnitelma: opetus Toteutussuunnitelmassa arvioidaan suunnitelman sisältöä ja toteuttamiskelpoisuutta suhteessa toisiinsa osa-alueittain, miten hyvin suunnitelman sisältö vastaa palvelukuvauksessa määriteltyä sisältöä ja tavoitteita. Erityistä huomiota kiinnitetään siihen, miten monipuolisia ja aktivoivia kurssin opetusmenetelmät ja lopputyö ovat. 5, 3 tai 1 pistettä 3. Toteutussuunnitelma: sosiaalinen ohjelma Toteutussuunnitelmassa arvioidaan suunnitelman sisältöä ja toteuttamiskelpoisuutta suhteessa toisiinsa osa-alueittain, miten hyvin suunnitelman sisältö vastaa palvelukuvauksessa määriteltyä sisältöä ja tavoitteita. Erityistä huomiota kiinnitetään siihen, miten monipuolisesti ohjelma tutustuttaa osallistujia suomalaiseen kulttuuriin ja elämäntapaan. 5, 3 tai 1 pistettä Kohtien 2 ja 3 arviointi toteutetaan siten, että parhaaksi arvioitu toteutus saa täydet viisi (5) pistettä. Arvioinnissa seuraavaksi tulleet toteutussuunnitelmat saavat kolme (3) pistettä ja heikoin toteutussuunnitelma saa yhden (1) pisteen. Seuraavassa vaiheessa tarjouksen laadusta saamat pisteet lasketaan yhteen (enintään 3 5=15 pistettä). Kunkin osa-alueen tarjoajakohtainen laatupistemäärä saadaan kaavalla: Tarjoajan pistemäärä/parhaan pistemäärän saaneen Tarjoajan pistemäärä 60. Eniten pisteitä saanut Tarjoaja voittaa tarjouskilpailun. Lopuksi tarjoajakohtaiset painotetut hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen osa-alueittain. Tarjoajan on toimitettava tarjouksessaan vertailun tekemisessä tarvittavat selvitykset. Vertailussa ei käytetä muita kuin tarjouksesta ilmeneviä tietoja. 1.10. 10. Optioehto Hankintayksikkö varaa itselleen oikeuden tilata valitulta Toimittajalta vastaavia kesäkursseja seuraavan kahden (2) vuoden aikana sopimuksen päättymishetkestä alkaen. Option hyödyntämisestä ilmoitetaan edellisen vuoden syyskuun loppuun mennessä. Tässä kohtaa on
TARJOUSPYYNTÖ 09.10.2017 6 (6) OPH-2156-2017 mahdollista tarkastella hintoja. Enintään kahden (2) prosentin korotus/vuosi hyväksytään. 1.11. 11. Päiväys ja allekirjoitukset Helsingissä 3.10.2017 Johtaja Samu Seitsalo Palveluvastaava Pirjo Lauri Tämä asiakirja on sähköisesti hyväksytty Opetushallituksen asianhallintajärjestelmässä. LIITTEET 1.1 2.1 3.1 4.1 4.1.1 4.2 5.1 Kansilehti Palvelukuvaus Tarjoajalle asetettavat vähimmäisvaatimukset Tarjoajan soveltuvuuden täyttyminen (ESPD) Tarjoukselle asetettavat vähimmäisvaatimukset Aiempi kokemus kurssien järjestämisestä Hintalomake Sopimus USBTIKULLE XML-TIEDOSTONA tai ESPD-LOMAKKEEN VOI MYÖS TULOSTAA, ALLEKIRJOITTAA JA LIITTÄÄ OSAKSI TARJOUSTA PAPERIMUODOSSA.