Hallintopalvelut Hankintapalvelut Jonas Nordberg/SV Tarjouspyyntö 1 (8) KAARINAN KAUPUNGIN KAARINA-TALON TOIMISTOTILOJEN KALUSTAMINEN 1. Hankinnan kuvaus Kaarinan kaupungin hankintapalvelut (jäljempänä tilaaja) pyytää toimittajilta (jäljempänä tarjoaja) Kaarina-talon toimistokalusteista (1.-3. kerros) tämän tarjouspyynnön ja oheisten liitteiden mukaan. Hankintapäätöksen tekee kaupunginhallitus. Tavoite on, että sopimus ja tilaus tehdään viikolla 45. Hankinnan valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa laadun osuus on 100 %, eli kyseessä on käänteinen kilpailutus (ns. ranskalainen urakka). Tarjoushinta on 140 000 euroa (ALV 0 %) 1. -3. kerros. Tarjouksessa tulee ilmetä myös yksikköhinnat. Kaupunki ei maksa tarjouksen tekemisestä. Tuotteiden hintojen tulee sisältää kaikki hankintaan liittyvät kustannukset mukaan lukien kuljetusvakuutus ja rahti (alv 0 %). Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei myöskään hyväksytä. Kummallakaan osapuolella ei ole oikeutta ilman toisen osapuolen suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus 25.9.2017 sähköisessä tietokannassa HILMA:ssa, www.hankintailmoitukset.fi sekä Kaarinan kaupungin kotisivuilla. 2. Hankinnan kohde Tavoitetila: Hankittava kalustus sopii rakennuksen väritykseen ja tyyliin. Kokonaisuus on yhtenäinen, edustava, tyylikäs ja ajaton. Työympäristön tulee olla sellainen, että se ylläpitää työntekijöiden työmotivaatioita sekä on monipuolinen ja antaa mahdollisuudenluovaankin työntekoon. Kalusteet ovat ergonomisia huomioiden erikokoiset käyttäjät. Kalusteissa tulee huomioida melua vähentävät ratkaisut ja niiden tulee olla kestäviä ja helposti puhdistettavia. Ehdottomat vaatimukset ja toiveet: Alustavissa sisustussuunnitelmissa (liitteet 3 ja 5) on määritelty ehdottomat vähimmäisvaatimukset, jotka koskevat työtiloja mutta on myös tehty edotus siitä Postiosoite Käyntiosoite Puhelin/Faksi Internet PL 12 Lautakunnankatu 4 (02) 588 4000 www.kaarina.fi 20781 KAARINA 20780 KAARINA (02) 243 4066 (Faksi) etunimi.sukunimi@kaarin a.fi
Tarjouspyyntö 2 (8) miltä yleiset-tilat voisivat kalusteiden osalta näyttää. Työtiloihin tarvittavat kalusteet tulisi noudattaa sisustussuunnitelmaa. Yleisten tilojen osalta ehdoton vaatimus on vain, ettei istumapaikkoja vähennetä. Muilta osin toivotaan tarjoajalta innovatiivisia ehdotuksia. Kalusteluetteloista löytyy niin toimistojen kuin neuvotteluja yleistentilojen kalustemäärät sisustussuunnitelmien pohjalta. Tarjous hylätään, mikäli vähimmäisvaatimuksiksi luetellut ehdot eivät täyty. Laadullisessa vertailussa arviointi painottuu innovatiivisiin ehdotuksiin. Kalusteiden tulee noudattaa Kaarina-talon värimaailmaa (liitteet 6 ja 7). Tarjottavien kalusteiden tulee täyttää julkistilan kalusteille asetetut yleiset vaatimukset. Kalusteiden on kestettävä käyttöä julkisissa tiloissa ja niiden on täytettävä asianmukaiset EN-standardit tai vastaavat, jotka koskevat kulutuskestävyyttä, rakenteellista lujuutta, turvallisuutta ja tukevuutta. Kalusteiden tulee laadultaan sekä palo- ja työturvallisuudeltaan täyttää EU-standardit ja määräykset. Tarjoajan tulee nimetä yhteyshenkilö, joka huolehtii ja avustaa Tilajaa kalustuksen lopullisen tilauksen yhteydessä. Valitun toimittajan yhteyshenkilön tulee lainvoimaisen hankintapäätöksen jälkeen, yhdessä Tilaajan nimeämän työryhmän kanssa, viimeistellä lopullinen tilaus/kalustus. Tarjoajan tulee tarjousten vertailuvaiheessa järjestää Tilaajan arviointiryhmille mahdollisuus tutustua tarjouksessa esitettyihin kalusteisiin / kalusteratkaisuihin käytännössä. Tämä käsittää sellaiset kalusteet, joita on tarjouksessa merkittävä määrä, tai joiden hankinta-arvo on merkittävä. Hankintayksiköllä tulee olla mahdollisuus yhden työpäivän aikana tutustumiseen vähintäänkin vastaaviin tuotteisiin, Kaarinasta käsin. Tilaajalla on oikeus täydentää tai supistaa tilattavien kalusteiden määrää + - 30 % hankinnan arvosta kokonaisarvosta. Tarjoaja tulee tarjouksessaan ilmoittaa yksikköhinnat kalusteille. Mikäli kalusteita hankitaan vähemmän tai enemmän, niin hinta muuttuu ko. kalusteen yksikköhinnan mukaisesti. Kalusteiden lopulliset värivalinnat tehdään tilausvaiheessa. Tilaaja varaa itselleen oikeuden tarkentaa kalustemäärät sekä sisustussuunnitelman tuotevalinnat ja värit ennen lopullisen tilauksen tekemistä. 3. Kohteeseen tutustuminen Tilaaja järjestää tarjoajille mahdollisuuden tutustua kohteeseen. Esittelyyn osallistujilla tulee olla turvakypärät ja jalkineet ja liivi tai takki. Esittely alkaa maanantaina 2.10.2017 kello 13.00 kokoontumisella Kaarinan Yhteispalvelupisteen edessä, Oskarinaukion puolella, esittely aikaa on tunti. Esittelyyn on ilmoittauduttava viimeistään perjantaina 29.9.2017 sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@kaarina.fi.
Tarjouspyyntö 3 (8) 4. Toimitusaika, -ehto ja -osoite 5. Takuu 6. Hinta Toimitus tapahtuu kahdessa osassa: - 1.-2. kerroksen toimistokalusteet on toimitettava viikolla 50/2017. - 3. kerroksen toimistokalusteet on toimitettava viikolla 51/2017 Lopullinen toimituspäivä vahvistetaan erikseen laadittavassa hankintasopimuksessa. Tilaaja ja valittu toimittaja voivat sopia myös aikaisemmasta toimitusajankohdasta, ja Tilaaja ja toimittaja voivat neuvotella toimitusajankohdan siirtämisestä myöhemmäksi, mikäli Kaarina-talon valmistuminen viivästyy. Tuotteet toimitetaan Kaarina-taloon, Lautakunnankatu, 20780 Kaarina. Kalusteet on toimitettava paikoilleen asennettuina ja pakkausmateriaalit pois kuljetettuina. Kalusteet tulee olla puhdistettuja epäpuhtauksista ja niiden tulee olla kaikilta osin käyttövalmiita. Tilaajan edustaja suorittaa kalusteiden käyttöönottotarkastuksen ja laatii siitä pöytäkirjan. Toimittajan on sitouduttava poistamaan toimittamistaan kalusteista tilan käyttöönottotarkastuksessa havaitut viat ja puutteet. Kaikilla kalusteilla ja niihin käytetyillä materiaaleilla tulee olla vähintään 60 kk takuu. Takuun tulee koskea kaikkia tuotevirheitä ja kuljetus-ja laatuvirheitä. Muutoin Jyse 2014 Tavarat ehtojen mukaisesti. Koska kyseessä on käänteinen kilpailutus, tarjousten hinnan tulee olla 70 000 eur (1.-2. kerros) + 70 000 eur (3. kerros), eli yhteensä 140 000 euroa (1.-3. kerros) (alv 0 %). Tarjoajan tulee tarjouksessa ilmoittaa tarjoamilleen kalusteille yksikköhinnat. Tarjoushinnan tulee sisältää kalustussuunnittelu, tarjoukseen sisältyvät tuotteet sekä toimitus sisältäen kuljetusvakuutuksen, asennuksen, pakkausmateriaalien poiskuljetuksen, käytön opastuksen, dokumentoidun vastaanottotarkastuksen yhdessä Tilaajan kanssa, lisäksi kaikki takuun aikaiset huolto-ja korjaustoimenpiteet takuuehtojen mukaisesti. Erillisiä toimitus-, pientoimitus-, pakkaus-, käsittely-, laskutus-, rahti-yms. kuluja ei hyväksytä. Tarjouksessa annetun hinnan tulee sisältää kaikki sivukulut, matkakulut, päivärahat yms. kulut. Mitään erikseen veloitettavia kustannuksia ei hyväksytä. 7. Maksuehto ja laskutus
Tarjouspyyntö 4 (8) Maksuehto on 30 päivää netto. Lasku maksetaan jälkikäteen laskua vastaan kun tavara on hyväksytysti saatu ja lasku on saapunut asiakkaan osoittamaan laskutusosoitteeseen. Kaarinan kaupunki vaatii verkkolaskutusta; OVT-tunnus 003701332269 ja operaattorimme on Basware. Pienlaskutuslisää tai mitään erillistä toimitusmaksua ei saa periä. 8. Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjouksen tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjous hylätään, jos tarjousasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjouksen tulee olla voimassa kolme (3) kuukautta tarjouspäivästä. Tarjoukseen tulee liittää seuraavat dokumentit: - huonekohtaiset realistiset tilakuvat 3D-ohjelmalla tuotettuina - numeroidut kalustekortit, joista selviää tuotteiden ominaisuudet ja materiaalit - kalustetut pohjakuvat - kalusteiden yksikköhinnat, tilakohtaisesti jaoteltuina Tarjous ei saa olla ehdollinen. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja tarjousten vertailu Tarjousten käsittely: Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 4. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto 5. Päätöksen lainvoimaiseksi tulemisen odottaminen 6. Hankintasopimuksen solminen Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen: Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytetään. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään.
Tarjouspyyntö 5 (8) Tarjousten vertailu ja valinta: Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. Tarjousten vertailu suoritetaan seuraavin perustein: Tarjousten vertailun kategoriat (suluissa maksimipisteet): 1. Ergonomia ja säätömahdollisuudet (10 p) 2. Tilojen toiminnallisuus (15 p) 3. Tilojen muunneltavuus, kalusteiden siirreltävyys ja luovat ratkaisut (10 p) 4. Materiaali-ja väriratkaisut, visuaalisuus, kalusteiden kestävyys (10 p) 5. Akustiikka (10 p) 6. Tilojen viihtyvyys ja sisustuksen kokonaisuus (20 p) Eli maksimipisteet yhteensä 100 p. Kriteerien käsittämät asiat on tarkemmin kuvattu liitteessä 1. Tilaaja muodostaa tarjousten vertailua varten arviointiryhmiä, jotka koostuvat tulevista käyttäjistä. Tarjoajan tulee tarjousten vertailuvaiheessa järjestää Tilaajan arviointiryhmille mahdollisuus tutustua tarjouksessa esitettyihin kalusteisiin / kalusteratkaisuihin käytännössä. Tämä käsittää sellaiset kalusteet, joita on tarjouksessa merkittävä määrä, tai joiden hankinta-arvo on merkittävä. Hankintayksiköllä tulee olla mahdollisuus yhden työpäivän aikana tutustumiseen vähintäänkin vastaaviin tuotteisiin, Kaarinasta käsin. Tarjousten vertailu toteutetaan siten, että jokainen arviointiryhmän jäsen pisteyttää tarjoukset kussakin kategoriassa itsenäisesti. Tämän jälkeen kullekin tarjoajalle lasketaan kategorioittain arviointiryhmän jäsenten pisteiden perusteella keskiarvo. Tarjouksen pistemäärä muodostuu laskemalla yhteen kaikkien kategorioiden keskiarvot. Kokonaistaloudellisesti edullisin on se tarjous, joka saa tarjousvertailussa korkeimman pistemäärän (maksimipisteet 100 pistettä). Annetuista tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Hankintapäätöksen tekee Kaarinan kaupunginhallitus. Kaarinan kaupunki pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. Hankintapäätös ja päätöksestä ilmoittaminen Hankintapäätös annetaan sähköisesti tiedoksi kaikille tarjoajille. Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa sähköpostiosoite, johon päätös voidaan toimittaa. Hankinta edellyttää hankintapäätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta. Hankintapäätös voi muuttua tehdyn valituksen tai oikaisuvaatimuksen perusteella.
Tarjouspyyntö 6 (8) Asiakirjojen julkisuus Tilaajalla on oikeus täydentää tai supistaa tilattavien kalusteiden määrää + -30 % tarjotusta määrästä. Tarjoaja tulee tarjouksessaan ilmoittaa yksikköhinnat kalusteille. Mikäli kalusteita hankitaan vähemmän tai enemmän, niin hinta muuttuu ko. kalusteen yksikköhinnan mukaisesti. Kalusteiden lopulliset värivalinnat tehdään tilausvaiheessa. Tilaaja varaa itselleen oikeuden tarkentaa kalustemäärät sekä sisustussuunnitelman tuotevalinnat ja värit ennen lopullisen tilauksen tekemistä. Tarjoajan tulee nimetä yhteyshenkilö, joka huolehtii ja avustaa Tilaajaa kalustuksen lopullisen tilauksen yhteydessä. Valitun toimittajan yhteyshenkilön tulee lainvoimaisen hankintapäätöksen jälkeen, yhdessä Tilaajan nimeämän työryhmän kanssa, viimeistellä lopullinen tilaus/kalustus. Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Siksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike-tai ammattisalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, on ne lueteltava erillisellä, salaiseksi otsikoidulla liitteellä. Hinta ei lähtökohtaisesti ole liike-tai ammattisalaisuus. Tilaaja harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liike-tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Sopimus Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessä, voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus. Tarjous on tarjoajaa sitova. Kuntaa sitova hankintasopimus syntyy, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. Hankinnassa noudatettavat asiakirjat Lisätiedot Hankinnassa noudatetaan erillistä laadittavaa hankintasopimusta, hankintapäätöstä, tätä tarjouspyyntöä, JYSE2014/tavarat sekä tarjoajan tarjousta; mainitussa järjestyksessä.
Tarjouspyyntö 7 (8) Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset on esitettävä sähköpostitse osoitteella hankinnat@kaarina.fi viimeistään 4.10.2017 kello 12.00 mennessä. Sähköpostin aiheena tulee ehdottomasti olla "Lisätietopyyntö/Kaarinatalon toimistokalusteet/0910" Mahdollisista kysymyksistä ja vastauksista tehdään yhteenveto, joka julkaistaan 5.10.2017 klo 12.00 mennessä osoitteessa: www.kaarina.fi (pikalinkki tarjouspyynnöt/hankinnat > Avoimet tarjouspyynnöt ja kyseinen kilpailutus). Tarjouksessa tulee olla maininta siitä, että tarjoaja on käynyt määräajan jälkeen lukemassa nämä vastaukset ja tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset tarkennukset Kaarinan kaupungin internet-sivuilta, ja että ne on huomioitu tarjousta laadittaessa. Tarjouksen jättäminen Sitova tarjous tulee olla käytössämme maanantaina 9.10.2017 klo. 12.00 mennessä osoitteella: Kaarinan kaupunki Hankintapalvelut Lautakunnankatu 4 20780 Kaarina Tarjouskuoreen on laitettava merkintä "Kaarina-talon toimistokalusteet/0910". Tarjous tulee tehdä suomen kielellä. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjous on käytössämme ajoissa, myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. Voittaneen tarjoajan tulee pyynnöstä esittää hankintayksikölle voimassa olevat ja hyväksyttävät todistukset tilaajavastuulain edellyttämien velvollisuuksiensa täyttämisestä. Kaarinassa Jonas Nordberg Hankinta- ja logistiikkapäällikkö LIITTEET Liite 1 Liite 2 Tarjousten vertailun pistetaulukko Kalusteluettelo 1. ja 2. kerros
Tarjouspyyntö 8 (8) Liite 3 Alustava sisustussuunnitelma Kirjaston työtilat (21.8.2017) Liite 4 Kalusteluettelo 3. kerros Liite 5 Alustava sisustussuunnitelma 3. kerros Liite 6 Kaarina-talon materiaalit ja värit Liite 7 Kaarina-talon värimaailma 1. - 3 kerros Liite 8 Sisävärisuunnitelma