1 Oppilaskuljetukset, ateriakuljetukset ja muita henkilökuljetuksia 1. Tarjouspyynnön kohde... 2 1.1 Oppilaskuljetukset, ateriakuljetukset sekä asiointi- ja palvelukuljetukset... 2 1.2 Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen... 3 2. Sopimuskausi... 3 3. Tarjousten valinta ja vertailu... 3 4. Tarjoajaan liittyvät kelpoisuusvaatimukset... 4 4.1 Tiedot tarjoajayrityksestä... 4 4.2 Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset... 4 4.3 Tarjoajalle asetettavat muut ehdottomat vaatimukset... 4 5. Tarjouksessa huomioitavat hankintaan liittyvät vaatimukset... 4 5.1 Palveluun liittyvät laatuvaatimukset... 4 5.2 Palveluiden hinnoittelu ja hintojen antaminen tarjouksessa... 4 5.3 Toimitus, hinta- ja maksuehdot... 5 6. Tarjouksen tekemiseen liittyvät vaatimukset... 5 6.1 Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset... 5 6.2 Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset... 5 6.3 Ryhmittymänä tarjoaminen tai alihankintasuhteet... 5 7. Tarjoukseen ja hankintasopimukseen liittyvät yleiset asiat... 5 7.1 Noudatettavat sopimusehdot... 5 7.2 Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus... 6 7.3 Erimielisyyksien käsittely... 6 7.4 Tarjouksen hylkääminen... 6 7.5 Sopimuksen tekeminen... 6 8. Tarjouskilpailun aikataulu... 6 8.1 Tarjouksen voimassaolo... 6 8.2 Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset... 7 8.3 Tarjousten jättäminen... 7 8.4 Tarjouskilpailun aikataulu... 7
2 1. Tarjouspyynnön kohde 1.1 Oppilaskuljetukset, ateriakuljetukset sekä asiointi- ja palvelukuljetukset Tarjouspyynnön kohteena ovat kuljetuspalvelut tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyillä ehdoilla. Hankintayksikkö on Luumäen kunta. Oppilaskuljetus Tarjouspyynnöllä kilpailutetaan oppilaskuljetuksen järjestäjät oppilaille, joille ei voida järjestää kuljetusta säännöllisessä reittiliikenteessä. Kuljetuspalvelu sisältää reittien suunnittelun yhdessä koulutoimiston kanssa ja varsinaisen kuljetuksen. Reitit hyväksytetään hankintayksiköllä ennen kuljetusten toteuttamista. Kuljetuspalvelun piirissä on noin 260 oppilasta ja viikoittainen ajokilometrimäärä vaihtelee reiteittäin (ks. reittiliite). Oppilaat tulevat Luumäen kunnan alueelta eri puolilta. Oppilaiden asuinpaikat voivat sijaita vaikeiden kulkuyhteyksien päässä, joten joillakin reiteillä voi olla kapeita ja mutkaisia tieosuuksia. Luumäen kunnassa oppilaskuljetukset suuntautuvat Taavetin koulukeskukseen, Kangasvarren kouluun ja Jurvalan päiväkotiin sekä optiona Kannuskosken esiopetuksen järjestämispaikalle Kannuskosken entiselle koululle. Matka alkaa siitä, kun ensimmäinen oppilas tulee kyytiin ja päättyy siihen, kun viimeinen oppilas jää pois. Lukuvuoden aikana kuljetusoppilaiden määrä voi muuttua. Aikataulut määräytyvät maanantaista perjantaihin koulujen lukuvuoden aikana jaksojen ja koulujen työjärjestysten mukaisesti. Ateriakuljetukset Koulujen ja päiväkotien sekä kotiin kuljetettavien aterioiden kuljetus tapahtuu tällä hetkellä reitillä Taavetti - Jurvalan suunta - Savitaipaleen suunta - Uron suunta. Ajoja ma - pe on tällä hetkellä keskimäärin n. 180 km/pv, viikonloppuisin n. 120 km/pv. Tarjouspyyntö koskee Luumäellä kotiin vietävien ruokien kuljetusta ajalla 15.8.2017-31.7.2019. Sopimusta voidaan jatkaa yhdellä optiovuodella. Kuljetettavia aterioita on keskimäärin n. 60 päivässä; aterioiden määrä ja kuljetusreitti vaihtelee asiakkaiden mukaan. Ateriakuljetuslaatikot haetaan ja palautetaan Palvelukeskus Mäntykotiin. Ateria viedään asiakkaalle kotiin ja ruokapakkaus avataan tarvittaessa. Kuljetusliike reitittää itse kuljetuslenkin. Aterian tulee olla asiakkaalla viimeistään klo 14.00. Ateriakuljetuksiin kuuluu kuljetus Taavetin koulukeskuksen keittiöltä Kangasvarren koululle ja Jurvalan päiväkotiin, jotka toimivat samassa kiinteistössä. Matka keittiöltä kohteeseen on 13 km. Kuljetuksiin kuuluu kuljetusastioiden palautus Taavettiin seuraavana päivänä.
Lisäksi pyydetään erillinen tarjous ateriakuljetuksesta Kannuskosken esikouluun. Tästä hankinnasta tehdään hankintayksikön toimesta erillinen päätös riippuen siitä, muutetaanko kiinteistön keittiö sopimuskauden aikana jakelukeittiöksi. Päivittäinen ateriamäärä on n. 30. Matkaa Kannuskoskelle on 25 km. Asiointi- ja palvelukuljetukset Hankinta koskee Luumäen kunnan tarpeisiin hankittavia henkilökuljetuspalveluja. Palveluntuottajalla ei ole yksinoikeutta palvelujen tuottamisessa. Muuta Hankintayksikkö pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä tarjouksen. Hankinta ylittää arvoltaan kansallisen kynnysarvon/eu-kynnysarvon. Luumäen kunta tulee hankkimaan oppilas-, ateria- ja asiointikuljetuspalveluja sopimuskauden aikana noin 700.000 euron arvosta. 3 1.2 Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankinta toteutetaan nopeutettuna avoimena hankintamenettelynä. Hankintailmoitus on lähetetty Cloudia-sähköisen hankintajärjestelmän kautta HILMA-tietokantaan 3.4.2017 sekä Luumäen kunnan internetsivuilla osoitteessa www.luumaki.fi. Tarjouspyyntöä on täsmennetty 11.4.2017. Hankintailmoitus on keskeytetty teknisistä syistä 25.4.2017 ja keskeytysilmoitus lähetetty TED:iin 26.4.2017. Uusi tarjouspyyntö on jätetty Cloudian kautta HILMA-tietokantaan 28.4.2017. 2. Sopimuskausi Sopimuksen ajanjakso on 1.8.2017-31.7.2019, paitsi ateriakuljetuksissa, joissa sopimuskausi on 15.8.2017 31.7.2019. Hankintasopimukseen liittyy optio ajalle 1.8.2019-31.7.2020. 3. Tarjousten valinta ja vertailu Tarjousten arviointi ja vertailu suoritetaan seuraavasti: 1) Tarjoajien kelpoisuuden arviointi. 2) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 3) Tarjousten vertailu reiteittäin siten, että annettu kilometrihinta jaetaan autossa kuljetettavien maksimipaikkamäärällä (esim. 2 /km:12 paikkaa =0,17 /opp käytettävä vertailuluku) 4) Valitaan reiteittäin kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.
4 4. Tarjoajaan liittyvät kelpoisuusvaatimukset 4.1 Tiedot tarjoajayrityksestä Tarjouksessa on mainittava: - Tarjoajan Y-tunnus - Tarjoajan yhteystiedot ja yhteyshenkilöt (osoite, puhelin, sähköposti) 4.2 Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoajia koskevat ehdottomat kelpoisuusvaatimukset on määritelty liitteessä Kelpoisuusvaatimukset. Tarjoajan on ilmoitettava täyttävänsä vaatimukset kaikilta osin. Tilaajavastuulain edellyttämästä sekä muista Kelpoisuusvaatimukset-lomakkeessa mainituista seikoista esitetään hankintayksikölle selvitys tarjouksen hyväksymisen jälkeen ennen sopimuksen tekemistä. 4.3 Tarjoajalle asetettavat muut ehdottomat vaatimukset Liikennöitsijällä tulee olla tarjousta jättäessään tilausliikenteen harjoittamiseen oikeuttava taksilupa tai joukkoliikennelupa. Jos liikennöitsijä tulee käyttämään alihankkijaa, tarjouksesta tulee ilmetä, mikä osuus liikenteestä hoidetaan alihankintana. Alihankkijaa koskee samat kelpoisuus- ja laatuvaatimukset kuin tarjoajaa. Tarjoaja voi osoittaa kelpoisuutensa täyttämällä ESPD-lomakkeen. Vaihtoehtoisesti tarjoaja voi osoittaa kelpoisuutensa täyttämällä liitteenä olevan Kelpoisuusvaatimukset -lomakkeen. 5. Tarjouksessa huomioitavat hankintaan liittyvät vaatimukset 5.1 Palveluun liittyvät laatuvaatimukset Liikenteeseen käytettävän kaluston tulee täyttää vähintään liitteessä Laatuvaatimukset esitetyt vaatimukset. Kuljetuspalvelun tulee täyttää vähintään liitteessä Kelpoisuusvaatimukset esitetyt vaatimukset. 5.2 Palveluiden hinnoittelu ja hintojen antaminen tarjouksessa Oppilaskuljetusten hinta on ilmoitettava kiinteänä kilometrihintana (alv 0 %), joka sisältää toiminnan kokonaiskustannukset. Ateriakuljetusten hinta on ilmoitettava kiinteänä kilometrihintana (alv 0 %), joka sisältää toiminnan kokonaiskustannukset: - kilometrihinta arkisin (alv 0%) - kilometrihinta viikonloppuisin sekä arkipyhinä (alv. 0%) - kuljetus Kannuskoskelle (alv. 0%)
5 Asiointi- ja palvelukuljetusten hinta on ilmoitettava päivähintana seuraavilla välyksillä: max. 150 km/päivä + lisäkilometrit (alv. 0%) max. 200 km/päivä + lisäkilometrit (alv. 0%) max. 300 km/päivä + lisäkilometrit (alv. 0%) Hankintayksikkö pidättää oikeuden neuvotella ja päättää sopimuksessa käytettävästä välyksestä. 5.3 Toimitus, hinta- ja maksuehdot Sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja vuodelta 2014 (JYSE 2014 Palvelut). 6. Tarjouksen tekemiseen liittyvät vaatimukset 6.1 Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset Tarjouksen ja sen liitteiden tulee olla suomenkielisiä. Tarjouksen tulee sisältää tässä tarjouspyynnössä mainitut asiat. Pyydettyjen selvitysten taikka tietojen antamatta jättäminen voi johtaa tarjouksen sulkemiseen tarjouskilpailun ulkopuolelle. 6.2 Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset Kutakin reittiä koskevat tarjoukset ja osatarjoukset hyväksytään erikseen. Luumäen kunta hankintayksikkönä pidättää oikeuden yhdistellä saaduista tarjouksista tarkoituksenmukaisimmat ajokokonaisuudet. Tällöin samalla reitillä voi päivän aikana ja eri päivinä olla usean liikennöitsijän autoja. Tarjotun palvelun on täytettävä tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitellyt hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset. Ehdollisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksessa ei näin ollen voi esittää tarjouksen sitovuuteen liittyviä ehtoja tai varaumia. 6.3 Ryhmittymänä tarjoaminen tai alihankintasuhteet Sopimus tehdään sen toimijan kanssa, jonka nimissä tarjous on tehty. Kyseinen toimija on vastuussa kaikista palvelusopimuksen mukaisista velvoitteista myös silloin kun se käyttää alihankkijoita. Ryhmittymänä tarjoaminen on sallittua. Tällöin palvelusopimuksen tekeminen edellyttää ryhmittymään kuuluvien yritysten yhteisvastuullista sitoutumista sopimukseen ja sen palvelun tuottamista koskevien asiakaskohtaisten sopimusten velvoitteisiin ja vastuisiin. 7. Tarjoukseen ja hankintasopimukseen liittyvät yleiset asiat 7.1 Noudatettavat sopimusehdot Tarjouspyynnössä mainittujen ehtojen lisäksi hankinnassa noudatetaan muilta osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut). Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liit-
täminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen vuoksi. 7.2 Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus Kaikki tarjousasiakirjat ovat julkisia sopimuksen syntymisen jälkeen hankintalain 84 :n mukaisesti. Mikäli tarjoaja katsoo, että jokin osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena pidettävä salaisena, tulee tällainen tieto merkitä luottamukselliseksi ja toimittaa erillisellä liitteellä. Mikäli liikesalaisuuksia ei toimiteta erillisellä liitteellä, käsitellään tarjous julkisena tietona. Hinta eivätkä vertailussa käytettävät tiedot voi olla liikesalaisuuksia. 7.3 Erimielisyyksien käsittely Hankintaa koskevat riitaisuudet ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluin ei päästä molempia osapuolien hyväksymään tulokseen, viedään asia ratkaistavaksi tilaajan kotipaikan alioikeuteen. 7.4 Tarjouksen hylkääminen Tarjous voidaan hylätä, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Tarjoaja, joka ei täytä vaadittuja teknisiä ja taloudellisia edellytyksiä voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois. 7.5 Sopimuksen tekeminen Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Mikäli yksikään saaduista tarjouksista ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla tai olosuhteet muuttuvat hankintamenettelyn aikana sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan myös muusta, todellisesta ja perustellusta syystä hankintalain 73 :n ja sitä koskevan oikeuskäytännön mukaisesti. Hankintayksikkö voi valita tarjouskilpailussa myös varatoimittajan, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli tarjouskilpailun voittanut toimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja tai mikäli toimittaja ei täytä näitä ehtoja sopimuskauden aikana ja sopimus joudutaan edellä mainitusta syystä päättämään. Valitun toimittajan ja hankintayksikön välille tehdään sitova sopimus vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. 6 8. Tarjouskilpailun aikataulu 8.1 Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa 31.7.2017 asti.
8.2 Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset Tarvittaessa hankintaa koskeviin kysymyksiin vastaa 5.5.2017 klo 12.00 mennessä sivistystoimenjohtaja Kai Könönen, p. 040-7123994. Tietoja voi saada myös sähköpostitse etunimi.sukunimi@luumaki.fi. 8.3 Tarjousten jättäminen Tarjous on toimitettava 17.5.2017 klo 10.00 mennessä joko sähköisellä tarjouslomakkeella tai paperisena suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen Luumäen kunta, koulutoimisto, Linnalantie 33, 54500 Taavetti. Kirjekuoren päälle merkintä Kuljetuskilpailutus. Myöhässä saapuneita tarjouksia ei käsitellä. Aiemmin ilmoitettuihin päivämääriin mennessä toimitetut tarjoukset otetaan huomioon sellaisinaan, mikäli tarjoaja ei halua tehdä niihin tarkennuksia. 8.4 Tarjouskilpailun aikataulu Tavoitteena on, että hankintapäätös tehdään viikolla 21 ja päätöksen saatua lainvoiman allekirjoitetaan hankintasopimukset. Luumäen kunta Koulutoimisto 7 LIITTEET Liite Tarjouslomake Liite Kelpoisuusvaatimukset Liite Suuntaa antava reittikartta Liite Laatuvaatimukset Liite Sopimusluonnos