TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 1 (9) Sopijaosapuolet Espoon kaupunki jäljempänä Kaupunki Osoite Y-tunnus: 0101263-6 ja Yritys jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus Tässä sopimuksessa käytetään seuraavia termejä: - "Kaupunki", kun tarkoitetaan Espoon kaupunkia. - "Toimittaja", kun tarkoitetaan palvelua tuottavaa tahoa, Yritys - "asiakas / kuntalainen", kun tarkoitetaan sopimuksessa mainittua asiakasta perintäpalvelun kohdetta Sopimuksen yhteyshenkilöt: Sopimuksen kohde ja tavoitteet Kaupungin yhteyshenkilö ja yhteyshenkilön yhteystiedot Toimittajan yhteyshenkilö ja yhteyshenkilön yhteystiedot Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Sopimuksen kohteena on kaupungin perintäpalvelujen hoitaminen. Perintäpalvelut hoidetaan hyvää perintätapaa noudattaen, asiallisesti ja tahdikkaasti. Sopimuksen käyttö ja sopimusta käyttävät konserniyhteisöt Sopimusta käyttävät Espoon Talouspalvelut-liiekelaitos ja Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia. Tähän sopimukseen voivat halutessaan liittyä Espoon kaupungin konserniyhteisöt, sen jälkeen kun konserniyhteisö on siitä ensin sopinut Espoon kaupungin sopimuksesta vastaavan yhteyshenkilön kanssa. Espoon kaupungin sopimuksesta vastaava yhteyshenkilö vahvistaa
Sopijaosapuolten vastuut TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 2 (9) Toimittajan vastaavalle yhteyshenkilölle konserniyhteisön liittymisen sopimukseen. Konserniyhteisö on oikeutettu käyttämään Espoon kaupungin ja Toimittajan välistä sopimusta välittömästi sen jälkeen, kun konserniyhteisö on ilmoittanut Toimittajalle laskutus-, ym. Toimittajan edellyttämät tiedot. Selvyyden vuoksi todetaan, että konserniyhteisö ei tule tämän sopimuksen sopijaosapuoleksi, eikä se voi siten esimerkiksi sopia muutoksia tähän sopimukseen. Kaupunki vastaa siitä, että - kaupunki ei peri asiakkaalta / kuntalaiselta ensimmäisestä maksumuistutuksesta maksukehotusmaksua - kaupungin vastuulla olevat järjestelmät toimivat - konekieliset toimeksiannot lähetetään laskulajeittain - ohisuoritustilitykset hoidetaan Toimittaja vastaa siitä, että - lain edellyttämä perintälupa on voimassa - perintä tapahtuu hyvän perintätavan mukaisesti - voi periä asiakkaalta / kuntalaiselta toisesta maksumuistutuksesta maksukehotusmaksua - vastaa omalla kustannuksellaan salattujen tietoliikenneyhteyksien muodostamisesta ja toimivuudesta - tietoliikenneyhteydet kaupungin ja Toimittajan välillä ovat kunnossa - tilitykset tapahtuvat viikoittain - ilman kaupungin lupaa ei voi keskeyttää asiakkaan / kuntalaisen perintää - Kaupungin perinnästä vastaavalle henkilökunnalle järjestetään maksuton koulutus käyttöönottovaiheessa - Kaupungin perinnästä vastaava henkilökunta pidetään ajan tasalla lain muutoksista Toimittaja huolehtii tilaajavastuulain alaisten todistusten ja selvitysten toimittamisesta kaupungille lain asettamissa määräajoissa. Toimittaja vastaa näiden tietojen tarkistamisesta omilta alihankkijoiltaan. Sopimus voidaan purkaa, mikäli Toimittaja ei toimita tilaajavastuulain edellyttämiä tietoja, selvityksiä tai todistuksia Kaupungille tai ne eivät täytä vaatimuksia. Sopimus voidaan purkaa myös, mikäli Toimittaja ei huolehdi selvitysten hankkimisesta alihankkijoiltaan.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 3 (9) Raportointi Toimittaja toimittaa raportit sopimuksen liitteenä olevan raporttiluettelon (hankinnan yksilöinti, liite 1) mukaisesti. Sopimuskausi Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimuskausi on 2 vuotta ja sen jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että kaupungille osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja vuosittaisessa talousarviossa, on kaupungilla oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain (yksittäiset palvelut) päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu kaupungin oikeus on voimassa, tulee kaupungin ilmoittaa kirjallisesti sopimuksen irtisanomisesta kaksi (2) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä. Alihankkijoiden käyttö Hinnat ja hintojen tarkistaminen Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava kaupungille käyttämänsä alihankkijat. Kaupunki voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Alihankkijoiden ketjuttaminen on kielletty Lakisääteiset maksut määräytyvät voimassa olevan lain mukaan. Vapaaehtoinen perintä on kaupungille maksuton. Jälkiperintäprovisio perustuu kiinteään prosenttiin, joka on voimassa koko sopimuskauden ajan. Hinnat kirjataan ilman arvonlisäveroa. sopimuksen kaikkien hintojen (alv 0 %) tulee olla kiinteät vähintään kahden vuoden ajan sopimuksen allekirjoittamisesta lukien. Sopijaosapuolet voivat esittää 1.1.2016 jälkeen hintoihin tarkistuksia. Mahdolliset hinnantarkistusesitykset on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle kolme kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Hinnantarkistuksia voidaan tehdä korkeintaan kerran vuodessa. Toimittaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä Kaupungille osoitteeseen Hankintapalvelut, PL 640, 02070 ESPOON KAUPUNKI.
Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 4 (9) Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään kotimarkkinoiden perushintaindeksin muutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoituskuukausi. Kaupungilla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti. Toimittaja sitoutuu siihen että tämän sopimuksen hinnat pysyvät kilpailukykyisinä koko sopimuskauden ajan. Varmistaakseen kilpailukykynsä Toimittaja pyrkii kehittämään jatkuvasti toimintansa tuottavuutta vähintään oman toimialansa tuottavuuskehityksen mukaisesti. Osapuolet seuraavat edellä mainittuja tuottavuus- ja hintakehitystietoja säännöllisesti. Kaupungilla on oikeus käynnistää hinnantarkistusneuvottelut mikäli edellä mainitut tuottavuus- ja hintakehitysseurannat antavat siihen aihetta. Hintojen alennuksista sovitaan kirjallisesti. Lasku voidaan maksaa, kun palvelu on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti. Jokaisesta tilauksesta tulee olla oma erillinen lasku. Koontilaskut eivät ole sallittuja. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 30 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Kaupungin tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen Kaupungin sisäinen laskun kierrätys vaatii seuraavat tunnisteet/ viitteet laskuun: Laskut lähetetään osoitteella: Espoo Talouspalvelut-liikelaitos PL 112 02070 ESPOON KAUPUNKI Kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 5 (9) Kaupungin OVT-tunnus on 003701012636. Enfo muuntaa laskut Kaupungille Finvoice 1.2 -muotoon. Verkkolaskutukseen liittyen voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen Eostolaskut@espoo.fi. Laskutusmenettelyn yksityiskohdista sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. Vakuutukset Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä Kaupungin tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. Reklamaatiot Toimittajan tulee informoida Kaupunkia viikoittain velallisen tai hänen asiamiehensä tekemistä reklamaatioista. Mikäli velallinen tai hänen asiamiehensä ottaa suoraan yhteyttä Kaupunkiin, ohjaa Kaupunki velallisen kääntymään Toimittajan puoleen. Reklamaatioita käsitellään Toimittajan ja Kaupungin välisissä seurantapalavereissa. Sanktiot Viivästys palvelun aloittamisessa Toimittaja sitoutuu yhdessä Kaupungin kanssa sovittuun aikatauluun palvelujen käyttöönottoon liittyen. Palveluprosessien tulee sopimuksen alkaessa olla toiminnassa. Mikäli palvelujen aloitus viivästyy alun perin sovitusta, on Kaupungilla oikeus sopimussakkoon, osoittamatta että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Sopimussakko on suuruudeltaan 1000 euroa per alkava viikko jolloin palvelu ei ole käytettävissä. Virheet palvelussa Mikäli Toimittaja ei joltakin osin, palvelutuominnan hyväksytyn aloittamisen jälkeen, täytä tämän sopimuksen ehtoja, kaupungilla on oikeus sopimussakkoon osoittamatta, että rikkomuksesta on aiheutunut vahinkoa. Tätä oikeutta ei kuitenkaan ole, jos sopimusrikkomus johtuu kaupungista. Sopimussakko on suuruudeltaan 2000 euroa per alkava viikko jolloin palvelutoiminta ei kaikilta osin täytä sopimuksen ehtoja.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 6 (9) Mikäli Toimittajan toiminta ei ole sopimuksen mukaista, Kaupunki reklamoi Toimittajalle kirjallisesti puutteista. Toimittajalla on 14 vuorokauden aika ilmoittaa Kaupungille korjaavista toimenpiteistä. Mikäli Toimittaja ei Kaupungin kehotuksista huolimatta tee korjaavia toimenpiteitä, on Kaupungilla oikeus veloittaa sopimussakkoa 2000 euroa 14 vuorokauden jälkeen kaupungin reklamoinnista. Sopimussakkoa veloitetaan 2000 euroa per alkava viikkoa 14 vuorokauden jälkeen. Jos Toimittaja ei korjaa sopimusrikkomustaan 30 päivän kuluessa siitä, kun Kaupunki on tätä kirjallisesti vaatinut, on Kaupungilla oikeus purkaa sopimus. Kaupungilla on oikeus purkaa sopimus myös muissa tapauksissa, joissa palveluntuottajan sopimusrikkomus on olennainen. Näissä tapauksissa noudatetaan sopimusehtokohdassa "Sopimuksen purkaminen" mainittuja menettelytapoja. Purkaminen on tehtävä kirjallisesti. Sopimusseuranta Toimittaja sitoutuu käymään neljä kertaa vuodessa keskustelun Kaupungin kanssa. Agendalla on yhteistyön nykyinen tilanne ja kehitys, sekä kehittämistoimenpiteet. Kokouksilla tulee olla yhdessä sovittu agenda ja jatkoseuranta, että sovitut toimenpiteet toteutuvat. Ensimmäisen keskustelun kutsuu koolle Kaupungin yhteyshenkilö. Sopimuksen siirtäminen Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Kaupungilla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 6 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 7 (9) Ylivoimainen este Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. Sopimuksen muutokset Sopimuksen Irtisanominen Sopimuksen purkaminen Sopimuksen päättyminen Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (2 viikkoa) korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Kaupungilla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet Kaupunki tulee jossain vaiheessa kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, kaupungin niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes kaupunki on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden
Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Noudatettavat sopimusehdot TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 8 (9) hankintasopimuksen. Mikäli Toimittaja valitaan Kaupungin palveluntuottajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin. Kaupunki noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Siltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole toisin sovittu, noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT).
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 4 9 (9) Sopimuskappaleet Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. Tämä sopimus Tarjouspyyntö pvm Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT). Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Espoossa Espoon kaupunki Toimittaja Reijo Tuori rahoitusjohtaja nimi titteli LIITTEET: Liite 1