Keuruun kaupunki Mänttä-Vilppulan kaupunki TARJOUSPYYNTÖ LIHAT JA LIHAJALOSTEET Keuruun kaupunki ja Mänttä-Vilppulan kaupunki muodostavat hankintarenkaan. Hankintarengas pyytää tarjoustanne eri toimintayksiköiden käytettävistä tuoreista lihoista ja lihatuotteista hankinta kaudelle 1.8.2017-31.12.2019. Pakastetuotteita ei hyväksytä tarjoukseen. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista. Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä EU:n kynnysarvon ylittävänä hankintana. Hankinta ilmoitus on jätetty Hilma-palveluun 3.4.2017. Ilmoituksissa käytetään Euroopan komission asetuksella vahvistamia vakiolomakkeita. www.hankintailmoitukset.fi. HILMAsta ilmoitukset toimitetaan edelleen julkaistaviksi Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa (S-sarja) sekä TED- tietokannassa ja tarjouksen pyytäjä on täyttänyt Eu:n ESPDlomakkeen.(https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/) 1. Hankinnan kohde Hankintarengas pyytää tarjoustanne eritoimintayksiköiden käytettävistä lihasta ja lihavalmisteista hankinta kaudelle 1.8.2017-31.12.2019. Hankinnan arvo kokohankintakaudelle on noin 725 000 euroa Liitteessä olevat elintarvikkeiden määrät ovat suuntaa antavia arvioita, eivätkä sido tilaajaa. 2. Toimintaympäristö Keuruun ja Mänttä-Vilppulan alueella on tällä hetkellä yhteensä 12 tuotantokeittiötä, jotka tilaavat lihoja ja lihavalmisteita. Aterioita tarjotaan yhteensä 1 300 000 kpl/ vuosi. Määrärahat budjetoidaan vuosittain ja tämä saattaa vaikuttaa tilattavaan määrään. 3. Hankintapäätös Kukin kunta tekee hankinnasta oman kirjallisen hankintapäätöksen, joka perustuu tällä tarjouspyynnöllä saatujen tarjousten vertailuun ja sen antamiin lopputuloksiin. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. 1 S i v u
4. Sopimuskausi Sopimuskausi on 1.1.2017 31.12.2019 +optio 1 vuosi 1.1.2020-31.12.2020 neuvotellaan erikseen viimeisenä sopimusvuonna. 5. Hankintasopimus Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä. Kunkin kunnan kirjalliset hankintasopimukset laaditaan erikseen ja allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätökset ovat tulleet lainvoimaisiksi. Sopimusten sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. 6. Tarjousten käsittely Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Tarjoajien tarjousten kelpoisuudenarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Tarjouskäsittelyn ensimmäisessä vaiheessa suoritetaan tarjoajan kelpoisuuden arviointi. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on täytettävä yhteinen eurooppalainen hankinta asiakirja ESPD osoitteessa https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/ Ohjeet asiakirjan täyttämiseen löytyy työ- ja elinkeinoministeriön sivulta julkiset hankinnat https://www.tem.fi/files/45223/espd-valine_uusi.pdf Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Kelpoisuusehdot täyttänyt ja tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen tehnyt tarjoaja hyväksytään kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun. 7. Tarjousten vertailu sekä ratkaisuperusteet Liitteessä 1 on kuvattu tarjottavan tuotteen vähimmäisvaatimukset, jotka on täytettävä kaikilta osin. Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, joka koostuu tuotteiden vuosikulutuksen hinnoittelusta, kuljettamisen kustannukset ja muut ilmoitetut kulut antavat 60 % pisteistä, laatukriteerien täyttymistä ja palvelukokonaisuuden tuottamista arvioidaan työryhmässä sen osuus 40% pisteistä. Laatukriteerit ovat liitteessä 2 selvitelty. 2 S i v u
Kilpailutuksen voittaa laatupisteytyksen ja hintapisteytyksen yhteisellä suurimmalla kokonaispistemäärällä. 8. Tarjouksen sisältö Tarjouksessa tulee olla seuraavat tiedot: Tuotteista pyydetyt tuotetiedot tarjouslomakkeella Selvitys yritykseltä mahdollisuudesta saada hinnastot exel tiedostoina (Jamix päivityksiä varten) Yrityksen yhteys- ja tilaushenkilöstön yhteystiedot Tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset lisäkysymykset on laadittava erilliseen Word-tiedostoon ja lähetettävä 7.4.2017 mennessä sähköpostitse osoitteeseen tarja.anttila@taidekaupunki.fi. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto viimeistään 10.4.2017 ja se on noudettavissa Keuruun kaupungin sivuilta http://www.keuruu.fi/kuntainfo/tiedotteet-kuulutukset-hankinnat/hankinnat Tarjoukseen tulee vastasta tarjouspyynnön ja sen liitteenä olevilla tarjousliitteellä (1) ja (3). Taulukoita ei saa muuttaa mihinkään muuhun tiedostomuotoon. Taulukoihin ei saa tehdä lisärivejä ja eikä sarakkeita. Hinnat tulee antaa pyydetyn mukaisesti, liitteenä olevilla lomakkeilla. Tarjous liitteineen tulee olla suomenkielellä laadittu. Jos tarjous on sisällöltään puutteellinen, se voidaan hylätä. 10. Osatarjoukset ja muut poikkeukset Osatarjouksia ei huomioida. Lähiruoka- tai luomutuotteita saatetaan hankkia sopimuskauden aikana, jolloin ne korvaavat vastaavia tavanomaisia tuotteita. Niitä voidaan käyttää myös sesongin mukaan. 11. Tuotteiden saatavuus Tarjottua tuotetta tulee olla saatavilla koko sopimuskauden. Mikäli tuote lopetetaan tai toimitusvaikeuksien vuoksi sitä ei ole saatavilla, tulee tarjotulla hinnalla toimittaa laadullisesti vastaava tuote. Asia sovitaan aina sopimuksen allekirjoittaneiden kesken. Keittiöiden informointi tuotekatkoksista ja toimitusvarmuudesta on selvitettävä erillisellä asiakirjalla. Poikkeusolosuhteisiin liittyvät käytännöt tulee tiedottaa sopimuksen allekirjoittaneille. 12. Hinnat ja hintojen voimassaolo Kiinteä nettohinta tulee olla voimassa 1.8.2017 31.1.2018. Tuotteiden hinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina(alv 0 %) tarjouspyynnön liitelomakkeissa oleville tuotteille. Yksikköhinnat tulee ilmoittaa kahden desimaalin tarkkuudella (00,00 ) 3 S i v u
Tarjouksesta tulee ilmetä hankintakauden hinnantarkistussuunnitelma, tarkistus tulee olla vähintään kaksi kertaa vuodessa. Mahdolliset hintamuutokset on ilmoitettava kuukautta ennen niiden voimaantuloa kunnan ruokapalvelusta vastaavalle. Hinnat voivat nousta tai laskea sovittaessa. Hintojen tarkistuksen yhteydessä varataan sopimusten allekirjoittajille mahdollisuus neuvotteluun. Tarjouspyyntöliitteissä (tuoteryhmittäin) pyydetään ilmoittamaan alennusprosentti tukkuhinnoista muille tuotteille. 13. Maksuehto Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset 7 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehto on vähintään 21 pv netto. Viivästyskorko voi olla enintään korkolain mukainen. Laskutuskausi on vähintään 14 pv. Laskuissa tulee ilmetä tuotteen nimi, tarjottu kilohinta alv 0 %, yksikköhinta, tuotenumero sekä laskun loppusumma verollisena ja verottomana sekä arvonlisäverot eriteltynä. Laskutus tapahtuu verkkolaskulla, jos tilaajalla ja toimittajalla on valmiudet verkkolaskutukseen. 14. Toimitusehdot Tarjouksessa tulee ilmetä toimituksesta aiheutuvat mahdolliset toimitusmaksut tai pientoimituslisät ja kustannukset tukkupakkausten purkamisesta. Nämä kulut arvioidaan lisäksi hintaa. Toimitustiheys tulee olla vähintään kolme kertaa viikossa. Tarjouksessa tulee ilmentyä tilausaika toimituksille, sekä selvitys miten toimittaja ilmoittaa tilaajille, mikäli tilattua tuotetta ei saatavilla ja miten puuttuva tuote korvataan ja toimitetaan tilaajalle. 15. Täydentävät sopimusehdot Hankinnassa ja sopimusten laadinnassa noudatetaan hankintalain säädäntöä, ja sovellamme JYSE 2014 tavarat ehtoja täydentävinä ehtoina sen lisäksi mitä tässä tarjouspyynnössä on ehdoiksi asetettu. 16. Asiakirjojen julkisuus, liike- ja ammattisalaisuudet Hankinta-asiakirjojen julkisuutta sääntelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999, julkisuuslaki). Tarjousasiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia asiakirjoja. Tarjoajan tulee merkitä toimittamaansa tarjousaineistoon selkeästi, jos tarjous sisältää liike tai 4 S i v u
ammattisalaisuuden piiriin kuuluvaa tietoa ja tällaiset tiedot tulee kirjata erilliseen liitteeseen. Vertailuperusteena oleva hinta ei voi olla liikesalaisuus. Tarjoukset tulevat julkisiksi asianosaisille, kun hankintapäätös on tehty. Asianosainen (tarjouksentekijä) saa halutessaan tarjousasiakirjat nähtäväkseen jo päätöksenteon jälkeen (Julkisuuslain 9 ). Muut kuin asianosainen (esim. kuntalainen) saa tarjouskilpailuun liittyvät asiakirjat nähtäväkseen (ilman liike- ja ammattisalaisuuksia) vasta, kun hankintasopimus on tehty. Jos tarjousasiakirjat sisältävät liike- ja ammattisalaisuudeksi merkittyä tietoa, hankinta yksikkö tekee asiakirjapyynnön saatuaan erillisen päätöksen mahdollisesta salassa pidosta. 17. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 18. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 31.7.2017 saakka. 19. Tarjouksen jättäminen Kirjalliset samansisältöiset tarjoukset tulee toimittaa suljetussa kuoressa postitse kolmena (3) kappaleena sisältäen kaikki lomakkeet liite1 ja liite3 sekä varsinainen tarjous. 8.5.2016 Keuruun kaupunki klo 15 mennessä. Kuoreen merkintä ELINTARVIKETARJOUS Keuruu, Mänttä-Vilppula Toimitusosoite on: Keuruun kaupunki Tekninen toimisto/ tukipalvelut Multiantie 5 42700 Keuruu LIITTEET: Liite 1 Tarjouspyynnön mukaisuus lomake Liite 2 Tarjouspyynnön laadun arviointi Liite 3 Tarjouspyyntö kaavake (exel) Liite 4 Sopimusluonnos Liite 5 Toimitusosoitteet liite 6 JYSE 2014 Tavarat- sopimusehdot/ http://vm.fi/documents/10623/1251267/jyse+2014+tavarat/c991fac0-8052-40b3-b372- dc826523ef8f?version=1.0 5 S i v u