Työaikojen hallinta Yleisperehdytys Erä6:n virastojen ydintiimeille 20.08.2015 Eija Kokko, Valtiokonttori
Ohjelma 20.08.2015 08.30 09.00 Aamukahvi 09.00 09.15 Avaus ja päivän ohjelma, Kirsi Launomaa / Seija Friman 09.15 10.00 Muutokset esimiehen tehtäviin, Seija Friman 10.00-10.45 Seurantakohdemallin esittely ja seurantakohteiden määrittely käyttöönottohankkeessa, Eila Parviainen 10.45 11.00 Tauko 11.00 11.45 Seurantakohteiden integraatiot, Juho Ajo 11.45 12.30 Lounas 12.30 13.10 Kiekun muutosvaikutukset (Ryhmätyö), Seija Friman 13.10 13.30 Liittymät, Jari Vuonos 13.30 14.15 Työaikojen hallinta, Eija Kokko 14.15 14.45 Tauko 14.45 15.15 CATS työaikojen kohdentamisvälineenä, Kati Mikkonen 15.15 15.45 Vaasin ja Kiekun sähköisen tukimateriaalin esittely, Helena Ronkainen 15.45 16.00 Yhteenveto ja jatkotoimenpiteet, Kirsi Launomaa / Seija Friman 10.8.2015 2
Työaikojen hallinta Prosessien muutoskartta ja työnjakokartta Merkittävimmät muutokset ja huomioitavat asiat verrattuna ennen Kiekua suoritettuihin prosesseihin Keskeiset tehtävät prosesseissa Virkamiehen näkymät Esimiehen näkymät 10.8.2015 3
(*) Tähdellä merkityt prosessit kuvataan myöhemmin Ei ole Kieku-prosessi tai viraston tarkastelun laajuudessa Tällä sivulla käsitelty prosessi Yhteenveto viraston näkökulmasta potentiaalisesti eniten muuttuvista prosesseista ja niiden työnjaosta viraston ja Palkeiden välillä Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Palkkaus ja palkitseminen(*) Palvelussuhteen hallinta Osaamisen ja koulutusten hallinta(*) Työaikojen hallinta Matkustus Työaikojen suunnittelu Toteutuneen työajan käsittely ja työajan kohdentaminen Muutos Työ Muutos Työ Työaikojen seuranta Muutos Työ Mahdollinen muutosvaikutus virastossa Arvioitu työnjako viraston ja Palkeiden välillä Ei muutoksia Vain pieniä muutoksia Voi aiheuttaa joitakin muutoksia Voi aiheuttaa myös merkittäviä muutoksia Tumma sininen kuvaa viraston työn osuutta Vaalea sininen kuvaa Palkeiden työn osuutta Ei käsitelty tässä kuvauksessa. Huom! Muutosvaikutus ja työnjako perustuvat asiantuntija-arvioon. 10.8.2015 4
Keskeisiä huomioon otettavia asioita (*) Tähdellä merkityt prosessit kuvataan myöhemmin Ei ole Kieku-prosessi tai viraston tarkastelun laajuudessa Tällä sivulla käsitelty prosessi Potentiaaliset muutokset ja huomioitavat asiat henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: Työaikojen hallinta Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Työaikojen suunnittelu Palkkaus ja palkitseminen(*) Palvelussuhteen hallinta Toteutuneen työajan käsittely ja työajan kohdentaminen Osaamisen ja koulutusten hallinta(*) Työaikojen hallinta Työaikojen seuranta Matkustus Kaikilla henkilöillä Kiekussa on työaikasuunnitelma toteutuneen työajan laskennan pohjana. Tunnit kohdennetaan Kiekussa. Suositeltava työajan kohdennustarkkuus on toteutunut työaika. Virkamies korjaa kulunvalvonnan leimauksia. Virkamies ilmoittaa varallaoloja ja erillisiä työaikalisiä (esim. hälytysraha). Virkamies ehdottaa lisiä vapaana pidettäviksi työaikapankkiin. Virkamies näkee omat työaikatietonsa ja korvauksensa järjestelmästä. Esimies hyväksyy tiedot järjestelmässä. Esimies seuraa alaistensa työaikaa, kohdennuksia ja korvauksia järjestelmästä. Tuntipalkkaisen aikapalkkatietojen tallentaminen tehdään virastossa Kiekun Ajanhallintaan. Suunniteltu säännöllinen työaika on kaiken työajan laskennan perusta. Työaikapankkien käyttö sähköistyy ja automatisoituu. Järjestelmä laskee työaikakorvaukset automaattisesti. Kaikki työaikakorvaukset lasketaan ja maksetaan järjestelmän kautta. Ajanhallinnan tiedoista saadaan kattavia raportteja BIraportoinnin kautta. 10.8.2015 5
Palkeet Ammattikäyttäjä (useita rooleja) Virasto Esimies Virkamies (*) Tähdellä merkityt prosessit kuvataan myöhemmin Ei ole Kieku-prosessi tai viraston tarkastelun laajuudessa Tällä sivulla käsitelty prosessi Keskeiset tehtävät henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: Työaikojen hallinta Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Työaikojen suunnittelu Palkkaus ja palkitseminen(*) Palvelussuhteen hallinta Toteutuneen työajan käsittely ja työajan kohdentaminen Osaamisen ja koulutusten hallinta(*) Työaikojen hallinta Työaikojen seuranta Matkustus Tiedon vastaanottaminen suunnitelluista työajoista Tietojen antaminen siitä, miten resursseja käytetään eli miten työaika on suunniteltu Työaikasuunnitelman hyväksyminen ja tarvittaessa tulostaminen Ennen työaikojen suunnittelua esivalmisteluna henkilön sopimustietojen tarkastaminen ja työaikapankin liittäminen henkilölle (ajanhallinnan vastuuhenkilö) Työaikojen suunnittelun valmistelu (vuorosuunnittelija tai ajanhallinnan vastuuhenkilö) Esim. päivittäisen työajan ylläpito eri työaikamuodoissa Työaikojen suunnittelu (vuorosuunnittelija tai ajanhallinnan vastuuhenkilö) Tarvittaessa työaikasuunnitelman tulostaminen (vuorosuunnittelija tai ajanhallinnan vastuuhenkilö) Ei määriteltyjä tehtäviä 10.8.2015 6
Palkeet Ammattikäyttäjä (useita rooleja) Virasto Esimies Virkamies (*) Tähdellä merkityt prosessit kuvataan myöhemmin Ei ole Kieku-prosessi tai viraston tarkastelun laajuudessa Tällä sivulla käsitelty prosessi Keskeiset tehtävät henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: Työaikojen hallinta Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Työaikojen suunnittelu Palkkaus ja palkitseminen(*) Palvelussuhteen hallinta Toteutuneen työajan käsittely ja työajan kohdentaminen Osaamisen ja koulutusten hallinta(*) Työaikojen hallinta Työaikojen seuranta Matkustus Työajan leimaaminen ja leimausten korjaaminen Toteutuneen työajan ilmoittaminen Varallaolojen ja erillisten työaikalisien (esim. hälytysraha) ilmoittaminen Lisien ehdottaminen vapaana pidettäviksi työaikapankkiin Työajan kohdentaminen Toteutuneiden työaikojen oikeellisuuden seuraaminen Alaisen määrääminen työhön, ylityöhön tai muuhun korvauksiin oikeuttavaan työhön tai varallaoloon Työaikakorvausten siirtäminen palkanlaskentaan (ajanhallinnan vastuuhenkilö) Ei määriteltyjä tehtäviä 10.8.2015 7
Palkeet Virasto Ammattikäyttäjä (ajanhallinnan vastuuhenkilö) Esimies Virkamies (*) Tähdellä merkityt prosessit kuvataan myöhemmin Ei ole Kieku-prosessi tai viraston tarkastelun laajuudessa Tällä sivulla käsitelty prosessi Keskeiset tehtävät henkilöstöhallinnon prosesseissa viraston näkökulmasta: Työaikojen hallinta Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Työaikojen suunnittelu Palkkaus ja palkitseminen(*) Palvelussuhteen hallinta Toteutuneen työajan käsittely ja työajan kohdentaminen Osaamisen ja koulutusten hallinta(*) Työaikojen hallinta Työaikojen seuranta Matkustus Palkkaan vaikuttavien tietojen sekä työajan kohdennusten korjaaminen tarvittaessa Vastuu tulosten seurannasta Palkkaan vaikuttavien tietojen sekä työajan kohdennusten hyväksyntä työjärjestyksen mukaisesti Työaikojen seurannan raportointi tarvittaessa Esim. virastotasoinen raportointi Ei määriteltyjä tehtäviä 10.8.2015 8
Kirjautuminen Kirjautuminen Kieku portaalista - Työajan hallinnan omien tietojen ylläpitoon pääset Työajan hallinta -linkistä - Työaikojen kohdennusta pääset tekemään Tuntikirjaukset linkistä 9
Roolit Ajanhallinnassa Virkamies Esimies Ajanhallinnan vastuuhenkilö - Työaikavastaava Vuorosuunnittelija 10.8.2015 10
Virkamiehen näkymä Tuntien kirjaus 10.8.2015 11
Virkamiehen näkymä jatkuu Työaikaleimojen korjaus ja ylläpito 10.8.2015 12
Virkamiehen näkymä jatkuu Varallaolojen ja Palkanlisien ilmoittaminen 10.8.2015 13
Virkamiehen näkymä jatkuu Työaikapankit 14
Virkamiehen näkymä jatkuu Työaikalaskelma 10.8.2015 15
Virkamiehen näkymä jatkuu Työaikojen kohdennus 10.8.2015 16
Esimiehen näkymä Hyväksyntä 10.8.2015 17
Esimiehen näkymä jatkuu Hyväksynnässä hyväksytään kaikki hyväksyttävän ajankohdan tiedot yhdessä Työaikakorvaukset Toteutuneen työajan Lisien kohdennukset Palkanlisät Varallaolot ja sotilaalliset harjoitukset Työaikapankkien saldomuutokset 10.8.2015 18
Esimiehen hyväksyntänäkymä työaikojen kohdennuksissa Työaikojen kohdennusten hyväksyntä voidaan ottaa käyttöön viraston tarpeen mukaan - Koontihyväksyntä välilehdelle tulee kaikki alaisten hyväksyttävät tunnit. - Tunnit hyväksytään jokaiselle alaiselle erikseen. - Kohdennukset voidaan hyväksyä kuukausitasolla kaikki samalla valitsemalla Hyväksyntä sarakkeen alasvetovalikosta Hyväksy kaikki ja Tallenna 10.8.2015 19
Esimiehen hyväksyntänäkymä työaikojen kohdennuksissa jatkuu - Yksilöllisessä hyväksyntä näkymässä voidaan hyväksyä ja hylätä rivi kerrallaan kohdennustapahtumia. 10.8.2015 20
KIITOS! 10.8.2015 21