Pikaopas. Mobiilituntikirjausten hyödyntäminen palkanmaksussa

Transkriptio

1 Pikaopas Mobiilituntikirjausten hyödyntäminen palkanmaksussa

2 Miten hyödyntää mobiilituntikirjauksia palkanmaksussa? Tässä oppaassa käydään läpi hyväksi havaittuja käytäntöjä sähköisen työajanseurannan ja mobiilien tuntikirjausten hyödyntämisestä palkanmaksuun. Miksi digitalisoida työajanseuranta? Työajanseurannan sähköistäminen kannattaa monestakin syystä. Sähköisellä järjestelmällä manuaalinen työ ja virheiden korjaaminen vähenee sekä kentällä että konttorilla. Käytettäessä paperisia tuntilappuja työnjohdon aikaa kuluu tuntilappujen keräämiseen, epäselvien kirjausten selvittelyyn ja manuaaliseen tietojen syöttöön eri järjestelmiin. Kun työntekijät kirjaavat työaikansa mobiilisti työkohteella, ovat kirjaukset tarkasteltavissa konttorilla reaaliajassa. Tällä myös varmistetaan, että oikeat resurssit ovat oikeassa paikassa suunnitellusti ja saadaan tarkka tuntikontrolli. Työnjohdon hyväksynnän jälkeen tunnit ovat hyödynnettävissä palkanmaksun lisäksi muun muassa laskutukseen ja projektien kustannus- ja jälkiseurantaan. Sähköinen työajanseurantajärjestelmä myös helpottaa arkea työnjohto säästää aikaa ja voi keskittyä olennaiseen kun taas työntekijöiden ei tarvitse jälkikäteen muistella tehtyjä tunteja. Päästään eroon ns. kynätunneista. Työajanseurannan, työaikakirjanpidon sekä palkanmaksun laatu ja luotettavuus paranevat. Sähköisessä järjestelmässä tiedot pysyvät tallessa yhdessä paikassa. Pilvipalveluun voi kirjautua missä vain milloin vain ja tiedot ovat aina ajan tasalla. Työajanseurantatietoihin pääsee siis helposti käsiksi aina tarvittaessa esimerkiksi tarkastuksen sattuessa tai työsuojeluviranomaisen niitä pyytäessä. Työaikalain mukaisesti tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset tulee pystyä todistamaan työntekijäkohtaisesti. Työnantajan on säilytettävä työaikakirjanpito vähintään työaikalaissa säädetyn kanneajan päättymiseen asti eli kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, 2

3 jolloin oikeus saatavaan syntyi. Suositeltavaa kuitenkin on, että työaikaa koskeva kirjanpito säilytetään 10 vuotta, joka on peruspalkan vanhenemisaika. Miten työajanseurantajärjestelmä helpottaa palkanmaksua? Työajanseurantajärjestelmän tarkoituksena on virtaviivaistaa prosesseja. Kun työntekijät tekevät tuntikirjauksia mobiilisti kentältä reaaliaikaisesti, on kirjausten hyväksyntäprosessi virtaviivainen. Työntekijä tekee kirjauksen, voi mahdollisesti korjata kirjauksia ja tehdä niihin lisämerkintöjä. Työnjohdon tarkistuksen ja hyväksynnän jälkeen, tunnit voidaan siirtää palkanmaksuun. Jo työajanseurantajärjestelmää valitessa, kannattaa olla selvillä siitä millaista tietoa järjestelmällä halutaan tuottaa eli mitä varten työtunteja raportoidaan. Seuraavat ominaisuudet työajanseurantajärjestelmässä helpottavat palkanmaksua: yhtenäinen raportointi eli työtunnit tulee kirjattua samalla tavalla TES-tulkinta (työehtosopimuksessa määriteltyjen lisien eli eri palkkalajien, palkanlisien ja korvausten kirjaus esim. olosuhdelisät, päiväraha, ruokaraha) lomien ja poissaolojen kirjaus työaikapankki, saldon ja liukumien laskenta asetusten muokkaus esim. paikallisen sopimisen mukaan järjestelmän räätälöitävyys, rajapinnat ja integroitavuus muihin järjestelmiin erilaiset kirjaustavat (mobiilikirjaus, kiinteä laite, helppokäyttöisyys) eri ammattiryhmien edustajien tarpeiden huomiointi kirjauksissa tuntien muokkauksen ja hyväksynnän helppous, kirjausten lukitus Liitteessä 1 on eritelty työajanseurantajärjestelmien tukemia kirjaustapoja. Mikäli tarvitsette apua laitevalinnassa tai pohditte erilaisten kirjaustapojen soveltuvuutta tarpeisiinne, asiantuntijamme auttavat mielellään. Myös järjestelmän käytön laajennettavuuteen ja sen lisäominaisuuksiin kannattaa kiinnittää huomiota. 3

4 Työajanseurantajärjestelmän lisäominaisuuksia voivat olla mm.: henkilötiedot ja pätevyydet paikannus tuki VALTTI-kortille ajoneuvoseuranta ja ajopäiväkirja työkohde- / työmaapäiväkirja, perehdytys sähköiset rakentamisilmoitukset verottajalle Mitä tietoja tulee viedä palkanmaksujärjestelmään? Palkanmaksun perusteet kerätään työaikoina, palkkalajeina, palkanlisinä ja ylitöinä, jotka voidaan kohdistaa kustannuspaikalle, työkohteelle tai työnumerolle. Palkanmaksuun tarvittavia tyypillisiä tietoja ovat: työntekijä työn aloitus- ja lopetusajankohta palkkaluokka tai -laji kustannuspaikka / työkohde kilometrit eri työehtosopimuksissa määritellyt lisät (ylityöt, iltalisät, olosuhdelisä, ym.) Miten tiedot kannattaa viedä palkanmaksuun? Isommissa yrityksissä työajanseurantajärjestelmä voi olla järkevää integroida yrityksen HR- tai palkanmaksujärjestelmään, jolloin tarvittavat tiedot välittyvät automaattisesti. Pienemmissä yrityksissä tiedonvälitys voidaan hoitaa työaikaraporteilla, jotka lähetetään tilitoimistoon. Tilitoimistolle voi myös antaa tunnukset työajanseurantajärjestelmään, jolloin palkanmaksun hoitaja voi hakea tarvitsemansa raportit silloin kun niitä tarvitaan. Tietojen siirto voidaan tehdä myös esimerkiksi lataamalla cvs-tiedosto järjestelmästä toiseen. 4

5 Lisätietoja: Työaikalaki: Kysy lisää asiantuntijoiltamme: Puhelin: Sähköposti: LogiNets Oy on suomalainen vuonna 2002 perustettu ohjelmistoalan yritys, joka toimittaa reaaliaikaisia ratkaisuja kenttätyön työajanseurantaan, kulunvalvontaan työmaille ja toiminnanohjaukseen. Tuotamme digitaalisia ratkaisuja helpottamaan kenttätyön arkea. LogiNets Oy LogiNets Oy Läkkisepäntie 22, Helsinki Lisätietoja: 5

6 Liite 1. Erilaiset kirjaustavat Työajanseurantajärjestelmien tukemia kirjaustapoja Alla olevassa taulukossa on esitelty työajanseurantajärjestelmien tukemia kirjaustapoja ominaisuuksien ja käytön mukaan.