SOPIMUSLUONNOS 1. Sopijapuolet Tilaaja: xx (jäljempänä tilaaja ) Y-tunnus osoite Palveluntarjoaja: xxx (jäljempänä myös palveluntarjoaja ) Y-tunnus osoite 2. Vastuu- ja yhteyshenkilöt Sopijapuolet nimittävät omat yhteyshenkilönsä, jotka seuraavat ja valvovat sopimuksen toteutumista sekä tiedottavat siitä oman organisaationsa sisällä. Sopimusta koskevat tiedonannot ja yhteydenpito tapahtuvat kirjallisesti joko postitse tai sähköpostitse. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on ilmoitettava toisen osapuolen yhteyshenkilölle viipymättä. Tilaajan yhteyshenkilö: Palveluntarjoajan yhteyshenkilö: 3. Sopimuksen kohde Sopimuksen kohteena on siivouspalvelu seuraavissa kohteissa: - Isoniitun koulu - Harjulan koulu - Klaukkalan hammashoitola - Klaukkalan urheilualueen huoltorakennus - Klaukkalan jäähalli - Kirkonkylän hammashoitola - Rajamäen koulun E-rakennus - Rajamäen hammashoitola - Rajamäen kirjasto - Rajamäen avoin päiväkoti Palvelu sisältää tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisen palvelukokonaisuuden. Yksityiskohdista voidaan sopia tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Mahdollisista lisätöistä neuvotellaan aina erikseen. Nostimia vaativat ikkunanpesut ja yläpölyjen poisto tehdään noin kerran sopimuskauden aikana Harjulan koulussa, Isoniitun koulussa sekä Klaukkalan jäähallissa. Näissä kohteissa em. työt eivät sisälly perussiivouksen hintaan. Työn suorittamisesta ja hinnasta sovitaan erikseen tilaajan (Aleksia-liikelaitoksen siivoustyönjohdon kanssa). Sivu 1 / 9
Palveluntarjoaja huolehtii siitä, että palvelun sisältö ja laatu ovat em. asiakirjojen ja tarjouksen mukaisia. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta, eli Tilaaja ei sitoudu tällä sopimuksella tiettyihin siivouspalvelun ostomääriin. 4. Sopimuskausi Sopimuskausi on 1.8.2016-31.7.2019. Lisäksi kunta varaa mahdollisuuden jatkaa sopimusta yhden (1) vuoden optiokaudella, josta päätetään myöhemmin erikseen. Kiinteä sopimuskausi päättyy ilman erillistä irtisanomista 31.7.2019. 5. Hinnat Palvelun hinnat ovat palveluntarjoajan tarjouksen mukaiset ja ovat voimassa vähintään 31.7.2017 saakka. Hinnat on kuvattu sopimuksen liitteellä x. [Palveluntarjoajan antaman tarjouksen hintalomake lisätään sopimuksen liitteeksi.] Hinnat sisältävät kaikki palvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset. Tilaaja ei siten korvaa erikseen esimerkiksi toimistokuluja, laskutuslisiä, matkakustannuksia, matkaaikaan käytettyä aikaa tai ylityökorvauksia. Palvelun hintaan sisältyvät mm. seuraavat kustannukset: - henkilöstön työhönottokustannukset ja työnopastus - palkat ja henkilösivukustannukset - työjohto, työn valvonta ja laadunvarmistus - henkilöstön koulutus - sijaiskustannukset - työvaatetus - vastuuvakuutukset - ilmoitusvelvollisuus kohteessa havaituista vioista - siivouskoneiden, -välineiden ja aineiden hankinta ja huolto 6. Hintojen tarkistaminen Hinnantarkistuksista tulee antaa kirjallinen, perusteltu selvitys vähintään 30 päivää ennen niiden suunniteltua voimaantuloa. Tilaaja hyväksyy vain todelliset, yleistä kustannuskehitystä vastaavat hinnankorotukset. Hinnanmuutokset eivät kuitenkaan voi olla hinnantarkistusesityksen jättöhetkellä voimassa olevan Tilastokeskuksen Palvelujen tuottajahintaindeksin TOL 2008:n kohdan 812 Siivouspalvelut mukaista prosenttia (vuosimuutos) suurempia. (http://www.stat.fi/til/pthi/tie.html) Hinnantarkistuksen jälkeen uusien hintojen on oltava voimassa vähintään 12 kuukautta. 7. Maksuehto Maksuehto vähintään 30 päivää netto laskun saapumisesta. Laskutuksessa käytetään verkkolaskutusta. Sivu 2 / 9
Viivästyskorko on korkolain mukainen. Palveluntarjoaja laskuttaa siivouspalvelut kerran kuukaudessa jälkikäteen. Laskun maksamisen edellytyksenä on, että palvelu tai sen osa on hyväksytysti suoritettu ja tilaaja on vastaanottanut laskun. Ylläpitosiivous laskutetaan toteutuneiden työpäivien mukaisesti. Perussiivous laskutetaan hyväksytyn työn jälkeen. Erikseen tilattavat työt laskutetaan yhdessä sovittujen työtuntien mukaan. 8. Palveluntarjoajan velvollisuudet Siivous on suoritettava tämän sopimuksen, siihen liittyvän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Palveluntarjoajan henkilöstöllä on oltava suomen kielen puhe- ja ymmärrystaito. Henkilöstön mahdollisimman vähäinen vaihtuvuus on tärkeää tilaajalle. Tilaajalla on perustellusta syystä oikeus edellyttää, että palveluntarjoaja vaihtaa tilaajan kohteissa siivoavan henkilön, tilaajan yhteyshenkilön tai vastuuhenkilön toiseen tilaajan hyväksymään henkilöön. Palveluntarjoaja ei saa itse vaihtaa tilaajalle nimettyä vastuuhenkilöä ilman pakottavaa, sopijaosapuolista johtumatonta syytä. Mikäli vastuuhenkilö joudutaan vaihtamaan pakottavasta syystä, vastuuhenkilön tilalle on nimettävä välittömästi uusi vastuuhenkilö. Palveluntarjoaja selvittää lasten ja nuorten kanssa vuorovaikutuksessa olevien työntekijöidensä rikostaustan lain (14.6.2002/504) edellyttämällä tavalla. Palveluntarjoaja vastaa, että em. rikostaustat on tarkastettu ja dokumentoitu. Tilaajalla on oikeus tarkastaa asia milloin vain sopimuskaudella. Turvallisuusselvityksessä tai vastaavassa mahdollisesti todettu esteellisyys johtaa automaattisesti henkilön poissulkemiseen. (Tarkempia tietoja perusmuotoisesta turvallisuusselvityksestä on saatavissa suojelupoliisin internet-sivuilla www.suojelupoliisi.fi). Palveluntarjoaja perehdyttää kustannuksellaan työntekijänsä tämän sopimuksen mukaisiin palvelukuvauksiin ja siivottaviin tiloihin sekä huolehtii, että palvelukuvaukset ovat selvästi nähtävillä tilaajan kohteissa. Kiinteistöjen ovet ja ikkunat suljetaan, valot sammutetaan sekä hälytyslaitteet kytketään asianmukaisesti, mikäli palveluntarjoaja lähtee kiinteistöstä viimeisenä eikä muuta ole sovittu. Palveluntarjoaja vastaa hälytyslaitteiden opastuksesta työntekijöilleen, heidän sijaisilleen ja alihankkijoille. Palveluntarjoaja sitoutuu maksamaan palveluntarjoajan toiminnasta johtuvasta turhasta hälytyksestä aiheuttamansa kulut. Palveluntarjoaja palauttaa avaimet välittömästi sopimuksen päätyttyä siivouskohteen yhteyshenkilölle. Mikäli kaikki avaimet eivät ole palautuneet määräajassa tai avaimia katoaa sopimuskauden aikana, on palveluntarjoaja velvollinen korvaamaan lukkojen uudesta sarjoituksesta aiheutuneet kustannukset. (Avainten luovutuksesta ja määrästä sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Palveluntarjoaja kuittaa avaimet vastaanotetuiksi kirjallisesti.) Sivu 3 / 9
Palveluntarjoaja ilmoittaa tilaajalle sopimuksen piiriin kuuluvissa tiloissa, omaisuudessa tai rakennuksen kunnossa havaituista viallisuuksista tai huollon tarpeesta. Palveluntarjoaja huolehtii tilaajavastuulain alaisten todistusten ja selvitysten toimittamisesta tilaajalle pyytämättä lain asettamissa määräajoissa. Velvollisuus koskee myös mahdollisesti käytettävien alihankkijoiden osalta tilaajavastuulain mukaisten todistusten toimittamista: 1) Palveluntarjoaja huolehtii siitä, että palveluntarjoaja ja sen käyttämät alihankkijat täyttävät sopimussuhteen alkaessa ja sopimuksen voimassaoloaikana tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain mukaiset edellytykset eri rekistereihin kuulumisesta ja muista lain tarkoittamista velvoitteista. Palveluntarjoaja vastaa edellä mainitun lain edellyttämän selvitysvelvollisuuden asianmukaisesta täyttämisestä omien alihankkijoidensa osalta. 2) Palveluntarjoajan on toimitettava Tilaajalle sopimussuhteen aikana vuosittain seuraavat selvitykset, jotka eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia; a. todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty sekä b. todistus eläkevakuutusten ja työttömyysvakuutusmaksujen ottamisesta ja niiden maksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä maksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty. c. selvitys työterveyshuollon järjestämistä 9. Laadunvalvonta ja yhteistyö Palveluntarjoajalla on käytössään toimintansa laadunvarmistamiseksi laatujärjestelmä / -menetelmä. Palveluntarjoaja tekee säännöllisestä laadunvalvontaa ja palveluntarjoajan edustaja/-t käyvät säännöllisesti tilaajan kaikissa kohteissa tekemässä yrityksen omaa, sisäistä laadunvalvontaa. Tulokset dokumentoidaan ja kooste toimitetaan tilaajalle viipymättä. Epäkohtiin puututaan välittömästi ja ne korjataan. Perussiivouksen tarkka valmistumisajankohta ja tarkistusajankohta tilaajan edustajan kanssa sovitaan erikseen. Laadunvalvontaa tapahtuu lisäksi tilaajan suorittamin pistokokein sekä noin kerran kuukaudessa yhdessä palveluntarjoajan edustajan kanssa tehdyillä laatukatselmuksilla. Sovituista käynneistä täytetään laaturaportti. Palveluntarjoajan vastuuhenkilön/yhteyshenkilön (työnjohto) on oltava tavoitettavissa virka-aikana (ma pe klo 8-16.15). 10. Salassapito ja tietojen luovutus Sivu 4 / 9
Tähän sopimukseen liittyvien asiakirjojen ja tietojen julkisuuteen, niistä tietojen antamiseen kolmannelle osapuolelle ja arkistointiin sovelletaan tarjouspyynnön ehtoja, hankintalakia, lakia yleisten asiakirjain julkisuudesta, henkilötietolakia ja kuntalakia. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään salassa toistensa liike- ja ammattisalaisuudet. Palveluntarjoajalta edellytetään, että jokainen palveluntarjoajan henkilöstöön kuuluva sekä mahdollinen palveluntarjoajan alihankkija, sitoutuu noudattamaan tässä sopimuksessa ja sen liitteissä todettuja vaitiolo- ja tietoturvasääntöjä. Sitoumus on voimassa senkin jälkeen, kun palveluntarjoajan ja tilaajan sopimus päättyy. Samoin sitoumus on voimassa, jos henkilön työsuhde palveluntarjoajaan päättyy kesken sopimuskauden. Palveluntarjoajan henkilöstö ei esim. saa ilmaista tietoonsa tullutta tilaajan liike- tai ammattisalaisuutta, tilaajan henkilöstön yksityiselämää koskevaa asiaa eikä asiakkaan tiloissa asioivien nimiä. 11. Reklamaatiot Palvelua koskevat reklamaatiot on tehtävä kirjallisesti. Sähköpostitse tehty reklamaatio katsotaan kirjalliseksi. Palveluntarjoajan on annettava vastaus tilaajan reklamaatioon viimeistään reklamaation saapumista seuraavana arkipäivänä klo 15. mennessä. Reklamaation kohteena oleva virhe tai laatupoikkeama on korjattava viipymättä. Tilaajalla on oikeus tämän sopimuksen kohdan 14 mukaan vaatia hinnanalennusta jos palvelu on ollut virheellinen. 12. Sopimussakko palvelun aloittamisen viivästyessä Palveluntarjoajan havaitessa, ettei hän voi noudattaa sovittua palvelun aloittamisajankohtaa, palveluntarjoajan on ilmoitettava siitä välittömästi tilaajalle sekä kerrottava ajankohta, jona palvelun tuottaminen alkaa. Mikäli palvelun aloittaminen viivästyy kokonaan tai osittain toimipistekohtaisesti tai se aloitetaan, mutta keskeytetään sittemmin, tilaajalla on oikeus sopimussakkoon osoittamatta, että palvelun viivästymisestä tai keskeyttämisestä on aiheutunut vahinkoa. Oikeutta ei ole, jos viivästys johtuu tilaajan syyksi luettavasta syystä. Sopimussakko on kaksisataa (200) euroa jokaiselta alkavalta arkipäivältä, jolla palveluntarjoaja ylittää sovitun toimitusajan. Tilaajalla on oikeus hyvitykseen tai oikeus vähentää sopimussakot palveluntarjoajalle maksettavista maksuista. Jos palvelun aloittaminen viivästyy enemmän kuin 15 arkipäivää, tilaajalla on oikeus purkaa sopimus päättymään kokonaan tai osittain toimipistekohtaisesti välittömästi. Sopimuksen purku on tehtävä kirjallisesti. 13. Vahingonkorvaus ja vakuutukset Sivu 5 / 9
Tilaajalla ja palveluntarjoajalla on oikeus saada vahingonkorvausta toisen sopijapuolen sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta. Vahingonkorvauksen määrä on kuitenkin enintään palvelun vuosihintaa vastaava määrä. Jos sopimus päättyy palveluntarjoajasta johtuvasta syystä ja tästä aiheutuu tilaajalle vahinkoa, on tilaajalla oikeus vahingonkorvaukseen sopimuksen ennenaikaisesta päättymisestä aiheutuneesta vahingosta. Tilaajalla on oikeus saada vahingonkorvausta viivästyksestä tai muusta palveluntarjoajan sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta vahingosta siltä osin kuin vahingon määrä ylittää tilaajalle maksettavan viivästyssakon ja muun sopijapuolten erikseen sopiman sopimussakon. Sopijapuolella on oikeus korvaukseen ilman ylärajaa aiheutuneesta vahingosta, jos toinen sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella tai rikkonut salassapitovelvoitteita. Palveluntarjoajalla on kattava toiminnan vastuuvakuutus koko sopimuskauden ajan. Palveluntarjoaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Palveluntarjoajan on pyydettäessä annettava tilaajalle tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. 14. Hinnanalennus ja sopimuksen purku Jos palvelu ei ole ollut sovitun mukaista, eikä korjausta palvelun laatuun saada 2 päivän kuluessa kirjallisesta reklamaatiosta, vähennetään kyseisen kuukauden laskun loppusummasta 15%. Jos samasta virheestä reklamoidaan toistuvasti (3 kertaa), eikä palveluntarjoaja korjaa palvelua pysyvästi vastaamaan sopimusta, syntyy neljännestä kirjallisesta reklamaatiosta tilaajalle purkuoikeus Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos toinen sopijapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Jos rikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, jos rikkomus on toistuva tai rikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut rikkomustaan sovitussa ajassa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään muun muassa sitä, ettei palvelu vastaa sovittua ja virhe tai laiminlyönti on vähäistä suurempi eikä virhettä tilaajan huomautuksesta huolimatta viipymättä korjata tai jos sopimuksen luonne huomioiden palvelun tuottaminen sopimuskaudella viivästyy olennaisesti tai viivästykset tai virheet ovat toistuvia. Toistuvana pidetään sitä, että tilaaja on kolme kertaa kirjallisesti huomauttanut virheestä. Neljännellä kerralla syntyy purkuoikeus. Jos tilaaja on maksanut ennakkoa, palveluntarjoaja suorittaa sopimuksen purkautuessa tilaajalle takaisin saamansa ennakon ja korkoa korkolain mukaisesti laskettuna ennakon suorituspäivästä takaisinmaksupäivään. Sivu 6 / 9
15. Alihankinta Palveluntarjoaja vastaa mahdollisesti käyttämiensä alihankkijoiden työstä kuten omastaan. Palveluntarjoaja vastaa alihankkijoiden osalta tilaajavastuulain mukaisten velvollisuuksien täyttämisestä. Alihankkijat ja niiden vaihtuminen on ilmoitettava tilaajalle viipymättä. 16. Muutokset toiminnassa Palveluntarjoaja on joustava ja mukautuu Tilaajan toimintatapojen ja -aikojen muutoksiin. Sopimusta voidaan muuttaa vastaamaan palvelujen tarpeen kasvua tai vähenemistä. Palveluntarjoajalta edellytetään valmiutta ja joustavuutta mukautua tilaajan toimintatavan ja toiminta-aikojen mahdollisiin muutoksiin. Mikäli toimintapisteissä tapahtuu toiminnallisia muutoksia tai toiminta tietyssä toimintapisteessä loppuu sopimuskauden aikana kokonaan tai osittain, tilaajalla on oikeus muuttaa palvelusopimusta tältä osin. Työmäärään olennaisesti vaikuttavista muutoksista neuvotellaan osapuolten kesken. Muutokset tulevat voimaan vasta kummankin osapuolen kirjallisen hyväksymisen jälkeen. Klaukkalan urheilualueen huoltorakennuksen, Rajamäen koulun E-rakennuksen ja Rajamäen hammashoitolan tilojen käyttö saattaa tämän hetken tietojen perusteella päättyä sopimuskauden aikana. Näistä tiedotetaan palveluntarjoajaa, kun kunta on tehnyt päätöksen. Jos kunnan tarve palvelun hankinnalle lakkaa edellä mainituissa (tai muissa) kohteissa sopimuskauden aikana, voidaan sopimus sanoa irti yhden (1) kuukauden irtisanomisajalla kunnan puolelta. 17. Ylivoimainen este Työtaistelutoimenpiteen tai muun ylivoimaisen esteen aiheuttaman poikkeustilanteen vallitessa osapuolet vapautuvat velvoitteista. Tällaisen esteen jatkuessa yli 30 päivää on molemmilla oikeus purkaa sopimus. Ylivoimainen este on sopimuksen solmimisen jälkeen tapahtunut sellainen ennalta arvaamaton seikka, joka ei ollut osapuolten tiedossa sopimushetkellä ja joka estää tai tekee kohtuuttomaksi sopimukseen perustuvien velvoitteiden täyttämisen. Tällaisia ovat mm. tulipalo, luonnonmullistus, liikekannallepano, sota, kapina, takavarikko, muuttuneet uudet lainsäännökset tai viranomaismääräykset, vientilisenssien epääminen, käyttövoiman rajoitukset, valtakunnallinen lakko tai työsulku tai näihin rinnastettava tekijä. Osapuoli ei voi vedota ylivoimaiseen tekijään, ellei hän ole antanut kirjallista ilmoitusta viipymättä siitä tiedon saatuaan ja viimeistään viikon kuluessa sen alkamisesta. Sivu 7 / 9
18. Sopimuksen siirto Sopimus voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle, mikäli molemmat sopimusosapuolet sen hyväksyvät. 19. Sopimuksen muuttaminen Sopimusta koskevia vähäisiä yksityiskohtia, joista ei ole etukäteen erikseen sovittu tai tarjouspyynnössä tai tarjouksessa mitään todettu, voidaan sopia erikseen sillä edellytyksellä, että se ei luo osapuolille uusia velvollisuuksia tai aiheuta lisäkustannuksia. 20. Erimielisyydet Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti osapuolten välisin neuvotteluin. Jos kiista ei ratkea neuvotteluin, asia jätetään Hyvinkään käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 21. Sovellettavat yleiset sopimusehdot Sopimukseen sovelletaan lisäksi Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT) siltä osin, kuin ne eivät ole ristiriidassa tämän puitesopimuksen kanssa. 22. Sopimuksen liitteet ja asiakirjojen pätevyysjärjestys Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa järjestyksessä: - sopimus - hankintapäätös - tarjouspyyntö liitteineen - palveluntarjoajan tarjous liitteineen - Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014 23. Allekirjoitukset Tätä sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle. Nurmijärvellä xx. päivänä xxkuuta 2016. Tilaaja Palveluntarjoaja Sivu 8 / 9
XX XX allekirjoitus allekirjoitus nimenselvennys nimenselvennys tehtävänimike tehtävänimike Sivu 9 / 9