SOPIMUSLUONNOS PARAISTEN KAUPUNGIN SIIVOUSPALVELUISTA. Y-tunnus Rantatie 28, Parainen (jäljempänä Paraisten kaupunki )

Transkriptio

1 Liite 5 SOPIMUSLUONNOS PARAISTEN KAUPUNGIN SIIVOUSPALVELUISTA OSTAJA Paraisten kaupunki Y-tunnus Rantatie 28, Parainen (jäljempänä Paraisten kaupunki ) Laskutusosoite: Paraisten kaupunki Palvelutoiminnot Brinkastentie Nauvo PALVELUN TUOTTAJA Nimi (Y-tunnus) (Osoite) KOHDE Paraisten kaupunki on päättänyt ostaa Paraisten kaupungin Paraisten kunta-alueen kiinteistöjen siivouspalvelun :ltä. Kohteita on neljäkymmentäkolme (43), joista kahden ulkoisen kohteen siivouksesta Paraisten nuoriso- ja urheilutalon, PUNT, ja Palolaitoksen sovitaan vuosittain. Sopimus koskee tarjouspyynnössä kuvattua siivouspalvelua. (Mikäli ostaja hyväksyy tarjouksen joka koskee peruskokonaisuutta ja toisen/toisia tarjouksia erilliskohteista, jokaiselle hyväksytylle siivouspalvelulle/siivouspalvelukokonaisuudelle laaditaan eri sopimus). SOPIMUSEHDOT 1. Sopimuksen voimassaolo Sopimus on voimassa Tarjouspyynnössä on mahdollistettu 2 vuoden option käyttö. Option käyttö on ostajan päätettävissä, mutta palveluntuottajalla on oikeus luopua optiokaudesta. Option käyttämisestä sovitaan ostajan ja palveluntuottajan kesken mennessä. Vuoden 2017 huhtikuussa aloitetaan neuvottelut vuoden 2018 ja 2019 option käytöstä tämän sopimuksen pohjalta. 1

2 2. Palvelumaksu sekä hinnantarkastusehdot Palvelumaksut ovat varsinaisen sopimuskauden kiinteät. Ylläpitosiivous ja ruokapalvelut laskutetaan kuukausittain. Perussiivous laskutetaan suoritetusta, tarkastetusta ja tilaajan hyväksymästä työstä. Palvelumaksu suoritetaan kerran kuukaudessa jälkikäteen tuottajan laskua vastaan. Maksuehto on 30 päivää netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Arvonlisäveron tai siihen rinnastettavan julkisen maksun määrän tai soveltamisen muuttuessa tuottajalla on oikeus tarkistaa palvelumaksua muutosta vastaavasti. Palvelumaksua tarkistetaan myös, mikäli minkä tahansa sopimuksen kohteena olevan tilan käyttötarkoitus tai tilojen koko muuttuu sopimuskauden aikana alkuperäisestä tarjouspyynnöstä poikkeavaksi. Paraisten kaupunki voi tilata tuottajalta lisätöitä. Tilatut lisätyöt laskutetaan erikseen tuottajan tarjouksessa määriteltyjen hintojen mukaisesti (tarjouksen liite 6.2). Sopimuskauden aikana tilattavien uusien kohteiden hinnoitteluun noudatetaan sopimuksen muiden vastaavien kohteiden hinnoittelua. Varsinaisen sopimuskauden hinnat ovat kiinteät. Hintojen muutoksen perusteena optiovuosille voi olla henkilöstökustannusten siivousalan yleissitovan työehtosopimuksen palkankorotuksiin perustuva muutos. Palveluntuottajan tulee tehdä hintojen muutosehdotus optioneuvottelujen yhteydessä. Muutosehdotuksessa tulee olla eriteltynä hintojen muutosten syyt. 3. Yhteyshenkilöt, henkilöstö ja työnjohto Yhteyshenkilöt Paraisten kaupungin puolelta ovat Seppo Pihl puh ja Marjut Liukkonen, puh Tuottajan puolesta työtä johtavat xxx. Mikäli yhteyshenkilöt vaihtuvat, osapuolet informoivat toisiaan mahdollisista muutoksista kirjallisesti etukäteen. Henkilöstö ja työnjohto kohteessa tulee olla koko sopimusajan tarjouspyynnössä asetettujen ehtojen mukaista. 2

3 Tuottaja on velvollinen noudattamaan Paraisten kaupungin ilmoittamia työsuojeluohjeita. 4. Välineet, avaimet ja kustannusvastuut Tarjouspyynnössä on määritelty välineisiin ja kustannusvastuisiin liittyvät näkökohdat. Paraisten kaupunki luovuttaa tuottajalle tarpeellisen määrän avaimia kuittausta vastaan. Tuottaja säilyttää avaimia huolella ja varustaa omalla koodillaan. Avaimen mahdollisen katoamisen vuoksi suoritetusta lukkojen uudelleen sarjoituksesta tai lukkojen vaihdosta vastaa tuottaja, mikäli avaimen katoaminen on johtunut tuottajan tai sen palveluksessa olevan henkilöstön huolimattomuudesta tai laiminlyönnistä. Paraisten kaupunki esittää vahingon laajuuden sekä uudelleen sarjoituksen ja lukkojen tarpeen ennen toimenpiteisiin ryhtymistä. Sopimuksen päätyttyä kaikki avaimet luovutetaan Paraisten kaupungille. 5. Työsuunnitelmat Tuottaja laatii tilakohtaiset palvelukuvaukset mennessä huomioiden tilojen käytön ja luonteen mukaiset muuttuvat toimintaolosuhteet. 6. Palveluyhteistyö Paraisten kaupunki / tuottaja Tuottaja huolehtii siitä, että palvelun sisältö ja laatu ovat tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisia. Ennen sopimuskauden alkua palvelun ostaja ja tuottaja varmistavat yhteisen käsityksen siitä, mitä hyvä puhtaustaso käytännön työssä tarkoittaa. Kohteiden pintojen jne. sen hetken kunto tarkastetaan ja kirjataan. Ostaja ja tuottaja kirjaavat yhteisen käsityksen siitä, miltä pintojen jne. tulee näyttää päivittäisen siivouksen jälkeen. Tässä käytetään tarjouspyynnön laatuvaatimuksissa (liite 2) sekä KiinteistöRYLissä olevia määrittelyjä. Sopimus sisältää velvoitteen tuottaa ostajalle sovittavin väliajoin raportin palvelutuotannon laadun seurannasta. Ostaja seuraa tilojen puhtaustasoja (tarjouspyynnön liite 2). Ostaja voi käyttää ulkopuolista laaduntarkkailijaa. Mikäli laadun todennuksessa ei laadusta päästä yhteisymmärrykseen voidaan käyttää molempien osapuolten hyväksymää ulkopuolista asiantuntijaa tuottajan vastatessa kustannuksista. Ostajalla tulee olla mahdollisuus yhteydenpitoon palveluntarjoajaan mape klo

4 7. Puutteet ja virheet suorituksessa Siivottavien tilojen puhtaustason puutteet aiheuttavat kaupungin siivoustyönjohtajan kirjallisen huomautuksen. Palveluntuottajan on korjattava laiminlyönti vuorokauden kuluessa kirjallisen huomautuksen saavuttua. Jos laiminlyöntiä ei korjata vuorokauden kuluessa, aiheuttaa se palvelumaksun vähentämisen yhdellä (1) prosentilla kohteen vuosipalvelumaksusta, kuitenkin vähintään 100 /kerta. Mikäli puutteita esiintyy ja korjaavia toimenpiteitä ei kyetä toteuttamaan kolmen (3) vuorokauden kuluessa kirjallisesta huomautuksesta, on ostajalla oikeus hankkia korjaavat toimenpiteet kolmannelta osapuolelta tuottajan laskuun. Palvelumaksua ei suoriteta tällaisesta kohteesta ennen kuin puutteet ja laiminlyönti on korjattu. 8. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen Mikäli tilojen puhtaustasoissa tai muussa työn suorituksessa esiintyy pidempiaikaisia, toistuvia tai vakavia puutteita, ostajan tulee kirjallisesti reklamoida asiasta. Ellei tuottaja välittömästi tai viimeistään kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa kirjallisen reklamaation vastaanottamisesta toteuta korjaavia toimenpiteitä, ostajalla on oikeus irtisanoa tämä sopimus kuuden kuukauden (6) irtisanomisajalla. Mikäli sopimusaikana ilmenee muita sopimusrikkomuksia, toinen osapuoli on velvollinen esittämään kirjallisena huomautuksena huomioimansa sopimuksen laiminlyönnit. Mikäli vastapuoli ei välittömästi tai viimeistään kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa kirjallisen huomautuksen vastaanottamisesta korjaa sopimuksen vastaista menettelyään, toisella osapuolella on oikeus irtisanoa sopimus päättyväksi kuuden (6) kuukauden kuluttua irtisanomisesta. Tarjouspyynnön mukaisesti laadunseuranta suoritetaan ostajan ja tuottajan yhteistyössä mm. tuottajan kolme (3) kertaa vuodessa tekemillä asiakastyytyväisyyskyselyillä. Tuottaja hyväksyttää Paraisten kaupungilla käytettävät asiakastyytyväisyyskyselyt. Osapuolet sopivat yhdessä etukäteen miten todetaan asiakastyytyväisyystaso. Mikäli asiakastyytyväisyys sopimuskauden aikana useamman kerran (enemmän kuin kaksi kertaa) 12 kk:n seurannassa alittaa 70 %:n tason, tämä voi aiheuttaa sopimuksen purkamisen. Mikäli työn suorituksen puutteesta aiheutuu vakavaa vaaraa tai haittaa, ostajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin. 4

5 9. Salassapito ja vaitiolovelvollisuus Tuottajaa ja sen henkilöstöä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus ostajan siivouspalveluiden tuottamisen yhteydessä saamistaan tiedoista, jotka voimassa olevien määräysten mukaan on salassapidettäviä tai vaitiolovelvollisuuden alaisia. 10. Alihankkijoiden käyttö Tuottaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tuottajaa. Tuottaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan ja alihankkijoiden työn tulee olla tässä tarjouspyynnössä kuvatun laatutason mukaista. Tuottaja hyväksyttää käytettävät alihankkijat Paraisten kaupungilla. Sopimusta ei saa siirtää toiselle tuottajalle. 11. Mahdolliset muutokset Muutokset sopimusehtoihin, myös siivousohjelmiin ja mahdollisiin lisäohjeisiin, tulee molempien osapuolten kirjallisesti hyväksyä ennen niiden voimaantuloa. 12. Vakuutukset ja vastuut Tuottajalla on tarvittavat vakuutukset palvelutuotannon turvaamiseksi sekä palvelutuotannosta ostajan omaisuudelle mahdollisesti aiheutuneen haitan korvaamiseksi asti/vahinkotapahtuma. Tarjoajan tulee kuulua tilaajavastuu.fi rekisteriin. 13. Ylivoimainen este Ylivoimaisena esteenä pidetään tapahtumaa, joka ei ole osapuolten hallittavissa tai vaikutusvallassa ja joka estää toimeksiannon suorittamisen määräajassa. Lakon, saarron, työsulun, tulipalon, yleisen energian- tai vedenjakelun keskeytymisen tai muun näihin verrattavan poikkeuksellisen tilanteen vallitessa osapuolet vapautuvat velvoitteistaan siltä ajalta, jolloin mainitut olosuhteet vallitsevat. Ylivoimaisen esteen olemassaolosta on annettava viranomaisen todistus tai muu, sopijapuolten yhdessä luotettavaksi toteama selvitys. Sopijaosapuoli ei voi vedota ylivoimaiseen esteeseen, ellei hän ole viipymättä antanut siitä ilmoitusta tiedon saatuaan. Esteen lakkaamisesta on myös ilmoitettava viipymättä. 5

6 Alihankinnan viivästys em. syystä katsotaan myös ylivoimaiseksi esteeksi. 14. Erimielisyydet Kaikki tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan keskinäisin neuvotteluin. Mikäli erimielisyyksiä ei saada sovittua, ne ratkaistaan Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa. Tässä sopimuksessa on asiakirjojen soveltamisjärjestys seuraava: 1. Tämä sopimus 2. Tarjouspyyntö ja sen liitteet 3. Tuottajan tarjous PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Tätä sopimusta on laadittu kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle. Parainen Parainen Paraisten kaupunki Tuottaja SOPIMUKSEN LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Laskutusrytmi ja veloituksen jakautuminen eri kuukausille Tarjouspyyntö Tuottajan tarjous 6